Praxistipp: Archivieren oder Wiederherstellen eines Teams

Im Laufe der Zeit wird ein in Microsoft Teams erstelltes Team möglicherweise nicht mehr benötigt. Sie haben als Teambesitzer nun die Möglichkeit, dieses Team zu archivieren und bei Bedarf wiederherzustellen.

Löschen oder Archivieren – Der Unterschied

Auch wenn der Unterschied eigentlich selbsterklärend ist, möchte ich hierauf kurz eingehen.

Wenn Sie ein Team archivieren, wird die gesamte Teamaktivität des Teams fixiert. Niemand kann neue Unterhaltungen starten oder auf Beiträge in einem Kanal antworten. Kanäle können ebenfalls weder hinzugefügt noch entfernt werden. Unterhaltungen können jedoch weiterhin eingesehen werden. Als Teambesitzer können Sie weiterhin Mitglieder hinzufügen oder entfernen oder Rollen aktualisieren.

Die Archivierung führt auch dazu, dass die privaten Kanäle im Team und die zugehörigen Websitesammlungen (in der SharePoint-Website) archiviert werden. Im Gegensatz zu den Unterhaltungen können jedoch Dateien auf der zugehörigen SharePoint-Website und Inhalte der Registerkarte Wiki durch Teammitglieder weiterhin bearbeitet werden. Um dies zu verhindern, sollten Sie bei der Archivierung einen Schreibschutz aktivieren. Mitglieder haben von nun an nur noch einen Lesezugriff, während Administratoren und Teambesitzer schreibgeschützte SharePoint-Websites weiterhin bearbeiten können.

Im Gegensatz zur Archivierung werden bei einer Löschung des Teams alle Teamaktivitäten in Standardkanälen und privaten Kanälen, in zugeordneten Websitesammlungen, Dateien und Chats gelöscht.

WICHTIG: Archivierte Teams können reaktiviert bzw. wiederhergestellt werden. Einmal gelöschte Teams können nicht ohne Weiteres wiederhergestellt werden. Sie gehen bei einer Archivierung also kein Risiko ein.

Team archivieren

Um ein nicht mehr benötigtes Team zu archivieren, gehen Sie wie folgt vor. Die Darstellungen beziehen sich stets auf Teams-Client für Windows. In anderen Versionen funktioniert die Archivierung ähnlich.

1.Klicken Sie in Ihrem Teams-Client zunächst auf das Zahnrad-Symbol Teams verwalten unterhalb der Team-Übersicht.

2. Sie sehen nun eine Auflistung aller Teams, deren Besitzer oder Mitglied Sie sind. Nutzen Sie das Suchfeld, falls Sie das gewünschte Team nicht auf Anhieb finden.

3. Klicken Sie auf die drei Punkte des Teams, welches Sie archivieren möchten und wählen Sie die Option Team archivieren aus.

4. Es erscheint ein Pop-Up-Fenster mit einer Bestätigung. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die zugehörige SharePoint-Website für Mitglieder als schreibgeschützt festzulegen.

5. Klicken Sie auf Archivieren, um den Vorgang abzuschließen. Das archivierte Team ist vorübergehend in ausgeblendeten Teamsverfügbar, die sich am Ende der Teams-Liste in der linken Menüleiste befindet. Sie erkennen an einem kleinen Symbol, dass dieses Team archiviert wurde. Nachdem es aus ausgeblendeten Teamsentfernt wurde, ist es in der Ansicht Teams verwalten unter Archiviert verfügbar.

Team wiederherstellen

Wie ich bereits zu Beginn ausführte, lassen sich archivierte Teams ganz einfach vollständig reaktivieren. Suchen Sie das archivierte Team im Bereich Archiviert. Klicken Sie dazu als Teambesitzer auf die drei Punkte und wählen Sie den Eintrag Team wiederherstellen aus. Der Status des Teams ändert sich in Aktiv. Beachten Sie, dass es nicht automatisch zurück in Ihre Teams verschoben wird.