Warum einfach, wenn’s auch kompliziert geht? Erstellen einer E-Mail-Signatur aus einer Vorlage

Warum einfach, wenn’s auch kompliziert geht? Erstellen einer E-Mail-Signatur aus einer Vorlage
Keine Frage – die meisten Lösungen aus der Office365-Schmiede sind sehr durchdacht und nutzerfreundlich. Aber bei manchen Anwendungen fragt man sich dann doch, wer sich was dabei gedacht hat.
Einer dieser absoluten „Fails“ mit viel Verbesserungspotenzial ist das „Erstellen einer E-Mail-Signatur aus einer Vorlage“ in Outlook. Hier macht Microsoft es dem User unnötig schwer und hinkt unserer Meinung nach den aktuellen Möglichkeiten sehr hinterher. Denn E-Mail-Signaturen müssen immer noch von jedem einzelnen Nutzer kompliziert erstellt, reinkopiert, bearbeitet und abgespeichert werden. Sie können weder unternehmensweit generiert werden noch an zentraler Stelle upgedatet werden, wenn sich etwas ändert. Immer noch muss der Anwender bei der kleinsten Änderung selbst Hand anlegen. Liebes Microsoft-Team: Das muss doch besser gehen!

Bei der Recherche nach einer Möglichkeit, eine E-Mail-Signatur anzulegen und für alle Mitarbeitenden unternehmensweit bereitzustellen, bin ich auf eine interessante Hilfeseite gestoßen. Bislang gab es diese Möglichkeit bei Microsoft selbst nicht. Trotz Cloud ist man nicht in der Lage, einen solchen Dienst anzubieten. Hier müssen Drittanbieter ran.
Als ich den Titel der Seite „Erstellen einer E-Mail-Signatur aus einer Vorlage“ las, dachte ich zunächst, dass Microsoft jetzt eine Lösung hat. Falsch gedacht. Der Workaround ist dermaßen „Old School“, dass man sich tatsächlich fragt, wer sich was dabei gedacht hat.
Microsoft schlägt also diese komplizierte Vorgehensweise vor:

1,) Zunächst soll man sich eine Signatur aus einem E-Mail-Signaturkatalog herunterladen.

2.) Nachdem Sie die Vorlage heruntergeladen haben, öffnen Sie sie in Word.
3.) Wählen Sie die gewünschte Signatur aus, wählen Sie alle darin enthaltenen Elemente aus, und kopieren Sie diese.
4.) Öffnen Sie Outlook, und wählen Sie Neue E-Mail aus.
5.) Fügen Sie die kopierte Signatur in den Textbereich der E-Mail-Nachricht ein. Personalisieren Sie dann die Signatur, indem Sie die Wörter ändern, das Foto oder Logo ändern und Links zu Ihrer Website oder Ihrem Profil für soziale Netzwerke hinzufügen.
6.) Nachdem Sie Ihre Signatur angepasst haben, müssen Sie sie speichern, um sie weiterhin in allen ausgehenden E-Mails zu verwenden.
7.) Wählen Sie alle Elemente der Signatur aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Kopieren aus.
8.) Wählen Sie in Outlook auf der Registerkarte Einfügen die Option Signatur und dann Signaturen aus.
9.) Wählen Sie Neu aus, und geben Sie einen Namen für Ihre Signatur ein. Beispiel: „Business“ oder „Personal“.

10.) Klicken Sie im Feld Signatur bearbeiten mit der rechten Maustaste, und wählen Sie Einfügen aus. Ihre Signatur wird jetzt im Feld angezeigt.
11.) Wählen Sie direkt unterhalb des Felds Signatur bearbeiten die Option Speichern aus.
12.) Wählen Sie OK aus.

Wir finden: Das müsste heutzutage doch mit ein bisschen IT-Experten-Hirnschmalz auch automatisiert zu bewerkstelligen sein. Wie schön wäre es, wenn beim Onboarding neuer Mitarbeiter die Signatur schon zentral eingespielt oder verwaltet werden könnte? Wenn sich die Firmenhandynummer ändert, der Firmensitz verlegt wird oder vielleicht auch zeitbegrenzte, aktuelle Marketingaktionen mit in die Signatur aufgenommen werden sollen, wäre das dann kein Problem. Das einheitliche Corporate Design bliebe gewahrt und die Mitarbeitenden hätten keine Arbeit damit.

Wäre doch eine Überlegung wert, oder?