Mit Microsoft Loop ins Zeitalter der modernen Zusammenarbeit

Haben Sie schon von Microsoft Loop gehört? Falls nicht, möchte ich Ihnen heute eine erste Einführung geben in die „neue Art der digitalen Zusammenarbeit innerhalb des Microsoft Office 365-Universums“.

Es handelt sich laut Microsoft um nicht weniger als „ein transformatives Co-Creation-Erlebnis, das Teams, Inhalte und Aufgaben über Ihre Tools und Geräte hinweg zusammenbringt“.

Im Grunde kann Loop als eine weitere Projektverwaltung angesehen werden, die Sie vielleicht aus Notion, Evernote, Asana, Trello, Google Docs und Slack her kennen. Die Idee ist, die Inhalte aus allen Apps Microsoft 365 wie Teams, Outlook, Word, Excel, To-Do und Co. in einer App zu vereinen. Die enge Verzahnung der verschiedenen Microsoft 365 Apps ist auch der große Unterschied zur Konkurrenz.

Drei Elemente

Microsoft Loop besteht aus drei Elementen: übergeordnete Loop-Arbeitsbereiche, Loop-Seiten und Loop-Komponenten für die konkrete Zusammenarbeit.

1. Loop-Arbeitsbereiche

Ein Arbeitsbereich (engl. Workspace) ist der Ort in der Loop-App, an dem alle projektbezogenen Informationen, die für Ihr Projekt wichtig sind, angezeigt und gruppiert werden können. So wie Teams und Kanäle in Microsoft Teams organisiert sind, werden in diesen zentralen Übersichten die Loop-Seiten und Loop-Komponenten eines Projekts gesammelt. Hier kann alles, was wichtig ist, angezeigt und eingebunden sowie das Ganze flexibel gruppiert werden – auch Daten von anderen Microsoft 365-Apps.

Ein Arbeitsbereich (engl. Workspace) ist der Ort in der Loop-App, an dem alle projektbezogenen Informationen angezeigt und gruppiert werden können. Bild: Microsoft

Der Arbeitsbereich macht es Ihnen leichter, den Überblick über die Arbeit der einzelnen Beteiligten zu behalten, auf die Ideen anderer zu reagieren oder den Fortschritt hinsichtlich gemeinsamer Ziele zu verfolgen.

Er bietet Ihnen eine übersichtliche Fortschrittsverfolgung und schnelle Reaktion auf Änderungen. Dafür gibt es unter anderem Benachrichtigungen, ein Hervorheben der Änderungen, Statusanzeigen oder auch klassische Aufgabenlisten.

2. Loop-Seiten

Loop-Seiten sind flexible Zeichenbereiche (Canvas), in denen Sie Ihre Komponenten anordnen und in die Sie weitere nützliche Elemente wie Dateien, Links oder Daten ziehen können, um Teams beim Denken, Verbinden und Zusammenarbeiten zu unterstützen. Die Seiten sind für gemeinsames Denken und Arbeiten optimiert. Sie können zu Beginn klein sein und wachsen automatisch flexibel mit dem Projekt mit. Sie sind immer genau so groß wie der Inhalt.

Loop-Seiten sind die Flächen, auf denen Sie Ihre Elemente anordnen und gruppieren. Bild Microsoft

3. Loop-Komponenten

Die Loop-Komponenten sind die eigentliche Innovation in diesem neuen Produkt. Loop-Komponenten ist die Weiterentwicklung der vor einigen Jahren eingeführten Fluid-Komponenten. Sie werden von Microsoft auch als „Schleifenkomponenten“ oder „Komponentenschleifen“ bezeichnet (das englische „loop“ bedeutet auf Deutsch u. a. „Schleife, Ring“). Es handelt sich um kleinste Produktivitätseinheiten, die Sie bei Chats, E-Mails, Besprechungen, Dokumenten oder auf einer Loop-Seite bei der Zusammenarbeit und beim Erledigen von Aufgaben im Arbeitsablauf unterstützen.

Eine Loop-Komponente kann z. B. eine gemeinsame Brainstorming-Tabelle für die Projektplanung oder Abstimmung sein, eine Aufgabenliste für die Aufgabenaufteilung in einem Projekt oder ein Chat-Thread für die asynchrone Absprache im Projektteam. Das Besondere daran ist, dass diese Komponenten als eine Fluid-Datei in der Cloud abgespeichert werden (im OneDrive-Konto des Erstellers) und dadurch ganz einfach geteilt und vervielfältigt (geklont) werden können.

Anwender können diese gleichzeitig verwendbaren Klone nun an mehreren Orten und in verschiedenen Anwendungen (zum Beispiel Teams oder Outlook) einbinden. Da die Klone immer mit dem Original verbunden sind, werden alle automatisch synchronisiert, wenn ein Klon geändert wird. Auf diese Weise werden Datensilos zwischen einzelnen Tools beseitigt und man arbeitet in jeder App und jedem Bereich automatisch mit den neuesten Daten und Informationen. Die Fluid-Loop -Komponenten sind somit hochflexibel.

Klingt alles noch sehr abstrakt, oder?

Im Grunde schafft Microsoft eine neue Oberfläche, um bisher in verschiedensten Microsoft 365-Anwendungen erstellte Informationen in Form von Notizen, Tabellen, Listen und Dateien zentral einem Ort zu organisieren. Dadurch können Benutzer auf eine strukturierte Art und Weise wichtige Informationen zu Projekten sammeln und zentral verwalten.

Loop ist also eine Art Hub, in dem verschiedene Arten von Inhalten und Informationen zusammengeführt werden können.

Die Oberfläche bietet – wie wir es bereits von anderen Microsoft-Apps kennen, Kommentar- und Feedback-Funktionen, die den Austausch und die Diskussion von Ideen ermöglichen.

Der Clou ist, dass die in einer Loop-Seite erstellten und/oder gesammelten Loop-Komponenten wiederum in anderen Microsoft-Anwendungen wie Teams, Outlook und SharePoint eingebunden werden, stets mit der Verknüpfung nach Hause (zur Loop-Komponente).

Da Loop eine cloudbasierte Plattform ist, ermöglicht sie Benutzern, von überall aus auf ihre Projekte und Informationen zuzugreifen. Das bedeutet, dass Teams auch dann zusammenarbeiten können, wenn sie nicht am selben Ort sind.

Ein Beispiel

Sie arbeiten im Team an einer neuen Vertriebskampagne. Dafür benötigen Sie Adresslisten von potenziellen Kunden, Textbausteine für Ihre E-Mails, Grafiken, Bausteine für Ihre Social-Media-Postings, etc. Sie erstellen sich einen Arbeitsbereich, dort eine Loop-Seite und kreieren im Team dort die notwendigen Komponenten. Textbausteine können Sie dann später in Outlook in Ihren E-Mails verwenden. Grafiken können Sie in Teams in einem Kanal teilen, in dem auch kreative Köpfe arbeiten und diese dort diskutieren.

Loop-Komponenten im Teams-Chat nutzen.

Loop-Komponenten in Outlook einbinden.

Bausteine von Dritt-Apps

Neben Komponenten aus der Microsoft-Welt sind bereits die ersten Komponenten aus fremden Projektmanagement-Werkzeugen in Loop importierbar. So lassen sich Jira-Probleme als Tabellenzeilen und Trello-Boards als Karten in Loop mit automatischer Synchronisierung einfügen oder ganze Jira-Tabellen und Trello-Boards in Loop-Komponenten konvertieren.

Wie starten Sie nun Loop?

Die Oberfläche finden Sie unter https://loop.microsoft.com. Wenn Sie sich dort anmelden, kann es zunächst sein, dass die Nutzung durch Ihren Microsoft-Admin freigeschaltet werden muss. Neuerdings ist die Loop-App auch für das iPad im App Store von Apple und für Ihren PC im Microsoft Store verfügbar.

Nachdem Sie sich mit Ihrem Microsoft Arbeits- oder Schulkonto angemeldet haben, sollten Sie die angebotenen nächsten Schritte (Next Steps) durchlaufen. Ein erster Arbeitsbereich „Erste Schritte“ ist hierfür bereits angelegt.

Zum Probieren empfehle ich Ihnen, zunächst die vorhandenen Vorlagen zu nutzen.

Was kostet Loop?

Die neue Loop-App wird für alle Microsoft 365/Office 365 Abonnenten kostenlos und ohne Aufpreis erhältlich sein. Andersherum wird es ohne Microsoft 365/Office365-Abonnement auch keine Loop-App geben. Das macht auch Sinn, weil die Anwendung speziell für eine bessere Übersicht und Zusammenarbeit innerhalb des 365-Universums entwickelt wurde.

In den nächsten Wochen und Monaten werde ich Ihnen immer wieder Neuigkeiten und Funktionen der zukunftsweisenden Loop-App vorstellen.