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Neuerscheinung: Effektives Arbeiten mit MS Teams, OneNote, Outlook & Co.

Ende Juni ist mein neues Buch „Effektives Arbeiten mit MS Teams, OneNote, Outlook & Co.“ erschienen. Nach dem Erstlingswerk über Microsoft Teams widme ich mich nun dem gesamten Microsoft 365/Office 365-Universum. In dem neuen Buch erfahren Sie alles Wichtige für eine effiziente Zusammenarbeit und Selbstorganisation mit MS Teams, Outlook, OneNote, OneDrive & Co.

Meiner Erfahrung nach ist Office 365 bzw. Microsoft 365 zwar in vielen Unternehmen Standard, doch häufig wird längst nicht das Potenzial aller Programme voll ausgeschöpft. Das Cloud-Paket bietet insbesondere für die effektive Zusammenarbeit sowie für die Selbstorganisation und das Zeitmanagement enorm viel Unterstützung. In meinem Buch zeige ich Ihnen, welche Programme und Funktionen dafür besonders geeignet sind. Dabei konzentriere ich mich auf den Einsatz von Teams, Outlook, OneNote, Planner, To-do und Lists sowie OneDrive und SharePoint.

Sie erfahren, wie Sie die Programme optimal in Ihren Arbeitsalltag integrieren und bestmöglich miteinander kombinieren. So erhalten Sie effektive Arbeitserleichterungen wie z. B. das Umwandeln von E-Mails in Aufgaben mit To-do, das Teilen von Dateien im Team mit OneDrive oder die Integration von OneNote-Notizbüchern, OneDrive-Dateien und mehr in Teams.

Alle Funktionen werden anhand von Screenshots Schritt für Schritt erklärt. Zahlreiche Tipps für den praktischen Einsatz helfen dabei, typische Fehler zu vermeiden und Microsoft/Office 365 optimal im Berufsalltag einzusetzen.

Zu jedem Programm finden Sie darüber hinaus einen Überblick über die Funktionen der mobilen Variante für Android und iOS. So können Sie auch unterwegs an Ihre gewohnte Arbeitsstruktur anknüpfen und effektiv arbeiten.

Ihr Helmut Gräfen

 

Gewinnspiel

Wir verlosen fünf, von mir signierte Exemplare des neuen Buches unter allen, die uns in einem Kommentar schreiben, welches Tool aus dem Microsoft 365-Werkzeugkasten wir demnächst näher vorstellen sollen. Alternativ: Welches konkrete Problem Sie im Zusammenhang mit Microsoft 365 plagt.
Wichtig: Bitte hinterlassen Sie Ihre E-Mail-Adresse im Kommentar, damit wir Sie im Fall des Gewinns benachrichtigen können.

Das Gewinnspiel läuft bis 31.7.2021. Danach werden unter allen Kommentaren fünf Exemplare des Buches verlost. Bei mehr als fünf Kommentaren entscheidet das Los. Die Zustellung erfolgt auf dem Postweg, nachdem die Gewinner uns Ihre Postadresse mitgeteilt haben.

Besprechungsoptionen für eine Online-Besprechung in Teams

Derzeit werden Online-Besprechungen, -Schulungen und -Unterrichtseinheiten via Teams immer beliebter. Ähnlich wie bei anderen Onlinemeeting-Angeboten ist ein Besprechungstermin schnell anberaumt und durchgeführt – geplant oder spontan. Doch Teams bietet eine Menge an Konfigurationsmöglichkeiten für eine Online-Besprechung, die vielen Nutzern noch gar nicht bekannt sind. Das wollen wir heute ändern.

Über diese Optionen für eine Online-Besprechung legen Sie z. B. fest, ob die eingeladenen Personen den Wartebereich selbst umgehen können oder sie nur von Ihnen, der Besprechungsleitung, aus dem Wartebereich in die Besprechung hineingenommen werden können. Möchten Sie, dass nur Sie Inhalte während der Besprechung freigeben können? Auch das können über die Besprechungsoptionen steuern.

Teams oder Outlook

Grundsätzlich stehen Ihnen zwei Wege zur Verfügung, die Optionen einer Online-Besprechung zu definieren: über Outlook oder über Teams.

Besprechungsoptionen für eine Online-Besprechung, die über Outlook geplant wird

Um eine Online-Besprechung über Outlook zu planen, Öffnen Sie Ihrem Kalender das Menü Start. Klicken Sie auf den Button Neue Elemente und anschließend auf den Menüpunkt Besprechung.

An Teams-Besprechung teilnehmen

Sind Office 365 und Teams in Ihrem Unternehmen eingerichtet, so wird diese Kachel automatisch in der Besprechungsanfrage von Outlook anzeigt. Ein Klick auf diese Kachel erzeugt 2.

Klicken Sie hier, um an der Besprechung teilzunehmen

Mit einem Klick auf diesen Link gelangen die eingeladenen Personen in die Online-Besprechung. Die Online-Besprechung ist allerdings keinem Kanal in Teams zugeordnet. Microsoft Teams dient hier lediglich als technische Plattform, um die Online-Besprechung möglich zu machen.

Besprechungsoptionen

Im April 2021 ist dieser Button neu hinzugekommen. Nach dem Klicken müssen Sie leider noch einmal den Menüpunkt Meeting Options anklicken, damit das Optionsfenster angezeigt wird.

Folgendes können Sie hier festlegen:

Wer kann den Wartebereich umgehen?

Eingeladene Besprechungsteilnehmer können schon vor dem eigentlichen Beginn der Besprechung auf den Link klicken. Sie gelangen dann in den Wartebereich. Hier können Sie definieren, wie mit dem Wartebereich umgegangen werden soll. Als Standardwert ist Personen in meiner Organisation und Gäste ausgewählt.   Je nach der Art der Besprechung empfehle ich Ihnen, hier den passenden Umgang mit dem Wartebereich individuell zu steuern. Das bewahrt Sie vor unangenehmen Überraschungen und Sie behalten die Steuerung Ihrer Besprechung in der Hand.

Auswahl Auswirkung Empfohlene Anwendung
Jeder Jede Person, die über den Besprechungslink verfügt, kann sofort in die Besprechung eintreten, auch die Personen, die sich per Telefon einwählen. Definitiv keine sinnvolle Auswahl. Sie geben die Steuerung der Besprechung ohne Not aus der Hand.
Personen in meiner Organisation bzw. vertrauenswürdigen Organisationen und Gäste Nur Personen in Ihrer Organisation und externe Gäste aus vertrauenswürdigen Organisationen umgehen den Wartebereich und treten sofort in die Besprechung ein. Wenn Sie keine Kenntnisse darüber haben, welche Organisationen in Ihrem Unternehmen als vertrauenswürdig eingestuft wurden, hat die Einstellung eher den Charakter einer Wundertüte.
Personen in meiner Organisation und Gäste

(Standardeinstellung)

Nur Personen in Ihrer Organisation umgehen  den Wartebereich und treten sofort in die Besprechung ein. Für eine Besprechung mit kleinem Teilnehmerkreis kann die Einstellung sinnvoll sein. Falls Sie maximale Kontrolle über Ihre Besprechung haben wollen, ist die Auswahl Nur ich besser geeignet.
Nur ich Als Besprechungsorganisator können nur Sie direkt in die Besprechung eintreten. Alle anderen Teilnehmer warten im Wartebereich. Diese Auswahl empfehle ich Ihnen als Standardeinstellung.

Anrufer den Wartebereich immer umgehen lassen

Die Einstellung betrifft nur die Personen, die sich per Telefon in die Besprechung einwählen. Die Standardeinstellung ist Nein.

Ankündigen, wenn Anrufer beitreten oder verlassen

Sie werden darüber informiert, wenn Personen, die sich per Telefon in die Besprechung einwählen, der Besprechung beitreten wollen oder sie verlassen. Die Standardeinstellung ist Ja.

Wer kann präsentieren?

Teams unterscheidet in Online-Besprechungen zwischen zwei Rollen: Referent und Teilnehmer. Wenn Sie mehr zu Rollen in Online-Besprechungen wissen möchte, empfehle ich Ihnen den folgenden Microsoft-Link . Diese Einstellung hier bezieht sich auf dieses Rollenkonzept. Die Standardeinstellung ist Jeder.

Auswahl Auswirkung Empfohlene Anwendung
Jeder Jeder, der Zugriff auf den Besprechungslink hat, wird als Referent an der Besprechung teilnehmen.

 

Definitiv keine sinnvolle Auswahl. Sie geben die Steuerung der Besprechung ohne Not aus der Hand.
Personen in meiner Organisation Nur Personen Ihrer Organisation sind automatische Referenten. Externe Personen haben die Rolle Teilnehmer. Aus meiner Sicht auch keine sinnvolle Auswahl. Im Vorfeld sind Absprachen nötig, damit ein solches Konstrukt störungsfrei und ohne Überraschungen abläuft.
Bestimmte Personen Nur die Personen, denen Sie aus der Liste der eingeladenen Personen die Rolle des Referenten zuweisen. Alle anderen Personen haben die Rolle Teilnehmer. Mit dieser Option können Sie während der Besprechung entscheiden, ob außer Ihnen weitere Personen Referenten werden sollen.
Nur ich Nur der Organisator wird als Referent fungieren. Alle anderen Personen haben die Rolle Teilnehmer. Diese Auswahl empfehle ich Ihnen als Standardeinstellung. In Kombination mit der Funktion Bestimmte Personen sind Sie für alle Anforderungen gut gerüstet.

Teilnehmern das Aufheben der Stummschaltung gestatten

Die Standardeinstellung ist Ja. Auch hier gilt wieder: Falls Sie maximale Kontrolle über Ihre Besprechung haben wollen, setzen Sie die Einstellung auf Nein.

Reaktionen zulassen

Reaktionen sind im Standard immer zugelassen. Mit Reaktionen sind die Livereaktionen in einer Teams-Besprechung gemeint, die nach dem Anklicken für ca. 10 Sekunden auf dem Bildschirm angezeigt werden.

Besprechungsoptionen in der Online-Besprechung selbst in Teams einstellen

Die Optionen, die ich für die Besprechungsplanung in Outlook beschrieben habe, können Sie auch in der Besprechung in Teams selbst einstellen oder die über Outlook definierten Optionen noch einmal verwenden.

 Drei-Punkte-Menü

Hier finden Sie unter anderen Einstellungsmöglichkeiten die Besprechungsoptionen.

Besprechungsoptionen

Die Optionen, die Sie hier für Ihre Besprechung definieren, sind mit denen aus Outlook fast zu 100% identisch.

Mit Hilfe dieser Optionen können Sie genau die Rahmenbedingungen der Online-Besprechung sowie die Rechte der Teilnehmer steuern. Werfen Sie bei der Planung Ihres nächsten Online-Meetings doch mal einen Blick in die Optionen. Es lohnt sich.

Neue Funktion für Teams: Meeting mit einer Meeting-ID beitreten

Microsoft wird – ähnlich wie andere Video-Meeting-Plattformen – für Teams endlich die Möglichkeit anbieten, über eine digitale Meeting-ID an einem Video-Meeting teilzunehmen. Bislang benötigte man dazu immer einen Link.

In Zukunft wird in der Einladung zu einem Teams-Meeting unter dem Meeting-Link zusätzlich eine Meeting-ID zu sehen sein. Damit kann der eingeladene Nutzer in Teams Desktop, Mobile und in der Web-Version über den Button „Jetzt besprechen“ und Eingabe der Meeting-ID an der Besprechung teilnehmen.

Die Einführung dieser neuen Funktion startet Anfang Mai 2021 und wird bis Ende Mai allen Nutzern zur Verfügung stehen. Die sonstigen Einstellungen eines Teams-Meetings bleiben dabei unberührt.

“Text Predictions”: Word ergänzt bald Sätze automatisch

Microsoft kündigt eine neue Funktion für Word an. Die Textverarbeitung soll bald bei bestimmten Formulierungen mit Hilfe intelligenter Technologien erraten, was der Nutzer schreiben will. Das Ganze nennt sich „Text Predictions“ („Text-Vorhersagen“) und funktioniert zunächst nur mit englischer Sprache.

Quelle: Microsoft

Word zeigt das vorgeschlagene Word in grauer Farbe an. Will der Benutzer den Ergänzungsvorschlag von Word annehmen, so muss er entweder die Tab-Taste oder die “Pfeil nach rechts”-Taste drücken, wie Microsoft erklärt. Schon übernimmt Word den Vorschlag in den geschriebenen Text. Zum Ablehnen des Vorschlags drückt man dagegen die Escape-Taste. Word soll ständig mitlernen und so immer bessere Vorschläge machen.

„Text Prediction“ wurde bereits im November 2020 bei Outlook eingeführt. Laut Office Insider soll das Feature in den nächsten Wochen zunächst für Word Web-App ausgerollt werden. Es ist ein weiterer Baustein der KI-Strategie von Microsoft.

 

Microsoft Office-Apps bekommen modernere Kommentarfunktion

Microsoft kündigte jetzt eine neue „Kommentarerfahrung“ für alle Office-Apps, insbesondere Word, Excel und PowerPoint, an. Hier sind die wichtigsten Änderungen:

Darstellung von Kommentaren, Ein- und Ausblenden

Wenn Sie in Word, Excel und Co. einen Kommentar hinzufügen, wird dieser am rechten Rand so nah wie möglich an der Einfügemarke im Text angezeigt.

 

In dieser Ansicht sind alle aktiven Kommentare im Kontext sichtbar. Wenn Sie einen Kommentar auswählen, wird um ihn herum ein Rahmen angezeigt, der in Word auf der Seite angezeigt wird.

In dieser Kontextansicht werden alle aufgelösten Kommentare ausgeblendet, sodass Sie sich auf aktive Kommentare konzentrieren können. Um alle Kommentare einschließlich aller aufgelösten Kommentare anzuzeigen, öffnen Sie den Kommentarbereich, indem Sie im Menüband auf “Kommentare” klicken.

Sie können mit Kommentaren im Kommentarbereich genauso interagieren wie in der Kontextansicht. Wenn Sie einen aufgelösten Kommentar erneut öffnen, wird er wieder in der Kontextansicht angezeigt.

Posten von Kommentaren

Besonders sinnvoll ist eine Funktion, mit der ein Kommentar nicht mehr während der Eingabe schon von anderen Nutzern im Dokument zu sehen ist. Mit dem Update muss der kommentierende Nutzer den Kommentar aktiv „absenden“. So können Nutzer ihre Kommentare überprüfen und bearbeiten, bevor sie sie veröffentlichen.

 

Aus dem Kommentarthread beantworten, bearbeiten, löschen, auflösen und erwähnen

In der Grundfunktion funktionieren die modernen Kommentare weiterhin wie die alten Kommentare. Sie können aus dem Thread einen Kommentar beantworten, bearbeiten, löschen oder auflösen.

Neu ist @mention-Funktion. Damit können Sie eine bestimmte Person in einem Kommentar ansprechen.

 

Hinweis: Diese Funktionen sind derzeit u.a. Word Web-App für alle Benutzer verfügbar. Das komplette Rollout für die Office Desktop-Apps erfolg im Laufe des März geplant, die Apps für Mac sind im Mai 2021 an der Reihe.