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Im Beruf ist es manchmal notwendig, Fotos vor Ort zum Beispiel beim Kunden oder auf der Baustelle zu machen, die dann später im Büro am Arbeitsplatz weiterverarbeitet werden sollen. Sie können natürlich einfach nur die Fotos mit dem Smartphone machen und diese später in Ihrer Fotobibliothek suchen und auf den PC laden.

Um die Fotos aber in Zusammenhang zum Projekt oder Kunden abzulegen, müssen Sie eine App haben, die dies kann. Für solche Einsatzzwecke gibt es professionelle, aber teure Apps für das Smartphone oder Tablet. Sie können aber auch das im Office365 enthaltene und damit kostenlose OneNote nutzen. OneNote gibt es, wie Sie wissen, nicht für den PC und Mac, sondern auch für Smartphones und Tablets mit iOS und Android Betriebssystem. Und genau hiervon spreche ich.

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Manchmal ist man der Situation, eine Chatnachricht in Teams schnell griffbereit haben zu müssen. Auch kommt es vor, dass man eine Chatnachricht des Öfteren aufrufen oder aufgrund von wichtigen Inhalten speichern / festhalten muss. In allen Fällen können Sie eine spezielle Chatnachricht einfach speichern, und zwar aus Kanalchats heraus oder aus 1 zu 1 Chats.

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Im Laufe der Zeit wird ein in Microsoft Teams erstelltes Team möglicherweise nicht mehr benötigt. Sie haben als Teambesitzer nun die Möglichkeit, dieses Team zu archivieren und bei Bedarf wiederherzustellen.

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Heute habe ich einen einfachen, schnellen, aber nützlichen Praxistipp für Teams für Sie.

Sicher wissen Sie, dass Office-Dokumente in Teams sich standardmäßig in der Teams-Oberfläche mit der jeweils passenden App (Word, Excel, PowerPoint) öffnen, wo sie auch bearbeitet werden können. Das kann durch aus sinnvoll sein. Die meisten Nutzer von Teams empfinden diese Standardeinstellung allerdings als eher nervig. Denn Sie müssen ständig das betreffende Dokument schließen, um an einer anderen Stelle in Teams zu arbeiten. Einige Nutzer berichten auch davon, dass sie statt “Schließen” auf das Kreuz in der Ecke klicken, um eigentlich das Dokument zu schließen. Stattdessen wird Teams geschlossen. Mit wenigen Klicks können Sie die Standardeinstellung zum Öffnen eines Office-Dokumentes in Teams ändern.

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Kennen Sie das? Sie stöbern gerade durch Ihre E-Mail-Ordner in Outlook und Zack, ist der gesamte Ordner plötzlich verschwunden. Offenbar ist er unabsichtlich von Ihnen in einen anderen Ordner in Ihrem Outlook-Ablagesystem geschoben worden. Das passiert, wenn Sie z. B. einen Ordner unbemerkt markieren und dann die Maus woanders hinziehen. Jetzt heißt es suchen, suchen, suchen.

Ich habe einen Praxistipp für Sie, mit dessen Hilfe Sie den Ordner schnell wiederfinden.

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Stellen Sie sich vor, Sie müssen innerhalb von Teams Informationen von einem Kanal in einen anderen kopieren. Oder arbeiten in einem Team und müssen in einem anderen schnell etwas nachschauen. Oder sie sind Mitglied in mehreren Gast-Teams anderer Tenants und müssen ständig hin und her wechseln. Wie schön wäre es, wenn Sie mehrere Teams-Instanzen gleichzeitig nutzen könnten. Ich zeige Ihnen, wie das funktioniert.

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Vergangene Woche hatte ich Ihnen einige Suchtipps für Teams vorgestellt. Heute wechseln wir die Plattform und widmen uns Outlook. Auch in Outlook können Sie mit ein paar Tricks ziemlich genau und scharf nach einer E-Mail, einem Termin oder Kontakt suchen.

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Sicher hatten Sie schon die Situation, dass Sie in Teams nach einer bestimmten Chatnachricht, einem bestimmten Team-Mitglied oder einer bestimmten Datei gesucht haben. Hierfür bietet Ihnen Teams eine sehr gute Volltextsuche oben im Kopfbereich.

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Sicher wissen Sie, dass jeder Kanal in Teams eine eigene, spezifische E-Mail-Adresse hat, an die Sie E-Mail aus Outlook oder einem anderen Programm weiterleiten können. Nicht? Dann zeige ich es Ihnen gern.

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Praxistipp: Dateimanagement mit SharePoint und OneDrive

Im geschäftlichen Microsoft Office Universum (Office365 /Microsoft 365) gibt es zwei Speicherorte in der Cloud: SharePoint Online für alle Daten, die aus Teams kommen und OneDrive for Business für Ihre persönlichen Daten, d. h. die Dateien, die Sie nicht mit anderen Personen im Unternehmen teilen wollen.

Wir haben dies genauer im Artikel „Einführung in SharePoint Online“ erklärt.

Je nachdem, auf welche Daten Sie zugreifen wollen, müssen Sie Ihre SharePoint Online Websites besuchen oder eben Ihr OneDrive for Business. Der Wechsel ist natürlich lästig.

Mit einem Trick können Sie beiden zusammenlegen, indem Sie Ihre SharePoint Online Dokument mit OneDrive verknüpfen.

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