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Announcement: Komfortablere PDF-Berarbeitung in OneDrive for iOS

Microsoft macht das Lesen und Bearbeiten von PDF-Dateien innerhalb der OneDrive-App für iOS Geräte komfortabler. Das kündigte der Konzern diese Woche an.

So werde es bald möglich sein, die für Smartphones und Tablets typische Seiten-Rotation vom Hoch- ins Querformat und umgekehrt in OneDrive für iOS nutzen zu können. Das macht das Lesen und Bearbeiten einfacher. Änderungen werden permanent gespeichert.

Diese Änderung wird Ende Januar bis Anfang Februar in einem Update ausgerollt.

Quelle: Microsoft

 

Zudem wird es ab Mitte Januar endlich eine Bookmark-Funktion der App OneDrive for iOS geben. Damit kann man ein Lesezeichen für eine spezifische Seite in der PDF Datei anlegen und später an diese Stelle zurückkehren. Um ein Bookmark zu setzen, kann man entweder auf das Bookmark-Icon in der Werkzeugleiste klicken oder mit Hilfe einer längeren Druck-Geste auf dem Display ein Bookmark setzen.

Quelle: Microsoft

 

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Jetzt verfügbar: Verbesserte Aufgabenfunktion in MS Teams mit Planner und To-Do

Microsoft hat die Aufgabenfunktionalität in Teams neu gestaltet und noch mal deutlich verbessert. Der Planner hat jetzt zwei Gesichter in Teams:

  1. Planner als Registerkarte in einem Teamkanal

Heftet man die Planner-App in einem Kanal an eine Registerkarte, spendiert uns Microsoft neben den bekannten Darstellungen Board, Diagramm und Zeitplan eine weitere Navigations- und Darstellungsmöglichkeit, die Liste.

Mit dem Menüpunkt „Filter“ können Sie die Aufgaben nach Fälligkeit, Priorität, Bezeichnung, Bucket (Spalte) und Zuweisung filtern. Außerdem lassen sich Filter mit editierbaren Schlüsselworten filtern. Über die drei Punkte ganz rechts in der Auflistung kann ein Link zu dieser Aufgabe generiert werden.

  1. Planner als App, die Sie in die linke blaue Navigationsleiste anbinden können

Die wesentlich spannendere Neuerung versteckt sich allerdings in der Planner-App, wenn Sie diese als App in linke blaue Navigationsleiste einbinden.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ist der Planner eingebunden, erscheint nach dem Anklicken das folgende Fenster:

 

Hier werden sowohl die Teamaufgaben aus einem oder mehreren Aufgabenplänen des Planners als auch Ihre eigenen Aufgaben angezeigt. Diese Darstellung ist ein Mix aus der Planner-App und der App To-Do. Endlich kann man nun auch direkt in der Teams-Oberfläche die eigenen Aufgaben auflisten lassen. In dem angezeigten Beispiel wird die Navigation „Mir zugewiesen“ angezeigt. In der Spalte „Quelle“ sehen sie sofort, aus welchem Team bzw. Kanal die Aufgabe stammt, die Ihnen zugewiesen wurde.

In der Navigation „Geplant“ werden sowohl die Aufgaben, die Sie über To-Do oder Outlook für sich selbst eingetragen haben, als auch die, die Ihnen über einen Planner in einem Team zugewiesen wurden, angezeigt.

In dieser Navigation können Sie in der Spalte „Quelle“ schnell und einfach erkennen, ob die zu erledigende Aufgabe aus To-Do oder aus einem Planner kommt.

Mit diesen Änderungen wird MS Teams wieder ein Stück in Richtung persönliches Dashboard ausgebaut. Sowohl die Online-App von Planner als auch die Windows-App des Planners, die Sie sich über den Microsoft Store installieren können, sind von diesen Änderungen nicht betroffen. Jedenfalls sind in meinen Tenants keine Änderungen erfolgt. Auch habe ich von Microsoft keine Ankündigungen darüber gelesen. Für die Android-App des Planners gilt die gleiche Aussage. Ich vermute, dass es für iPhone-App des Planners ebenfalls zutrifft. Hier bitte ich die iPhone-User unter den Lesern kurz einen Kommentar zu posten, sollte ich mit dieser Aussage falsch liegen.

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Announcement – Microsoft Teams Desktop-App bekommt Multi-Konten-Funktion

Was schon lange in der Teams Mobile App für iOS und Android funktioniert, wird es nun auch für die Desktop App von Teams geben: Das Einfügen privater (persönlicher) Microsoft Konten in Teams.

Jetzt wird diese neue Funktion, die vielfach von Nutzern gewünscht wurde, für die Teams Desktop App für Windows and Mac OS ausgerollt. Nutzer können sich nun auch mit ihren privaten (persönlichen) Microsoft Konten in der Teams App anmelden. Nutzer, die bereits mit einem Unternehmens- oder Schulkonto angemeldet sind, sehen dann eine Option, ein private Microsoft Konto ihrem Team hinzuzufügen. Danach kann man zwischen privatem und beruflichem Konto hin und her springen. Damit hat Teams auch in der Desktop App die Multikonten-Funktion.

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Umfragen-Funktion jetzt in Teams-Besprechungen verfügbar

Die Möglichkeit, mit der Microsoft Forms App in Teams eine Umfrage, ein Quiz oder eine Abstimmung durchzuführen, gibt es schön länger. Im November schaltete Microsoft nun die Funktion bzw. die App auch für Teams-Besprechungen frei. Damit können die Referenten in Teams-Besprechungen eine vorbereitete oder eine schnelle Ad-hoc Umfrage erstellen.

Idealerweise bereiten Referenten eine Umfrage mit der Forms App vor dem Teams-Meeting vor. Diese kann dann während der Besprechung gestartet werden, damit Teilnehmer in jeder beliebigen Teams-Anwendung (Mobil, Web, Desktop) daran teilnehmen können. Wenn Sie Ihre Umfrage starten, wird Sie auf den Besprechungs-Bildschirmen der Teilnehmer sowie im Besprechungs-Chat eingeblendet.

Natürlich können während einer Besprechung auch Ad-hoc-Umfragen erstellt werden, um ein schnelles Feedback an Ort und Stelle zu erhalten. Die Ergebnisse der Umfrage werden allen Teilnehmern in Echtzeit angezeigt.

Nach dem Meeting kann der Referent die Ergebnisse der Umfrage sichten, auswerten, in eine Excel-Tabelle oder in die Web-App von Forms exportieren.

Die Funktion der Erstellung von Umfragen wird zunächst für die Teams Desktop-Version (Windows and Mac, Version 1.3.00.30829) und die Teams Web-Applikation zur Verfügung stehen. Die letzten Nutzer sollten sie bis Anfang Dezember nutzen können.

Falls ein Organisator nicht möchte, dass ein Referent eine Umfrage starten kann, so muss er die Funktion bzw. Forms App vorher im Microsoft Teams Admin Center blockieren.

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Announcement – Microsoft Teams bekommt „Breakout Rooms”

Eine wichtige Funktion für virtuelle Meetings, die in anderen Konferenz- und Meeting-Lösungen bereits integriert ist, kommt jetzt auch für Teams: virtuelle Breakout Rooms. Breakout Rooms können als virtuelle Klassenräume oder Gruppenarbeitsräume angesehen werden.

Genau wie realen Leben ist es manchmal erforderlich, sich im Rahmen von größeren Besprechungen, Lehrgängen, Schulungen in kleinere Gruppen aufzuteilen und zu arbeiten. Das genau bilden Breakout Rooms ab, die es jetzt auch in Teams gibt. In diesen ist es möglich, in Kleingruppen zu arbeiten und später alle Kleingruppen zu einer großen Gruppe zusammenzufügen und die Ergebnisse der „Gruppenarbeit“ gemeinsam zu besprechen.

Der Start der Breakout Rooms beginnt Mitte November und soll laut Microsoft bis Ende November fertig ausgerollt sein.

Um mit den Breakout Rooms zu arbeiten, kann man mit Kanälen oder Terminen arbeiten.

  1. Breakout Rooms über Kanäle erstellen

Erstellen Sie ein neues Team und dann können Sie so viele Kanäle erstellen, wie Gruppen in unterschiedlichen Räumen arbeiten sollen.

Laden Sie alle gewünschten Teilnehmer für das Meeting in das neu erstellte Team ein, sodass Sie auf alle Kanäle zugreifen können. Die Teilnehmer haben jetzt die Möglichkeit, über die verschiedenen Kanäle an unterschiedlichen Sofortbesprechungen teilzunehmen. Hierfür starten Sie als Organisator in allen Kanälen eine Sofortbesprechung. Als Organisator können dann ganz einfach zwischen den unterschiedlichen Besprechungen hin und her wechseln.

Den Teilnehmern geben Sie vor, in welchem Kanal sie ihre Besprechung finden.

Die einzelnen Gruppen haben die Möglichkeit, ihren Kanal vollumfänglich zu nutzen. Sie können Dokumente gemeinsam bearbeiten, verschiedene Apps hinzufügen oder das Whiteboard öffnen.

  1. Breakout Rooms über Termine erstellen

Wenn man lieber über die Termine in einen Breakout Rooms einlädt, dann erstellt man zunächst so viele Besprechungen wie es Breakout Rooms geben soll. Auch hier lädt man dann den Teilnehmer passend zum Breakout Room ein. Anders als bei der Lösung mit den Kanälen muss man am Ende der Kleingruppenbesprechung diesen Raum aber aktiv verlassen und jeder Teilnehmer muss wieder zur der großen Besprechung hinzukommen.

Was ist noch wichtig zu wissen?

  • Organisatoren können Breakout Rooms auch während eines aktiven Meeting starten.
  • Organisatoren können bis zu 50 Breakout Rooms pro Meeting einrichten.
  • Organisatoren können Breakout Rooms über den Desktop-Client von Teams, aber nicht über die mobile Version und die Web-Version einrichten.
  • Teilnehmer können an Breakout Rooms über die Web-App, die Desktop-Version sowie die mobilen Apps für iOS und Android teilnehmen.
  • Teilnehmer können nicht selbständig zum Hauptmeeting oder zwischen verschiedenen Breakout Rooms springen. Sie müssen immer darauf warten, dass der Organisator sie in einen anderen Breakout Room oder zum Hauptmeeting hinzufügt.

 

Foto von Anna Shvets von Pexels

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Einführung in SharePoint Online

Immer wieder wird mir die Frage gestellt, wo Daten landen, die man in Teams hochlädt. Die Antwort lautet: Office365 /Microsoft 365 bietet zwei Ablageorte, um Ordner und Dateien zu speichern: OneDrive for Business und SharePoint Online. Daneben gibt es noch das OneDrive für Privatpersonen, über das wir hier nicht reden.

OneDrive for Business

OneDrive for Business wird durch eine blaue Wolke dargestellt. Er enthält Ordner und Datei. Die Darstellung der Ordner und Dateien ist der auf einem Dateiserver sehr ähnlich. Hier legen Sie Ihre persönlichen Daten ab, d. h. die Dateien, die Sie nicht mit anderen Personen im Unternehmen teilen wollen.

 

 

 

SharePoint Online

SharePoint Online wird durch ein weißes „S“ auf türkisem Grund dargestellt. Er ist webbasiert aufgebaut und arbeitet mit sogenannten Websites. Stellen Sie sich eine Website im SharePoint wie einen Container vor, den Sie mit Inhalt füllen können. Die SharePoint-Website kann sehr unterschiedliche Objekte aufnehmen.

 

 

 

Ich habe bereits in früheren Artikeln auf den Unterschied zwischen OneDrive, OneDrive for Business und SharePoint Online hingewiesen.

Heute konzentriere ich mich auf den Ablageort SharePoint Online bzw. die SharePoint-Website. Die SharePoint-Website kann sehr unterschiedliche Objekte aufnehmen. Schauen wir uns die wichtigsten Objektarten an:

Dokumente (Ordner und Dateien)

Sobald Dateien mit mehreren Personen über einen längeren Zeitpunkt oder dauerhaft genutzt werden sollen, verwenden Sie in der Cloud als Ablageort SharePoint Online. Vereinfacht gesprochen übernimmt der SharePoint dann die Funktionen eines Dateiservers. Im Gegensatz zum Dateiserver verwaltet der SharePoint die Objekte (z.B. Ordner und Dateien) in Webseiten.

Für eine Website legen Sie die Personen (Mitglieder) fest, die lesend oder schreibend darauf zugreifen sollen. Alle Ordner und Dateien, die Sie anschließend in dieser Website speichern, bekommen die eingetragenen Zugriffberechtigungen der Website. Natürlich können die Inhalte dieser Website auch mobil mit einem Handy oder einem Tablet abgerufen und vor Ort, z.B. beim Kunden, bearbeitet werden. Die automatische Synchronisation sorgt zuverlässig dafür, dass der aktuelle Stand der Daten sowohl den Mitarbeiten im Außendienst oder im Homeoffice als auch den Mitarbeitern im Büro innerhalb kürzester Zeit (in aller Regel innerhalb einer Minute) zur Verfügung steht. Voraussetzung dafür ist auf beiden Seiten eine Anbindung an das Internet. Sowohl SharePoint Online als auch OneDrive erstellen automatisch Versionen der geänderten Dateien, die im Bedarfsfall auch wiederhergestellt werden können.

Wenn Sie mit Microsoft Teams arbeiten und ein neues Team erstellen, wird automatisch im Hintergrund eine Website für das neue Team angelegt. Diese Website wird als Teamwebsite bezeichnet. Der Ablageort für ihre Team-Dateien ist also immer der SharePoint, die Bearbeitung der Dateien selbst nehmen sie aber in der Regel in ihrer Teams Oberfläche vor.

Benötigen Sie keine Teams-Funktionen wie das Chatten und die Onlinebesprechungen, wollen aber die Möglichkeit nutzen, Dateien mit anderen Personen (auch Externen) zu teilen, können Sie für diese Anforderung in SharePoint eine Teamwebsite erstellen. Sollten Sie zu einem späteren Zeitpunkt feststellen, dass Sie doch mit den Personen chatten oder sich online besprechen wollen, können Sie jederzeit ein Team auf Basis dieser vorhandenen Website erstellen.

OneNote Notizbuch

Die Website kann auch als Speicherort für ein OneNote-Notizbuch dienen, auf das alle Mitglieder der Website Zugriff haben. Wurde die Website durch die Erstellung eines neuen Teams angelegt, wird automatisch ein OneNote-Notizbuch für das Team angelegt und in diese Teamwebsite gespeichert.

Das Team-Notizbuch lässt sich einfach in Microsoft Teams an eine Registerkarte anbinden.

Kalender

Besonders interessant ist die Möglichkeit, in einer Website einen Kalender zu hinterlegen. Diesen Kalender können Sie unproblematisch in Ihr Outlook einbinden und dort bearbeiten. Egal, ob Sie den Kalender in SharePoint oder in Outlook pflegen, der aktuelle Stand ist in beiden Anwendungen zu sehen. Mit einem Kalender in einer Website lässt sich z.B. ein Einsatzkalender für den Außendienst umsetzen. Als Disponent füllen Sie den Kalender in Ihrem Outlook und alle Mitarbeiter, die Zugriff auf diesen Kalender haben, sehen sofort, wann sie zu welchem Kunden fahren müssen. Die Informationen sind einfach über ein Handy oder ein Tablet abzurufen und werden bei Veränderungen automatisch synchronisiert.

Listen (Lists)

Listen in SharePoint ähneln Excel-Listen, mit denen Sie vielleicht schon gearbeitet haben. In einer Liste definieren Sie für einen bestimmten Bereich (z.B. Ressourcenverwaltung) Spalten, die Sie Informationen füllen. Die Informationen in den Spalten können sortiert, gefiltert und gruppiert werden. Die gefilterten und gruppierten Darstellungen können Sie als Ansicht speichern, am besten mit einem sprechenden Namen.

Mögliche Anwendungsbereiche für Listen:

  • Problemnachverfolgung
  • Ereignisablaufplan
  • Ressourcenverwaltung
  • Arbeitsstatus-Tracker
  • Inhaltsplaner
  • Projektauflistungen
  • Mediapläne
  • Abrechnungsdaten

Die erstellen Listen können auch einfach in ein vorhandenes Team eingebunden werden.

Ich habe mich in diesem Artikel bewusst auf diese vier Objektarten beschränkt. Natürlich kann SharePoint Online noch deutlich mehr als in diesem Artikel beschrieben.

Für diesen Artikel soll das erstmal reichen. Wenn Sie mehr zu den SharePoint-Websites und den Objektarten in Teams erfahren wollen, empfehle ich Ihnen mein Fachbuch über MS Teams.

 

 

 

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MS Teams: Team oder Kanal?

„Wann macht die Nutzung von MS Teams Sinn?“

„Wann legt man in MS Teams ein Team und wann einen Kanal an?“

Diese Fragen werden mir immer wieder gestellt. Mit diesem Artikel möchte ich Ihnen eine Hilfestellung an die Hand geben. Klären wir zunächst einmal noch einmal die Begriffe:

Was ist ein Team?

Ein Team ist ein Bereich, in dem eine Gruppe von Personen gemeinsam Dateien bearbeiten und miteinander chatten kann. Alle Personen, die einem Team angehören, sind entweder Besitzer, Mitglieder oder Gäste. Sowohl Besitzer als auch Mitglieder und Gäste dürfen Dateien in ihrem Team anlegen, bearbeiten und löschen. Und das in allen Kanälen (Standardkanälen) im Team. Für jedes Team wird in SharePoint Online eine Teamwebsite angelegt, in der die Ordner und Dateien des Teams gespeichert werden.

Was ist ein Kanal?

Alle Dateibearbeitungen und alle Teamchats finden in Microsoft Teams immer in einem Kanal statt. Kanäle dienen damit der Abgrenzung einzelner Bereiche in einem Team. Kanäle in einem Team lassen sich mit Fernseh- oder Radiokanälen vergleichen. Sie haben viele Kanäle zur Auswahl, hören oder sehen aber nur einen Kanal, z. B. ihren Lieblingskanal.

Übertragen wir dieses Bild auf ein Team mit Kanälen in einem Unternehmen, so ist Ihr “Lieblingskanal” derjenige, in dem Sie mit Ihren Kollegen ihren gemeinsamen Tätigkeitsbereich bearbeiten, sowohl was den Austausch von Informationen über den Chat als auch das Bearbeiten von Dateien angeht. Sie können in den Kanälen der anderen Teammitglieder nachschauen, über welche Themen sich die Kollegen dort unterhalten oder mit welchen Dateien dort gearbeitet wird. Ob Sie es tun oder nicht, ist Ihre Entscheidung.

Und das macht den Charme von Kanälen aus: Ich kann die unterschiedlichen Tätigkeitsfelder in einem Team mit Kanälen abgrenzen und mich auf meinen Bereich konzentrieren, aber trotzdem über alle anderen Aktivitäten im Team informiert bleiben.

Mit der Erstellung eines Teams wird automatisch auch ein Kanal erstellt, der Kanal “Allgemein”. Er kann weder gelöscht noch umbenannt werden und hat folgende Funktionen:

  • Er dokumentiert im Team Aktionen wie Mitglieder und Gäste ins Team aufnehmen, Hochstufen von Mitgliedern zu Besitzern, Herabstufen von Besitzern zu Mitgliedern u.a.;
  • Alle Informationen, die kanalübergreifend im Team zur Verfügung gestellt werden sollen, werden hier gepostet;
  • Alle Dateien, die kanalübergreifend im Team zur Verfügung gestellt werden sollen, werden hier abgelegt;
  • Alle Apps (z. B. OneNote-Notizbuch, Planner-Aufgaben), die kanalübergreifend im Team zur Verfügung gestellt werden sollen, werden hier an eine Registerkarte gehängt

Neben der Unterscheidung zwischen einem Team und einem Kanal, unterscheidet Microsoft Teams zudem noch zwischen Standardkanälen und Privaten Kanälen.

Standardkanal

Alle Personen im Team dürfen in allen Standardkanälen chatten und Dateien gemeinsam bearbeiten. Für jeden Standardkanal wird in der Teamwebsite in SharePoint Online ein Ordner angelegt.

Privater Kanal

In einen privaten Kanal können Sie (nur) Personen aus einem bestehenden Team aufnehmen. Nur die Personen, die Mitglieder im privaten Kanal sind, können dort miteinander chatten und Dateien gemeinsam bearbeiten. Für jeden privaten Kanal wird eine separate Teamwebsite im SharePoint Online angelegt, die völlig unabhängig von der Teamwebsite ist, die zusammen mit dem Team angelegt wurde. Eine große Anzahl von privaten Kanälen im Team erschwert die Organisation und Administration der Teamwebseiten in SharePoint Online.

Angenommen, Sie haben ein Team mit 5 Standardkanälen und 4 privaten Kanälen. In SharePoint Online werden für dieses Team 5 Teamwebsites erstellt, die auch gepflegt werden müssen. Eine Teamwebsite für das Team mit allen Standardkanälen und für jeden privaten Kanal im Team eine separate Teamwebsite.

In Teams kann es mehrere Teams und darin wieder private und offene Kanäle geben.

 

Fragen zu stellen, ist eine einfache und wirksame Methode, um herauszufinden, wann Sie sich besser für ein Team, einen Standardkanal oder einen privaten Kanal entscheiden. Die folgenden Schemata sollen Ihnen eine grobe Orientierung geben.

Wann macht die Nutzung von MS Teams Sinn? 

©Helmut Gräfen, team babel AG

 

 Wann legt man in MS Teams ein Team und wann einen Kanal an?

©Helmut Gräfen, team babel AG

 

Mir ist klar, dass die beiden Schemata nicht alle möglichen Konstellationen abbilden. Die Leser des Blogs und ich freuen uns, von Ihren Erfahrungen und Vorgehensweisen zu erfahren.

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Announcement – Microsoft Teams hat jetzt neuen Informationsbereich und „pinned posts“

Microsoft kündigte vor Kurzem zwei Änderungen in Teams an, die Optik und die Usability für Nutzer angeht.

  1. Neuer Informationsbereich

Wenn man in Teams auf das Icon „Kanalinfo“ klickt, öffnet sich ein neuer Informationsbereich an der rechten Seite des Fensters. Darin werden dem Nutzer weitere Details zum Kanal wie die Kanalbeschreibung, Mitglieder und Letzte Aktivitäten angezeigt. Hier werden in Zukunft auf allgemeine Systemmeldungen angezeigt.

  1. Pinned Posts

Die zweiter Neuerung bezieht sich auf die Funktion, Nachrichten aus dem Chat zu „pinnen“, also zu fixieren. Diese werden dann im neuen Informationsbereich für alle so lange angezeigt, bis der betreffende Nutzer sie wieder „löscht“.  Damit werden wichtige Infos und Nachrichten dauerhaft für alle Mitglieder sichtbar.

Diese Funktion wird Ende September eingeführt und ist bis Ende Oktober für alle Teams ausgerollt.

 

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Announcement – Microsoft führt Call Merge für Teams ein

Microsoft ist seit Mitte August dabei, das sogenannte Call Merge in Teams auszurollen. Damit können Nutzer aktive 1 zu 1 Gespräche in andere aktive 1 zu 1 Gespräche oder Gruppen-Gespräche zu integrieren. Diese Funktion war schon länger von Nutzer gewünscht.  

Original Microsoft 365 Roadmap ID: 66054 

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Effektives Teamwork mit Microsoft Teams

Heute möchte ich Ihnen Microsoft Teams vorstellen. Microsoft bezeichnet Teams als ein Collaboration-Tool und einen chatbasierten Arbeitsraum in der Microsoft-Cloud. Anders formuliert: Teams vereinfacht im Unternehmen das gemeinsame Arbeiten an Dateien mit mehreren Personen sowie das zielgerichtete Kommunizieren zwischen diesen Personen via Chat. Diese Funktionen machen das Tool für viele Unternehmen interessant. Gerade da, wo Mitarbeiter vor Ort beim Kunden arbeiten, aber in Kontakt und Austauschmit mit dem Innendienst bleiben müssen, spielt Microsoft Teams seine Stärken aus. Aber dazu später mehr. Nicht jeder Plan (Abo-Modell), den Sie buchen können, enthält auch Microsoft Teams. Für kleine und mittlere Unternehmen empfehlen sich die Pläne Microsoft 365 Business Basic (früher: Office 365 Business Essentials) oder Microsoft 365 Business Standard (früher: Office 365 Business Premium). Preise und Unterschiede habe ich in der letzten Ausgabe dargestellt.

Wenn Sie Microsoft Teams einsetzen, sind automatisch weitere Programme von Microsoft mit im Boot. Durch die Integration von Outlook, Skype, OneNote, Planner und SharePoint sind verschiedene Anforderungen, die im Unternehmen entstehen, abgedeckt. Dazu gehört die interne und externe Kommunikation, die Datenablage und das Aufgabenmanagement. Die folgende Abbildung zeigt, welche Programme bei der Nutzung von Teams eine Rolle spielen.

Schauen wir uns zunächst die drei Kernfunktionalitäten Chatten, Besprechungen und Dateibearbeitung in Teams an:

Chatten

Die Kommunikation via Chats etabliert sich in Unternehmen zunehmend als Alternative zum Mailen. Teams unterschiedet zwischen zwei Chat-Möglichkeiten:

Teamchat

Im Teamchat chatten nur die zum Team gehörenden Personen untereinander. Und nur diese Personen sehen die gechatteten Informationen und haben Zugriff darauf. Personen, die nicht zum Team gehören, bleiben bei der Kommunikation außen vor. So findet die Kommunikation geschützt in einer geschlossenen Gruppe statt und die gechattete Information steht immer automatisch im richtigen Kontext.

1:1 Chat

Der 1:1 Chat in Teams ist gewissermaßen die geschäftliche Alternative zu WhatsApp und wird auch ähnlich wie in WhatsApp dargestellt. Im 1:1-Chat können Sie auch mit Personen chatten, die nicht zum Team gehören. Auch Gruppenchats und das Chatten mit unternehmensfremden Personen sind hier möglich. Wer schon einmal mit Skype gearbeitet hat, wird sich hier schnell zurechtfinden. Skype ist komplett in Teams integriert worden und taucht als eigenständiger Produktname oder als App in Office 365 nicht mehr auf.  Da Microsoft Teams auch als App auf Android- und Apple-SmartPhones installiert werden kann, ist die mobile Nutzung der Chats einfach und komfortabel möglich.

Video-Chats und Online-Besprechungen

Ein großer Pluspunkt von Teams sind die Video-Chats und Online-Besprechungen, die sowohl über einen PC und ein Notebook als auch über ein Tablet oder ein SmartPhone genutzt werden können. Der Unterschied zwischen Video-Chats und Online-Besprechungen besteht darin, dass sich bei einem Video-Chat alle Teammitglieder in den Chat einklinken können, ohne dafür eingeladen worden zu sein. Bei Online-Besprechungen hingegen kann nur die Person, die die Besprechung einberuft, die Teilnehmenden einladen. Online-Besprechungen können wie herkömmliche Besprechungen geplant werden, sie können allerdings auch ungeplant als sogenannte Sofortbesprechungen aufgerufen werden. Die Einladung zu der Online-Besprechung erfolgt erst beim Aufruf.

Gemeinsame Dateibearbeitung

Jedes Team im Microsoft Teams verfügt über einen eigenen Bereich zum Ablegen der teamrelevanten Dateien. Alle Teammitglieder können auf diesen Datenbereich zugreifen. Die Programmkomponente, die den Datenspeicherort für das Team beherbergt, heißt in Office 365 SharePoint Online. Auf SharePoint Online werde ich in einem späteren Blogartikel näher eingehen. Die Team-Dateien können sowohl mit dem PC als auch mit einem mobilen Windows-Endgerät, wie z.B. einem Surface, abgerufen werden.

Warum ist Microsoft Teams für Sie interessant und wie können sie es in Ihrem Unternehmen produktiv einsetzen?

Szenario 1: Austausch von Informationen und Dateien zwischen Innendienst und Außendienst

Mobilität und Erreichbarkeit werden heute von Kunden immer stärker gefordert. Die zeitnahe Reaktion auf Kundenwünsche und deren zügige Umsetzung ebenfalls. Bisher war es in der Regel so, dass die Kommunikation zwischen dem Innen- und dem Außendienst über Mails, SMS oder in den letzten Jahren auch mehr und mehr über WhatsApp abgewickelt wurden. Mails haben den Nachteil, dass Dateien nur als Kopie an die Mail gehängt werden können, eine Datenübertragung über SMS ist gar nicht möglich. WhatsApp scheint die Lösung zu sein, Kommunikation und Datenübertragung in einem Programm zu vereinen. Dabei wird allerdings zu selten bedacht, dass Daten, die über WhatsApp gesendet werden, problemlos vom Anbieter gelesen werden können und die Inhalte an den Dienstanbieter Facebook weiterleitet werden. Die Sicherheit Ihrer Daten ist definitiv nicht gewährleistet.

Mit Teams haben Sie die Möglichkeit, geschlossene Gruppen für die Kommunikation und den Datenaustauch zu definieren. Entweder nur unternehmenszugehörige Personen oder auch externe Personen, wie Kunden, Lieferanten oder Kooperationspartner. Da sowohl Chats als auch Dateien in der Cloud gespeichert und mobil abgerufen und bearbeitet werden können, sind alle Beteiligten immer auf dem aktuellen Stand des Auftrages bzw. des Projektes. Kopien von Dateien, um sie z.B. per Mail an den Außendienst zu senden, werden damit überflüssig. Versehentliches Arbeiten an falschen Datenbestand ebenfalls.

Szenario 2: Kommunikationsplattform für das Leitungsteam im Unternehmen

In der Regel kommunizieren die Mitglieder des Leitungsteams in Unternehmen über Mails. Spätestens wenn alle beteiligten Personen zusammen an einer Datei arbeiten oder gemeinsam auf Dateien zugreifen müssen, ist das Mailen nicht mehr praktikabel. WhatsApp, wie schon oben geschildert, natürlich auch nicht. Auch hier können die beteiligten Personen in Microsoft Teams einen geschlossenen Bereich anlegen, in dem sie geschützt kommunizieren, gemeinsam an Dateien arbeiten und einen gemeinsamen Speicherort für Dateien festlegen können. Stationär am PC oder mobil mit dem SmartPhone, gerade so, wie es die aktuelle Situation erfordert. Diese Anwendungsmöglichkeit ist definitiv auch Betriebsräte sehr interessant.

Szenario 3: Aufträge (Projekte) mit externen Partnern und oder Lieferanten koordinieren

Unternehmen, die mit mehreren externen Partnern gemeinsam an einem Projekt arbeiten, stehen vor der Herausforderung, sich zeitnah abzusprechen und schnell Dateien austauschen zu können. Da Microsoft Teams es erlaubt, auch externe Personen in ein Team einzubinden, kann das Unternehmen, welches das Projekt federführend betreut, ein Team für einen solchen Zweck anlegen und ist damit eventuell der Konkurrenz auch einen Schritt voraus.

Microsoft Teams kann aber noch mehr. Über frei erstellbare Registerkarten lassen sich in Teams Funktionalitäten, die Teams von Hause aus nicht bietet, leicht einbinden. Das können sowohl Tools von Microsoft als auch microsoftfremde Programme sein. In kommenden Artikel liegt der Fokus auf dem Aufgabenmanagement innerhalb eines Teams und der Aufgabenverteilung an die einzelnen Personen im Unternehmen.

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