Schon bemerkt? Microsoft hat Ihnen eine neue App für Windows, mobile Geräte und das Web geschenkt, die das Arbeiten deutlich effizienter machen kann. Diese App möchte ich Ihnen heute vorstellen, denn sie hat einiges zu bieten.
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Haben Sie schon von Microsoft Loop gehört? Falls nicht, möchte ich Ihnen heute eine erste Einführung geben in die „neue Art der digitalen Zusammenarbeit innerhalb des Microsoft Office 365-Universums“.
Es handelt sich laut Microsoft um nicht weniger als „ein transformatives Co-Creation-Erlebnis, das Teams, Inhalte und Aufgaben über Ihre Tools und Geräte hinweg zusammenbringt“.
Microsoft OneNote ist wohl eines der meistunterschätzten Programme aus Microsofts Office-Universum. Die Notizbuch-Lösung wurde bereits 2003 veröffentlicht, kontinuierlich weiterentwickelt und um wichtige Funktionen, Erweiterungen und Schnittstellen zu Partnerprogrammen ergänzt.
Leider hat Microsoft den Fehler begangen, auf Windows10-Systemen zwei unterschiedliche Programmvarianten einzuführen, was bei Millionen Nutzern für Verwirrung und teilweise Unverständnis gesorgt hat. Während es für die mobilen Endgeräte (Smartphones und Tablets) für Android und iOS sowie MacOS nur jeweils eine OneNote-App gibt, kann der Windows10-Nutzer zwischen den Versionen „OneNote für Windows 10“ und „OneNote“ (frühere Namen waren „OneNote 2016“, „OneNote 2019“ und zwischenzeitlich auch „OneNote Desktop-App“) wählen.
Die Entwicklung des OneNote Logos
Der Grund für die beiden Versionen war schlicht und einfach, dass Microsoft 2014 auf die geniale Idee kam, ein OneNote speziell für Windows 10 herauszugeben, mit schlankerem Programmiercode und etwas weniger Funktionen. Die alte, installierbare Programmversion sollte dann, so zunächst der Plan, nicht mehr weiterentwickelt werden und somit auslaufen. Dies führte jedoch zu vielen Beschwerden in der Nutzer-Community, da mit der alten OneNote-Version einige Funktionen weggefallen wären, die besonders für Unternehmen wichtig sind (z. B. der frei wählbare Speicherort). Daraufhin lenkte Microsoft ein und gab zunächst eine Koexistenz beider Versionen bekannt.
Diese jahrelange Parallelexistenz der beiden Programmvarianten wird in diesem Jahr endgültig beendet. Microsoft hat offiziell das Ende für die UWP (Universal Windows Platform)-App „OneNote für Windows 10“ verkündet.
Zukünftig soll die OneNote Desktop-Vollversion, die in jedem Microsoft-365-Abonnement sowie Office-2021-Softwarepaket enthalten ist, allein weitergeführt und ausgebaut werden. Sinnvolle Funktionen der „OneNote für Windows 10“ Version werden integriert. Das „neue“ OneNote ab 2022 erhält neue Funktionen und eine optische Auffrischung der Bedienoberfläche, angelehnt an das Fluent-Design von Windows 11.
Bereits ab dem 3. Quartal 2022 wird „OneNote für Windows 10“ von Microsoft nicht mehr weiterentwickelt. Sie wird zwar erst zum Ende des Supports von Windows 10 im Jahr 2025 endgültig eingestellt, aber alle Nutzer werden schon ab Mitte 2022 aufgefordert, auf das „richtige“ OneNote umzusteigen. Windows 11 PCs finden bereits kein vorinstalliertes OneNote (für Windows 10) mehr.
Wir haben diesen Blogartikel aber nicht veröffentlicht, um nur dies zu erzählen. Sondern wir wollen Ihnen auch einige neue Funktionen des neuen OneNote vorstellen.
Neue Sortierungsoptionen
In der Desktop-Version lassen sich die Seiten nun nach Namen sowie nach Erstellungs- und Änderungsdatum sortieren. Das ist sicher praktisch.
Neue Sortiermöglichkeiten für OneNote Seiten
ie gleiche Funktion gibt es übrigens auch bereits auf dem iPad.
Plastischer Leser für OneNote
Ebenfalls wird in der neuen Desktop-Version der „Plastische Leser“ (Immersive Reader) eingeführt, der eine ablenkungsfreie Ansicht von Textpassagen bietet und auch eine Vorlesefunktion beinhaltet. Hierfür müssen Sie allerdings zunächst die OneNote Learning Tools installieren.
Der Plastische Reader hilft beim Lesen von Texten
Neue Funktion für OneNote Web-App
Neben den verschiedenen Apps gibt es von OneNote auch eine Web-App von OneNote. Auch diese wird neue Funktionen erhalten.
Verbessertes Copy/Paste
Die verbesserte Copy-Paste-Funktion erlaubt es jetzt, reichhaltige Inhalte (Tabellen, Listen) aus externen Quellen in eine OneNote-Seite einzufügen, ohne das Quellformat zu verlieren.
Zoom-in & Zoom-out
OneNote bietet jetzt sämtliche Zoom-Funktionen, inklusive Auswahl der Zoom-Stufen und Finger-Zoom auf Touchscreens.
Neues Modus-Umschalt-Feature
Der neue Modus-Switcher für Teams und andere Office-Apps wie Word, Excel und PowerPoint ermöglicht einen einfachen Wechsel zwischen Bearbeitungs- und Anzeigemodus, um versehentliche Änderungen zu vermeiden.
Bilder als Seitenhintergrund
In der Web-Version können Bilder als Seitenhintergrund definiert werden. Das dient nicht etwa der Verschönerung, sondern soll dabei helfen, Anmerkungen, Notizen und Hervorhebungen „über“ dem Bild zu machen, ohne dabei Gefahr zu laufen, dass es dabei verrutscht und alle Annotationen neu platziert werden müssen.
Erinnerung an die zuletzt geöffnete Seite
Außerdem merkt sich die Web-Version von OneNote nun die zuletzt geöffnete Seite innerhalb eines Abschnitts. Wechselt man zwischen verschiedenen Abschnitten, landet man immer wieder auf der zuletzt geöffneten Seite anstatt wie bisher auf der ersten Seite im Abschnitt.
Zeichnen mit dem Finger
Eine weitere Neuerung ist die Möglichkeit, mit dem Finger, statt mit einem Stift zu zeichnen.
Mehr Infos zu den geplanten Funktionen für OneNote für das Web und die OneNote App in Microsoft Teams finden Sie hier.
Microsoft kündigt eine wichtige Änderung bei der Nutzung von Web-Apps der Microsoft 365-Websuite an.
Im Zeitalter der hybriden Arbeit, in dem persönliche und berufliche Grenzen immer weiter verschmelzen, tragen Microsoft 365-Benutzer während ihres Arbeitstages mehrere Hüte und benötigen eine Möglichkeit, schnell den Kontext zu wechseln, um produktiv zu bleiben.
Derzeit können Benutzer in Ihrer Organisation nur mit einem einzigen Konto in einer Microsoft 365-Web-App in einem Browser arbeiten. Um ein anderes Konto zu verwenden, müssen sie sich entweder abmelden, ein InPrivate-Fenster oder einen anderen Browser verwenden.
Das will Microsoft ändern. Im Rahmen eines Feature-Updates, das Anfang April ausgerollt werden soll, können sich Benutzer bei mehreren geschäftlichen und persönlichen Konten (Microsoft-Konten) in Microsoft 365-Web-Apps im selben Browser anmelden. Dies ermöglicht es ihnen, nahtlos mit einem Klick zwischen den Konten zu wechseln, ohne sich abmelden und erneut anmelden zu müssen. Nach einem erfolgreichen Kontowechsel wird die Seite mit Inhalten aktualisiert, die aus dem neuen Konto stammen.
Quelle: Microsoft
Obwohl der Benutzer mehrere Konten in einer Web-App hinzufügen kann, ist jeweils nur ein Konto pro App aktiv. Wenn ein Benutzer am Ende zwei oder mehr Browser-App-Registerkarten mit unterschiedlichen Konten hat, werden die Benutzer benachrichtigt, die Registerkarten mit nicht aktiven Konten zu aktualisieren.
Quelle Microsoft
Diese Änderung betrifft derzeit nur die folgenden Microsoft 365-Web-Apps: Office.com und andere Startseiten, Outlook Web App (OWA), OneDrive for Business, OneDrive Consumer, SharePoint Online, Office im Web und M365 Admin Center. Weitere Web-Apps werden später hinzugefügt.
Heute möchte ich Ihnen ein kleines, aber sehr hilfreiches Werkzeug für Ihre tägliche Arbeit mit Word und Outlook vorstellen: den Microsoft Editor.
Jeder weiß: Das korrekte Schreiben ist wichtig, ganz egal in welcher Branche oder für welches Medium. Wichtig sind ein korrekter Satzbau, eine harmonische Wortwahl sowie die korrekte Rechtschreibung.
Im Internet tummeln sich viele Korrektur- und Formulierungshilfen, seit kurzer Zeit gesellt sich der Microsoft Editor hinzu.
KI-basierter Closed-Source-Schreibassistent
Der Microsoft Editor ist ein KI-basierter Closed-Source-Schreibassistent, der für Word und Outlook-Apps und als Browser-Erweiterung für Microsoft Edge und Chrome als Teil von Office 365 verfügbar ist. Er erkennt in der Grundversion sowohl Rechtschreib- als auch Grammatikfehler.
In der Version mit einem Microsoft 365-Abonnement weist der Editor auf fortgeschrittene Grammatik- und Stilverbesserungen wie Klarheit, Prägnanz, Formalität, Vokabelvorschläge und mehr hin.
Mehr als 20 verfügbare Sprachen
In mehr als 20 Sprachen hilft er den Nutzern, die perfekten Texte zu schreiben und den Schreibstil zu verbessern.
Informelle oder formelle Ausdruckweise
Zu jedem Zeitpunkt lässt sich einstellen, ob der Text auf eine informelle oder formelle Ausdruckweise überprüft werden soll.
Verfeinerungen
Neben den oben erwähnten Rechtschreib- und Grammatikkorrekturen, gibt der Editor auch Hinweise (Verfeinerungen) zu den Punkten:
- Formelle Sprache
- Prägnanz
- Verständlichkeit
- Wortwahl
In der Premiumversion (mit einem Microsoft 365-Abonnement) weist er so auf seltsame Formulierungen oder Zeitenwechsel oder ähnliches hin.
Insights
Last but noch least liefert der Microsoft Editor natürlich auch viele Insights, wie die Anzahl von Wörtern, Zeichen, Absätzen und Sätzen und die durchschnittlichen Sätze pro Absatz, durchschnittlichen Wörter pro Satz sowie die durchschnittlichen Zeichen pro Wort.
Mit dem Microsoft Editor erhält man also ein Rundum-sorglos-Paket, wenn es um das korrekte und sprachlich hochwertige Schreiben geht.
Sie finden den Editor oben in der rechten Ecke des Menübandes.
Microsoft hat am 05.10.21 das Office-Paket 2021 wieder als Kaufversion veröffentlicht. Eine Verpflichtung, die Microsoft Cloud Microsoft 365 zu buchen, um das Office 2021 zu nutzen, besteht damit nicht. Um beurteilen zu können, ob die Kauf- oder Mietversion für Ihren Bedarf die richtige ist, sollten Sie die Unterschiede kennen.
Worin unterscheiden sich die Kaufversion von Office 2021 und ein Microsoft-365-Account?
Fangen wir mit der Lizensierung an. Bei der Kaufversion zahlen Sie einmalig einen Betrag und erwerben damit das Recht, das Office-Paket auf einem Gerät zu installieren und zu nutzen. Die erworbene Lizenz gilt immer für genau ein Gerät. Möchten Sie das Office-Paket auf einem weiteren Rechner installieren, erfordert dies eine weitere Kauflizenz. Erscheint eine neue Office-Version, so müssen Sie diese erneut kaufen, um sie nutzen. Eine Aktualitätsgarantie gibt es bei der Kaufversion also nicht.
Buchen Sie einen Microsoft-365-Plan zur Nutzung des Office-Paketes (Microsoft 365 Apps für Business), zahlen Sie monatlich eine Gebühr für die Nutzung. Darin enthalten ist eine Aktualisierungsgarantie der Software. Sobald eine neue Office-Version veröffentlicht wird, können Sie diese nutzen, ohne erneut dafür zu zahlen. Bei der Cloud-Variante wird anders als bei der Kaufversion auf Benutzerebene lizensiert. Mit dem gebuchten Microsoft-365-Plan können Sie das Office-Paket ohne weitere Kosten auf insgesamt fünf Geräten installieren, sowohl auf Windows- als auch auf Mac-Rechnern. In dem erwähnten Plan sind ebenfalls die Webversionen der Office-Programme, die Sie mit einem gängigen Webbrowser nutzen können, enthalten. Zusätzlich haben Sie Cloud-Speicher mit einem Volumen vom 1 TB (OneDrive) gleich mitgebucht.
Auch bei der Funktionalität gibt es Unterschiede. Seit einigen Jahren arbeitet Microsoft nach der Devise „Cloud first, mobile first“. Die Cloudprodukte werden stets vorrangig weiterentwickelt. Für das Office-Paket bedeutet dies, das neu entwickelte Funktionalitäten zuerst in der Cloud verfügbar sind und erst zu einem späteren Zeitpunkt Einzug in die Office-Kaufversion finden. Ein schönes Beispiel dafür ist die Excel-Funktion XVERWEIS (dazu gleich mehr), die erst jetzt in der Kaufversion von Office 2021 auch für Nicht-Cloud-Nutzer zur Verfügung steht. Die Office-Programme in Microsoft 365 haben darüber hinaus noch die folgenden Funktionen:
- AutoSpeichern
In den Webversionen wird, ohne Wahlmöglichkeit, immer automatisch gespeichert. In der Desktopversion (das installierte Office-Programm) können Sie zwischen automatischer und manueller Speicherung wählen.
- Versionierung der Office-Dateien
In der Cloud werden von den Office-Dateien (Word, Excel, PowerPoint) automatisch Versionen angelegt, die Sie sich direkt aus der jeweiligen Anwendung anschauen und bei Bedarf als aktuelle Version wiederherstellen können.
- Teilen
Office-Dateien, die in der Cloud (OneDrive) gespeichert sind, können Sie mit beliebigen anderen Personen über deren Mail-Adresse teilen, nur lesend oder aber bearbeitend)
- Zeitgleiche Bearbeitung mit mehreren Personen in Echtzeit
Haben Sie eine in OneDrive gespeicherte Datei geteilt, können alle beteiligten Personen in Echtzeit gemeinsam an diesem Dokument arbeiten. Alle Personen sehen, wer sich zur gleichen Zeit im Dokument befindet und an welcher Stelle des Dokumentes eine Person arbeitet.
Die Neuerungen in Office 2021
Es sind keine weltbewegenden Neuerungen, aber in Teilen doch sehr interessant und für den Arbeitsalltag nützlich, vor allem in Excel.
Office allgemein
- Modernisiertes Design
- Office läßt sich nun in den Dark Mode umschalten
Leistungsverbesserung in den Anwendungen Word, Excel, Outlook und PowerPoint - Verbesserte Suche mit Microsoft Search
- OneNote ist wieder Bestandteil des Office-Paketes
(das war in Office 2019 nicht der Fall) - Teams ist nun Bestandteil des Office-Paketes
Outlook
- DropDown-Menü im Suchbereich
- Sprachenübersetzer für Outlook
Dieses Feature steht als Add-In nur in einer Unternehmensumgebung mit einem ExchangeServer zur Verfügung)
Excel
Die interessantesten Neuerungen finden wir, wie ich finde, in Excel:
- XVERWEIS-Funktion – XVERWEIS (Funktion) (microsoft.com)
Mit dem XVERWEIS können Sie in einer beliebigen Spalte nach einem bestimmten Suchbegriff suchen und ein Ergebnis aus derselben Zeile einer beliebigen anderen Spalte abrufen, und zwar unabhängig davon, ob sich die Spalte rechts oder links der Suchbegriff-Spalte befindet. Alle, die sich bisher über die Einschränkungen der Funktion SVERWEIS geärgert haben, werden sich über den XVERWEIS sehr freuen. - XVERGLEICH-Funktion – XVERGLEICH (Funktion) (microsoft.com)
Diese Funktion sucht nach einem angegebenen Element in einer Matrix oder einem Zellbereich und gibt dann die relative Position des Elements zurück. - LET-Funktion – LET-Funktion (microsoft.com)
Mit LET weisen Sie den Berechnungsergebnissen Namen zu. Dies ermöglicht das Speichern von Zwischenberechnungen oder -werten oder das Definieren von Namen in einer Formel. Diese Namen gelten nur im Bereich der LET-Funktion. LET wird, vergleichbar mit Variablen in der Programmierung, durch die native Formelsyntax von Excel erreicht. - Dynamische Arrays – Dynamische Matrixformeln und Verhalten von übergelaufenen Arrays (microsoft.com)
Schreiben Sie eine Formel, und geben Sie eine Matrix von Werten zurück. Mit sechs neuen Funktionen (FILTER, SORTIEREN, SORTIERENNACH,EINDEUTIG, SEQUENZ und ZUFALLSMATRIX) können Sie Berechnungen beschleunigen. - Arbeitsmappenstatistik anzeigen lassen – Überprüfen Arbeitsmappenstatistiken (microsoft.com)
Mit dieser Menu-Funktionalität erhalten Sie schnell eine Zusammenfassung mit Informationen wie Größe des Blattes, Anzahl Zellen mit Daten, Anzahl Tabellen, Anzahl Pivot-Tabellen, Anzahl Formeln etc.). - Verbesserte Stift-Toolbox für die Nutzung mit einem Touchscreen
- Unterstützung des OpenDocument-Formats (ODF) 1.3
Word
- Linienfokus – Lerntools in Word (microsoft.com)
Mit dieser Funktionalität navigieren Sie zeilenweise durch ein Dokument in Word. Die Anzahl der fokussierten Zeilen können Sie wählen: Eine, drei oder fünf Zeilen. Wer sich mit dem Plastischen Reader schon einmal einen Word-Text hat vorlesen lassen, dem wird die Darstellung des Linienfokus bekannt vorkommen. - Verbesserte Stift-Toolbox für die Nutzung mit einem Touchscreen
- Unterstützung des OpenDocument-Formats (ODF) 1.3
PowerPoint
- Neues und verbessertes Aufzeichnen von Bildschirmpräsentationen – Aufzeichnen einer Bildschirmpräsentation mit Kommentaren und Folienanzeigedauern (microsoft.com)
Das Aufzeichnen von Referentenvideos, handgeschriebenen Aufzeichnungen und Laserpointdarstellungen wird nun unterstützt. - Verbesserte Stift-Toolbox für die Nutzung mit einem Touchscreen
- Unterstützung des OpenDocument-Formats (ODF) 1.3
OneNote
- Nach der OneNote Pause in Office 2019 ist das Programm nun wieder mit einer aktualisierten Version in Office 2021 dabei. Zurzeit existieren in der Regel auf einem Windows 10 Rechner zwei OneNote Apps, mit denen Sie parallel arbeiten können:
OneNote for Windows 10 App (optimiert für die Arbeit mit dem Stift auf einem Tablet), die automatisch mit dem Betriebssystem eingerichtet wird und unabhängig von der aktuellen Office-Version läuft. Zusätzlich kann das Programm OneNote 2016 (optimiert für die Arbeit am PC bzw. großen Monitoren) auf dem Rechner installiert werden. Leider nennt Microsoft beide Varianten Apps, was die Unterscheidung der beiden OneNote-Versionen nicht einfacher macht. Der Klarheit halber nenne ich das OneNote, das über das Office-Paket installiert wird „Programm“. - Vor der Veröffentlichung von Office 2019 beabsichtigte Microsoft, das Programm OneNote zugunsten der OneNote for Windows App sterben zu lassen. Die bis dahin letzte aktuelle Version des Programmes OneNote war 2016. Mit der Ankündigung, das Programm OneNote sterben zu lassen, richtete Microsoft eine heillose Verwirrung in der Anwendergemeinde an. Viele hatten es so verstanden, dass OneNote komplett eingestampft wird, was gottseidank nicht der Fall war. Microsoft hat zwischenzeitlich eine Rolle rückwärts vollzogen. Aktueller Stand ist nun, dass die OneNote for Windows 10 App ab 2022 nicht mehr weiterentwickelt und vielleicht sogar schon nächstes Jahr ganz von unseren Rechnern verschwinden wird. Dagegen wird nun das Programm OneNote weiterentwickelt und ist wieder Bestandteil des Office-Paketes, in der Version OneNote 2021.
Die Kaufversion von Office 2021 gibt es in folgenden Editionen:
| Word | Excel | OneNote | PowerPoint | Outlook | Publisher | Access | Teams | Skype | |
| Office 2021 Standard | x | x | x | x | x | x | – | x | – |
| Office 2021 Professional Plus | x | x | x | x | x | x | x | x | x |
| Office 2021
Home & Student |
x | x | x | x | – | – | – | x | – |
| Office 2021
Home & Business |
x | x | x | x | x | – | – | x | – |
Um die bestmögliche Leistung für Outlook sicherzustellen, kappt Microsoft zum 1. November die Verbindung zwischen Office 365 / Microsoft 365 Diensten und älteren Outlook für Windows-Versionen. Das kündigte der Konzern nun nochmals deutlich an.
Die in der folgenden Liste genannten Outlook für Windows-Versionen werden ab diesem Tag keine Verbindung mehr zu Diensten wie Exchange Online erhalten.
| Office und Microsoft 365 Apps | Outlook für Windows Version |
| Office 2007 | Alle Versionen |
| Office 2010 | Alle Versionen |
| Office 2013 | 15.0.4970.9999 und älter |
| Office 2016 | 16.0.4599.9999 und älter |
| Microsoft 365 Apps for enterprise (zuvor Office 365 ProPlus) | 1705 und älter |
| Microsoft 365 Apps for business (zuvor Office 365 Business) | 1705 und älter |
Auch bei Versionen von Outlook, die zwar neuer als die oben genannten, aber nicht die neusten Versionen sind, können Konnektivitätsprobleme auftreten.
Die Versionshistorie für die Microsoft 365 Apps (inklusive Outlook für Windows) ist hier oder hier nachzulesen. Die aktuelle Version lautet 2109 (Build 14430.20298) und wurde am 12. Oktober 2021 veröffentlicht. Die abgekündigte Version 1705 stammt aus Juni 2017.
Microsoft empfiehlt allen Nutzern, auf die jeweils neueste Version zu aktualisieren.
Ende Juni ist mein neues Buch „Effektives Arbeiten mit MS Teams, OneNote, Outlook & Co.“ erschienen. Nach dem Erstlingswerk über Microsoft Teams widme ich mich nun dem gesamten Microsoft 365/Office 365-Universum. In dem neuen Buch erfahren Sie alles Wichtige für eine effiziente Zusammenarbeit und Selbstorganisation mit MS Teams, Outlook, OneNote, OneDrive & Co.
Meiner Erfahrung nach ist Office 365 bzw. Microsoft 365 zwar in vielen Unternehmen Standard, doch häufig wird längst nicht das Potenzial aller Programme voll ausgeschöpft. Das Cloud-Paket bietet insbesondere für die effektive Zusammenarbeit sowie für die Selbstorganisation und das Zeitmanagement enorm viel Unterstützung. In meinem Buch zeige ich Ihnen, welche Programme und Funktionen dafür besonders geeignet sind. Dabei konzentriere ich mich auf den Einsatz von Teams, Outlook, OneNote, Planner, To-do und Lists sowie OneDrive und SharePoint.
Sie erfahren, wie Sie die Programme optimal in Ihren Arbeitsalltag integrieren und bestmöglich miteinander kombinieren. So erhalten Sie effektive Arbeitserleichterungen wie z. B. das Umwandeln von E-Mails in Aufgaben mit To-do, das Teilen von Dateien im Team mit OneDrive oder die Integration von OneNote-Notizbüchern, OneDrive-Dateien und mehr in Teams.
Alle Funktionen werden anhand von Screenshots Schritt für Schritt erklärt. Zahlreiche Tipps für den praktischen Einsatz helfen dabei, typische Fehler zu vermeiden und Microsoft/Office 365 optimal im Berufsalltag einzusetzen.
Zu jedem Programm finden Sie darüber hinaus einen Überblick über die Funktionen der mobilen Variante für Android und iOS. So können Sie auch unterwegs an Ihre gewohnte Arbeitsstruktur anknüpfen und effektiv arbeiten.
Ihr Helmut Gräfen
Gewinnspiel
Wir verlosen fünf, von mir signierte Exemplare des neuen Buches unter allen, die uns in einem Kommentar schreiben, welches Tool aus dem Microsoft 365-Werkzeugkasten wir demnächst näher vorstellen sollen. Alternativ: Welches konkrete Problem Sie im Zusammenhang mit Microsoft 365 plagt.
Wichtig: Bitte hinterlassen Sie Ihre E-Mail-Adresse im Kommentar, damit wir Sie im Fall des Gewinns benachrichtigen können.
Das Gewinnspiel läuft bis 31.7.2021. Danach werden unter allen Kommentaren fünf Exemplare des Buches verlost. Bei mehr als fünf Kommentaren entscheidet das Los. Die Zustellung erfolgt auf dem Postweg, nachdem die Gewinner uns Ihre Postadresse mitgeteilt haben.
Derzeit werden Online-Besprechungen, -Schulungen und -Unterrichtseinheiten via Teams immer beliebter. Ähnlich wie bei anderen Onlinemeeting-Angeboten ist ein Besprechungstermin schnell anberaumt und durchgeführt – geplant oder spontan. Doch Teams bietet eine Menge an Konfigurationsmöglichkeiten für eine Online-Besprechung, die vielen Nutzern noch gar nicht bekannt sind. Das wollen wir heute ändern.
Über diese Optionen für eine Online-Besprechung legen Sie z. B. fest, ob die eingeladenen Personen den Wartebereich selbst umgehen können oder sie nur von Ihnen, der Besprechungsleitung, aus dem Wartebereich in die Besprechung hineingenommen werden können. Möchten Sie, dass nur Sie Inhalte während der Besprechung freigeben können? Auch das können über die Besprechungsoptionen steuern.
Teams oder Outlook
Grundsätzlich stehen Ihnen zwei Wege zur Verfügung, die Optionen einer Online-Besprechung zu definieren: über Outlook oder über Teams.
Besprechungsoptionen für eine Online-Besprechung, die über Outlook geplant wird
Um eine Online-Besprechung über Outlook zu planen, Öffnen Sie Ihrem Kalender das Menü Start. Klicken Sie auf den Button Neue Elemente und anschließend auf den Menüpunkt Besprechung.
An Teams-Besprechung teilnehmen
Sind Office 365 und Teams in Ihrem Unternehmen eingerichtet, so wird diese Kachel automatisch in der Besprechungsanfrage von Outlook anzeigt. Ein Klick auf diese Kachel erzeugt 2.
Klicken Sie hier, um an der Besprechung teilzunehmen
Mit einem Klick auf diesen Link gelangen die eingeladenen Personen in die Online-Besprechung. Die Online-Besprechung ist allerdings keinem Kanal in Teams zugeordnet. Microsoft Teams dient hier lediglich als technische Plattform, um die Online-Besprechung möglich zu machen.
Besprechungsoptionen
Im April 2021 ist dieser Button neu hinzugekommen. Nach dem Klicken müssen Sie leider noch einmal den Menüpunkt Meeting Options anklicken, damit das Optionsfenster angezeigt wird.
Folgendes können Sie hier festlegen:
Wer kann den Wartebereich umgehen?
Eingeladene Besprechungsteilnehmer können schon vor dem eigentlichen Beginn der Besprechung auf den Link klicken. Sie gelangen dann in den Wartebereich. Hier können Sie definieren, wie mit dem Wartebereich umgegangen werden soll. Als Standardwert ist Personen in meiner Organisation und Gäste ausgewählt. Je nach der Art der Besprechung empfehle ich Ihnen, hier den passenden Umgang mit dem Wartebereich individuell zu steuern. Das bewahrt Sie vor unangenehmen Überraschungen und Sie behalten die Steuerung Ihrer Besprechung in der Hand.
| Auswahl | Auswirkung | Empfohlene Anwendung |
| Jeder | Jede Person, die über den Besprechungslink verfügt, kann sofort in die Besprechung eintreten, auch die Personen, die sich per Telefon einwählen. | Definitiv keine sinnvolle Auswahl. Sie geben die Steuerung der Besprechung ohne Not aus der Hand. |
| Personen in meiner Organisation bzw. vertrauenswürdigen Organisationen und Gäste | Nur Personen in Ihrer Organisation und externe Gäste aus vertrauenswürdigen Organisationen umgehen den Wartebereich und treten sofort in die Besprechung ein. | Wenn Sie keine Kenntnisse darüber haben, welche Organisationen in Ihrem Unternehmen als vertrauenswürdig eingestuft wurden, hat die Einstellung eher den Charakter einer Wundertüte. |
| Personen in meiner Organisation und Gäste
(Standardeinstellung) |
Nur Personen in Ihrer Organisation umgehen den Wartebereich und treten sofort in die Besprechung ein. | Für eine Besprechung mit kleinem Teilnehmerkreis kann die Einstellung sinnvoll sein. Falls Sie maximale Kontrolle über Ihre Besprechung haben wollen, ist die Auswahl Nur ich besser geeignet. |
| Nur ich | Als Besprechungsorganisator können nur Sie direkt in die Besprechung eintreten. Alle anderen Teilnehmer warten im Wartebereich. | Diese Auswahl empfehle ich Ihnen als Standardeinstellung. |
Anrufer den Wartebereich immer umgehen lassen
Die Einstellung betrifft nur die Personen, die sich per Telefon in die Besprechung einwählen. Die Standardeinstellung ist Nein.
Ankündigen, wenn Anrufer beitreten oder verlassen
Sie werden darüber informiert, wenn Personen, die sich per Telefon in die Besprechung einwählen, der Besprechung beitreten wollen oder sie verlassen. Die Standardeinstellung ist Ja.
Wer kann präsentieren?
Teams unterscheidet in Online-Besprechungen zwischen zwei Rollen: Referent und Teilnehmer. Wenn Sie mehr zu Rollen in Online-Besprechungen wissen möchte, empfehle ich Ihnen den folgenden Microsoft-Link . Diese Einstellung hier bezieht sich auf dieses Rollenkonzept. Die Standardeinstellung ist Jeder.
| Auswahl | Auswirkung | Empfohlene Anwendung |
| Jeder | Jeder, der Zugriff auf den Besprechungslink hat, wird als Referent an der Besprechung teilnehmen.
|
Definitiv keine sinnvolle Auswahl. Sie geben die Steuerung der Besprechung ohne Not aus der Hand. |
| Personen in meiner Organisation | Nur Personen Ihrer Organisation sind automatische Referenten. Externe Personen haben die Rolle Teilnehmer. | Aus meiner Sicht auch keine sinnvolle Auswahl. Im Vorfeld sind Absprachen nötig, damit ein solches Konstrukt störungsfrei und ohne Überraschungen abläuft. |
| Bestimmte Personen | Nur die Personen, denen Sie aus der Liste der eingeladenen Personen die Rolle des Referenten zuweisen. Alle anderen Personen haben die Rolle Teilnehmer. | Mit dieser Option können Sie während der Besprechung entscheiden, ob außer Ihnen weitere Personen Referenten werden sollen. |
| Nur ich | Nur der Organisator wird als Referent fungieren. Alle anderen Personen haben die Rolle Teilnehmer. | Diese Auswahl empfehle ich Ihnen als Standardeinstellung. In Kombination mit der Funktion Bestimmte Personen sind Sie für alle Anforderungen gut gerüstet. |
Teilnehmern das Aufheben der Stummschaltung gestatten
Die Standardeinstellung ist Ja. Auch hier gilt wieder: Falls Sie maximale Kontrolle über Ihre Besprechung haben wollen, setzen Sie die Einstellung auf Nein.
Reaktionen zulassen
Reaktionen sind im Standard immer zugelassen. Mit Reaktionen sind die Livereaktionen in einer Teams-Besprechung gemeint, die nach dem Anklicken für ca. 10 Sekunden auf dem Bildschirm angezeigt werden.
Besprechungsoptionen in der Online-Besprechung selbst in Teams einstellen
Die Optionen, die ich für die Besprechungsplanung in Outlook beschrieben habe, können Sie auch in der Besprechung in Teams selbst einstellen oder die über Outlook definierten Optionen noch einmal verwenden.
Drei-Punkte-Menü
Hier finden Sie unter anderen Einstellungsmöglichkeiten die Besprechungsoptionen.
Besprechungsoptionen
Die Optionen, die Sie hier für Ihre Besprechung definieren, sind mit denen aus Outlook fast zu 100% identisch.
Mit Hilfe dieser Optionen können Sie genau die Rahmenbedingungen der Online-Besprechung sowie die Rechte der Teilnehmer steuern. Werfen Sie bei der Planung Ihres nächsten Online-Meetings doch mal einen Blick in die Optionen. Es lohnt sich.
Microsoft wird – ähnlich wie andere Video-Meeting-Plattformen – für Teams endlich die Möglichkeit anbieten, über eine digitale Meeting-ID an einem Video-Meeting teilzunehmen. Bislang benötigte man dazu immer einen Link.
In Zukunft wird in der Einladung zu einem Teams-Meeting unter dem Meeting-Link zusätzlich eine Meeting-ID zu sehen sein. Damit kann der eingeladene Nutzer in Teams Desktop, Mobile und in der Web-Version über den Button „Jetzt besprechen“ und Eingabe der Meeting-ID an der Besprechung teilnehmen.
Die Einführung dieser neuen Funktion startet Anfang Mai 2021 und wird bis Ende Mai allen Nutzern zur Verfügung stehen. Die sonstigen Einstellungen eines Teams-Meetings bleiben dabei unberührt.
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