Neuigkeiten rund um das neue Outlook – Teil 1

Derzeit ersetzt Microsoft die bisherigen Windows-Apps Mail und Kalender durch den neuen Outlook-Client, der als neues „Outlook für Windows” bekannt ist. Darüber habe ich bereits im Mai und November 2023 berichtet. Für diejenigen von Ihnen, die mit dem klassischen Outlook-Client im Rahmen des Microsoft365-Abos arbeiten, scheint das neue Outlook noch Lichtjahre entfernt zu sein von dem, was man praxistauglich nennen könnte. Zu viele Funktionen fehlen, zu viel funktioniert noch nicht richtig.

Aber immerhin merkt man, dass der Hersteller fast jeden Tag irgendetwas verbessert oder ergänzt am neuen Outlook. Schließlich will man bis 2026 auch den Outlook-Client im Rahmen des Microsoft365-Abos ersetzen.

Ich wäre kein guter Microsoft-Berater, wenn ich die Entwicklung dieses wichtigen Programms nicht permanent im Blick hätte und die Neuerung an Sie weitergeben würde.

Kategorien als Favorit nutzen (zur Filterung)

Die Kategorisierung von E-Mails zählt zu den wichtigsten Funktionen für eine saubere und strukturierte Ablage derselben. Über Kategorien wird beispielsweise Ihr Posteingang übersichtlich. Lange Zeit fehlte die Kategorisierungs-Funktion im neuen Outlook gänzlich. Mit der Einführung dieser Funktion hat Microsoft eine sehr interessante Zusatzfunktion dazu gepackt. Sie können einzelne Kategorien als „Favoriten“ definieren. Diese werden dann in der Navigationsleiste links unter Favoriten angezeigt. Mit einem einzigen Klick auf eine Kategorie sehen Sie dann nur noch diejenigen Outlook-Elemente (E-Mails, Termine, Aufgaben, Kontakte), die mit dieser Kategorie versehen sind. Sehr praktisch.

Eine E-Mail einer Kategorie zuzuordnen erfolgt wie beim klassischen Outlook über das Kontextmenü der rechten Maustaste. Um eine Kategorie zu favorisieren, öffnen Sie Einstellungen in Outlook (new), wählen Kategorien aus und versehen die entsprechende(n) Kategorien mit einem Sternchen.

Kategorien als Favoriten machen das Filtern von Inhalten effizienter.

Neue Erinnerungsfunktion (Snooze)

E-Mails auf Wiedervorlage legen gab es in Outlook schon immer. Im neuen Outlook gibt es aber eine verbesserte Erinnerungsfunktion. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die entsprechende E-Mail klicken, geht das Kontextmenü auf. Wählen Sie „Erneut erinnern“ und den Zeitpunkt der Erinnerung aus. Was jetzt passiert ist cool: Die E-Mail verschwindet komplett aus dem Posteingang. Sie liegt stattdessen in einem neuen Ordner „Geplant“. Bei einigen Nutzer könnte der Ordner auch anders heißen, z.B. „Erneut erinnern aktiviert“. Ich gehe davon aus, dass Microsoft den Namen des Ordners noch mehrfach anpassen wird.

E-Mails nicht nur auf Wiedervorlage legen, sondern gleich aus dem Posteingang verschwinden lassen.

Wichtige E-Mails anpinnen

Manchmal ist es nützlich, eine E-Mail dauerhaft im Blick und Schnellzugriff zu haben. Deshalb hat Outlook (wie zuvor schon Teams) die Funktion „Anheften“ erhalten.

Hinweis: Zum Anheften einer Nachricht oder zum Anzeigen angehefteter Nachrichten muss Ihr Posteingang nach Datum sortiert werden. Wählen Sie über der Nachrichtenliste die Option Filtern aus, um die Sortierung Ihres Posteingangs zu ändern.

Wählen Sie zum Anheften einer Nachricht einfach diese aus und klicken Sie auf das „Pin“ Symbol.

Die Nachricht wird sofort und solange Sie das „anpinnen“ nicht beenden in Ihrem Posteingang ob über den restlichen E-Mails angezeigt.

Kontakteverwaltung

Die Kontaktverwaltung ist in Outlook eine wesentlichste Funktion seit Anbeginn der Software. Microsoft hat die Kontaktverwaltung im neuen Outlook nicht nur optisch aufgefrischt, sondern um einige pfiffige Funktionen ergänzt.

Zum Beispiel können Sie Ihre Kontakte jetzt wie E-Mails kategorisieren, also jedem Kontakt in Ihrer Kontaktliste eine oder mehrere Kategorien zuordnen. Dies erledigen Sie in den Kontaktdetails. Die Kategorien werden Ihnen dann in der Navigationsleiste im Bereich Kontakte angezeigt, so dass Sie – wie bereits bei den E-Mails – danach filtern können. Legen Sie sich z.B. Kategorien für Kunden, Mitarbeitende, Partner, Team, Privat etc. an.

Erstmals können Sie Ihre Kontakte kategorisieren.

Auch interessant: In den Kontaktdetails unter „Dateien“ finden Sie die letzten Dokumente, die Ihnen dieser Kontakt per E-Mail gesendet hat.

Außerdem können Sie wichtige Kontakte zu Favoriten machen (auch wie bei den E-Mails). Diese werden dann in der Leiste ganz oben im Bereich „Favoriten“ angezeigt.

Die neuen Gruppen

Wie Sie sicher wissen, beruhen die Teams bei Microsoft auf sog. Microsoft 365-Gruppen. Es gibt aber auch Microsoft 365-Gruppen ohne Teams. Microsoft legt beispielsweise in Outlook eigene Ordner unter der E-Mail-Verzeichnisse für jeden Nutzer an, der Mitglied in einer Gruppe ist. E-Mails, die an eine solche Gruppe gesendet werden, sind hier zu finden. Eine Verwaltung der Gruppen ist bisher nur über das Microsoft 365 Admin Center möglich. Das hat sich geändert. Die Verwaltung dieser Gruppen wurde im neuen Outlook neu hinzugefügt und organisiert. Sie finden in Ihrem Menüband links nun einen Menüpunkt „Gruppen“, sofern Sie Mitglied in mindestens einer Microsoft365-Gruppe sind. In dem neuen Gruppenbereich finden Sie alle Gruppen, in denen Sie Mitglied oder Besitzer sind.

Gruppen bekommen im neuen Outlook einen höheren Stellenwert.

Wählen Sie nun eine Gruppe aus. Es öffnet sich der Adminbereich für diese Gruppe. Dort können Sie nicht nur die E-Mails an die Gruppe lesen und bearbeiten, sondern als Besitzer der Gruppe auch Einstellungen ändern, neue Mitglieder einladen oder einen Plan in Planner oder ein Notizbuch in OneNote für diese Gruppe eröffnen.

Suche nach Schlüsselwörtern auch Teams Kanäle einschließen

Über die umfangreiche Suchfunktion in Outlook hatte ich bereits berichtet. Im neuen Outlook können Sie die Suche nun auch auf Teams und die dort vorhandenen Kanäle ausweiten.

Dazu müssen Sie zuerst die bekannte Suchmaske von Outlook erweitern, indem Sie rechts auf das Symbol neben der Lupe klicken. Es öffnet sich eine erweiterte Suchmaske. Geben Sie nun im Feld „Schlüsselwörter“ mindestens einen Suchbegriff ein und klicken Sie anschließend auf „Suchen“.

Sobald Ihnen die Ergebnisse angezeigt werden, können Sie die Suche entweder auf die Dateien, die in Outlook in E-Mails vorhanden sind oder auf Teams ausweiten.

Wählen Sie nun „Kanäle einschließen“ aus. Es werden auch die Suchtreffer aus den Kanalchats angezeigt.

Fazit

So langsam entwickelt sich das neue Outlook doch zu einem brauchbaren Client für E-Mail, Kalender und Aufgaben im Business-Umfeld. Es bleibt aber noch zu viel zu tun. Noch kann das neue Outlook dem Klassiker nicht das Wasser reichen. Ich habe aber noch Hoffnung, dass dies bis zur Umstellung irgendwann in 2-4 Jahren passieren wird.

Haben Sie weitere interessante und nützliche Funktionen im neuen Outlook entdeckt. Dann freuen wir uns auf einen Kommentar.