Praxisbericht: Automatisierte Synchronisierung zwischen Trello und Planner

Dies ist ein Praxisbericht von Frank Bärmann, Inhaber der Agentur conpublica

Eigentlich hat die Software-Suite von Microsoft alles an Bord, um effizient zusammenzuarbeiten: Teams, Outlook, Planner, Lists und die Office-Tools. Doch immer noch hakt es an der einen oder anderen Stelle. Zum Beispiel für die Arbeit über mehrere Organisationen hinweg. Wer in einer anderen Organisation mitarbeiten möchte, wird dort als Gast geführt, was immer noch deutliche Einschränkungen bedeutet. Microsoft versucht zwar, die Zusammenarbeit über mehrere Organisationen hinweg durch die geteilten Kanäle zu verbessern, das funktioniert aber immer noch nicht optimal. Das größte Problem ist der Planner. Zwar können Gäste im Planner der eigenen Organisation mitwirken. Es wird ihnen aber keine Aufgabe in ihrem To Do angelegt und zugewiesen, wenn ihnen im Planner die Verantwortlichkeit übertragen wird. Die automatische Verbindung zwischen Planner und To Do klappt nur im eigenen Mandanten.

In der Praxis bedeutet dies, dass die Aufgaben des fremden Planners manuell in den eigenen Planner übertragen werden müssen. Eine doppelte Datenhaltung und -pflege ist die Folge. Nervig.

Vielleicht helfen hier die geteilten Kanäle? Leider nein. Die Idee einer gemeinschaftlichen Zusammenarbeit mittels geteilter Kanäle endet beim Planner. Der lässt sich in einem „Shared Channel“ nämlich gar nicht installieren. Microsoft, bitte nachbessern!

Auch Power Automate, die mächtige Microsoft-eigene Automatisierungslösung, kommt in diesem Szenario an seine Grenzen, weil Power Automate an einen Nutzer mit einer gültigen Microsoft-Lizenz geknüpft ist. Um das Recht auf Zugriff auf den Planner der anderen Organisation zu bekommen, benötigt man ebenfalls eine Microsoft-Lizenz. Als Gast hat man keine Zugriffsrechte.

Wir sind also auf die Suche gegangen nach einer anderen Lösung.

Vom Planner zu Trello

Die Idee: Für die Zusammenarbeit gehen wir weg vom Planner hin zu einem anderen Tool, das die Vergabe von Zugriffsrechten einfacher macht. Die Lösung war der Planner-Konkurrent Trello. Auch Trello ist ein beliebtes, mächtiges und zudem recht offenes Werkzeug für die Zusammenarbeit über Organisationen hinweg. Jeder, der dort mitarbeiten möchte, benötigt lediglich ein (kostenloses) Nutzerkonto. Die Funktionen von Trello sind denen des Planners sehr ähnlich: Kanban-Boards, Spalten (bei Planner Buckets genannt), Kärtchen, Labels, Checklisten, Kommentarfunktion, Termine etc.

Wir haben uns also entschlossen, testweise mit einem Kunden auf Trello umzusteigen. Einziges Manko war nach wie vor: Eine mir in Trello zugewiesene Aufgabe erzeugt keine Aufgabe in meinem Microsoft To Do. Also, nichts gewonnen?
Doch. Denn Trello betreibt im Vergleich zur Microsoft-Welt keine Abschottung und wird von allen gängigen Automatisierungslösungen wie Zapier, IFTTT, Make und nicht zuletzt Power-Automate angesteuert.

Wie der Zufall es will, kam ich mit einem Experten für Make-Automatisierungen ins Gespräch. Ich erklärte Yusuf Arslan von Autofuse mein Problem und er baute mir die passende Lösung. Yusuf ist eigentlich Webentwickler und Mitinhaber einer Web-Agentur. Mit seinem Start-up Autofuse konzentriert er sich jetzt auf die Prozessautomatisierung mit Make.

Das Projekt

Make ist eine mächtige visuelle Plattform, mit der jeder alles entwerfen, erstellen und automatisieren kann – von Aufgaben und Workflows bis hin zu Anwendungen und Systemen – ohne Programmierkenntnisse. Alles, was man braucht, ist ein Nutzerkonto.

Die Basislizenz ist kostenlos. Abhängig von der Zahl der verschiedenen Szenarien und Automationen wird eine kostenpflichtige Lizenz fällig. Die Verknüpfung von Trello und Planner ist zum Beispiel ein Szenario. Zwei Szenarien sind gratis.

Ich habe also ein Make-Nutzerkonto angelegt, für die notwendigen Zugriffsrechte bei Microsoft und Trello gesorgt und Yusuf als zweiten Nutzer eingeladen. Den Rest hat er erledigt.

Wer sich zum ersten Mal auf der Oberfläche befindet, wird sicher überfordert sein. Obwohl viele Punkte selbsterklärend sind. Auch kleinere Automationen sind schnell ohne tiefere Kenntnisse erledigt. So habe ich sofort selbst eine Automation umgesetzt, bei der jedes Mal eine E-Mail versendet wird, wenn eine bestimmte Person in einem Microsoft Team erwähnt wird. Das ist zum Beispiel dann sinnvoll, wenn diese Person ein Gast im Team ist und keine eigene Microsoft-Lizenz besitzt. Microsoft ist nämlich so geizig und sendet der Person dann keine Mitteilung darüber, dass sie im Team eine Nachricht erhalten hat oder angesprochen wurde.

Für unser Projekt musste aber ein Make-Experte ran. Denn die Synchronisierung zwischen Trello und Planner erfordert echtes Fachwissen. Zum einen muss man genau wissen, welche Einstellungen getätigt werden müssen und wo es haken könnte, zum anderen ist Programmierwissen erforderlich, denn Microsoft bietet noch lange nicht alle Daten zu Planner und OneDrive per Standard-Schnittstelle an. Hierfür war manuelle Programmieraufwand nötig.

Bei Make werden per Drag & Drop einzelne Bausteine als Prozessschritt aneinander gefügt.

Das Ergebnis

Nach einigen Stunden Arbeit ist eine automatische Synchronisierung zwischen zwei Trello-Boards und zwei Plannern entstanden. Folgende Prozesse laufen jetzt automatisch ab:

1. Anlegen eines Kärtchens in Trello legt automatisch sofort ein Kärtchen im Planner an. Dabei werden Titel, Beschreibung, Checklisten und Anhänge mit übertragen. Jede Aufgabe im Planner wird mir automatisch zugewiesen. Die Anhänge aus Trello werden an das Microsoft-System übergeben und in einen speziellen Ordner im OneDrive for Business abgespeichert.
   Bisher werden alle Kärtchen im Planner in ein und derselben Bucketliste eingetragen. Den letzten Schritt des Schiebens in die richtige Liste kann ich manuell erledigen.
   Bisher werden die Labels aus Trello (= Bezeichnungen in Planner) nicht übernommen.

Durch die Automatisierung wird jedes Kärtchen in Trello sofort als Planner-Aufgabe angelegt.

2. Zeitgleich wird jedes neu angelegte Trello-Kärtchen mit seiner ID in eine Datenbank in Make eingetragen. In die gleiche Zeile kommt dann die ID der dazu passenden neuen Planner-Aufgabe. Dadurch entsteht eine Verknüpfung zwischen den Kärtchen. Das ist notwendig für Punkt 3.
3. Jede Änderung in der Beschreibung oder Checkliste im Trello-Board erzeugt sofort ein Update im Planner. Für den Fall, dass zwischenzeitlich Änderungen im Beschreibungstext im Planner erfolgt sind, behält das System den Text im Planner bei und kopiert den neuen Text aus Trello dazu.
   

   Die Verküpfung von Trello und Planner überwacht die Updates in Trello.

4. Erledigte Aufgaben, die in Trello archiviert werden, verschwinden sofort im entsprechenden Planner.

Offene Aufgaben

Demnächst soll die Synchronisation in die andere Richtung von Planner zu Trello umgesetzt werden. Ggf. könnte noch die passende Zuordnung der Listen / Buckets angepasst werden.

Fazit

Durch die Automatisierung konnte ein Prozess realisiert werden, der eine Zusammenarbeit in Trello als Drittlösung bietet und dennoch eine Aufgabenzuweisung in To Do (via Planner).

Übrigens: Wie Sie das Kollaborations-Werkzeug Asana in Teams integrieren, wird hier erklärt.