Jetzt sind Sie endlich da: Private Kanäle im Microsoft Teams

Von vielen gefordert, immer wieder diskutiert und lange angekündigt- private Kanäle in MS Teams. Jetzt sind Sie endlich da.

Die eigentliche Intension von Microsoft Team war es, eine Möglichkeit für eine gleichberechtigte Zusammenarbeit (Collaboration) mit mehreren Personen in einem Team zu schaffen. Genau so ist Microsoft mit Teams auch gestartet. Allerdings mache ich (und nicht nur ich) in meiner Arbeit als Trainer und Berater in Unternehmen immer wieder die Erfahrung, dass genau diese Gleichberechtigung von vielen Personen in Unternehmen nicht oder nicht ausschließlich gewünscht wird.

Die Frage nach der Möglichkeit, wie ich Daten innerhalb eines Teams in Microsoft Teams vor dem Zugriff bestimmter Teammitglieder schützen kann, taucht in jedem Training und in jeder Beratung auf. Der häufigste Wunsch bezieht sich die auf die Einbindung von organisationsfremden Personen, die nur auf bestimmte Daten im Team zugreifen sollen, ohne andere Teamdaten überhaupt zu sehen. Bisher war diese Möglichkeit nur über die Teamwebsite in SharePoint Online, auf die MS Teams aufsetzt, mit separaten Berechtigungen umzusetzen. Zum Beispiel, indem ich in der SharePoint Teamsite in der Dokumentenbibliothek einen Ordner angelegt, die Berechtigungsvererbung für diesen Ordner unterbrochen und komplett neue Berechtigungen für diesen Ordner vergeben habe. Diese Vorgehensweise setzt allerdings SharePoint Kenntnisse voraus, ist relativ aufwändig umzusetzen und lässt sich eher schlecht dokumentieren.

Microsoft ist nun dem Wunsch der Nutzer gefolgt und stellt private Kanäle in MS Teams bereit.

Nehmen wir an, wir wollen in einem Team in einem Kanal Budgetdaten speichern. Auf diesen Kanal sollen zum Beispiele Externe, die in diesem Team in den anderen Kanälen mitwirken dürfen, keinerlei Zugriff haben. Das lässt sich jetzt einfach mit einem privaten Kanal umsetzen. Beim Erstellen eines neuen Kanals kann ich seit Anfang November 2019 zwischen einem Standard-Kanal und einem privaten Kanal wählen:

Wenn ich Privat – nur für eine bestimmte Personengruppe im Team zugänglich ausgewählt und den Dialog bestätigt habe, kann ich im Gegensatz zu einem Standard-Kanal für den privaten Kanal Mitglieder hinzufügen. Nur die hinzugefügten Personen haben Zugriff auf diesen Kanal und die Daten, die in diesem Kanal liegen:

Der Ersteller des privaten Kanals ist immer der Besitzer des Kanals und kann wie bei Standard-Kanälen auch, weitere Besitzer und Mitglieder hinzufügen.

Im Navigationsbereich der Teams wird dieser Kanal nun mit einem Schlosssymbol angezeigt.

Nur die Besitzer und die Mitglieder des privaten Kanals sehen den Kanal. Für alle anderen ist der Kanal nicht sichtbar. In privaten Kanälen kann ich chatten, habe einen Dateiablagebereich und kann ein OneNote-Notizbuch in einen Tab einbinden. Die App Planner wird derzeit innerhalb der privaten Kanäle leider nicht unterstützt. Es ist aber anzunehmen, dass Microsoft diese Funktionalität in naher Zukunft nachreicht.

Um die gesonderten Berechtigungen für private Kanäle in MS Teams umsetzen zu können, ist Microsoft hingegangen und legt für jeden privaten Kanal, der erstellt wird, automatisch eine eigene Teamwebsite für den privaten Kanal an, zusätzlich zu der bereits vorhandenen Teamwebsite des Teams.

Hier in unserem Beispiel heißt das Team Austausch_Conpublica.

Entsprechend dazu heißt die Teamwebsite in SharePoint auch Austausch_Conpublica.

Die Teamwebsite, die für den privaten Kanal Budget angelegt wird, heißt Austausch_Conpublica – Budget.

Die beiden SharePoint Teamwebsites Austausch_Conpublica und Austausch_Conpublica – Budget sind zwei getrennte Ressourcen in SharePoint. Im Klartext bedeutet das, dass wir künftig für ein Team mehrere Teamwebsites in SharePoint haben werden – eine für das Team selbst plus für jeden privaten Kanal im Team eine weitere Teamwebsite.

Leider gibt es aber, Stand heute, eine Einschränkung: Einem privaten Kanal können nur Personen hinzugefügt werden, die auch Teammitglieder sind. Schöner wäre es natürlich gewesen, auch Personen hinzufügen zu können, die keine Teammitglieder sind. Ich hoffe aber sehr, dass Microsoft hier noch nachlegen wird.

Wer tiefer in die Materie einsteigen möchte, dem sei der dieser Microsoft-Link empfohlen:

https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/private-channels