Einführung in SharePoint Online

Immer wieder wird mir die Frage gestellt, wo Daten landen, die man in Teams hochlädt. Die Antwort lautet: Office365 /Microsoft 365 bietet zwei Ablageorte, um Ordner und Dateien zu speichern: OneDrive for Business und SharePoint Online. Daneben gibt es noch das OneDrive für Privatpersonen, über das wir hier nicht reden.

OneDrive for Business

OneDrive for Business wird durch eine blaue Wolke dargestellt. Er enthält Ordner und Datei. Die Darstellung der Ordner und Dateien ist der auf einem Dateiserver sehr ähnlich. Hier legen Sie Ihre persönlichen Daten ab, d. h. die Dateien, die Sie nicht mit anderen Personen im Unternehmen teilen wollen.

 

 

 

SharePoint Online

SharePoint Online wird durch ein weißes „S“ auf türkisem Grund dargestellt. Er ist webbasiert aufgebaut und arbeitet mit sogenannten Websites. Stellen Sie sich eine Website im SharePoint wie einen Container vor, den Sie mit Inhalt füllen können. Die SharePoint-Website kann sehr unterschiedliche Objekte aufnehmen.

 

 

 

Ich habe bereits in früheren Artikeln auf den Unterschied zwischen OneDrive, OneDrive for Business und SharePoint Online hingewiesen.

Heute konzentriere ich mich auf den Ablageort SharePoint Online bzw. die SharePoint-Website. Die SharePoint-Website kann sehr unterschiedliche Objekte aufnehmen. Schauen wir uns die wichtigsten Objektarten an:

Dokumente (Ordner und Dateien)

Sobald Dateien mit mehreren Personen über einen längeren Zeitpunkt oder dauerhaft genutzt werden sollen, verwenden Sie in der Cloud als Ablageort SharePoint Online. Vereinfacht gesprochen übernimmt der SharePoint dann die Funktionen eines Dateiservers. Im Gegensatz zum Dateiserver verwaltet der SharePoint die Objekte (z.B. Ordner und Dateien) in Webseiten.

Für eine Website legen Sie die Personen (Mitglieder) fest, die lesend oder schreibend darauf zugreifen sollen. Alle Ordner und Dateien, die Sie anschließend in dieser Website speichern, bekommen die eingetragenen Zugriffberechtigungen der Website. Natürlich können die Inhalte dieser Website auch mobil mit einem Handy oder einem Tablet abgerufen und vor Ort, z.B. beim Kunden, bearbeitet werden. Die automatische Synchronisation sorgt zuverlässig dafür, dass der aktuelle Stand der Daten sowohl den Mitarbeiten im Außendienst oder im Homeoffice als auch den Mitarbeitern im Büro innerhalb kürzester Zeit (in aller Regel innerhalb einer Minute) zur Verfügung steht. Voraussetzung dafür ist auf beiden Seiten eine Anbindung an das Internet. Sowohl SharePoint Online als auch OneDrive erstellen automatisch Versionen der geänderten Dateien, die im Bedarfsfall auch wiederhergestellt werden können.

Wenn Sie mit Microsoft Teams arbeiten und ein neues Team erstellen, wird automatisch im Hintergrund eine Website für das neue Team angelegt. Diese Website wird als Teamwebsite bezeichnet. Der Ablageort für ihre Team-Dateien ist also immer der SharePoint, die Bearbeitung der Dateien selbst nehmen sie aber in der Regel in ihrer Teams Oberfläche vor.

Benötigen Sie keine Teams-Funktionen wie das Chatten und die Onlinebesprechungen, wollen aber die Möglichkeit nutzen, Dateien mit anderen Personen (auch Externen) zu teilen, können Sie für diese Anforderung in SharePoint eine Teamwebsite erstellen. Sollten Sie zu einem späteren Zeitpunkt feststellen, dass Sie doch mit den Personen chatten oder sich online besprechen wollen, können Sie jederzeit ein Team auf Basis dieser vorhandenen Website erstellen.

OneNote Notizbuch

Die Website kann auch als Speicherort für ein OneNote-Notizbuch dienen, auf das alle Mitglieder der Website Zugriff haben. Wurde die Website durch die Erstellung eines neuen Teams angelegt, wird automatisch ein OneNote-Notizbuch für das Team angelegt und in diese Teamwebsite gespeichert.

Das Team-Notizbuch lässt sich einfach in Microsoft Teams an eine Registerkarte anbinden.

Kalender

Besonders interessant ist die Möglichkeit, in einer Website einen Kalender zu hinterlegen. Diesen Kalender können Sie unproblematisch in Ihr Outlook einbinden und dort bearbeiten. Egal, ob Sie den Kalender in SharePoint oder in Outlook pflegen, der aktuelle Stand ist in beiden Anwendungen zu sehen. Mit einem Kalender in einer Website lässt sich z.B. ein Einsatzkalender für den Außendienst umsetzen. Als Disponent füllen Sie den Kalender in Ihrem Outlook und alle Mitarbeiter, die Zugriff auf diesen Kalender haben, sehen sofort, wann sie zu welchem Kunden fahren müssen. Die Informationen sind einfach über ein Handy oder ein Tablet abzurufen und werden bei Veränderungen automatisch synchronisiert.

Listen (Lists)

Listen in SharePoint ähneln Excel-Listen, mit denen Sie vielleicht schon gearbeitet haben. In einer Liste definieren Sie für einen bestimmten Bereich (z.B. Ressourcenverwaltung) Spalten, die Sie Informationen füllen. Die Informationen in den Spalten können sortiert, gefiltert und gruppiert werden. Die gefilterten und gruppierten Darstellungen können Sie als Ansicht speichern, am besten mit einem sprechenden Namen.

Mögliche Anwendungsbereiche für Listen:

  • Problemnachverfolgung
  • Ereignisablaufplan
  • Ressourcenverwaltung
  • Arbeitsstatus-Tracker
  • Inhaltsplaner
  • Projektauflistungen
  • Mediapläne
  • Abrechnungsdaten

Die erstellen Listen können auch einfach in ein vorhandenes Team eingebunden werden.

Ich habe mich in diesem Artikel bewusst auf diese vier Objektarten beschränkt. Natürlich kann SharePoint Online noch deutlich mehr als in diesem Artikel beschrieben.

Für diesen Artikel soll das erstmal reichen. Wenn Sie mehr zu den SharePoint-Websites und den Objektarten in Teams erfahren wollen, empfehle ich Ihnen mein Fachbuch über MS Teams.

 

 

 

MS Teams: Team oder Kanal?

„Wann macht die Nutzung von MS Teams Sinn?“

„Wann legt man in MS Teams ein Team und wann einen Kanal an?“

Diese Fragen werden mir immer wieder gestellt. Mit diesem Artikel möchte ich Ihnen eine Hilfestellung an die Hand geben. Klären wir zunächst einmal noch einmal die Begriffe:

Was ist ein Team?

Ein Team ist ein Bereich, in dem eine Gruppe von Personen gemeinsam Dateien bearbeiten und miteinander chatten kann. Alle Personen, die einem Team angehören, sind entweder Besitzer, Mitglieder oder Gäste. Sowohl Besitzer als auch Mitglieder und Gäste dürfen Dateien in ihrem Team anlegen, bearbeiten und löschen. Und das in allen Kanälen (Standardkanälen) im Team. Für jedes Team wird in SharePoint Online eine Teamwebsite angelegt, in der die Ordner und Dateien des Teams gespeichert werden.

Was ist ein Kanal?

Alle Dateibearbeitungen und alle Teamchats finden in Microsoft Teams immer in einem Kanal statt. Kanäle dienen damit der Abgrenzung einzelner Bereiche in einem Team. Kanäle in einem Team lassen sich mit Fernseh- oder Radiokanälen vergleichen. Sie haben viele Kanäle zur Auswahl, hören oder sehen aber nur einen Kanal, z. B. ihren Lieblingskanal.

Übertragen wir dieses Bild auf ein Team mit Kanälen in einem Unternehmen, so ist Ihr “Lieblingskanal” derjenige, in dem Sie mit Ihren Kollegen ihren gemeinsamen Tätigkeitsbereich bearbeiten, sowohl was den Austausch von Informationen über den Chat als auch das Bearbeiten von Dateien angeht. Sie können in den Kanälen der anderen Teammitglieder nachschauen, über welche Themen sich die Kollegen dort unterhalten oder mit welchen Dateien dort gearbeitet wird. Ob Sie es tun oder nicht, ist Ihre Entscheidung.

Und das macht den Charme von Kanälen aus: Ich kann die unterschiedlichen Tätigkeitsfelder in einem Team mit Kanälen abgrenzen und mich auf meinen Bereich konzentrieren, aber trotzdem über alle anderen Aktivitäten im Team informiert bleiben.

Mit der Erstellung eines Teams wird automatisch auch ein Kanal erstellt, der Kanal “Allgemein”. Er kann weder gelöscht noch umbenannt werden und hat folgende Funktionen:

  • Er dokumentiert im Team Aktionen wie Mitglieder und Gäste ins Team aufnehmen, Hochstufen von Mitgliedern zu Besitzern, Herabstufen von Besitzern zu Mitgliedern u.a.;
  • Alle Informationen, die kanalübergreifend im Team zur Verfügung gestellt werden sollen, werden hier gepostet;
  • Alle Dateien, die kanalübergreifend im Team zur Verfügung gestellt werden sollen, werden hier abgelegt;
  • Alle Apps (z. B. OneNote-Notizbuch, Planner-Aufgaben), die kanalübergreifend im Team zur Verfügung gestellt werden sollen, werden hier an eine Registerkarte gehängt

Neben der Unterscheidung zwischen einem Team und einem Kanal, unterscheidet Microsoft Teams zudem noch zwischen Standardkanälen und Privaten Kanälen.

Standardkanal

Alle Personen im Team dürfen in allen Standardkanälen chatten und Dateien gemeinsam bearbeiten. Für jeden Standardkanal wird in der Teamwebsite in SharePoint Online ein Ordner angelegt.

Privater Kanal

In einen privaten Kanal können Sie (nur) Personen aus einem bestehenden Team aufnehmen. Nur die Personen, die Mitglieder im privaten Kanal sind, können dort miteinander chatten und Dateien gemeinsam bearbeiten. Für jeden privaten Kanal wird eine separate Teamwebsite im SharePoint Online angelegt, die völlig unabhängig von der Teamwebsite ist, die zusammen mit dem Team angelegt wurde. Eine große Anzahl von privaten Kanälen im Team erschwert die Organisation und Administration der Teamwebseiten in SharePoint Online.

Angenommen, Sie haben ein Team mit 5 Standardkanälen und 4 privaten Kanälen. In SharePoint Online werden für dieses Team 5 Teamwebsites erstellt, die auch gepflegt werden müssen. Eine Teamwebsite für das Team mit allen Standardkanälen und für jeden privaten Kanal im Team eine separate Teamwebsite.

In Teams kann es mehrere Teams und darin wieder private und offene Kanäle geben.

 

Fragen zu stellen, ist eine einfache und wirksame Methode, um herauszufinden, wann Sie sich besser für ein Team, einen Standardkanal oder einen privaten Kanal entscheiden. Die folgenden Schemata sollen Ihnen eine grobe Orientierung geben.

Wann macht die Nutzung von MS Teams Sinn? 

©Helmut Gräfen, team babel AG

 

 Wann legt man in MS Teams ein Team und wann einen Kanal an?

©Helmut Gräfen, team babel AG

 

Mir ist klar, dass die beiden Schemata nicht alle möglichen Konstellationen abbilden. Die Leser des Blogs und ich freuen uns, von Ihren Erfahrungen und Vorgehensweisen zu erfahren.

Announcement – Neuer Speicherort für Meeting-Aufnahmen in Microsoft Teams

Microsoft gab jüngst bekannt, dass ab die Aufnahmen von Team-Meetings in Teams ab sofort in OneDrive und SharePoint (ODSP) anstatt bei Microsoft Stream gespeichert werden. Dabei wird diese Änderung schrittweise bis ins 1. Quartal 2021 ausgerollt.

Bisher werden solche Aufnahmen über den Enterprise-Videodienst Microsoft Stream abgespeichert. Seit dieser Woche können Admins die Speicherung der Aufnahmen in OneDrive und SharePoint anstatt bei Microsoft Stream aktivieren. Ende Oktober erhalten Meeting-Aufnahmen in OneDrive und SharePoint die Funktion, englische Untertitel über ein eigenes Transkriptions-Werkzeug anzeigen zu lassen. In der ersten November-Hälfte werden dann alle neuen Meeting-Aufnahmen in Teams automatisch in OneDrive und SharePoint gespeichert. Ab diesem Zeitpunkt müssen Admins die Speicherung in Stream aktiv einschalten.

Ab Januar 2021 können dann keine Aufnahmen mehr in Stream gespeichert werden. Alle Anwender müssen dann die Aufnahmen in OneDrive und SharePoint speichern.

Der Umzug von Stream zu ODSP erfüllt einen vielfachen Wunsch der Nutzer, Videoaufnahmen z.B. mit Dritten zu teilen. Zudem wird die Qualität der Transkription von Aufnahmen damit verbessert.

Ob eine Aufnahme in OneDrive oder SharePoint gespeichert wird, hängt davon ab, ob es sich um ein Meeting innerhalb eines Kanals handelt oder nicht. Kanal-Meetings werden in einem Ordner mit dem Namen „Aufnahmen“ innerhalb eines Ordners mit dem Namen des Kanals in der Teams Dokumenten-Bibliothek gespeichert.

Meetings außerhalb eines Kanals werden im OneDrive der Person abgespeichert, die den „Aufnahme“-Button gedrückt hat. Alle Teilnehmer eines Meetings außerhalb eines Kanals (außer externe Personen) erhalten dann automatisch einen Link zu der Aufnahme in OneDrive. Externe Personen müssen explizit zu der „Teilen-Liste“ hinzu gefügt werden.

Für Meeting innerhalb von Kanälen werden die Zugriffsberechtigungen über die Mitgliederliste und den Eigentümer des Kanals geregelt.

Announcement – Microsoft Teams hat jetzt neuen Informationsbereich und “pinned posts”

Microsoft kündigte vor Kurzem zwei Änderungen in Teams an, die Optik und die Usability für Nutzer angeht.

  1. Neuer Informationsbereich

Wenn man in Teams auf das Icon „Kanalinfo“ klickt, öffnet sich ein neuer Informationsbereich an der rechten Seite des Fensters. Darin werden dem Nutzer weitere Details zum Kanal wie die Kanalbeschreibung, Mitglieder und Letzte Aktivitäten angezeigt. Hier werden in Zukunft auf allgemeine Systemmeldungen angezeigt.

  1. Pinned Posts

Die zweiter Neuerung bezieht sich auf die Funktion, Nachrichten aus dem Chat zu „pinnen“, also zu fixieren. Diese werden dann im neuen Informationsbereich für alle so lange angezeigt, bis der betreffende Nutzer sie wieder „löscht“.  Damit werden wichtige Infos und Nachrichten dauerhaft für alle Mitglieder sichtbar.

Diese Funktion wird Ende September eingeführt und ist bis Ende Oktober für alle Teams ausgerollt.