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Wer in Teams an einer Besprechung teilnimmt, dessen Status wird standardmäßig auf „Beschäftigt“ gesetzt. Lediglich der Organisator der Besprechung kann einen anderen Status bei der Erstellung des Termins definieren. Dieser geänderte Status wird danach für alle Teilnehmer, die sich anmelden, angezeigt.

Bild: Microsoft

Das wird sich ändern. In Kürze können Microsoft Teams-Benutzer eine individuelle “Anzeigen als”-Statusmeldung für Besprechungen festlegen – unabhängig von der vom Organisator eingestellten Status. Der aktualisierte Status spiegelt sich in Ihrem Kalender wider.

Diese Änderung befindet sich aktuell bereits in der Einführung und wird bis Juni abgeschlossen sein.

Wer kennt die Situation nicht: Sie haben Teams geöffnet, befinden sich in einer Video-Konferenz und der Rechner macht schlapp. Das Bild friert ein oder wird pixelig. Der Computer arbeitet auf Hochtouren und wird ziemlich heiß. Das liegt daran, dass Microsoft Teams wohl zu den ressourcenaufwendigeren Apps auf dem Computer zählt – vor allem bei Video-Meetings.

Weil die Performance-Problematik einer der größten Kritikpunkte an Microsoft Teams war, hat sich der Konzern vor einigen Monaten auf den Weg gemacht, seine beliebte Kollaboration-Software ressourcenschonender und energieeffizienter zu machen.

Mit dem im Februar eingeführten Leistungsupdate von Teams soll die App nun wesentlich weniger Ressourcen benötigen. Das wiederum resultiert in einem geringeren Energieverbrauch, einer leichteren CPU-Last und mehr Vorteilen. Insgesamt gibt Microsoft eine Reduzierung des Energiebedarfs um satte 52 Prozent an.

Laut Microsoft hat man dieses Thema sehr ernst und sich viel Zeit genommen. Man habe versucht, jeden kleinen verwendeten Prozess und jede einzelne Komponente der Software gezielt zu optimieren. Der Fokus lag dabei auf den Video-Aufnahme- und Rendering-Komponenten.

Uns würde interessieren, ob Sie bereits die höhere Effizienz und den geringen Energiehunger von Teams spüren.

Eine wichtige Funktion für virtuelle Meetings, die in anderen Konferenz- und Meeting-Lösungen bereits integriert ist, kommt jetzt auch für Teams: virtuelle Breakout Rooms. Breakout Rooms können als virtuelle Klassenräume oder Gruppenarbeitsräume angesehen werden.

Genau wie realen Leben ist es manchmal erforderlich, sich im Rahmen von größeren Besprechungen, Lehrgängen, Schulungen in kleinere Gruppen aufzuteilen und zu arbeiten. Das genau bilden Breakout Rooms ab, die es jetzt auch in Teams gibt. In diesen ist es möglich, in Kleingruppen zu arbeiten und später alle Kleingruppen zu einer großen Gruppe zusammenzufügen und die Ergebnisse der „Gruppenarbeit“ gemeinsam zu besprechen.

Der Start der Breakout Rooms beginnt Mitte November und soll laut Microsoft bis Ende November fertig ausgerollt sein.

Um mit den Breakout Rooms zu arbeiten, kann man mit Kanälen oder Terminen arbeiten.

  1. Breakout Rooms über Kanäle erstellen

Erstellen Sie ein neues Team und dann können Sie so viele Kanäle erstellen, wie Gruppen in unterschiedlichen Räumen arbeiten sollen.

Laden Sie alle gewünschten Teilnehmer für das Meeting in das neu erstellte Team ein, sodass Sie auf alle Kanäle zugreifen können. Die Teilnehmer haben jetzt die Möglichkeit, über die verschiedenen Kanäle an unterschiedlichen Sofortbesprechungen teilzunehmen. Hierfür starten Sie als Organisator in allen Kanälen eine Sofortbesprechung. Als Organisator können dann ganz einfach zwischen den unterschiedlichen Besprechungen hin und her wechseln.

Den Teilnehmern geben Sie vor, in welchem Kanal sie ihre Besprechung finden.

Die einzelnen Gruppen haben die Möglichkeit, ihren Kanal vollumfänglich zu nutzen. Sie können Dokumente gemeinsam bearbeiten, verschiedene Apps hinzufügen oder das Whiteboard öffnen.

  1. Breakout Rooms über Termine erstellen

Wenn man lieber über die Termine in einen Breakout Rooms einlädt, dann erstellt man zunächst so viele Besprechungen wie es Breakout Rooms geben soll. Auch hier lädt man dann den Teilnehmer passend zum Breakout Room ein. Anders als bei der Lösung mit den Kanälen muss man am Ende der Kleingruppenbesprechung diesen Raum aber aktiv verlassen und jeder Teilnehmer muss wieder zur der großen Besprechung hinzukommen.

Was ist noch wichtig zu wissen?

  • Organisatoren können Breakout Rooms auch während eines aktiven Meeting starten.
  • Organisatoren können bis zu 50 Breakout Rooms pro Meeting einrichten.
  • Organisatoren können Breakout Rooms über den Desktop-Client von Teams, aber nicht über die mobile Version und die Web-Version einrichten.
  • Teilnehmer können an Breakout Rooms über die Web-App, die Desktop-Version sowie die mobilen Apps für iOS und Android teilnehmen.
  • Teilnehmer können nicht selbständig zum Hauptmeeting oder zwischen verschiedenen Breakout Rooms springen. Sie müssen immer darauf warten, dass der Organisator sie in einen anderen Breakout Room oder zum Hauptmeeting hinzufügt.

 

Foto von Anna Shvets von Pexels