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Effektives Arbeiten mit MS Teams, OneNote, Outlook und Co. – die 2. Auflage ist da!

Als Organisationsberater, Trainer und Coach beschäftige ich mich seit vielen Jahren intensiv mit der produktiven Nutzung von Microsoft 365. Und mein Wissen gebe ich gerne weiter. Die neusten Tipps und Tricks finden sich daher auch in der 2. Auflage meines Buches, die gerade erschienen ist. Leser erfahren in neun Kapiteln auf circa 400 Seiten, wie sie sich selbst besser organisieren und mit den richtigen Apps die Zusammenarbeit im Team optimieren können.

In meinem Buch lernen Leser zum Beispiel alles über:

  • Die passenden Apps für ihre individuellen Anforderungen
  • Optimierung von Selbstorganisation und Zeitmanagement
  • Outlook: Mails, Termine und Aufgaben effizient verwalten
  • OneNote: ihr digitales Notizbuch
  • Planner & To Do: Aufgaben und Projekte optimal managen
  • Lists: Informationen strukturiert verwalten
  • Teams: Die zentrale Plattform für Zusammenarbeit
  • OneDrive for Business & SharePoint: Gemeinsame Datenablage
Das erste Praxisbuch mit Loop!

Das erste Praxisbuch mit Loop!

Microsoft 365 als Werkzeug für einen strukturierten Arbeitsalltag

Jeder kennt das: E-Mails stapeln sich im Posteingang, Termine kollidieren, Aufgaben werden vergessen oder doppelt erledigt. Genau hier setzt Microsoft 365 an. Die zahlreichen Apps helfen, den Berufsalltag effizienter zu organisieren – egal ob allein oder im Team. In meinem Buch erkläre ich, welche Anwendungen sich besonders gut eignen und wie Sie sie optimal nutzen. Dabei gehe ich speziell auf MS Teams, Outlook, OneNote, Planner, To Do, Lists sowie OneDrive for Business, SharePoint und Loop ein. Zu letzterem ist mein Buch übrigens das erste seiner Art.

Viele wertvolle Praxistipps für den Arbeitsalltag

Praktische Schritt-für-Schritt-Anleitungen und wertvolle Tipps

Mir ist wichtig, dass Leser die Inhalte direkt in ihrem Arbeitsalltag umsetzen können. Deshalb erkläre ich alle Funktionen anhand von Screenshots Schritt für Schritt. Leser erfahren, wie sie typische Fehler vermeiden, ihren Workflow optimieren und die Apps effektiv einsetzen. Zudem erhalten sie wertvolle Tipps für die Nutzung der mobilen Varianten für Android und iOS.

Zeit sparen durch optimierte Workflows

Mein Ziel ist es, zu zeigen, wie User die verschiedenen Anwendungen so kombinieren, dass sie die Arbeitsabläufe erleichtern. Beispielsweise können E-Mails mit To Do in Aufgaben umgewandelt werden, Dateien mit OneDrive geteilt oder Loop-Komponenten in die Kommunikation integriert werden. Durch die gezielte Nutzung der Microsoft-365-Tools wird die Zusammenarbeit effizienter. Das Ergebnis: man gewinnt wertvolle Zeit für die eigentlichen Aufgaben. Die Aufgabe meines Buches ist es also, den Lesern das Wissen und die Werkzeuge mitzugeben, um Microsoft 365 nicht nur zu nutzen, sondern wirklich produktiv einzusetzen.

 

Ich wünsche viel Spaß beim Lesen und viel Erfolg beim Ausprobieren und Optimieren!

Ihr Helmut Gräfen

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Einführung in Microsoft Loop Teil 1 – Die Oberfläche

Ende des Jahres erscheint die zweite, komplett überarbeitete Auflage meines Buches „Effektives Arbeiten mit MS Teams, OneNote, Outlook und Co.“. Dieses Buch wird vermutlich das erste seiner Art sein, dass sich in einem Kapitel mit Microsoft Loop beschäftigt.

Microsoft Loop ist eine flexible und leistungsstarke App, die für die Zusammenarbeit in Gruppen und Teams entwickelt wurde und es ermöglicht, Funktionen und Inhalte wie Texte, Tabellen, Checklisten oder Aufgaben als eigenständige Module in verschiedenen Apps zu verwenden. Durch die tiefe Integration in Microsoft 365 bleiben diese Module immer aktuell, egal wo und von wem sie geändert wurden. Microsoft nennt diese Module Komponenten.

Mein Verlag hat sich damit einverstanden erklärt, dass ich das Kapitel über Loop exklusiv für die Leserinnen und Leser des Blogs vorab veröffentlichen darf. Aufgrund des Umfangs habe ich das Buchkapitel für den Blog in drei Teile zerlegt.

Teil 1: Microsoft Loop – Die Loop Oberfläche (Dieser Artikel)

Teil 2: Microsoft Loop – Loop Komponenten

Teil 3: Microsoft Loop – Zugriffsberechtigung und Speicherorte

Heute präsentiere ich Ihnen den ersten Teil.

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Microsoft OneNote für Windows 10 wird am 14. Oktober 2025 endgültig eingestellt

Das Ende von OneNote für Windows 10 stand schon länger fest. Jetzt hat Microsoft das Datum der „Beerdigung“ bekanntgegeben. Am 14. Oktober 2025 ist endgültig Schluss. Bis dahin sollten Benutzer des alten OneNote für Windows 10 zu OneNote für Windows wechseln, ich empfehle einen sofortigen Wechsel.

Denn während die aktuelle OneNote-App für Windows permanent verbessert wird, erhält OneNote für Windows 10 keine neuen Funktionsupdates mehr und profitiert nicht von Verbesserungen bei der Datensynchronisierung.

Die Entwickler konzentrieren sich schon länger nur noch auf die Verbesserung der OneNote-App für Windows, die Bereitstellung einer schlanken und modernen Benutzeroberfläche und die Verbesserung der Sicherheit sowie die Veröffentlichung neuer Funktionen. Dazu gehören z.B. Loop-Komponenten, Sprachdiktat und -transkription, Freihandverbesserungen, eine neue Erfahrung mit Besprechungsdetails, Integration mit dem neuen Microsoft Outlook und vieles mehr.

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Microsoft Copilot hilft Ihnen mit KI bei der Arbeit

„Ein Copilot ist ein zweiter Pilot an Bord eines Flugzeugs, der dem Kapitän bei der Durchführung von Flügen hilft. Die Hauptaufgabe des Copiloten besteht darin, den Kapitän zu unterstützen und ihm bei allen Aspekten des Fluges zu helfen. Dazu gehört die Überwachung der Navigationssysteme, die Kommunikation mit der Flugsicherung und die Durchführung bestimmter Flugmanöver. Der Copilot ist auch dafür verantwortlich, den Kapitän bei der Überwachung der Instrumente und der Durchführung von Checklisten zu unterstützen. Insgesamt ist der Copilot ein wichtiger Bestandteil des Flugteams und trägt dazu bei, dass Flüge sicher und effizient durchgeführt werden können.“ So lautet die Jobbeschreibung eines Copiloten. Nicht zufällig hat Microsoft seinem KI-gestützten Assistenzsystem genau diesen Namen gegeben.

Weil der Microsoft Copilot massiv an verschiedenen Stellen im Microsoft 365 Universum eingeführt wird, bin ich dem Werkzeug ein wenig intensiver auf den Grund gegangen.

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Microsoft forciert den Wechsel zum neuen Teams

Ich habe in einem früheren Beitrag bereits darauf hingewiesen, dass Microsoft ein komplett neues Teams auf den Weg gebracht hat. Dies gilt insbesondere für den Teams-Desktopclient für Windows und MacOS. Dieser wurde von Grund auf unter Berücksichtigung der Leistung neu konzipiert und bietet eine schnellere, einfachere und flexiblere Oberfläche. Er wird schneller installiert und geladen, sodass Sie die App schneller starten und an Besprechungen teilnehmen können. Der neue Teams-Client ist bis zu 2x schneller und verbraucht 50 % weniger Speicher. Das liegt daran, dass das neue Teams für eine effizientere Nutzung der Geräteressourcen sorgt, was Arbeitsspeicher- und Datenträgerauslastung angeht.

Seit August sehen Nutzer des klassischen Teams-Desktopclients für Windows und MacOS den Schalter “Testen Sie das neue Teams”, um freiwillig zu wechseln. Seit Mitte September 2023 ist das neue Teams zum Standardclient geworden.

Nun gab Microsoft den finalen Termin für die endgültige (zwangsweise) Umstellung aller Desktop-Clients bekannt. Nach dem 31. März 2024 werden alle klassischen Teams-Benutzer, die nicht auf ein neues Teams aktualisiert haben, automatisch auf das neue Teams aktualisiert.

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Effizienter arbeiten mit der neuen Microsoft 365 App

Schon bemerkt? Microsoft hat Ihnen eine neue App für Windows, mobile Geräte und das Web geschenkt, die das Arbeiten deutlich effizienter machen kann. Diese App möchte ich Ihnen heute vorstellen, denn sie hat einiges zu bieten.

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Mit Microsoft Loop ins Zeitalter der modernen Zusammenarbeit

Haben Sie schon von Microsoft Loop gehört? Falls nicht, möchte ich Ihnen heute eine erste Einführung geben in die „neue Art der digitalen Zusammenarbeit innerhalb des Microsoft Office 365-Universums“.

Es handelt sich laut Microsoft um nicht weniger als „ein transformatives Co-Creation-Erlebnis, das Teams, Inhalte und Aufgaben über Ihre Tools und Geräte hinweg zusammenbringt“.

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Das neue Outlook für Windows: Microsoft veröffentlicht die öffentliche Preview

Bereits im Frühjahr 2022 hatten wir über eine einheitliche, neue Version von Outlook für Desktop-PCs mit Windows oder MacOS und die Web-App berichtet. Das neue Outlook soll die in Windows 10 und 11 vorinstallierten Mail- und Kalender-Clients ablösen und der derzeitigen Web-App ähneln.

Nach einer längeren Insider-Testphase hat Microsoft vor einigen Wochen das neue Outlook, aktuell Outlook für Windows genannt, als Preview für die Öffentlichkeit freigeschaltet. Alle, die nicht warten können, dürfen sich die neue Preview-Version kostenlos aus dem Microsoft Store laden und installieren.

Ich habe es mir nicht nehmen lassen und die neue Outlook für Windows Preview installiert. Hier ist mein erster Bericht.

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Praxistipp OneNote: Handschriftliche Notizen in Maschinenschrift umwandeln

Nutzen Sie ein Tablet mit Eingabestift? Dann wissen Sie, wie komfortabel es ist, auf dem digitalen Gerät handschriftlich wie auf einem Blatt Papier zu schreiben. Mittlerweile sind etliche verschiedene Systeme und Technologien sowie Apps auf dem Markt.

Der Vorteil: Sie haben das Dokument mit Ihren handschriftlich Notizen und Anmerkungen immer dabei, ohne das Blatt Papier oder den Block transportieren zu müssen. Neben zahlreichen Drittanbieter-Apps wie GoodNotes, Notability, My Script Memo, Evernote, Adobe Acrobat etc. bieten auch die Microsoft-Apps OneNote, Word, Excel, PowerPoint und Whiteboard die Möglichkeit, handschriftliche Notizen und Anmerkungen einzufügen. In der Regel sind die Apps für Apple, Android und Microsoft-Surface-Geräte verfügbar.

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Einfacher Kontowechsel für Microsoft 365-Web-Apps

Microsoft kündigt eine wichtige Änderung bei der Nutzung von Web-Apps der Microsoft 365-Websuite an.

Im Zeitalter der hybriden Arbeit, in dem persönliche und berufliche Grenzen immer weiter verschmelzen, tragen Microsoft 365-Benutzer während ihres Arbeitstages mehrere Hüte und benötigen eine Möglichkeit, schnell den Kontext zu wechseln, um produktiv zu bleiben.

Derzeit können Benutzer in Ihrer Organisation nur mit einem einzigen Konto in einer Microsoft 365-Web-App in einem Browser arbeiten. Um ein anderes Konto zu verwenden, müssen sie sich entweder abmelden, ein InPrivate-Fenster oder einen anderen Browser verwenden.

Das will Microsoft ändern. Im Rahmen eines Feature-Updates, das Anfang April ausgerollt werden soll, können sich Benutzer bei mehreren geschäftlichen und persönlichen Konten (Microsoft-Konten) in Microsoft 365-Web-Apps im selben Browser anmelden. Dies ermöglicht es ihnen, nahtlos mit einem Klick zwischen den Konten zu wechseln, ohne sich abmelden und erneut anmelden zu müssen. Nach einem erfolgreichen Kontowechsel wird die Seite mit Inhalten aktualisiert, die aus dem neuen Konto stammen.

Quelle: Microsoft

Obwohl der Benutzer mehrere Konten in einer Web-App hinzufügen kann, ist jeweils nur ein Konto pro App aktiv. Wenn ein Benutzer am Ende zwei oder mehr Browser-App-Registerkarten mit unterschiedlichen Konten hat, werden die Benutzer benachrichtigt, die Registerkarten mit nicht aktiven Konten zu aktualisieren.

Quelle Microsoft

Diese Änderung betrifft derzeit nur die folgenden Microsoft 365-Web-Apps: Office.com und andere Startseiten, Outlook Web App (OWA), OneDrive for Business, OneDrive Consumer, SharePoint Online, Office im Web und M365 Admin Center. Weitere Web-Apps werden später hinzugefügt.

 

 

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