Endlich kommt die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Teams-Gespräche

Microsoft beginnt jetzt endlich mit der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (end-to-end encryption bzw. E2EE) der 1:1 VoIP-Gespräche in Teams. Nachdem diese State-of-the-Art-Verschlüsselung von Nachrichten eigentlich für die erste Jahreshälfte angekündigt war, will der Konzern Anfang nun Oktober, spätestens im November 2021 damit starten.

Administratoren werden dann in ihren Einstellungen für Teams die E2EE für eine Gruppe von Nutzern oder den gesamten Tenant aktivieren können. Diese Option ist standardmäßig deaktiviert.

Falls von den Administratoren erlaubt, finden die Nutzer in ihren Teams-Einstellungen im Bereich Datenschutz eine weitere Option zum Aktivieren der E2EE für Gespräche. Diese ist standardmäßig deaktiviert.

Quelle: Microsoft

Wichtig:

Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung funktioniert nur, wenn beide Teilnehmer eines Gesprächs E2EE aktiviert haben. Nutzer sollten beachten, dass verschlüsselte Gespräche nur Basisfunktionen beinhalten, erweiterte Funktionen wie Mitschnitte, Gesprächsübertragung auf andere Geräte, Fußnoten etc. stehen in den E2EE-Gesprächen nicht zur Verfügung.

Die Funktion wird zunächst nur für Teams-Desktop und mobile Geräte zur Verfügung stehen.

Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Online-Meetings in Teams folgt dann später.

 

Microsoft kündigt neue Teams App “Polls” an

Umfragen sind eine feine Sache, um die aktuelle Meinung anderer Personen zu einem Thema zu sammeln. Beliebt sind die Live-Umfragen beispielsweise während eines Online-Meetings. Microsoft bietet mit der App „Forms“ seit längerer Zeit eine Möglichkeit an, in wenigen Sekunden Umfragen, Quiz und Abstimmungen durchzuführen, auch innerhalb von Teams.

Leider hat sich herausgestellt, dass die Kunden die umfangreichen Funktionen der Forms-App zur Erstellung von Umfragen in Teams nicht kennen und deshalb nicht nutzen. Forms wird – wie der Name sagt – in den Köpfen der Anwender immer mit der Erstellung von Formularen verknüpft, aber nicht mit der Erstellung von Umfragen.

Deshalb reagiert Microsoft jetzt und kündigt die App „Polls“ (Originalname) für Teams an. Das Witzige daran: Die neue App wird die gleichen Umfrage-Funktionen haben wie die Forms-App in Teams, nur einen neuen, eingängigeren Namen sowie das Teams-Logo. Die App ist quasi alter Wein in neuen Schläuchen.

Die neue App wird ab Mitte Oktober zunächst in Teams-Meetings und später auch in Chats zur Verfügung stehen. Mit dem Ende der Einführung Mitte November wird die Original-Forms-App für die Nutzung in Teams-Meetings deaktiviert. Die Nutzung in Chats wird Ende Dezember geschlossen. Ältere, mit der Original Forms-App erstellte Umfragen, Quiz und Abstimmungen werden in die neue „Poll“-App migriert, bleiben also erhalten und können z. B. über das Forms-Portal http://forms.office.com angesehen werden.

Die eigentliche Forms-App bleibt auch erhalten und kann weiterhin als Kanal-Tab in Teams eingebunden werden.

Da kommt was Großes auf uns zu: Microsofts Fluid-Framework

Es ist nicht ganz neu, aber die wenigsten Anwender haben bisher davon gehört. Dabei könnte diese Microsoft-Technologie eine Revolution beim Arbeiten mit Microsoft 365 einläuten. Die Rede ist vom Microsoft Fluid-Framework. Weil das Microsoft Fluid Framework mehr ist als irgendeine Technologie, die im Hintergrund von Microsoft 365 werkelt und dafür sorgt, dass die Arbeit im oder mit dem Office-Universum noch reibungsloser funktioniert, wollen wir die Technologie kurz vorstellen.

Microsoft Fluid Framework – was ist das?

Microsoft Fluid Framework ist eine neue Technologie für die reibungslose Zusammenarbeit über mehrere Apps (!). Zusammenarbeit über mehrere Apps – damit sind u. a. Microsoft Teams, OneNote, Office.com, Outlook und Whiteboard gemeint. Kern des Fluid Frameworks sind sogenannte Fluid-Komponenten und -Arbeitsbereiche, die man als Blöcke oder Module von Office-Inhalten verstehen kann.

Bislang sind beispielsweise Tabellen, Diagramme und Aufgabenlisten statisch an bestimmte Dokumente und Anwendungen gebunden. Werden sie beispielsweise per E-Mail geteilt, aktualisieren sie sich nicht automatisch, wenn das Dokument verändert wird. Einzige Ausnahme: Das gesamte Dokument wird per SharePoint Link geteilt.

Das wird mit Einführung des Fluid Frameworks anders. Fluid-Module werden in einer Anwendung von Office.com oder in Teams angelegt und verwaltet und erscheinen dann z. B. im Aktivitätsfeed, in der Liste empfohlener Dokumente und in @Erwähnungen. Sie können auch per Outlook(-Web) versendet oder in Meetings eingebettet werden. So können die Fluid-Komponenten zur selben Zeit App-übergreifend von verschiedenen Anwendern genutzt werden.

Derzeit ist das Fluid Framework noch in der finalen Entwicklungsphase, die ersten Komponenten sind aber sehr bald in Teams und den Webversionen von Outlook, Office.com sowie im neuen Whiteboard zu testen. Die Einführung in den Desktop-Versionen wird noch etwas auf sich warten.

Um die Funktionsweise zu verdeutlichen, haben wir im Folgenden ein (noch) fiktives Beispiel für Sie.

Stellen Sie sich vor, Sie erstellen in Teams eine Tabelle mit aktuellen Monatszahlen. Diese Funktion (die im Englischen als Live Components) wird demnächst als neues Element z. B. im Teams-Chatfenster zu sehen sein. Genauso könnte die Tabelle in einer Outlook E-Mail oder in einem anderen Office.com erstellt werden.

Live Components werden bald als neue Funktion in Teams & Co. zu nutzen sein

Wenn Sie die Tabelle nun mit anderen Kollegen teilen (via Chat oder E-Mail) sorgt das Fluid-Framework dafür, dass diese überall immer den aktuellen Stand zeigt. Das heißt, sobald jemand in seiner Anwendung eine Zeile ergänzt, eine Zahl ändern etc. werden die Informationen live in allen Kanälen aktualisiert. Das Gleiche gilt für Diagramme oder auch Aufgabenlisten.

Eine Tabelle in einem Chat-Fenster erstellen und teilen

Die Fluid-Komponente ist dabei ähnlich einem i-Frame in der Anwendung integriert. Sie wechseln also nicht mehr die Oberfläche oder die App, sondern sind in Echtzeit mit dem Inhalt des Chat-Gesprächs oder der E-Mail verbunden. Der Clou: Auch die Bearbeitung, z.B. Filtern oder Sortieren funktioniert aus Outlook oder Teams heraus.

Ein weiterer Anwendungsbereich ist eine neue Notizfunktion der Microsoft-Cloud OneDrive. Künftig soll in jedem Teams-Meeting automatisch diese Notizfunktion verfügbar sein. Jeder Teilnehmer kann dort Informationen rein schreiben – auch schon vor dem Meeting. Die Notizen sehen alle Teilnehmer dann nicht nur in Teams, sondern auch beim entsprechenden Termin im Outlook-Kalender. Die Notizen sind also nicht mehr fest an OneDrive gebunden, sondern über alle Office-Anwendungen hinweg verfügbar.

Notizen live in einem Teams Meeting abgeben

Laut Microsoft ermöglicht das Fluid Framework bald auch die Darstellung von Zeichnungen, Notizen oder auch die Live-Übersetzung von getippten Texten in die verschiedenen Sprachen der Teilnehmer.

Quelle: Microsoft

Das neue Microsoft Whiteboard kommt

Microsoft hat für Herbst 2021 ein von Grund auf erneuertes Whiteboard angekündigt. Die Neuerungen konzentrieren sich auf fünf Schlüsselbereiche:

  • neue Benutzeroberfläche,
  • erweiterte Microsoft 365-Integration,
  • geführte Zusammenarbeit,
  • neue Inhaltstypen,
  • einfacheres, effizienteres Arbeiten.

Neue, einheitliche und geräteübergreifende Benutzeroberfläche

Wichtigste Neuerung ist die Vereinheitlichung der neuen Benutzeroberfläche auf allen Geräten und Plattformen (Windows, Mac, iOS, Android). Damit ist es in Zukunft völlig egal, ob Sie mit der Windows 10 App, der Web-App, in Teams, auf einem Surface Hub oder auf einem Smartphone oder Tablet mit dem Whiteboard arbeiten. Die tiefe Integration in Microsoft 365 sorgt für eine Synchronisation Ihrer Arbeiten über alle Geräte und Plattformen. Beginnen Sie auf dem Tablet und setzen Sie Ihre Arbeit am PC oder am Surface Hub fort. Jede Ihrer Änderung sind sofort für alle anderen Personen in Ihrem Team sichtbar.

Hilfreich ist auch, dass das Whiteboard innerhalb von Teams nun nicht mehr nur in Besprechungen, sondern auch in Chats und Kanälen verwendet werden kann.

Neue Funktionen (Auswahl)

Collaboration Cursor

Microsoft bringt mit dem neuen Whiteboard eine Reihe neuer Funktionen an den Start, die die Zusammenarbeit im Team verbessern. Hier ist z. B. der „Collaboration Cursor“ zu nennen. Dieser zeigt an, was und wo andere Mitarbeiter auf dem Whiteboard gerade arbeiten.

Laserpointer

Wer die Aufmerksamkeit seiner Kollegen auf einen bestimmten Inhalt lenken möchte, kann dafür einen neuen virtuellen Laserpointer verwenden.

Neue Vorlagenbibliothek

Ein neues Whiteboard in der App ist immer leer. Elemente müssen von Hand in teilweise mühsamer Kleinarbeit angelegt werden. Microsoft bietet nun eine Reihe von fertigen Vorlagen für die gängigsten Business-Szenarien wie Brainstorming, Problemlösung, Projektplanung mit Kanban, SWOT-Analysen und effiziente Workshops an, um den Einstieg so einfach wie möglich zu machen. Im Endausbau sollen es 30 Vorlagen sein.

Wer nicht gleich eine ganze Vorlage nutzen möchte, kann bereits fertige Listen z. B. für die Aufgabenverteilung im Team nutzen. Microsoft nennt diese Elemente „Fluid Components“.

Integration von Dateien

Demnächst können auch andere Dateien z. B. aus Powerpoint, Word oder PDF-Dateien in ein Whiteboard integriert werden.

Volle Stiftunterstützung

Microsoft Teams bietet im Zusammenspiel mit dem neuen Whiteboard nun volle Stiftunterstützung. Damit lässt sich auf dem Whiteboard per Eingabestift zeichnen. Mittels der Formerkennung werden schnell gezeichnete Formen automatisch gerade gezogen. Auch handschriftliche Notizen werden erkannt, allerdings ist diese Funktion noch ausbaufähig.

Wer keinen Stift zur Hand hat, für den wird Microsoft das Skizzieren per Maus oder Trackpad vereinfachen, indem beispielsweise Formen besser erkannt und auch hier kleine Ausrutscher automatisch korrigiert werden.

Notizen-Raster

Wer bereits mit dem Whiteboard arbeitet, kennt das lästige Problem. Die Sticky Notes (Notizen) wollen einfach nicht eine optisch ansprechende Reihe und Spalte rutschen. Hierfür bietet Microsoft jetzt die Funktion der Auto-Layout-Raster mit Notizen-Raster an.

Start des Fluid Frameworks

Ein weiterer neuer Inhaltstyp sind Komponenten aus dem Fluid Framework. Das neue Fluid-Framework ermöglicht die Zusammenarbeit an dynamischen Inhalten und verbundenen Komponenten, die zur selben Zeit App-übergreifend genutzt werden können. Tabellen, Diagramme und Aufgabenlisten gelangen so auf kürzestem Weg in die Outlook-Webversion, in OneNote Notizbücher oder eben demnächst in ein Whiteboard.

Export-Funktionen

Ein fertiges Whiteboard kann abschließend als einfaches Bild (.png) oder als Bild in hoher Qualität (.svg) exportiert werden. Zudem lassen sich die Inhalte samt Bild in einer E-Mail-Zusammenfassung versenden oder in einem Team veröffentlichen.

Read-Only Modus für Schul-Konten

Lehrer und Trainer können festlegen, dass Schüler und Studenten nur lesend auf ein Whiteboard zugreifen können. Das kann bei bestimmten Unterrichtsformen Sinn machen.

Rollout

Aktuell werden die Web-App und die Applikation in Teams mit neuen Funktionen versorgt. Diese sollen bis Ende September für alle Nutzern automatisch verfügbar sein. Die nativen Apps für Windows 10, Surface Hub, Android und iOS sollen dann im Oktober aktualisiert werden. Einige Funktionen sind als „Vorschau“ bereits jetzt nutzbar.

 

 

 

Endlich: Microsoft behebt das Problem mit dem Umbenennen von Teams-Kanälen

Auf diese Nachricht haben viele gewartet. Denn wer irgendwann mal versucht hat, einen Kanal in Teams umzubenennen, hat bemerkt, dass der dazu gehörige Ordner in SharePoint Online nicht (korrekt) umbenannt wurde. Das war und ist ein echtes Ärgernis. Microsoft hat die Bitten und Wünsche der vielen frustrierten Nutzer erhört und sorgt in den nächsten vier bis sechs Wochen dafür, dass sich bei Änderung eines Kanalnamens auch automatisch der Name des Ordners in SharePoint Online korrekt ändert.

Diese gravierende Verbesserung wird laut Microsoft zwischen Mitte September und Mitte Oktober auf Tenant-Ebene und für die Teams Desktop-App und Web-App erfolgen. Sie gilt für alle Öffentlichen und Privaten Kanäle, die NACH dem Update umbenannt werden.

Wichtige Hinweise

Für bestehende Kanäle, die vor der Änderung bereits umbenannt wurden, ist diese einfache synchrone Namensänderung des Kanalnamens und des Ordners in SharePoint Online rückwirkend nicht möglich. Werden bestehende Kanäle nach der Änderung umbenannt, erhalten die Ordner in SharePoint Online auch diese Namensänderung.

Der neue Name des Ordners erscheint im OneDrive Sync Client nur dann, wenn die gesamte Dokumentenbibliothek des Teams synchronisiert wird. Wenn nur der bisherige Ordner synchronisiert wird, ändert sich der Ordnername im OneDrive Sync Client nicht.