Praxistipps rund um Teams-Besprechungen

Online-Besprechungen sind seit einigen Jahren fester Bestandteil der Zusammenarbeit in Teams. Microsoft Teams hat in diesem Bereich in den letzten Monaten noch einmal kräftig an Funktionen zugelegt. Auch Outlook bietet seit jeher die Funktionalität, Online-Besprechungen zu organisieren.

Immer wieder werde ich in meinen Workshops und Beratungen gefragt, ob es denn egal sei, von wo aus man eine Besprechung anlegt und Personen einlädt. Offenbar herrscht hier immer noch eine tiefe Verunsicherung. Heute möchte ich hierzu einige Erläuterungen geben. Darüber hinaus zeige ich Ihnen, wie Sie die Darstellung einer Präsentation als Zuschauer optimal gestalten.

Besprechungen über Outlook oder Teams – die Unterschiede

Es gibt tatsächlich viele Gemeinsamkeiten und einige Unterschiede, je nachdem, ob Sie die Besprechung über Outlook oder Teams starten.

Besprechungsanfragen starten Sie in beiden Tools wie gewohnt über den entsprechenden integrierten Kalender. Da Ihre Outlook- und Teams-Kalender in der Regel miteinander verknüpft sind (weil sie über das gleiche Microsoft 365 Konto laufen), sehen Sie den Besprechungstermin dann in beiden Kalendern, egal, wo Sie diese angelegt haben.

Unterschied 1: Ort der Besprechung

Während Sie in Outlook die Wahl haben, ob Sie eine Besprechung über Teams, persönlich oder eine andere Plattform durchführen wollen, wird eine Besprechung in Teams logischerweise zunächst IMMER als Teams-Besprechung (also Online) angelegt. Sie haben in der aktuellen Version von Teams aber die Möglichkeit, über einen Regler die Funktionen einer Onlinebesprechung abzuschalten.

Bild: Anlegen einer Outlook-Besprechung

Bild: Anlegen einer Teams-Besprechung

Unterschied 2: Der Ablageort der geteilten Dateien

Nehmen wir an, Sie sind in einem Online-Meeting und teilen eine Datei (zum Beispiel ein PowerPoint-Präsentation) im Chat mit den Teilnehmern. Die Frage wird dann oft gestellt, wo diese Datei abgelegt ist. Hier unterscheiden sich Teams und Outlook.

Während Dateien, die während einer Outlook-Besprechung geteilt werden, IMMER im OneDrive derjenigen Person landen, die zu dem Meeting eingeladen hat, legt Teams die Datei an unterschiedlichen Orten ab. Und zwar dann, wenn Sie die Besprechung einem Teams-Kanal zuordnen. Tun Sie das nicht, wird die Datei ebenfalls im OneDrive derjenigen Person abgelegt, die zu dem Meeting eingeladen hat. Sie finden die Datei im Ordner Microsoft Teams-Chatdateien.

Ordnen Sie der Besprechung einem Kanal zu (sog. Kanalbesprechung), wird die Datei im SharePoint-Online Ordner dieses Kanals abgelegt.

Bild: Hier wird die Besprechung einem Kanal zugeordnet

Bild: Die Datei landet im Ordner des Kanals

Unterschied 3: Die Besprechungsrechte

Je nachdem, ob Sie die Besprechung mit einem Kanal verknüpfen oder nicht, ändern sich auch Ihre Rechte für die Besprechung. Eine Besprechung OHNE Kanal können Sie beispielsweise wieder löschen. Eine Besprechung MIT Kanalzuordnung können Sie nicht löschen, obwohl Sie der Organisator der Besprechung sind, sondern nur noch absagen. Das wird beispielsweise dann ein Problem, wenn Sie eine Terminserie über einen Kanal angelegt haben. Die Terminserie kann nachträglich nicht mehr gelöscht werden.

Wichtig auch zu wissen: Einer Besprechung in einem Kanal kann jeder im Team folgen und beitreten.

Übrigens: Sie können eine Kanalbesprechung auch aus einem Kanal heraus planen. Dazu klicken Sie oben rechts auf Besprechung und dann auch Besprechung planen. Es öffnet sich wie zuvor beschrieben das Besprechungsfenster für die Planung.

Die Darstellung einer Präsentation in einer Besprechung optimal gestalten

Wenn Sie als Zuschauende an einer Online-Präsentation in Teams teilnehmen, sehen Sie standardmäßig die Präsentation des Referenten in der Mitte und die Teilnehmende drumherum.

Bild: So sehen Teilnehmer die Online-Präsentation normalerweise

Wenn Sie aber oben in der Menüleiste auf Aufklappen klicken, wird die Präsentation als eigenes Fenster angezeigt und Sie sehen den Referenten und Teilnehmende wieder als Vollbild.