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Neuigkeiten (und Ausblicke) rund um das neue Outlook – Teil 2

Kein anderes Microsoft-Programm hat in den vergangenen Jahren für mehr Aufmerksamkeit und Diskussionsstoff gesorgt als das neue Outlook. Das neue Outlook hat die in Windows 10 und 11 vorinstallierten Mail- und Kalender-Clients bereits abgelöst. Lediglich die Nutzer des klassischen Outlook-Clients im Rahmen des Microsoft365-Abos können noch mit dem gewohnten und liebgewonnen Programm arbeiten.

Microsoft ist aber kräftig dabei, den neuen Client auch für die Business-Kunden attraktiv zu machen, damit ein Umstieg in den kommenden Jahren leicht fällt. Bis mindestens 2029 werden vorhandene Installationen des klassischen Outlook durch unbefristete Lizenzierung weiterhin unterstützt.

Ich habe mir vorgenommen, die Entwicklung des neuen Outlook-Clients für Windows zu verfolgen und regelmäßig über Neuerungen zu berichten. Denn beinahe wöchentlich werden neue geplante Funktionen in die Roadmap eingestellt.

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Warum einfach, wenn’s auch kompliziert geht? Erstellen einer E-Mail-Signatur aus einer Vorlage

Warum einfach, wenn’s auch kompliziert geht? Erstellen einer E-Mail-Signatur aus einer Vorlage
Keine Frage – die meisten Lösungen aus der Office365-Schmiede sind sehr durchdacht und nutzerfreundlich. Aber bei manchen Anwendungen fragt man sich dann doch, wer sich was dabei gedacht hat.
Einer dieser absoluten „Fails“ mit viel Verbesserungspotenzial ist das „Erstellen einer E-Mail-Signatur aus einer Vorlage“ in Outlook. Hier macht Microsoft es dem User unnötig schwer und hinkt unserer Meinung nach den aktuellen Möglichkeiten sehr hinterher. Denn E-Mail-Signaturen müssen immer noch von jedem einzelnen Nutzer kompliziert erstellt, reinkopiert, bearbeitet und abgespeichert werden. Sie können weder unternehmensweit generiert werden noch an zentraler Stelle upgedatet werden, wenn sich etwas ändert. Immer noch muss der Anwender bei der kleinsten Änderung selbst Hand anlegen. Liebes Microsoft-Team: Das muss doch besser gehen!

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Neuigkeiten rund um das neue Outlook – Teil 1

Derzeit ersetzt Microsoft die bisherigen Windows-Apps Mail und Kalender durch den neuen Outlook-Client, der als neues „Outlook für Windows” bekannt ist. Darüber habe ich bereits im Mai und November 2023 berichtet. Für diejenigen von Ihnen, die mit dem klassischen Outlook-Client im Rahmen des Microsoft365-Abos arbeiten, scheint das neue Outlook noch Lichtjahre entfernt zu sein von dem, was man praxistauglich nennen könnte. Zu viele Funktionen fehlen, zu viel funktioniert noch nicht richtig.

Aber immerhin merkt man, dass der Hersteller fast jeden Tag irgendetwas verbessert oder ergänzt am neuen Outlook. Schließlich will man bis 2026 auch den Outlook-Client im Rahmen des Microsoft365-Abos ersetzen.

Ich wäre kein guter Microsoft-Berater, wenn ich die Entwicklung dieses wichtigen Programms nicht permanent im Blick hätte und die Neuerung an Sie weitergeben würde.

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Mit Plus-Adressen in Exchange Online zum übersichtlichen Posteingang

Der Posteingang ist immer chaotisch und etliche unwichtige Mails machen den Überblick unmöglich? Eine Lösung könnte die Plus-Adressierung in Exchange Online sein. Diese Funktion, auch bekannt als Unteradressierung, ist der starken Nachfrage der Nutzer zu verdanken und seit Oktober 2020 in Exchange Online verfügbar. Aber wie genau hilft die Plus-Adressierung bei der Organisation der E-Mail-Flut? Ganz einfach, indem sie es Ihnen ermöglicht, eindeutige E-Mail-Adressen speziell für den Empfang bestimmter Mail-Gruppen zu erstellen. So landen Mails immer genau da, wo sie hingehören. Was Plus-Adressierung also ganz genau ist, wie Sie sie aktivieren und verwenden können, erfahren Sie in diesem Ratgeber.

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Microsoft bestätigt: Das klassische Outlook wird bis 2026 ersetzt

Wie mittlerweile bekannt sein sollte, ist Microsoft derzeit dabei, den neuen Outlook-Client, der als neues „Outlook für Windows“ bekannt ist, auszurollen und die bisherigen Windows-Apps Mail und Kalender zu ersetzen. Ich hatte im Sommer im Beitrag Das neue Outlook für Windows: Microsoft veröffentlicht die öffentliche Preview – Der Office365 Experte bereits über den neuen Client berichtet. Es handelt sich um eine kostenlose App für Windows-Benutzer, die es ermöglicht, verschiedenen E-Mail-Konten und Kalender einzubinden, sodass sich diese unter der neuen Oberfläche verwalten lassen.

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Effizienter arbeiten mit der neuen Microsoft 365 App

Schon bemerkt? Microsoft hat Ihnen eine neue App für Windows, mobile Geräte und das Web geschenkt, die das Arbeiten deutlich effizienter machen kann. Diese App möchte ich Ihnen heute vorstellen, denn sie hat einiges zu bieten.

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Achtung: Microsoft beendet Outlook-Support für iOS 15 und älter

Die neue Version Nr. 17 des iPhone-Betriebssystems steht in den Startlöchern. Wie in jedem Jahr wird am 12. September mit der Vorstellung der neuen iPhones auch eine neue iOS-Version eingeführt. Und wie in jedem Jahr wird Microsoft zeitgleich mit dem Erscheinen des neuen iOS den Support von Outlook für ältere iOS-Betriebssysteme einstellen. Die Systemanforderungen für Outlook für iOS werden aktualisiert, um die Unterstützung für iOS 17 widerzuspiegeln.

Das bedeutet: Outlook für iOS wird von den beiden neuesten Versionen von iOS unterstützt. Dies sind dann iOS 16 und 17. Nach der Veröffentlichung von iOS 17 erhalten Outlook-Geräte mit iOS 15 oder niedriger keine App-Updates mehr.

Kunden können zwar weiterhin die ältere Version von Outlook für iOS verwenden. Sobald sie ihr Gerät auf iOS 16 oder höher aktualisieren, erhalten sie die neueste Version von Outlook. Im Laufe der Zeit wird Outlook für iOS auf iOS 15-Geräten die Synchronisierung von E-Mail- und Kalenderdaten einstellen, es sei denn, sie verfügen über eine unterstützte Version von iOS.

Zugleich wird Microsoft die Unterstützung für iPadOS 15 und watchOS 8 einstellen. iPadOS 16 und 17, watchOS 9 und 10 sind die einzigen unterstützten Versionen für iPad und Apple Watch.

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Praxistipps rund um Teams-Besprechungen

Online-Besprechungen sind seit einigen Jahren fester Bestandteil der Zusammenarbeit in Teams. Microsoft Teams hat in diesem Bereich in den letzten Monaten noch einmal kräftig an Funktionen zugelegt. Auch Outlook bietet seit jeher die Funktionalität, Online-Besprechungen zu organisieren.

Immer wieder werde ich in meinen Workshops und Beratungen gefragt, ob es denn egal sei, von wo aus man eine Besprechung anlegt und Personen einlädt. Offenbar herrscht hier immer noch eine tiefe Verunsicherung. Heute möchte ich hierzu einige Erläuterungen geben. Darüber hinaus zeige ich Ihnen, wie Sie die Darstellung einer Präsentation als Zuschauer optimal gestalten.

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Das neue Outlook für Windows: Microsoft veröffentlicht die öffentliche Preview

Bereits im Frühjahr 2022 hatten wir über eine einheitliche, neue Version von Outlook für Desktop-PCs mit Windows oder MacOS und die Web-App berichtet. Das neue Outlook soll die in Windows 10 und 11 vorinstallierten Mail- und Kalender-Clients ablösen und der derzeitigen Web-App ähneln.

Nach einer längeren Insider-Testphase hat Microsoft vor einigen Wochen das neue Outlook, aktuell Outlook für Windows genannt, als Preview für die Öffentlichkeit freigeschaltet. Alle, die nicht warten können, dürfen sich die neue Preview-Version kostenlos aus dem Microsoft Store laden und installieren.

Ich habe es mir nicht nehmen lassen und die neue Outlook für Windows Preview installiert. Hier ist mein erster Bericht.

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Aufgabenmanagement in und mit Office 365

Das Management von Aufgaben im Berufsalltag ist bei vielen Menschen immer noch ein Effizienzkiller. Die einen arbeiten immer noch in hohem Maße analog, z. B. über einen Notizblock oder Zettel. Die anderen nutzen irgendwelche Drittanbieter-Tools, die zwar für sich gesehen das Aufgabenmanagement effizienter machen, sich aber nicht oder nur teilweise in die Microsoft-Office-Umgebung integrieren. Hier entstehen dann neue, aber unnötige Schnittstellen.

Wenn überhaupt, nutzt der Großteil der Microsoft-Nutzer die digitale Aufgabenverwaltung in Outlook. Die Office-365-App To Do allerdings hat es leider noch nicht in das Bewusstsein der Nutzer geschafft. Gruppenaufgaben, beispielsweise in einem Team, werden zum großen Teil immer noch in Excel-Tabellen gepflegt, statt die Office-365-App Planner zu nutzen. Dabei kann der Planner bequem in die Teams-Oberfläche eingebunden werden. Wird einem Teammitglied eine Aufgabe im Planner zugeordnet, wird diese automatisch in der App To Do anzeigt. Auch hier liegt ein großes Potenzial brach.

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