Einträge von Helmut Gräfen

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Praxistipp: Mehrere Instanzen von Teams gleichzeitig nutzen

Stellen Sie sich vor, Sie müssen innerhalb von Teams Informationen von einem Kanal in einen anderen kopieren. Oder arbeiten in einem Team und müssen in einem anderen schnell etwas nachschauen. Oder sie sind Mitglied in mehreren Gast-Teams anderer Tenants und müssen ständig hin und her wechseln. Wie schön wäre es, wenn Sie mehrere Teams-Instanzen gleichzeitig nutzen könnten. Ich zeige Ihnen, wie das funktioniert. 

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Praxistipp: Direktsuche in Teams mit Hilfe von Suchmodifikatoren

Sicher hatten Sie schon die Situation, dass Sie in Teams nach einer bestimmten Chatnachricht, einem bestimmten Team-Mitglied oder einer bestimmten Datei gesucht haben. Hierfür bietet Ihnen Teams eine sehr gute Volltextsuche oben im Kopfbereich. Diese Vorgehensweise ist ziemlich einfach. Allerdings verlangt sie immer zwei Schritte, weil Sie zunächst einen Suchbegriff eingeben müssen, bevor Sie die weiteren Filter erhalten. Microsoft bietet Ihnen aber eine Direktsuche mit Hilfe sog. Suchmodifikatoren. Damit können Sie Ihre Suche und Recherche innerhalb Ihres Teams per Direktbefehl eingrenzen und so die gewünschten Suchergebnisse schneller finden. Ich stelle Ihnen heute einige dieser Suchmodifikatoren vor.

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Praxistipp: E-Mails in Teams weiterleiten

Sicher wissen Sie, dass jeder Kanal in Teams eine eigene, spezifische E-Mail-Adresse hat, an die Sie E-Mail aus Outlook oder einem anderen Programm weiterleiten können. Mit Hilfe dieser E-Mail-Adresse können Sie jede E-Mail, die Sie in Outlook oder einem anderen E-Mail-Programm erhalten haben, mit einem Klick in einen Teams-Kanal senden – mit Anhang. Warum dies sinnvoll sein kann, erläutere ich Ihnen in meinem neusten Blogartikel.

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Praxistipp: Kanalnamen durch Emojis strukturieren

Wussten Sie eigentlich, dass Sie die Kanalnamen in Teams und die dazugehörigen Ordnernamen in SharePoint Online/OneDrive und im Datei-Explorer mit einem kleinen Bildchen 😊 verzieren können. Was sich auf den ersten Blick wie eine Spielerei anhört, hat einen ernsten Hintergrund. Durch sogenannte Emojis – es gibt viel mehr davon als nur ein paar Smileys – können Sie das Thema eines Kanals durch ein Bild unterstützen. Ein Beispiel: Ein Kanal heißt IT-Administration. Dann könnten Sie hinter dem Namen das Emoji eines 💻 ergänzen. Ein Kanal zum Thema E-Commerce bekommt das Emoji 🛒. Ich denke, Sie wissen, was ich meine.

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Praxistipps für die tägliche Arbeit mit Teams

Wer jeden Tag mit Microsoft Teams arbeitet, weiß jeden Tipp zu schätzen, der die Arbeit einfacher und effizienter macht. Ich selbst nutze Microsoft Teams seit der Produkteinführung und habe in den letzten Jahren viele dieser Tipps selbst gesammelt. Drei davon möchte ich Ihnen heute vorstellen. Es sind oft Kleinigkeiten, die – wie bereits gesagt – die Arbeit einfacher und effizienter macht.

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Praxistipp: Mit Pop-up-Fenstern in Teams effizienter arbeiten

Kennen Sie das? Sie arbeiten in Teams beispielsweise mit dem Planner und wollen schnell etwas im OneNote-Notizbuch des Kanals nachschauen. Dazu müssen Sie den Reiter in der oberen Navigation wechseln. Oder Sie wollen bei der Arbeit im Planner schnell einer Person im Team eine Nachricht senden. Auch hierfür müssen Sie in den Chat-Bereich in der Bereichsnavigation wechseln. Das geht auch anders. In unserem heutigen Praxistipp zeige ich Ihnen, wie Sie die Funktion der Pop-up-Fenster aktiv für mehr Effizienz bei der Arbeit mit Team nutzen können.