Besprechungsoptionen für eine Online-Besprechung in Teams

Derzeit werden Online-Besprechungen, -Schulungen und -Unterrichtseinheiten via Teams immer beliebter. Ähnlich wie bei anderen Onlinemeeting-Angeboten ist ein Besprechungstermin schnell anberaumt und durchgeführt – geplant oder spontan. Doch Teams bietet eine Menge an Konfigurationsmöglichkeiten für eine Online-Besprechung, die vielen Nutzern noch gar nicht bekannt sind. Das wollen wir heute ändern.

Über diese Optionen für eine Online-Besprechung legen Sie z. B. fest, ob die eingeladenen Personen den Wartebereich selbst umgehen können oder sie nur von Ihnen, der Besprechungsleitung, aus dem Wartebereich in die Besprechung hineingenommen werden können. Möchten Sie, dass nur Sie Inhalte während der Besprechung freigeben können? Auch das können über die Besprechungsoptionen steuern.

Teams oder Outlook

Grundsätzlich stehen Ihnen zwei Wege zur Verfügung, die Optionen einer Online-Besprechung zu definieren: über Outlook oder über Teams.

Besprechungsoptionen für eine Online-Besprechung, die über Outlook geplant wird

Um eine Online-Besprechung über Outlook zu planen, Öffnen Sie Ihrem Kalender das Menü Start. Klicken Sie auf den Button Neue Elemente und anschließend auf den Menüpunkt Besprechung.

An Teams-Besprechung teilnehmen

Sind Office 365 und Teams in Ihrem Unternehmen eingerichtet, so wird diese Kachel automatisch in der Besprechungsanfrage von Outlook anzeigt. Ein Klick auf diese Kachel erzeugt 2.

Klicken Sie hier, um an der Besprechung teilzunehmen

Mit einem Klick auf diesen Link gelangen die eingeladenen Personen in die Online-Besprechung. Die Online-Besprechung ist allerdings keinem Kanal in Teams zugeordnet. Microsoft Teams dient hier lediglich als technische Plattform, um die Online-Besprechung möglich zu machen.

Besprechungsoptionen

Im April 2021 ist dieser Button neu hinzugekommen. Nach dem Klicken müssen Sie leider noch einmal den Menüpunkt Meeting Options anklicken, damit das Optionsfenster angezeigt wird.

Folgendes können Sie hier festlegen:

Wer kann den Wartebereich umgehen?

Eingeladene Besprechungsteilnehmer können schon vor dem eigentlichen Beginn der Besprechung auf den Link klicken. Sie gelangen dann in den Wartebereich. Hier können Sie definieren, wie mit dem Wartebereich umgegangen werden soll. Als Standardwert ist Personen in meiner Organisation und Gäste ausgewählt. Je nach der Art der Besprechung empfehle ich Ihnen, hier den passenden Umgang mit dem Wartebereich individuell zu steuern. Das bewahrt Sie vor unangenehmen Überraschungen und Sie behalten die Steuerung Ihrer Besprechung in der Hand.

Auswahl	Auswirkung	Empfohlene Anwendung
Jeder	Jede Person, die über den Besprechungslink verfügt, kann sofort in die Besprechung eintreten, auch die Personen, die sich per Telefon einwählen.	Definitiv keine sinnvolle Auswahl. Sie geben die Steuerung der Besprechung ohne Not aus der Hand.
Personen in meiner Organisation bzw. vertrauenswürdigen Organisationen und Gäste	Nur Personen in Ihrer Organisation und externe Gäste aus vertrauenswürdigen Organisationen umgehen den Wartebereich und treten sofort in die Besprechung ein.	Wenn Sie keine Kenntnisse darüber haben, welche Organisationen in Ihrem Unternehmen als vertrauenswürdig eingestuft wurden, hat die Einstellung eher den Charakter einer Wundertüte.
Personen in meiner Organisation und Gäste (Standardeinstellung)	Nur Personen in Ihrer Organisation umgehen den Wartebereich und treten sofort in die Besprechung ein.	Für eine Besprechung mit kleinem Teilnehmerkreis kann die Einstellung sinnvoll sein. Falls Sie maximale Kontrolle über Ihre Besprechung haben wollen, ist die Auswahl Nur ich besser geeignet.
Nur ich	Als Besprechungsorganisator können nur Sie direkt in die Besprechung eintreten. Alle anderen Teilnehmer warten im Wartebereich.	Diese Auswahl empfehle ich Ihnen als Standardeinstellung.

Anrufer den Wartebereich immer umgehen lassen

Die Einstellung betrifft nur die Personen, die sich per Telefon in die Besprechung einwählen. Die Standardeinstellung ist Nein.

Ankündigen, wenn Anrufer beitreten oder verlassen

Sie werden darüber informiert, wenn Personen, die sich per Telefon in die Besprechung einwählen, der Besprechung beitreten wollen oder sie verlassen. Die Standardeinstellung ist Ja.

Wer kann präsentieren?

Teams unterscheidet in Online-Besprechungen zwischen zwei Rollen: Referent und Teilnehmer. Wenn Sie mehr zu Rollen in Online-Besprechungen wissen möchte, empfehle ich Ihnen den folgenden Microsoft-Link . Diese Einstellung hier bezieht sich auf dieses Rollenkonzept. Die Standardeinstellung ist Jeder.

Auswahl	Auswirkung	Empfohlene Anwendung
Jeder	Jeder, der Zugriff auf den Besprechungslink hat, wird als Referent an der Besprechung teilnehmen.	Definitiv keine sinnvolle Auswahl. Sie geben die Steuerung der Besprechung ohne Not aus der Hand.
Personen in meiner Organisation	Nur Personen Ihrer Organisation sind automatische Referenten. Externe Personen haben die Rolle Teilnehmer.	Aus meiner Sicht auch keine sinnvolle Auswahl. Im Vorfeld sind Absprachen nötig, damit ein solches Konstrukt störungsfrei und ohne Überraschungen abläuft.
Bestimmte Personen	Nur die Personen, denen Sie aus der Liste der eingeladenen Personen die Rolle des Referenten zuweisen. Alle anderen Personen haben die Rolle Teilnehmer.	Mit dieser Option können Sie während der Besprechung entscheiden, ob außer Ihnen weitere Personen Referenten werden sollen.
Nur ich	Nur der Organisator wird als Referent fungieren. Alle anderen Personen haben die Rolle Teilnehmer.	Diese Auswahl empfehle ich Ihnen als Standardeinstellung. In Kombination mit der Funktion Bestimmte Personen sind Sie für alle Anforderungen gut gerüstet.

Teilnehmern das Aufheben der Stummschaltung gestatten

Die Standardeinstellung ist Ja. Auch hier gilt wieder: Falls Sie maximale Kontrolle über Ihre Besprechung haben wollen, setzen Sie die Einstellung auf Nein.

Reaktionen zulassen

Reaktionen sind im Standard immer zugelassen. Mit Reaktionen sind die Livereaktionen in einer Teams-Besprechung gemeint, die nach dem Anklicken für ca. 10 Sekunden auf dem Bildschirm angezeigt werden.

Besprechungsoptionen in der Online-Besprechung selbst in Teams einstellen

Die Optionen, die ich für die Besprechungsplanung in Outlook beschrieben habe, können Sie auch in der Besprechung in Teams selbst einstellen oder die über Outlook definierten Optionen noch einmal verwenden.

Drei-Punkte-Menü

Hier finden Sie unter anderen Einstellungsmöglichkeiten die Besprechungsoptionen.

Besprechungsoptionen

Die Optionen, die Sie hier für Ihre Besprechung definieren, sind mit denen aus Outlook fast zu 100% identisch.

Mit Hilfe dieser Optionen können Sie genau die Rahmenbedingungen der Online-Besprechung sowie die Rechte der Teilnehmer steuern. Werfen Sie bei der Planung Ihres nächsten Online-Meetings doch mal einen Blick in die Optionen. Es lohnt sich.