Im Laufe der Zeit wird ein in Microsoft Teams erstelltes Team möglicherweise nicht mehr benötigt. Sie haben als Teambesitzer nun die Möglichkeit, dieses Team zu archivieren und bei Bedarf wiederherzustellen.
Wir können den Wind nicht ändern, aber wir können die Segel richtig setzen – hat Aristoteles einmal so weise gesagt.
Ein guter Vorsatz für das neue Jahr, oder?
Das Jahr 2022 war turbulent und anstrengend, verrückt und fordernd. Für manche mehr, für andere weniger. Egal, wie 2022 auch war: Wir empfehlen wärmstens die Zeit zu nutzen und innezuhalten. Denn Umbrüche sind immer eine Chance, zu erkennen, was wichtig ist. Und das kann uns im nächsten Jahr ganz schön weiterbringen.
Haken wir also das Jahr 2022 ab und ziehen Erkenntnisse aus den vergangenen 12 Monaten. Eine lautet für uns jedenfalls: Wir sind dankbar für unsere Leser, unsere Partner, unsere Kunden. Für alle, die uns Vertrauen entgegenbringen und unseren Arbeitsalltag netter und aufregender machen. Wir freuen uns bereits jetzt auf die spannenden gemeinsamen Aufgaben, die im nächsten Jahr vor uns liegen!
Ihnen und Ihrer Familie wünschen wir ein entspanntes, frohes Weihnachtsfest sowie ein glückliches, gesundes und erfolgreiches Jahr 2023!
Ihr team babel-Team
Vergangene Woche hatte ich Ihnen einige Suchtipps für Teams vorgestellt. Heute wechseln wir die Plattform und widmen uns Outlook. Auch in Outlook können Sie mit ein paar Tricks ziemlich genau und scharf nach einer E-Mail, einem Termin oder Kontakt suchen.
Microsoft hat sich mit seiner gesamten Palette an Softwarelösungen, Tools und Apps auf die Fahnen geschrieben, den Arbeitsalltag von Menschen zu vereinfachen. Denken wir nur an Teams oder OneNote. Oftmals sind es die kleinen Dinge, die unseren (Arbeits-)Alltag tatsächlich vereinfachen. Zum Beispiel, wenn man schnell ein Foto, einen Beleg oder ein anderes Dokument erfassen und abspeichern muss – und zwar nicht in der Foto-Mediathek des Smartphones, sondern gleich in der Cloud.
Hierfür hat Microsoft in der OneDrive-App für Android und iOS eine pfiffige Funktion integriert, die ich Ihnen heute gerne vorstellen möchte. Dazu zeige ich Screenshots aus den Apps beider Betriebssysteme. Die Apps sehen je nachdem, welche Sie nutzen, etwas anders aus, die Funktionen sind aber dieselben. Ich erkläre Ihnen die Schritte anhand der iOS-App.
Microsoft Teams ist eine derjenigen Softwarelösungen, die in den vergangenen 24 Monaten enorm gewachsen ist. Man kann sagen, dass Teams jetzt erwachsen wird, nicht zuletzt durch den enormen Zuwachs an Nutzern weltweit, die wiederum viele neue Funktionen in die Wunschliste eingetragen haben. Zudem schläft die Konkurrenz nicht und auch der Konzern Microsoft muss ständig am Ball bleiben, damit Teams weiterhin eine der beliebtesten Kollaborationslösungen weltweit bleibt.
Wenn Sie sich die veröffentlichte Roadmap anschauen, so sehen Sie insgesamt 135 Funktionen in Planung und 97, die sich derzeit im Rollout befinden. Das sind natürlich viel zu viele, um sie hier vorzustellen. Wir haben uns einige Highlight aus der Liste rausgepickt, die in den kommenden Monaten freigeschaltet werden.
Januar 2022
Seit Dezember arbeitet Microsoft offenbar daran, dem Whiteboard sog. Attribution zu schenken. Auf Deutsch könnte man dies als „Zuteilung“ bezeichnen. Damit sehen Teilnehmer, die gemeinsam in einem Team an einem Whiteboard arbeiten, wer welche Änderungen gemacht oder Inhalte eingefügt hat.
Derzeit wird eine ganz praktische Funktion eingeführt, mit der Teilnehmer sehen können, in welcher Zeitzone andere Teilnehmer sich gerade befinden. Das ist bei internationalen Teams sehr nützlich.
Ebenfalls noch diesen Monat soll das sog. „Teams Casting“ starten. Damit können Nutzer von einem Mobilgerät spontan in einen Teams Room unter Windows eintreten und sogar Inhalte vom Gerät präsentieren, die lokal gespeichert oder via Office365 abrufbar sind.
Endlich soll es auch die Möglichkeit geben, wichtige Nachrichten aus einem Chat in dem betreffenden Kanal anzupinnen, also für alle gut sichtbar zu fixieren.
Für eine bessere Usability wird Microsoft eine anpassbare Darstellung der Chat-Nachrichten anbieten. In der kompakten Ansicht werden die Nachrichten enger angezeigt, sodass 50 % mehr Nachrichten auf den Bildschirm passen. Die komfortable Ansicht ist die derzeitige Standardansicht. Damit kann jeder Nutzer selbst entscheiden, wie viele Chat-Nachrichten er auf einem Blick sehen möchte.
Februar 2022
Wer einmal Power Automate genutzt hat, wird es lieben. Im Februar kommen neue Aktionen speziell für Teams dazu. Darunter sind u. a. „Ein neues Team anlegen“, „Ein neues Team Meeting anlegen“, „Sende eine Nachricht an den Kanal“ und „Füge einen Nutzer zu einem Team hinzu“. Ein neuer Trigger „Nutzer hat das Team verlassen“ wird auch kommen.
Ebenfalls im Februar kommt dann endlich die bereits im Herbst 2021 angekündigte Fähigkeit, bei Umbenennung eines Kanals den passenden SharePoint-Ordner automatisch auch korrekt umzubenennen. Diese Funktion soll dann für alle Plattformen (Desktop, iOS, Web, Android) zur Verfügung stehen.
Drei kleinere, aber nützliche Funktionen sollen im Februar an den Start gehen: Die Walkie-Talkie-Funktion für Teams auf Smartphones befähigt Nutzer untereinander zu sprechen wie mit einem richtigen Walkie-Talkie (Drücken um zu sprechen, Loslassen um zu hören). Zudem soll es Nutzern dann möglich sein, sich selbst Chat-Nachrichten mit Notizen, Dateien, Bildern oder Videos zu senden. Diese können dann später in Teams weiter verarbeitet werden oder dienen nur als Erinnerung. Eine Funktion, die es z. B. bei Slack schon sehr lange gibt und die echt praktisch ist. Schließlich wird endlich die Live-Transkription in allen Teams-Sprachen zur Verfügung stehen – allerdings nur für die Teams Web-App.
März 2022
Der März steht ganz im Zeichen des Videos. Dann soll Microsoft Teams eigene Video-Filter für Team-Meetings erhalten, sodass jeder Nutzer selbst das Aussehen seines Videobildes im Meeting anpassen und optimieren kann. Wer Teams auf Android-Geräten nutzt, kann ab März via Teams auch an Video-Meeting teilnehmen, die bei den Drittanbietern Zoom und Webex stattfinden. Diese Drittanbieter-Meetings erscheinen dann im eigenen Teams-Kalender. Damit öffnet sich Teams endlich für andere Anbieter.
Wer Webinare mit Teams anbietet, wird sich ein wenig mehr freuen. Denn Einladungen zu Webinaren werden ab März automatisch in die Kalender der Teilnehmer eingetragen.
April 2022
Für April haben wir nur eine Neuerung aufgegriffen: Admins können dann das Aussehen des Warteraums z. B. mit einem Logo verschönen bzw. professionalisieren.
Juni 2022
Im Juni werden die Breakout-Rooms endlich auch für Android-Betriebssysteme eingeführt.
Juli 2022
Vor der Sommerpause wird es ab Juli die Möglichkeit geben, einem Teams-Meeting mit einem digitalen Code beizutreten. Das gibt es bei anderen Onlinemeeting-Lösungen wie Zoom schon lange.
Die Vorstellung der 80 neuen Funktionen, die bereits in der Einführung befinden, sparen wir uns an dieser Stelle.
Wenn Sie alle neuen Funktionen – nicht nur für Teams – durchforsten wollen, empfehle ich Ihnen die Seite der Microsoft 365 Roadmap.
Die COVID-19 Pandemie hat die meisten von uns zur Remote-Arbeit gezwungen. Besonders im Bereich des E-Learnings und „Home-Schoolings“ hat sich Teams hier durchgesetzt. Auch Musiklehrer mussten Online-Musikunterricht geben, Musiker, Komponisten und andere Musik-Schaffende mussten virtuell (zusammen)arbeiten. Dies alles gestaltete sich allerdings teilweise schwierig, weil die Tonqualität via Internet nicht immer perfekt war. Das hat ein Ende, denn Teams kann bald auch Musik in High Fidelity (HiFi) Qualität übertragen.
Mit diesem Update, das Microsoft jüngst ankündigte, unterstützt Teams 32-KHz-Samplingrate bei 128 KBit/s, wenn die Netzwerkbandbreite dies zulässt. Die interne Audioverarbeitung ist für die Wiedergabe von Musik mit hoher Wiedergabetreue (High Fidelity) optimiert. Wenn die Netzwerkbandbreite nicht ausreicht, kann die Bitrate auf bis zu 48 Kbit/s reduziert werden, wobei die Audioqualität immer noch gut ist.
Nutzern werden außerdem die Optionen zum Deaktivieren von Echounterdrückung, Rauschunterdrückung und anderen Kontrollmechanismen zur Verfügung stehen. Microsoft empfiehlt, keine Bluetooth Geräte, sondern hochwertige externe Lautsprecher oder professionelle Mikrofone und Headsets zu verwenden.
Aktivieren des Musikmodus mit hoher Wiedergabetreue
Hinweis: Da die Funktion in Deutschland noch nicht überall eingeführt ist, nutzen wir die englischen Begriffe und Screenshots.
- Bevor Sie einer Besprechung beitreten oder eine starten, wechseln Sie in die Teams-Einstellungen (die drei Punkte oben rechts neben Ihrem Namen und Bild) und dann zu Geräten. Wenn die neue Funktion verfügbar ist, sehen Sie die Option „High fidelity music mode“, die Sie aktivieren. Darunter befindet sich ein Kontrollkästchen für die Echounterdrückung, das standardmäßig aktiviert ist.
Wichtig ist, dass Sie diese Einstellung immer VOR dem Start der Besprechung aktiveren, während der Besprechung ist die Einstellung nicht mehr aktivierbar. - Sobald die Besprechung begonnen hat, erscheint oben in der Verwaltungsleiste zusätzlich ein „High Fidelity Audio Icon“, das Sie aktivieren. Jetzt können Sie Musik in HiFi-Qualität übertragen.
- Wenn Sie fertig sind, klicken Sie erneut auf das Icon, um den Musikmodus mit hoher Wiedergabetreue zu deaktivieren.
Diese Einstellung wird am besten zum Teilen von Musikinhalten und nicht von Sprache verwendet.
Die Einführung dieser Funktion ist aktuell im Gange und wird laut Microsoft bis Mitte Oktober abgeschlossen sein,
Microsoft wird – ähnlich wie andere Video-Meeting-Plattformen – für Teams endlich die Möglichkeit anbieten, über eine digitale Meeting-ID an einem Video-Meeting teilzunehmen. Bislang benötigte man dazu immer einen Link.
In Zukunft wird in der Einladung zu einem Teams-Meeting unter dem Meeting-Link zusätzlich eine Meeting-ID zu sehen sein. Damit kann der eingeladene Nutzer in Teams Desktop, Mobile und in der Web-Version über den Button „Jetzt besprechen“ und Eingabe der Meeting-ID an der Besprechung teilnehmen.
Die Einführung dieser neuen Funktion startet Anfang Mai 2021 und wird bis Ende Mai allen Nutzern zur Verfügung stehen. Die sonstigen Einstellungen eines Teams-Meetings bleiben dabei unberührt.
Liebe Leserinnen und Leser, Kunden, Geschäftspartner und Freunde,
wir beenden in den nächsten Tagen ein Jahr, das in dieser Form wohl niemand erwartet hatte. Auch wir haben uns im Januar noch auf ein 2020 voller spannender Herausforderungen gefreut. Mein erstes Buch über Teams stand kurz vor der Veröffentlichung. Wir hatten viele neue Themen im Kopf und waren voller Vorfreude. Wie groß diese Herausforderungen für viele von uns – auch für uns selbst – werden sollten, war damals nicht zu ahnen.
Ich möchte an dieser Stelle bewusst nicht mehr beschreiben, wie sehr das letzte Jahr unser aller Leben verändert hat. Das haben Sie in den letzten Tagen und Wochen oft gehört und gelesen.
Wir alle bei team babel möchten uns vielmehr für das Interesse und die Treue uns gegenüber bedanken. Bleiben Sie gesund. Freuen Sie sich auf ein kleines, feines Weihnachtsfest in Kreise Ihrer Lieben. Das wünschen wir Ihnen von Herzen. Und dann starten wir alle gemeinsam in ein hoffentlich besseres Jahr 2021.
Bis zum 06.01.2021 gönne ich mir nun eine kleine Pause. Danach legen wir hier im Blog wieder so richtig los.
Ihr Helmut Gräfen
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