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Das neue Outlook für Windows: Microsoft veröffentlicht die öffentliche Preview

Bereits im Frühjahr 2022 hatten wir über eine einheitliche, neue Version von Outlook für Desktop-PCs mit Windows oder MacOS und die Web-App berichtet. Das neue Outlook soll die in Windows 10 und 11 vorinstallierten Mail- und Kalender-Clients ablösen und der derzeitigen Web-App ähneln.

Nach einer längeren Insider-Testphase hat Microsoft vor einigen Wochen das neue Outlook, aktuell Outlook für Windows genannt, als Preview für die Öffentlichkeit freigeschaltet. Alle, die nicht warten können, dürfen sich die neue Preview-Version kostenlos aus dem Microsoft Store laden und installieren.

Ich habe es mir nicht nehmen lassen und die neue Outlook für Windows Preview installiert. Hier ist mein erster Bericht.

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Aufgabenmanagement in und mit Office 365

Das Management von Aufgaben im Berufsalltag ist bei vielen Menschen immer noch ein Effizienzkiller. Die einen arbeiten immer noch in hohem Maße analog, z. B. über einen Notizblock oder Zettel. Die anderen nutzen irgendwelche Drittanbieter-Tools, die zwar für sich gesehen das Aufgabenmanagement effizienter machen, sich aber nicht oder nur teilweise in die Microsoft-Office-Umgebung integrieren. Hier entstehen dann neue, aber unnötige Schnittstellen.

Wenn überhaupt, nutzt der Großteil der Microsoft-Nutzer die digitale Aufgabenverwaltung in Outlook. Die Office-365-App To Do allerdings hat es leider noch nicht in das Bewusstsein der Nutzer geschafft. Gruppenaufgaben, beispielsweise in einem Team, werden zum großen Teil immer noch in Excel-Tabellen gepflegt, statt die Office-365-App Planner zu nutzen. Dabei kann der Planner bequem in die Teams-Oberfläche eingebunden werden. Wird einem Teammitglied eine Aufgabe im Planner zugeordnet, wird diese automatisch in der App To Do anzeigt. Auch hier liegt ein großes Potenzial brach.

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Praxistipp: Verschwundene E-Mail-Ordner in Outlook wiederfinden

Kennen Sie das? Sie stöbern gerade durch Ihre E-Mail-Ordner in Outlook und Zack, ist der gesamte Ordner plötzlich verschwunden. Offenbar ist er unabsichtlich von Ihnen in einen anderen Ordner in Ihrem Outlook-Ablagesystem geschoben worden. Das passiert, wenn Sie z. B. einen Ordner unbemerkt markieren und dann die Maus woanders hinziehen. Jetzt heißt es suchen, suchen, suchen.

Ich habe einen Praxistipp für Sie, mit dessen Hilfe Sie den Ordner schnell wiederfinden.

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Praxistipp: Professionelle Suche in Outlook

Vergangene Woche hatte ich Ihnen einige Suchtipps für Teams vorgestellt. Heute wechseln wir die Plattform und widmen uns Outlook. Auch in Outlook können Sie mit ein paar Tricks ziemlich genau und scharf nach einer E-Mail, einem Termin oder Kontakt suchen.

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Praxistipp: E-Mails in Teams weiterleiten

Sicher wissen Sie, dass jeder Kanal in Teams eine eigene, spezifische E-Mail-Adresse hat, an die Sie E-Mail aus Outlook oder einem anderen Programm weiterleiten können. Nicht? Dann zeige ich es Ihnen gern.

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Praxistipp: E-Mails in einen anderen Bearbeitungszustand überführen

Der heutige Praxistipp steht unter dem auf den ersten Blick sperrigen Titel „E-Mails in einen anderen Bearbeitungszustand überführen“. Gemeint ist damit, E-Mails in Outlook beispielsweise zu Terminen oder Aufgaben zu machen. Sie bekommen einen anderen Bearbeitungszustand.

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Achtung: Ab 12.9. gibt es keinen Outlook-Support mehr für iOS 14 und älter

Apple hat am Mittwochabend den offiziellen Erscheinungstermin für die brandneuen Betriebssysteme iOS 16 und watchOS 9 verkündet. Beide sind ab Montag, 12. Sep­tem­ber verfügbar.
Für Nutzer von Outlook für iOS, die noch iOS 14 und älter auf ihre iPhone installiert haben, ist dieser Stichtag sehr wichtig. Am Montag, 12. Sep­tem­ber, wird Microsoft nämlich zeitgleich mit dem Erscheinen von iOS 16 den Support von Outlook für iOS für die älteren Betriebssysteme einstellen und die Mindest-Systemanforderungen auf iOS 15 setzen. Zugleich wird der Support für Outlook auf der Apple Watch mit watchOS 7 und älter eingestellt.

Was bedeutet dies für Nutzer?

Zunächst einmal werden die Geräte mit den älteren Betriebssystemen keine Updates der App mehr erhalten. Zu diesem Zeitpunkt kann sie aber noch auf den Geräten genutzt werden.

Mit der Zeit wird es bei der Nutzung von Outlook auf den älteren Betriebssystemen aber zu Problemen kommen. Laut Microsoft soll die App dann die Synchronisation von E-Mails und Kalendern einstellen.

Nutzer von Outlook auf dem iPad haben übrigens noch etwas Zeit. iPadOS 16 ist nicht fertig geworden und erscheint später.

 

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Das neue Outlook bringt zusätzliche RSVP-Optionen

Seit Monaten wirft das neue Outlook für Windows seinen Schatten voraus. Immer mehr Details dringen nun an die Öffentlichkeit. Jetzt hat Microsoft selbst eine weitere interessante Funktion vorgestellt. Erhält jemand in Outlook eine Termineinladung, so wird er bald nicht nur einfach zusagen oder ablehnen können, sondern gleich auch dem Gastgeber / Organisator mitteilen können, wie er teilnehmen möchte: Ja, Ja persönlich, Ja virtuell. Andere Personen in der Besprechungseinladung können die Antworten aller sehen.

Wichtig: Die neuen RSVP-Antworten können von jedem in der Besprechungseinladung innerhalb und außerhalb seiner Organisation mit einem kommerziellen oder Bildungs-Microsoft 365-Konto mit einem unterstützten Client eingesehen werden.

Die neue Funktion wird seit Anfang Juni für Outlook im Web und das neue Outlook für Windows eingeführt. Ende Juni folgen dann das neue Outlook für Mac sowie die Outlook Mobile Versionen.
Benutzer, die einen Client verwenden, der die Funktion nicht unterstützt, können weder mit einer detaillierten RSVP antworten noch die detaillierten RSVP-Antworten von anderen Teilnehmern sehen. Benutzer, die das klassische Outlook für Windows mit einem Microsoft 365- oder Microsoft Exchange Online-Konto verwenden, können detaillierte RSVP-Antworten sehen, aber nicht mit den detaillierten Optionen zur Besprechung zurückkehren.

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FindTime: Outlook-Plugin für die einfache Terminfindung

Es kommt oft vor, dass man mit mehreren Personen gleichzeitig einen Termin vereinbaren muss. Das Ziel ist es also meistens, eine für alle Teilnehmer akzeptable Zeit für ein Treffen zu finden, ohne dass man dabei ständig hin und her mailen muss. Hierfür gibt es verschiedene pfiffige Tools im Internet, die bei diesem Problem helfen. Marktführer ist hier sicher Doodle.

Was sehr viele nicht wissen: Es gibt auch für Outlook ein Add-In für solche Zwecke, und zwar von Microsoft selbst. Sein Name ist FindTime. Es funktioniert wie Doodle, wird aber direkt in Outlook gestartet, nachdem man es einmalig installiert und aktiviert hat.

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Outlook für Android: Ab 23. Mai 2022 nur noch Android 8.0 oder höher nutzbar

Wichtige Informationen für Nutzer von Android-Mobilgeräten: Ab 23. Mai 2022 unterstützt Outlook für Android Android 7.1 oder niedriger nicht mehr. Benutzer müssen ihr Android-Betriebssystem bis zu diesem Zeitpunkt mindestens auf Android 8.0 aktualisieren, sonst können sie nicht mehr auf neuere Versionen von Outlook für Android aktualisieren.

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