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Microsoft bringt verbesserte Suchergebnisseite in Teams an den Start

Manchmal sind es die kleinen Änderungen, die bei der täglichen Arbeit große Effekte erzielen. Nutzer von Microsoft Teams werden sich freuen, dass Microsoft eine optimierte Suchergebnisseite für die Desktoplösung von Teams angekündigt hat.

Bisher wurde die Ergebnisse einer Schlagwortsuche dort in einer schmalen Spalte auf der linken Seite angezeigt. Erst mit Klick auf die Ergebnisse in der Liste werden Details zum Suchergebnis im Hautfenster aufgerufen.

Quelle: Microsoft

Mit der Änderung, die Anfang November ausgerollt wird, werden die Suchergebnisse im Hauptfenster angezeigt. Dazu kann man die Ergebnisse nach Nachrichten, Personen und Dateien filtern.

Quelle: Microsoft

Endlich kommt die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Teams-Gespräche

Microsoft beginnt jetzt endlich mit der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (end-to-end encryption bzw. E2EE) der 1:1 VoIP-Gespräche in Teams. Nachdem diese State-of-the-Art-Verschlüsselung von Nachrichten eigentlich für die erste Jahreshälfte angekündigt war, will der Konzern Anfang nun Oktober, spätestens im November 2021 damit starten.

Administratoren werden dann in ihren Einstellungen für Teams die E2EE für eine Gruppe von Nutzern oder den gesamten Tenant aktivieren können. Diese Option ist standardmäßig deaktiviert.

Falls von den Administratoren erlaubt, finden die Nutzer in ihren Teams-Einstellungen im Bereich Datenschutz eine weitere Option zum Aktivieren der E2EE für Gespräche. Diese ist standardmäßig deaktiviert.

Quelle: Microsoft

Wichtig:

Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung funktioniert nur, wenn beide Teilnehmer eines Gesprächs E2EE aktiviert haben. Nutzer sollten beachten, dass verschlüsselte Gespräche nur Basisfunktionen beinhalten, erweiterte Funktionen wie Mitschnitte, Gesprächsübertragung auf andere Geräte, Fußnoten etc. stehen in den E2EE-Gesprächen nicht zur Verfügung.

Die Funktion wird zunächst nur für Teams-Desktop und mobile Geräte zur Verfügung stehen.

Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Online-Meetings in Teams folgt dann später.

 

Microsoft kündigt neue Teams App “Polls” an

Umfragen sind eine feine Sache, um die aktuelle Meinung anderer Personen zu einem Thema zu sammeln. Beliebt sind die Live-Umfragen beispielsweise während eines Online-Meetings. Microsoft bietet mit der App „Forms“ seit längerer Zeit eine Möglichkeit an, in wenigen Sekunden Umfragen, Quiz und Abstimmungen durchzuführen, auch innerhalb von Teams.

Leider hat sich herausgestellt, dass die Kunden die umfangreichen Funktionen der Forms-App zur Erstellung von Umfragen in Teams nicht kennen und deshalb nicht nutzen. Forms wird – wie der Name sagt – in den Köpfen der Anwender immer mit der Erstellung von Formularen verknüpft, aber nicht mit der Erstellung von Umfragen.

Deshalb reagiert Microsoft jetzt und kündigt die App „Polls“ (Originalname) für Teams an. Das Witzige daran: Die neue App wird die gleichen Umfrage-Funktionen haben wie die Forms-App in Teams, nur einen neuen, eingängigeren Namen sowie das Teams-Logo. Die App ist quasi alter Wein in neuen Schläuchen.

Die neue App wird ab Mitte Oktober zunächst in Teams-Meetings und später auch in Chats zur Verfügung stehen. Mit dem Ende der Einführung Mitte November wird die Original-Forms-App für die Nutzung in Teams-Meetings deaktiviert. Die Nutzung in Chats wird Ende Dezember geschlossen. Ältere, mit der Original Forms-App erstellte Umfragen, Quiz und Abstimmungen werden in die neue „Poll“-App migriert, bleiben also erhalten und können z. B. über das Forms-Portal http://forms.office.com angesehen werden.

Die eigentliche Forms-App bleibt auch erhalten und kann weiterhin als Kanal-Tab in Teams eingebunden werden.

Das neue Microsoft Whiteboard kommt

Microsoft hat für Herbst 2021 ein von Grund auf erneuertes Whiteboard angekündigt. Die Neuerungen konzentrieren sich auf fünf Schlüsselbereiche:

  • neue Benutzeroberfläche,
  • erweiterte Microsoft 365-Integration,
  • geführte Zusammenarbeit,
  • neue Inhaltstypen,
  • einfacheres, effizienteres Arbeiten.

Neue, einheitliche und geräteübergreifende Benutzeroberfläche

Wichtigste Neuerung ist die Vereinheitlichung der neuen Benutzeroberfläche auf allen Geräten und Plattformen (Windows, Mac, iOS, Android). Damit ist es in Zukunft völlig egal, ob Sie mit der Windows 10 App, der Web-App, in Teams, auf einem Surface Hub oder auf einem Smartphone oder Tablet mit dem Whiteboard arbeiten. Die tiefe Integration in Microsoft 365 sorgt für eine Synchronisation Ihrer Arbeiten über alle Geräte und Plattformen. Beginnen Sie auf dem Tablet und setzen Sie Ihre Arbeit am PC oder am Surface Hub fort. Jede Ihrer Änderung sind sofort für alle anderen Personen in Ihrem Team sichtbar.

Hilfreich ist auch, dass das Whiteboard innerhalb von Teams nun nicht mehr nur in Besprechungen, sondern auch in Chats und Kanälen verwendet werden kann.

Neue Funktionen (Auswahl)

Collaboration Cursor

Microsoft bringt mit dem neuen Whiteboard eine Reihe neuer Funktionen an den Start, die die Zusammenarbeit im Team verbessern. Hier ist z. B. der „Collaboration Cursor“ zu nennen. Dieser zeigt an, was und wo andere Mitarbeiter auf dem Whiteboard gerade arbeiten.

Laserpointer

Wer die Aufmerksamkeit seiner Kollegen auf einen bestimmten Inhalt lenken möchte, kann dafür einen neuen virtuellen Laserpointer verwenden.

Neue Vorlagenbibliothek

Ein neues Whiteboard in der App ist immer leer. Elemente müssen von Hand in teilweise mühsamer Kleinarbeit angelegt werden. Microsoft bietet nun eine Reihe von fertigen Vorlagen für die gängigsten Business-Szenarien wie Brainstorming, Problemlösung, Projektplanung mit Kanban, SWOT-Analysen und effiziente Workshops an, um den Einstieg so einfach wie möglich zu machen. Im Endausbau sollen es 30 Vorlagen sein.

Wer nicht gleich eine ganze Vorlage nutzen möchte, kann bereits fertige Listen z. B. für die Aufgabenverteilung im Team nutzen. Microsoft nennt diese Elemente „Fluid Components“.

Integration von Dateien

Demnächst können auch andere Dateien z. B. aus Powerpoint, Word oder PDF-Dateien in ein Whiteboard integriert werden.

Volle Stiftunterstützung

Microsoft Teams bietet im Zusammenspiel mit dem neuen Whiteboard nun volle Stiftunterstützung. Damit lässt sich auf dem Whiteboard per Eingabestift zeichnen. Mittels der Formerkennung werden schnell gezeichnete Formen automatisch gerade gezogen. Auch handschriftliche Notizen werden erkannt, allerdings ist diese Funktion noch ausbaufähig.

Wer keinen Stift zur Hand hat, für den wird Microsoft das Skizzieren per Maus oder Trackpad vereinfachen, indem beispielsweise Formen besser erkannt und auch hier kleine Ausrutscher automatisch korrigiert werden.

Notizen-Raster

Wer bereits mit dem Whiteboard arbeitet, kennt das lästige Problem. Die Sticky Notes (Notizen) wollen einfach nicht eine optisch ansprechende Reihe und Spalte rutschen. Hierfür bietet Microsoft jetzt die Funktion der Auto-Layout-Raster mit Notizen-Raster an.

Start des Fluid Frameworks

Ein weiterer neuer Inhaltstyp sind Komponenten aus dem Fluid Framework. Das neue Fluid-Framework ermöglicht die Zusammenarbeit an dynamischen Inhalten und verbundenen Komponenten, die zur selben Zeit App-übergreifend genutzt werden können. Tabellen, Diagramme und Aufgabenlisten gelangen so auf kürzestem Weg in die Outlook-Webversion, in OneNote Notizbücher oder eben demnächst in ein Whiteboard.

Export-Funktionen

Ein fertiges Whiteboard kann abschließend als einfaches Bild (.png) oder als Bild in hoher Qualität (.svg) exportiert werden. Zudem lassen sich die Inhalte samt Bild in einer E-Mail-Zusammenfassung versenden oder in einem Team veröffentlichen.

Read-Only Modus für Schul-Konten

Lehrer und Trainer können festlegen, dass Schüler und Studenten nur lesend auf ein Whiteboard zugreifen können. Das kann bei bestimmten Unterrichtsformen Sinn machen.

Rollout

Aktuell werden die Web-App und die Applikation in Teams mit neuen Funktionen versorgt. Diese sollen bis Ende September für alle Nutzern automatisch verfügbar sein. Die nativen Apps für Windows 10, Surface Hub, Android und iOS sollen dann im Oktober aktualisiert werden. Einige Funktionen sind als „Vorschau“ bereits jetzt nutzbar.

 

 

 

Wichtige Änderungen für OneDrive Sync-Client und Outlook für iOS und Android

Microsoft räumt auf. In den letzten Tagen wurden einige Nachrichten und Updates bzgl. der Beendigung diverser Services bekanntgegeben. Wir fassen zusammen:

  • Die Unterstützung und Pflege des OneDrive Desktop-Sync-Clients (OneDrive for Business) endet am 10. September für macOS Sierra 10.12 and macOS High Sierra 10.13. Damit werden nur noch die drei letzten Versionen von macOS unterstützt und mit Updates versorgt. Nutzer, die den OneDrive Desktop Sync-Client auf macOS nutzen, müssen also mindestens macOS Mojave 10.14 oder höher verwenden.
  • Outlook für iOS und Android wird ab 13. September nicht mehr mit Kalendern von Facebook, Meetup und Evernote synchronisiert.
  • Ab 20. August wird der OneDrive Desktop-Sync-Client (OneDrive for Business) nicht mehr auf Windows Server 2008 R2 unterstützt.

Nutzer, die diese Anwendungen einsetzen, müssen bis zum jeweils genannten Datum reagieren.

Änderungen bei der Aufzeichnungsfunktion für Teams-Besprechungen

Microsoft werkelt kräftig an neuen Funktionen für Online-Meetings / Online-Besprechungen in Teams. Im ersten Schritt kam die große Umstellung der Speicherorte von Aufnahmen der Besprechungen. Früher wurden diese in Microsoft Stream gespeichert, seit Januar 2021 werden die Aufnahmen standardmäßig entweder in OneDrive oder SharePoint (ODSP) gespeichert. Der Ort hängt davon ab, ob es sich um Besprechungen handelt, die aus einem Kanal gestartet wurden oder nicht. Bei ersterem werden die Aufnahmen in einem Ordner „Aufnahmen“ in SharePoint gespeichert. Bei letzterem werden die Aufnahmen hingegen im OneDrive derjenigen Person gespeichert, die den Aufnahme-Button geklickt hat, dort ebenfalls in einem Ordner „Aufnahmen“. Der alte Speicherort konnte bisher nur durch eine Einstellung des Admins überschrieben werden. Seit August ist auch diese Option nicht mehr verfügbar. Alle Aufnahmen werden nun in ODSP gespeichert.

Damit werden auch einige neue Funktionen im Zusammenhang mit den Aufnahmen von Teams-Besprechungen freigeschaltet. So können die Aufnahmen allen Gästen und externen Teilnehmern der Besprechung zur Verfügung gestellt werden.

Dabei bekommen alle Besprechungsteilnehmer außerhalb eines Kanals automatisch einen Link zur Aufnahme – ausgenommen sind nur die externen Teilnehmer. Diese müssen explizit vom Organisator der Besprechung oder vom Initiator der Aufnahme zur Verteilerliste hinzugefügt werden.

Bei Besprechungen innerhalb eines Kanals wird der Zugriff über die Mitgliederliste des Kanals gesteuert. Ganz frisch ist die Funktion, den Download einer Aufnahme zu blockieren. Wenn der Download der Aufnahme gesperrt wurde, haben nur die Besitzer eines Kanals volle Zugriffsrechte auf die Aufnahmen, alle Mitglieder besitzen nur Leserechte.

Neu ist auch die Funktion der Live-Transkription von Besprechungen in Echtzeit via künstliche Intelligenz. Die Dateien können dann ebenfalls später runtergeladen werden – entsprechende Einstellungen der Teams-Admins vorausgesetzt.

Damit die Aufnahmen nicht ewig in OneDrive oder SharePoint verweilen, führt Microsoft für Aufzeichnungen und Live-Transkriptionen ein Ablaufdatum zum automatischen Löschen einführen. Dabei werden die Besprechungsaufzeichnungen auf Wunsch direkt ab Werk mit einem Ablaufdatum versehen, dessen Frist standardmäßig bei 60 Tagen liegt. Laut aktuellen FAQ-Dokumenten ist es Microsofts Hauptintention, den Speicherplatz in der Cloud (z.B. OneDrive) zu bereinigen. Etwa 400 MB pro Stunde werden von einer solchen Aufzeichnung in Anspruch genommen.

Administratoren und mit entsprechenden Rechten ausgestattete Nutzer können das Ablaufdatum von Meeting-Aufzeichnungen vorab und nachträglich verändern, gelöschte Sitzungen aus dem Papierkorb wiederherstellen oder auch das Ablaufdatum entfernen. Die Einführung dieses neuen Features wird im Laufe des Septembers erwartet.

„Project Moca“ aka Outlook Spaces zieht bei der Outlook Web-App ein

Im vergangenen Jahr probierte sich Microsoft an einem eigenen Projekt-Management-Tool mit Namen “Project Moca” aka Outlook Spaces. Es handelt sich um eine Canva-Oberfläche ähnlich dem Microsoft Whiteboard, nur, dass man nicht darauf schreiben kann. Nutzer können aber Haft-Notizen, Aufgaben aus To-Do, Karten, E-Mails, Termine, OneNote Notizen, OneDrive Dokumente und Orte darauf ablegen und organisieren. Nutzer des Microsoft Planners erkennen sofort die mögliche Verwendung des Kanban-Prinzips, wie es auch im Planner zum Einsatz kommt. Mit Outlook Spaces haben Nutzer alle Elemente eines Arbeitstages oder eines Projekts auf einem Blick auf einer Oberfläche.

Öffnen können Sie “Projekt Moca” übrigens über das Outlook Webmenü oder folgenden Link:
https://outlook.live.com/spaces (Microsoft Konto erforderlich).

Warum wir diesen alten Hut wieder hervorholen? Weil Microsoft das “Projekt Moca” nun in die Outlook Web-App integriert hat.

Wenn Sie nun die Outlook Web-App öffnen und in die Kalender-Ansicht gehen, finden Sie eine Option mit dem Namen „Board“.

Dort findet man ein automatisch erstelltes Board mit dem Standard-Kalender, den Aufgaben und einer leeren Notiz. Auf der linken Seite finden Sie ein Menüband mit den Punkten E-Mail, Kalender, Personen, Dateien, Aufgaben sowie den anderen Microsoft Apps Word, Excel, PowerPoint, OneNote und Yammer.

Man die entsprechenden Elemente im Board per Drag & Drop umsortieren, vergrößern oder verkleinern und neue hinzufügen. Eine feine Sache. Wir dürfen gespannt sein, wie es weiter geht mit „Project Moca“ aka Outlook Spaces und Outlook.

Neuerscheinung: Effektives Arbeiten mit MS Teams, OneNote, Outlook & Co.

Ende Juni ist mein neues Buch „Effektives Arbeiten mit MS Teams, OneNote, Outlook & Co.“ erschienen. Nach dem Erstlingswerk über Microsoft Teams widme ich mich nun dem gesamten Microsoft 365/Office 365-Universum. In dem neuen Buch erfahren Sie alles Wichtige für eine effiziente Zusammenarbeit und Selbstorganisation mit MS Teams, Outlook, OneNote, OneDrive & Co.

Meiner Erfahrung nach ist Office 365 bzw. Microsoft 365 zwar in vielen Unternehmen Standard, doch häufig wird längst nicht das Potenzial aller Programme voll ausgeschöpft. Das Cloud-Paket bietet insbesondere für die effektive Zusammenarbeit sowie für die Selbstorganisation und das Zeitmanagement enorm viel Unterstützung. In meinem Buch zeige ich Ihnen, welche Programme und Funktionen dafür besonders geeignet sind. Dabei konzentriere ich mich auf den Einsatz von Teams, Outlook, OneNote, Planner, To-do und Lists sowie OneDrive und SharePoint.

Sie erfahren, wie Sie die Programme optimal in Ihren Arbeitsalltag integrieren und bestmöglich miteinander kombinieren. So erhalten Sie effektive Arbeitserleichterungen wie z. B. das Umwandeln von E-Mails in Aufgaben mit To-do, das Teilen von Dateien im Team mit OneDrive oder die Integration von OneNote-Notizbüchern, OneDrive-Dateien und mehr in Teams.

Alle Funktionen werden anhand von Screenshots Schritt für Schritt erklärt. Zahlreiche Tipps für den praktischen Einsatz helfen dabei, typische Fehler zu vermeiden und Microsoft/Office 365 optimal im Berufsalltag einzusetzen.

Zu jedem Programm finden Sie darüber hinaus einen Überblick über die Funktionen der mobilen Variante für Android und iOS. So können Sie auch unterwegs an Ihre gewohnte Arbeitsstruktur anknüpfen und effektiv arbeiten.

Ihr Helmut Gräfen

 

Gewinnspiel

Wir verlosen fünf, von mir signierte Exemplare des neuen Buches unter allen, die uns in einem Kommentar schreiben, welches Tool aus dem Microsoft 365-Werkzeugkasten wir demnächst näher vorstellen sollen. Alternativ: Welches konkrete Problem Sie im Zusammenhang mit Microsoft 365 plagt.
Wichtig: Bitte hinterlassen Sie Ihre E-Mail-Adresse im Kommentar, damit wir Sie im Fall des Gewinns benachrichtigen können.

Das Gewinnspiel läuft bis 31.7.2021. Danach werden unter allen Kommentaren fünf Exemplare des Buches verlost. Bei mehr als fünf Kommentaren entscheidet das Los. Die Zustellung erfolgt auf dem Postweg, nachdem die Gewinner uns Ihre Postadresse mitgeteilt haben.

Microsoft errichtet eine EU-Datengrenze in der Cloud

Das Thema Datenschutz hat uns bereits mehrfach beschäftigt, weil auch Microsoft als US-Konzern zu denjenigen Anbietern gehört, die von den EU-Datenschützern mächtig unter Druck gesetzt wurden. Zuletzt sorgte das Urteil des Europäische Gerichtshofs (EuGH) von Juli 2020, in dem die Datenschutzvereinbarung „Privacy Shield“ zwischen der EU und den USA für ungültig erklärt wurde, für hohe Wellen.

Schon vergangenes Jahr gab sich Microsoft selbstbewusst, was die Konformität der Microsoft-Clouddienste mit den europäischen Datenschutzregeln betrifft. Man beteuerte stets, alle diese Regeln zu erfüllen. Nun geht der Konzern doch noch einen Schritt weiter und errichtet eine EU-Datengrenze für seine Clouddienste. Alle europäischen Kunden von Azure, Dynamics und Microsoft 365 sollen sich darauf verlassen können, dass ihre Daten auch wirklich in der EU bleiben. Bis Ende 2022 soll der Plan in die Tat umgesetzt sein.

Vor wenigen Wochen veröffentlichte man dieses Statement:

Wir haben heute ein wichtiges Versprechen für unsere Kunden in Europa gegeben. Microsoft wird es in der EU ansässigen Kunden aus dem öffentlichen Sektor und Unternehmenskunden künftig ermöglichen, all ihre Daten innerhalb der EU zu verarbeiten und zu speichern. In anderen Worten: Wir werden keine Daten dieser Kunden aus der EU heraus transferieren müssen. Diese Zusage gilt für alle zentralen Cloud-Dienste von Microsoft – Azure, Microsoft 365 und Dynamics 365. Mit dieser Maßnahme gehen wir über unsere bestehenden Zusagen bei der Datenspeicherung hinaus. Wir sprechen von einer „EU Data Boundary for the Microsoft Cloud“, einer EU-Datengrenze für unsere Cloud-Lösungen.

Während der Umsetzung dieses ehrgeizigen Plans möchte man eng mit Kunden und Datenschützern zusammenarbeiten. So will man verhindern, dass es danach erneut Beschwerden gibt.

Microsoft habe bereits mit den technischen Vorbereitungen begonnen, damit die zentralen Cloud-Services so schnell, wie möglich sämtliche personenbezogenen Daten der Unternehmenskunden und Kunden der öffentlichen Hand nur noch in der EU speichern und verarbeiten können, wenn diese wünschen. Diese Änderungen umfassen alle personenbezogenen Daten in Diagnosedaten sowie in Daten, die von unseren Services automatisch generiert werden. Eingeschlossen sind auch personenbezogene Daten, die wir zur Bereitstellung von technischem Support verwenden.

Um die EU-Datengrenze für die Microsoft-Cloud aufzubauen, werde Microsoft der Meldung nach nochmals erhebliche Investitionen in eine europäische Rechenzentrums-Infrastruktur tätigen. Dazu werden neben bereits vorhandenen Rechenzentren weitere aufgebaut. Am Ende wird es Rechenzentren in diesen 13 EU-Ländern geben: Deutschland, Österreich, Frankreich, Dänemark, Griechenland, Irland, Italien, die Niederlande, Norwegen, Polen, Spanien, Schweden und die Schweiz.

Das gesamte Statement können Sie hier lesen.

Besprechungsoptionen für eine Online-Besprechung in Teams

Derzeit werden Online-Besprechungen, -Schulungen und -Unterrichtseinheiten via Teams immer beliebter. Ähnlich wie bei anderen Onlinemeeting-Angeboten ist ein Besprechungstermin schnell anberaumt und durchgeführt – geplant oder spontan. Doch Teams bietet eine Menge an Konfigurationsmöglichkeiten für eine Online-Besprechung, die vielen Nutzern noch gar nicht bekannt sind. Das wollen wir heute ändern.

Über diese Optionen für eine Online-Besprechung legen Sie z. B. fest, ob die eingeladenen Personen den Wartebereich selbst umgehen können oder sie nur von Ihnen, der Besprechungsleitung, aus dem Wartebereich in die Besprechung hineingenommen werden können. Möchten Sie, dass nur Sie Inhalte während der Besprechung freigeben können? Auch das können über die Besprechungsoptionen steuern.

Teams oder Outlook

Grundsätzlich stehen Ihnen zwei Wege zur Verfügung, die Optionen einer Online-Besprechung zu definieren: über Outlook oder über Teams.

Besprechungsoptionen für eine Online-Besprechung, die über Outlook geplant wird

Um eine Online-Besprechung über Outlook zu planen, Öffnen Sie Ihrem Kalender das Menü Start. Klicken Sie auf den Button Neue Elemente und anschließend auf den Menüpunkt Besprechung.

An Teams-Besprechung teilnehmen

Sind Office 365 und Teams in Ihrem Unternehmen eingerichtet, so wird diese Kachel automatisch in der Besprechungsanfrage von Outlook anzeigt. Ein Klick auf diese Kachel erzeugt 2.

Klicken Sie hier, um an der Besprechung teilzunehmen

Mit einem Klick auf diesen Link gelangen die eingeladenen Personen in die Online-Besprechung. Die Online-Besprechung ist allerdings keinem Kanal in Teams zugeordnet. Microsoft Teams dient hier lediglich als technische Plattform, um die Online-Besprechung möglich zu machen.

Besprechungsoptionen

Im April 2021 ist dieser Button neu hinzugekommen. Nach dem Klicken müssen Sie leider noch einmal den Menüpunkt Meeting Options anklicken, damit das Optionsfenster angezeigt wird.

Folgendes können Sie hier festlegen:

Wer kann den Wartebereich umgehen?

Eingeladene Besprechungsteilnehmer können schon vor dem eigentlichen Beginn der Besprechung auf den Link klicken. Sie gelangen dann in den Wartebereich. Hier können Sie definieren, wie mit dem Wartebereich umgegangen werden soll. Als Standardwert ist Personen in meiner Organisation und Gäste ausgewählt.   Je nach der Art der Besprechung empfehle ich Ihnen, hier den passenden Umgang mit dem Wartebereich individuell zu steuern. Das bewahrt Sie vor unangenehmen Überraschungen und Sie behalten die Steuerung Ihrer Besprechung in der Hand.

Auswahl Auswirkung Empfohlene Anwendung
Jeder Jede Person, die über den Besprechungslink verfügt, kann sofort in die Besprechung eintreten, auch die Personen, die sich per Telefon einwählen. Definitiv keine sinnvolle Auswahl. Sie geben die Steuerung der Besprechung ohne Not aus der Hand.
Personen in meiner Organisation bzw. vertrauenswürdigen Organisationen und Gäste Nur Personen in Ihrer Organisation und externe Gäste aus vertrauenswürdigen Organisationen umgehen den Wartebereich und treten sofort in die Besprechung ein. Wenn Sie keine Kenntnisse darüber haben, welche Organisationen in Ihrem Unternehmen als vertrauenswürdig eingestuft wurden, hat die Einstellung eher den Charakter einer Wundertüte.
Personen in meiner Organisation und Gäste

(Standardeinstellung)

Nur Personen in Ihrer Organisation umgehen  den Wartebereich und treten sofort in die Besprechung ein. Für eine Besprechung mit kleinem Teilnehmerkreis kann die Einstellung sinnvoll sein. Falls Sie maximale Kontrolle über Ihre Besprechung haben wollen, ist die Auswahl Nur ich besser geeignet.
Nur ich Als Besprechungsorganisator können nur Sie direkt in die Besprechung eintreten. Alle anderen Teilnehmer warten im Wartebereich. Diese Auswahl empfehle ich Ihnen als Standardeinstellung.

Anrufer den Wartebereich immer umgehen lassen

Die Einstellung betrifft nur die Personen, die sich per Telefon in die Besprechung einwählen. Die Standardeinstellung ist Nein.

Ankündigen, wenn Anrufer beitreten oder verlassen

Sie werden darüber informiert, wenn Personen, die sich per Telefon in die Besprechung einwählen, der Besprechung beitreten wollen oder sie verlassen. Die Standardeinstellung ist Ja.

Wer kann präsentieren?

Teams unterscheidet in Online-Besprechungen zwischen zwei Rollen: Referent und Teilnehmer. Wenn Sie mehr zu Rollen in Online-Besprechungen wissen möchte, empfehle ich Ihnen den folgenden Microsoft-Link . Diese Einstellung hier bezieht sich auf dieses Rollenkonzept. Die Standardeinstellung ist Jeder.

Auswahl Auswirkung Empfohlene Anwendung
Jeder Jeder, der Zugriff auf den Besprechungslink hat, wird als Referent an der Besprechung teilnehmen.

 

Definitiv keine sinnvolle Auswahl. Sie geben die Steuerung der Besprechung ohne Not aus der Hand.
Personen in meiner Organisation Nur Personen Ihrer Organisation sind automatische Referenten. Externe Personen haben die Rolle Teilnehmer. Aus meiner Sicht auch keine sinnvolle Auswahl. Im Vorfeld sind Absprachen nötig, damit ein solches Konstrukt störungsfrei und ohne Überraschungen abläuft.
Bestimmte Personen Nur die Personen, denen Sie aus der Liste der eingeladenen Personen die Rolle des Referenten zuweisen. Alle anderen Personen haben die Rolle Teilnehmer. Mit dieser Option können Sie während der Besprechung entscheiden, ob außer Ihnen weitere Personen Referenten werden sollen.
Nur ich Nur der Organisator wird als Referent fungieren. Alle anderen Personen haben die Rolle Teilnehmer. Diese Auswahl empfehle ich Ihnen als Standardeinstellung. In Kombination mit der Funktion Bestimmte Personen sind Sie für alle Anforderungen gut gerüstet.

Teilnehmern das Aufheben der Stummschaltung gestatten

Die Standardeinstellung ist Ja. Auch hier gilt wieder: Falls Sie maximale Kontrolle über Ihre Besprechung haben wollen, setzen Sie die Einstellung auf Nein.

Reaktionen zulassen

Reaktionen sind im Standard immer zugelassen. Mit Reaktionen sind die Livereaktionen in einer Teams-Besprechung gemeint, die nach dem Anklicken für ca. 10 Sekunden auf dem Bildschirm angezeigt werden.

Besprechungsoptionen in der Online-Besprechung selbst in Teams einstellen

Die Optionen, die ich für die Besprechungsplanung in Outlook beschrieben habe, können Sie auch in der Besprechung in Teams selbst einstellen oder die über Outlook definierten Optionen noch einmal verwenden.

 Drei-Punkte-Menü

Hier finden Sie unter anderen Einstellungsmöglichkeiten die Besprechungsoptionen.

Besprechungsoptionen

Die Optionen, die Sie hier für Ihre Besprechung definieren, sind mit denen aus Outlook fast zu 100% identisch.

Mit Hilfe dieser Optionen können Sie genau die Rahmenbedingungen der Online-Besprechung sowie die Rechte der Teilnehmer steuern. Werfen Sie bei der Planung Ihres nächsten Online-Meetings doch mal einen Blick in die Optionen. Es lohnt sich.