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Auch Microsoft Office 2021 ohne Cloudzwang

Microsoft hat am 05.10.21 das Office-Paket 2021 wieder als Kaufversion veröffentlicht. Eine Verpflichtung, die Microsoft Cloud Microsoft 365 zu buchen, um das Office 2021 zu nutzen, besteht damit nicht. Um beurteilen zu können, ob die Kauf- oder Mietversion für Ihren Bedarf die richtige ist, sollten Sie die Unterschiede kennen.

Worin unterscheiden sich die Kaufversion von Office 2021 und ein Microsoft-365-Account?

Fangen wir mit der Lizensierung an. Bei der Kaufversion zahlen Sie einmalig einen Betrag und erwerben damit das Recht, das Office-Paket auf einem Gerät zu installieren und zu nutzen. Die erworbene Lizenz gilt immer für genau ein Gerät. Möchten Sie das Office-Paket auf einem weiteren Rechner installieren, erfordert dies eine weitere Kauflizenz. Erscheint eine neue Office-Version, so müssen Sie diese erneut kaufen, um sie nutzen. Eine Aktualitätsgarantie gibt es bei der Kaufversion also nicht.

Buchen Sie einen Microsoft-365-Plan zur Nutzung des Office-Paketes (Microsoft 365 Apps für Business), zahlen Sie monatlich eine Gebühr für die Nutzung. Darin enthalten ist eine Aktualisierungsgarantie der Software. Sobald eine neue Office-Version veröffentlicht wird, können Sie diese nutzen, ohne erneut dafür zu zahlen. Bei der Cloud-Variante wird anders als bei der Kaufversion auf Benutzerebene lizensiert. Mit dem gebuchten Microsoft-365-Plan können Sie das Office-Paket ohne weitere Kosten auf insgesamt fünf Geräten installieren, sowohl auf Windows- als auch auf Mac-Rechnern. In dem erwähnten Plan sind ebenfalls die Webversionen der Office-Programme, die Sie mit einem gängigen Webbrowser nutzen können, enthalten. Zusätzlich haben Sie Cloud-Speicher mit einem Volumen vom 1 TB (OneDrive) gleich mitgebucht.

Auch bei der Funktionalität gibt es Unterschiede. Seit einigen Jahren arbeitet Microsoft nach der Devise „Cloud first, mobile first“. Die Cloudprodukte werden stets vorrangig weiterentwickelt. Für das Office-Paket bedeutet dies, das neu entwickelte Funktionalitäten zuerst in der Cloud verfügbar sind und erst zu einem späteren Zeitpunkt Einzug in die Office-Kaufversion finden. Ein schönes Beispiel dafür ist die Excel-Funktion XVERWEIS (dazu gleich mehr), die erst jetzt in der Kaufversion von Office 2021 auch für Nicht-Cloud-Nutzer zur Verfügung steht. Die Office-Programme in Microsoft 365 haben darüber hinaus noch die folgenden Funktionen:

  • AutoSpeichern

In den Webversionen wird, ohne Wahlmöglichkeit, immer automatisch gespeichert. In der Desktopversion (das installierte Office-Programm) können Sie zwischen automatischer und manueller Speicherung wählen.

  • Versionierung der Office-Dateien

In der Cloud werden von den Office-Dateien (Word, Excel, PowerPoint) automatisch Versionen angelegt, die Sie sich direkt aus der jeweiligen Anwendung anschauen und bei Bedarf als aktuelle Version wiederherstellen können.

  • Teilen

Office-Dateien, die in der Cloud (OneDrive) gespeichert sind, können Sie mit beliebigen anderen Personen über deren Mail-Adresse teilen, nur lesend oder aber bearbeitend)

  • Zeitgleiche Bearbeitung mit mehreren Personen in Echtzeit

Haben Sie eine in OneDrive gespeicherte Datei geteilt, können alle beteiligten Personen in Echtzeit gemeinsam an diesem Dokument arbeiten. Alle Personen sehen, wer sich zur gleichen Zeit im Dokument befindet und an welcher Stelle des Dokumentes eine Person arbeitet.  

Die Neuerungen in Office 2021

Es sind keine weltbewegenden Neuerungen, aber in Teilen doch sehr interessant und für den Arbeitsalltag nützlich, vor allem in Excel.

Office allgemein

  • Modernisiertes Design
  • Office läßt sich nun in den Dark Mode umschalten
    Leistungsverbesserung in den Anwendungen Word, Excel, Outlook und PowerPoint
  • Verbesserte Suche mit Microsoft Search
  • OneNote ist wieder Bestandteil des Office-Paketes
    (das war in Office 2019 nicht der Fall)
  • Teams ist nun Bestandteil des Office-Paketes

Outlook

  • DropDown-Menü im Suchbereich
  • Sprachenübersetzer für Outlook
    Dieses Feature steht als Add-In nur in einer Unternehmensumgebung mit einem ExchangeServer zur Verfügung)

Excel

Die interessantesten Neuerungen finden wir, wie ich finde, in Excel:

  • XVERWEIS-Funktion – XVERWEIS (Funktion) (microsoft.com)
    Mit dem XVERWEIS können Sie in einer beliebigen Spalte nach einem bestimmten Suchbegriff suchen und ein Ergebnis aus derselben Zeile einer beliebigen anderen Spalte abrufen, und zwar unabhängig davon, ob sich die Spalte rechts oder links der Suchbegriff-Spalte befindet. Alle, die sich bisher über die Einschränkungen der Funktion SVERWEIS geärgert haben, werden sich über den XVERWEIS sehr freuen.
  • XVERGLEICH-Funktion – XVERGLEICH (Funktion) (microsoft.com)
    Diese Funktion sucht nach einem angegebenen Element in einer Matrix oder einem Zellbereich und gibt dann die relative Position des Elements zurück.
  • LET-Funktion – LET-Funktion (microsoft.com)
    Mit LET weisen Sie den Berechnungsergebnissen Namen zu. Dies ermöglicht das Speichern von Zwischenberechnungen oder -werten oder das Definieren von Namen in einer Formel. Diese Namen gelten nur im Bereich der LET-Funktion. LET wird, vergleichbar mit Variablen in der Programmierung, durch die native Formelsyntax von Excel erreicht.
  • Dynamische Arrays – Dynamische Matrixformeln und Verhalten von übergelaufenen Arrays (microsoft.com)
    Schreiben Sie eine Formel, und geben Sie eine Matrix von Werten zurück. Mit sechs neuen Funktionen (FILTER, SORTIEREN, SORTIERENNACH,EINDEUTIG, SEQUENZ und ZUFALLSMATRIX) können Sie Berechnungen beschleunigen.
  • Arbeitsmappenstatistik anzeigen lassen – Überprüfen Arbeitsmappenstatistiken (microsoft.com)
    Mit dieser Menu-Funktionalität erhalten Sie schnell eine Zusammenfassung mit Informationen wie Größe des Blattes, Anzahl Zellen mit Daten, Anzahl Tabellen, Anzahl Pivot-Tabellen, Anzahl Formeln etc.).
  • Verbesserte Stift-Toolbox für die Nutzung mit einem Touchscreen
  • Unterstützung des OpenDocument-Formats (ODF) 1.3

Word

  • Linienfokus – Lerntools in Word (microsoft.com)
    Mit dieser Funktionalität navigieren Sie zeilenweise durch ein Dokument in Word. Die Anzahl der fokussierten Zeilen können Sie wählen: Eine, drei oder fünf Zeilen. Wer sich mit dem Plastischen Reader schon einmal einen Word-Text hat vorlesen lassen, dem wird die Darstellung des Linienfokus bekannt vorkommen.
  • Verbesserte Stift-Toolbox für die Nutzung mit einem Touchscreen
  • Unterstützung des OpenDocument-Formats (ODF) 1.3

PowerPoint

OneNote

  • Nach der OneNote Pause in Office 2019 ist das Programm nun wieder mit einer aktualisierten Version in Office 2021 dabei. Zurzeit existieren in der Regel auf einem Windows 10 Rechner zwei OneNote Apps, mit denen Sie parallel arbeiten können:
    OneNote for Windows 10 App (optimiert für die Arbeit mit dem Stift auf einem Tablet), die automatisch mit dem Betriebssystem eingerichtet wird und unabhängig von der aktuellen Office-Version läuft. Zusätzlich kann das Programm OneNote 2016 (optimiert für die Arbeit am PC bzw. großen Monitoren) auf dem Rechner installiert werden. Leider nennt Microsoft beide Varianten Apps, was die Unterscheidung der beiden OneNote-Versionen nicht einfacher macht. Der Klarheit halber nenne ich das OneNote, das über das Office-Paket installiert wird „Programm“.
  • Vor der Veröffentlichung von Office 2019 beabsichtigte Microsoft, das Programm OneNote zugunsten der OneNote for Windows App sterben zu lassen. Die bis dahin letzte aktuelle Version des Programmes OneNote war 2016. Mit der Ankündigung, das Programm OneNote sterben zu lassen, richtete Microsoft eine heillose Verwirrung in der Anwendergemeinde an. Viele hatten es so verstanden, dass OneNote komplett eingestampft wird, was gottseidank nicht der Fall war. Microsoft hat zwischenzeitlich eine Rolle rückwärts vollzogen. Aktueller Stand ist nun, dass die OneNote for Windows 10 App ab 2022 nicht mehr weiterentwickelt und vielleicht sogar schon nächstes Jahr ganz von unseren Rechnern verschwinden wird. Dagegen wird nun das Programm OneNote weiterentwickelt und ist wieder Bestandteil des Office-Paketes, in der Version OneNote 2021.

Die Kaufversion von Office 2021 gibt es in folgenden Editionen:

  Word Excel OneNote PowerPoint Outlook Publisher Access Teams Skype
Office 2021 Standard x x x x x x – x –
Office 2021 Professional Plus x x x x x x x x x
Office 2021

Home & Student

 x x x x – – – x –
Office 2021

Home & Business

 x x x x x – – x –

 

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Notizfeld im Planner bekommt Rich-Text-Editor

Microsoft werkelt kräftig an der Usability und Nutzererfahrung seiner Werkzeuge. Jetzt ist der Planner wieder dran. Es ist eigentlich eine Kleinigkeit, die aber eine deutlich komfortablere Nutzung des Tools möglich macht. Die Rede ist vom Notizfeld innerhalb einer Aufgabe. Dieses bekommt jetzt einen sog. Rich-Text-Editor. Mit der Neuerung kann der eingefügte Text formatiert, also beispielsweise fett, kursiv, unterstrichen dargestellt werden. Zudem können mit dem neuen Editor auch Bilder in das Notizfeld hochgeladen werden.

Microsoft betont aber, dass der neue erweiterte Editor zunächst nur für die Planner Web-App und die App in Teams zur Verfügung steht. Die mobilen Versionen für iOS, Android sowie Planner in SharePoint und Power Automate behalten vorerst den alten „Plain-Text-Editor“. Diese Anwendungen folgend im kommenden Jahr.

Wichtig zu wissen: die Inhalte im Rich-Text-Editor und im bisherigen Plain-Text-Editor werden synchron gehalten über die unterschiedlichen Anwendungen. Allerdings sind Formatierungen und Bilder, die im Rich-Text-Editor gemacht wurden, im Plain-Text-Editor nicht zu sehen.

Der neue Rich-Text-Editor wird ab Mitte Dezember ausgerollt.

So könnte der neue Rich-Text-Editor aussehen

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Microsoft kappt Verbindung zwischen Microsoft 365-Diensten und vielen älteren Outlook-Versionen

Um die bestmögliche Leistung für Outlook sicherzustellen, kappt Microsoft zum 1. November die Verbindung zwischen Office 365 / Microsoft 365 Diensten und älteren Outlook für Windows-Versionen. Das kündigte der Konzern nun nochmals deutlich an.

Die in der folgenden Liste genannten Outlook für Windows-Versionen werden ab diesem Tag keine Verbindung mehr zu Diensten wie Exchange Online erhalten.

Office und Microsoft 365 Apps Outlook für Windows Version
Office 2007 Alle Versionen
Office 2010 Alle Versionen
Office 2013 15.0.4970.9999 und älter
Office 2016 16.0.4599.9999 und älter
Microsoft 365 Apps for enterprise (zuvor Office 365 ProPlus) 1705 und älter
Microsoft 365 Apps for business (zuvor Office 365 Business) 1705 und älter

Auch bei Versionen von Outlook, die zwar neuer als die oben genannten, aber nicht die neusten Versionen sind, können Konnektivitätsprobleme auftreten.

Die Versionshistorie für die Microsoft 365 Apps (inklusive Outlook für Windows) ist hier oder hier nachzulesen. Die aktuelle Version lautet 2109 (Build 14430.20298) und wurde am 12. Oktober 2021 veröffentlicht. Die abgekündigte Version 1705 stammt aus Juni 2017.

Microsoft empfiehlt allen Nutzern, auf die jeweils neueste Version zu aktualisieren.

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Microsoft bringt verbesserte Suchergebnisseite in Teams an den Start

Manchmal sind es die kleinen Änderungen, die bei der täglichen Arbeit große Effekte erzielen. Nutzer von Microsoft Teams werden sich freuen, dass Microsoft eine optimierte Suchergebnisseite für die Desktoplösung von Teams angekündigt hat.

Bisher wurde die Ergebnisse einer Schlagwortsuche dort in einer schmalen Spalte auf der linken Seite angezeigt. Erst mit Klick auf die Ergebnisse in der Liste werden Details zum Suchergebnis im Hautfenster aufgerufen.

Quelle: Microsoft

Mit der Änderung, die Anfang November ausgerollt wird, werden die Suchergebnisse im Hauptfenster angezeigt. Dazu kann man die Ergebnisse nach Nachrichten, Personen und Dateien filtern.

Quelle: Microsoft

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Endlich kommt die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Teams-Gespräche

Microsoft beginnt jetzt endlich mit der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (end-to-end encryption bzw. E2EE) der 1:1 VoIP-Gespräche in Teams. Nachdem diese State-of-the-Art-Verschlüsselung von Nachrichten eigentlich für die erste Jahreshälfte angekündigt war, will der Konzern Anfang nun Oktober, spätestens im November 2021 damit starten.

Administratoren werden dann in ihren Einstellungen für Teams die E2EE für eine Gruppe von Nutzern oder den gesamten Tenant aktivieren können. Diese Option ist standardmäßig deaktiviert.

Falls von den Administratoren erlaubt, finden die Nutzer in ihren Teams-Einstellungen im Bereich Datenschutz eine weitere Option zum Aktivieren der E2EE für Gespräche. Diese ist standardmäßig deaktiviert.

Quelle: Microsoft

Wichtig:

Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung funktioniert nur, wenn beide Teilnehmer eines Gesprächs E2EE aktiviert haben. Nutzer sollten beachten, dass verschlüsselte Gespräche nur Basisfunktionen beinhalten, erweiterte Funktionen wie Mitschnitte, Gesprächsübertragung auf andere Geräte, Fußnoten etc. stehen in den E2EE-Gesprächen nicht zur Verfügung.

Die Funktion wird zunächst nur für Teams-Desktop und mobile Geräte zur Verfügung stehen.

Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Online-Meetings in Teams folgt dann später.

 

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Microsoft kündigt neue Teams App “Polls” an

Umfragen sind eine feine Sache, um die aktuelle Meinung anderer Personen zu einem Thema zu sammeln. Beliebt sind die Live-Umfragen beispielsweise während eines Online-Meetings. Microsoft bietet mit der App „Forms“ seit längerer Zeit eine Möglichkeit an, in wenigen Sekunden Umfragen, Quiz und Abstimmungen durchzuführen, auch innerhalb von Teams.

Leider hat sich herausgestellt, dass die Kunden die umfangreichen Funktionen der Forms-App zur Erstellung von Umfragen in Teams nicht kennen und deshalb nicht nutzen. Forms wird – wie der Name sagt – in den Köpfen der Anwender immer mit der Erstellung von Formularen verknüpft, aber nicht mit der Erstellung von Umfragen.

Deshalb reagiert Microsoft jetzt und kündigt die App „Polls“ (Originalname) für Teams an. Das Witzige daran: Die neue App wird die gleichen Umfrage-Funktionen haben wie die Forms-App in Teams, nur einen neuen, eingängigeren Namen sowie das Teams-Logo. Die App ist quasi alter Wein in neuen Schläuchen.

Die neue App wird ab Mitte Oktober zunächst in Teams-Meetings und später auch in Chats zur Verfügung stehen. Mit dem Ende der Einführung Mitte November wird die Original-Forms-App für die Nutzung in Teams-Meetings deaktiviert. Die Nutzung in Chats wird Ende Dezember geschlossen. Ältere, mit der Original Forms-App erstellte Umfragen, Quiz und Abstimmungen werden in die neue „Poll“-App migriert, bleiben also erhalten und können z. B. über das Forms-Portal http://forms.office.com angesehen werden.

Die eigentliche Forms-App bleibt auch erhalten und kann weiterhin als Kanal-Tab in Teams eingebunden werden.

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Das neue Microsoft Whiteboard kommt

Microsoft hat für Herbst 2021 ein von Grund auf erneuertes Whiteboard angekündigt. Die Neuerungen konzentrieren sich auf fünf Schlüsselbereiche:

  • neue Benutzeroberfläche,
  • erweiterte Microsoft 365-Integration,
  • geführte Zusammenarbeit,
  • neue Inhaltstypen,
  • einfacheres, effizienteres Arbeiten.

Neue, einheitliche und geräteübergreifende Benutzeroberfläche

Wichtigste Neuerung ist die Vereinheitlichung der neuen Benutzeroberfläche auf allen Geräten und Plattformen (Windows, Mac, iOS, Android). Damit ist es in Zukunft völlig egal, ob Sie mit der Windows 10 App, der Web-App, in Teams, auf einem Surface Hub oder auf einem Smartphone oder Tablet mit dem Whiteboard arbeiten. Die tiefe Integration in Microsoft 365 sorgt für eine Synchronisation Ihrer Arbeiten über alle Geräte und Plattformen. Beginnen Sie auf dem Tablet und setzen Sie Ihre Arbeit am PC oder am Surface Hub fort. Jede Ihrer Änderung sind sofort für alle anderen Personen in Ihrem Team sichtbar.

Hilfreich ist auch, dass das Whiteboard innerhalb von Teams nun nicht mehr nur in Besprechungen, sondern auch in Chats und Kanälen verwendet werden kann.

Neue Funktionen (Auswahl)

Collaboration Cursor

Microsoft bringt mit dem neuen Whiteboard eine Reihe neuer Funktionen an den Start, die die Zusammenarbeit im Team verbessern. Hier ist z. B. der „Collaboration Cursor“ zu nennen. Dieser zeigt an, was und wo andere Mitarbeiter auf dem Whiteboard gerade arbeiten.

Laserpointer

Wer die Aufmerksamkeit seiner Kollegen auf einen bestimmten Inhalt lenken möchte, kann dafür einen neuen virtuellen Laserpointer verwenden.

Neue Vorlagenbibliothek

Ein neues Whiteboard in der App ist immer leer. Elemente müssen von Hand in teilweise mühsamer Kleinarbeit angelegt werden. Microsoft bietet nun eine Reihe von fertigen Vorlagen für die gängigsten Business-Szenarien wie Brainstorming, Problemlösung, Projektplanung mit Kanban, SWOT-Analysen und effiziente Workshops an, um den Einstieg so einfach wie möglich zu machen. Im Endausbau sollen es 30 Vorlagen sein.

Wer nicht gleich eine ganze Vorlage nutzen möchte, kann bereits fertige Listen z. B. für die Aufgabenverteilung im Team nutzen. Microsoft nennt diese Elemente „Fluid Components“.

Integration von Dateien

Demnächst können auch andere Dateien z. B. aus Powerpoint, Word oder PDF-Dateien in ein Whiteboard integriert werden.

Volle Stiftunterstützung

Microsoft Teams bietet im Zusammenspiel mit dem neuen Whiteboard nun volle Stiftunterstützung. Damit lässt sich auf dem Whiteboard per Eingabestift zeichnen. Mittels der Formerkennung werden schnell gezeichnete Formen automatisch gerade gezogen. Auch handschriftliche Notizen werden erkannt, allerdings ist diese Funktion noch ausbaufähig.

Wer keinen Stift zur Hand hat, für den wird Microsoft das Skizzieren per Maus oder Trackpad vereinfachen, indem beispielsweise Formen besser erkannt und auch hier kleine Ausrutscher automatisch korrigiert werden.

Notizen-Raster

Wer bereits mit dem Whiteboard arbeitet, kennt das lästige Problem. Die Sticky Notes (Notizen) wollen einfach nicht eine optisch ansprechende Reihe und Spalte rutschen. Hierfür bietet Microsoft jetzt die Funktion der Auto-Layout-Raster mit Notizen-Raster an.

Start des Fluid Frameworks

Ein weiterer neuer Inhaltstyp sind Komponenten aus dem Fluid Framework. Das neue Fluid-Framework ermöglicht die Zusammenarbeit an dynamischen Inhalten und verbundenen Komponenten, die zur selben Zeit App-übergreifend genutzt werden können. Tabellen, Diagramme und Aufgabenlisten gelangen so auf kürzestem Weg in die Outlook-Webversion, in OneNote Notizbücher oder eben demnächst in ein Whiteboard.

Export-Funktionen

Ein fertiges Whiteboard kann abschließend als einfaches Bild (.png) oder als Bild in hoher Qualität (.svg) exportiert werden. Zudem lassen sich die Inhalte samt Bild in einer E-Mail-Zusammenfassung versenden oder in einem Team veröffentlichen.

Read-Only Modus für Schul-Konten

Lehrer und Trainer können festlegen, dass Schüler und Studenten nur lesend auf ein Whiteboard zugreifen können. Das kann bei bestimmten Unterrichtsformen Sinn machen.

Rollout

Aktuell werden die Web-App und die Applikation in Teams mit neuen Funktionen versorgt. Diese sollen bis Ende September für alle Nutzern automatisch verfügbar sein. Die nativen Apps für Windows 10, Surface Hub, Android und iOS sollen dann im Oktober aktualisiert werden. Einige Funktionen sind als „Vorschau“ bereits jetzt nutzbar.

 

 

 

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Neuerscheinung: Effektives Arbeiten mit MS Teams, OneNote, Outlook & Co.

Ende Juni ist mein neues Buch „Effektives Arbeiten mit MS Teams, OneNote, Outlook & Co.“ erschienen. Nach dem Erstlingswerk über Microsoft Teams widme ich mich nun dem gesamten Microsoft 365/Office 365-Universum. In dem neuen Buch erfahren Sie alles Wichtige für eine effiziente Zusammenarbeit und Selbstorganisation mit MS Teams, Outlook, OneNote, OneDrive & Co.

Meiner Erfahrung nach ist Office 365 bzw. Microsoft 365 zwar in vielen Unternehmen Standard, doch häufig wird längst nicht das Potenzial aller Programme voll ausgeschöpft. Das Cloud-Paket bietet insbesondere für die effektive Zusammenarbeit sowie für die Selbstorganisation und das Zeitmanagement enorm viel Unterstützung. In meinem Buch zeige ich Ihnen, welche Programme und Funktionen dafür besonders geeignet sind. Dabei konzentriere ich mich auf den Einsatz von Teams, Outlook, OneNote, Planner, To-do und Lists sowie OneDrive und SharePoint.

Sie erfahren, wie Sie die Programme optimal in Ihren Arbeitsalltag integrieren und bestmöglich miteinander kombinieren. So erhalten Sie effektive Arbeitserleichterungen wie z. B. das Umwandeln von E-Mails in Aufgaben mit To-do, das Teilen von Dateien im Team mit OneDrive oder die Integration von OneNote-Notizbüchern, OneDrive-Dateien und mehr in Teams.

Alle Funktionen werden anhand von Screenshots Schritt für Schritt erklärt. Zahlreiche Tipps für den praktischen Einsatz helfen dabei, typische Fehler zu vermeiden und Microsoft/Office 365 optimal im Berufsalltag einzusetzen.

Zu jedem Programm finden Sie darüber hinaus einen Überblick über die Funktionen der mobilen Variante für Android und iOS. So können Sie auch unterwegs an Ihre gewohnte Arbeitsstruktur anknüpfen und effektiv arbeiten.

Ihr Helmut Gräfen

 

Gewinnspiel

Wir verlosen fünf, von mir signierte Exemplare des neuen Buches unter allen, die uns in einem Kommentar schreiben, welches Tool aus dem Microsoft 365-Werkzeugkasten wir demnächst näher vorstellen sollen. Alternativ: Welches konkrete Problem Sie im Zusammenhang mit Microsoft 365 plagt.
Wichtig: Bitte hinterlassen Sie Ihre E-Mail-Adresse im Kommentar, damit wir Sie im Fall des Gewinns benachrichtigen können.

Das Gewinnspiel läuft bis 31.7.2021. Danach werden unter allen Kommentaren fünf Exemplare des Buches verlost. Bei mehr als fünf Kommentaren entscheidet das Los. Die Zustellung erfolgt auf dem Postweg, nachdem die Gewinner uns Ihre Postadresse mitgeteilt haben.

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Chatten in Teams-Besprechungen wird einfacher mit Chat Bubbles

Bislang war das Chatten während eines Teams-Meetings etwas unpraktisch und brauchte unnötige Interaktionen, weil der Nutzer ein eigenes Chat-Fenster öffnen musste. Microsoft hat dies nun vereinfach und wird bald die sogenannten „Chat Bubbles“ einführen. Damit erscheinen Chat-Nachrichten, die von Teilnehmer*innen an alle anderen Personen während eines Meetings gesendet wurden als Sprechblasen-ähnliche Anzeigen auf dem Bildschirm.

Damit trägt Microsoft dem Trend Rechnung, dass Chats bei Live-Meetings eine immer wichtigere Rolle bekommen, weil die Teilnehmer*innen live Dokumente, Links oder einfach schriftlich ihre Gedanken mitteilen wollen, ohne z. B. eine Präsentation verbal zu unterbrechen. Leider lenkte das Absenden und Lesen von Chat-Nachrichten zu sehr vom eigentlichen Meeting ab. Weil man dazu ein eigenes Fenster öffnen musste. Mit den „Chat Bubbles“ können die Teilnehmer*innen dem Meeting folgen und zugleich in Diskussionen im Chat führen.

WICHTIG: Die Funktion wird nach der Einführung im Juli standardmäßig aktiviert sein. Nutzer*innen können diese aber aktiv deaktivieren und die Chat-Bubbles verschwinden lassen.

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Besprechungsoptionen für eine Online-Besprechung in Teams

Derzeit werden Online-Besprechungen, -Schulungen und -Unterrichtseinheiten via Teams immer beliebter. Ähnlich wie bei anderen Onlinemeeting-Angeboten ist ein Besprechungstermin schnell anberaumt und durchgeführt – geplant oder spontan. Doch Teams bietet eine Menge an Konfigurationsmöglichkeiten für eine Online-Besprechung, die vielen Nutzern noch gar nicht bekannt sind. Das wollen wir heute ändern.

Über diese Optionen für eine Online-Besprechung legen Sie z. B. fest, ob die eingeladenen Personen den Wartebereich selbst umgehen können oder sie nur von Ihnen, der Besprechungsleitung, aus dem Wartebereich in die Besprechung hineingenommen werden können. Möchten Sie, dass nur Sie Inhalte während der Besprechung freigeben können? Auch das können über die Besprechungsoptionen steuern.

Teams oder Outlook

Grundsätzlich stehen Ihnen zwei Wege zur Verfügung, die Optionen einer Online-Besprechung zu definieren: über Outlook oder über Teams.

Besprechungsoptionen für eine Online-Besprechung, die über Outlook geplant wird

Um eine Online-Besprechung über Outlook zu planen, Öffnen Sie Ihrem Kalender das Menü Start. Klicken Sie auf den Button Neue Elemente und anschließend auf den Menüpunkt Besprechung.

An Teams-Besprechung teilnehmen

Sind Office 365 und Teams in Ihrem Unternehmen eingerichtet, so wird diese Kachel automatisch in der Besprechungsanfrage von Outlook anzeigt. Ein Klick auf diese Kachel erzeugt 2.

Klicken Sie hier, um an der Besprechung teilzunehmen

Mit einem Klick auf diesen Link gelangen die eingeladenen Personen in die Online-Besprechung. Die Online-Besprechung ist allerdings keinem Kanal in Teams zugeordnet. Microsoft Teams dient hier lediglich als technische Plattform, um die Online-Besprechung möglich zu machen.

Besprechungsoptionen

Im April 2021 ist dieser Button neu hinzugekommen. Nach dem Klicken müssen Sie leider noch einmal den Menüpunkt Meeting Options anklicken, damit das Optionsfenster angezeigt wird.

Folgendes können Sie hier festlegen:

Wer kann den Wartebereich umgehen?

Eingeladene Besprechungsteilnehmer können schon vor dem eigentlichen Beginn der Besprechung auf den Link klicken. Sie gelangen dann in den Wartebereich. Hier können Sie definieren, wie mit dem Wartebereich umgegangen werden soll. Als Standardwert ist Personen in meiner Organisation und Gäste ausgewählt.   Je nach der Art der Besprechung empfehle ich Ihnen, hier den passenden Umgang mit dem Wartebereich individuell zu steuern. Das bewahrt Sie vor unangenehmen Überraschungen und Sie behalten die Steuerung Ihrer Besprechung in der Hand.

Auswahl Auswirkung Empfohlene Anwendung
Jeder Jede Person, die über den Besprechungslink verfügt, kann sofort in die Besprechung eintreten, auch die Personen, die sich per Telefon einwählen. Definitiv keine sinnvolle Auswahl. Sie geben die Steuerung der Besprechung ohne Not aus der Hand.
Personen in meiner Organisation bzw. vertrauenswürdigen Organisationen und Gäste Nur Personen in Ihrer Organisation und externe Gäste aus vertrauenswürdigen Organisationen umgehen den Wartebereich und treten sofort in die Besprechung ein. Wenn Sie keine Kenntnisse darüber haben, welche Organisationen in Ihrem Unternehmen als vertrauenswürdig eingestuft wurden, hat die Einstellung eher den Charakter einer Wundertüte.
Personen in meiner Organisation und Gäste

(Standardeinstellung)

 Nur Personen in Ihrer Organisation umgehen  den Wartebereich und treten sofort in die Besprechung ein. Für eine Besprechung mit kleinem Teilnehmerkreis kann die Einstellung sinnvoll sein. Falls Sie maximale Kontrolle über Ihre Besprechung haben wollen, ist die Auswahl Nur ich besser geeignet.
Nur ich Als Besprechungsorganisator können nur Sie direkt in die Besprechung eintreten. Alle anderen Teilnehmer warten im Wartebereich. Diese Auswahl empfehle ich Ihnen als Standardeinstellung.

Anrufer den Wartebereich immer umgehen lassen

Die Einstellung betrifft nur die Personen, die sich per Telefon in die Besprechung einwählen. Die Standardeinstellung ist Nein.

Ankündigen, wenn Anrufer beitreten oder verlassen

Sie werden darüber informiert, wenn Personen, die sich per Telefon in die Besprechung einwählen, der Besprechung beitreten wollen oder sie verlassen. Die Standardeinstellung ist Ja.

Wer kann präsentieren?

Teams unterscheidet in Online-Besprechungen zwischen zwei Rollen: Referent und Teilnehmer. Wenn Sie mehr zu Rollen in Online-Besprechungen wissen möchte, empfehle ich Ihnen den folgenden Microsoft-Link . Diese Einstellung hier bezieht sich auf dieses Rollenkonzept. Die Standardeinstellung ist Jeder.

Auswahl Auswirkung Empfohlene Anwendung
Jeder Jeder, der Zugriff auf den Besprechungslink hat, wird als Referent an der Besprechung teilnehmen.

 

 Definitiv keine sinnvolle Auswahl. Sie geben die Steuerung der Besprechung ohne Not aus der Hand.
Personen in meiner Organisation Nur Personen Ihrer Organisation sind automatische Referenten. Externe Personen haben die Rolle Teilnehmer. Aus meiner Sicht auch keine sinnvolle Auswahl. Im Vorfeld sind Absprachen nötig, damit ein solches Konstrukt störungsfrei und ohne Überraschungen abläuft.
Bestimmte Personen Nur die Personen, denen Sie aus der Liste der eingeladenen Personen die Rolle des Referenten zuweisen. Alle anderen Personen haben die Rolle Teilnehmer. Mit dieser Option können Sie während der Besprechung entscheiden, ob außer Ihnen weitere Personen Referenten werden sollen.
Nur ich Nur der Organisator wird als Referent fungieren. Alle anderen Personen haben die Rolle Teilnehmer. Diese Auswahl empfehle ich Ihnen als Standardeinstellung. In Kombination mit der Funktion Bestimmte Personen sind Sie für alle Anforderungen gut gerüstet.

Teilnehmern das Aufheben der Stummschaltung gestatten

Die Standardeinstellung ist Ja. Auch hier gilt wieder: Falls Sie maximale Kontrolle über Ihre Besprechung haben wollen, setzen Sie die Einstellung auf Nein.

Reaktionen zulassen

Reaktionen sind im Standard immer zugelassen. Mit Reaktionen sind die Livereaktionen in einer Teams-Besprechung gemeint, die nach dem Anklicken für ca. 10 Sekunden auf dem Bildschirm angezeigt werden.

Besprechungsoptionen in der Online-Besprechung selbst in Teams einstellen

Die Optionen, die ich für die Besprechungsplanung in Outlook beschrieben habe, können Sie auch in der Besprechung in Teams selbst einstellen oder die über Outlook definierten Optionen noch einmal verwenden.

 Drei-Punkte-Menü

Hier finden Sie unter anderen Einstellungsmöglichkeiten die Besprechungsoptionen.

Besprechungsoptionen

Die Optionen, die Sie hier für Ihre Besprechung definieren, sind mit denen aus Outlook fast zu 100% identisch.

Mit Hilfe dieser Optionen können Sie genau die Rahmenbedingungen der Online-Besprechung sowie die Rechte der Teilnehmer steuern. Werfen Sie bei der Planung Ihres nächsten Online-Meetings doch mal einen Blick in die Optionen. Es lohnt sich.

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