Beiträge

Microsoft erlaubt jetzt die Bearbeitung von SharePoint-Seiten in Teams

Microsoft macht einen weiteren großen Schritt, SharePoint Online stärker in Teams zu integrieren.

Bis jetzt konnten Admins, Teambesitzer, Teammitglieder und Teamgäste zwar moderne SharePoint-Seiten in die Teams-App integrieren, die Bearbeitung der Seiten funktionierte aber nur online. Das wird sich jetzt ändern. Dann müssen Admins nicht mehr zu SharePoint Online wechseln, um eine solche Seite zu bearbeiten, sondern können dies in Teams tun. Das macht die Bearbeitung deutlich effizienter.

Für diejenigen, die das Hinzufügen von SharePoint-Seiten in Teams noch nie gemacht haben, folgt hier eine kleine Anleitung.

Hinzufügen von SharePoint-Seiten in Teams

Um eine vorhandene SharePoint-Seite von Ihrer Teamwebsite in Teams zu integrieren, befolgen Sie folgende Schritte:

  1. Wählen Sie den Teams-Kanal aus, in den Sie die vorhandene SharePoint-Seite von integrieren möchten.
  2. Wählen Sie rechts neben dem Kanalnamen das Pluszeichen (+)auf der Registerkartenleiste und dann die Registerkarte SharePoint-Seiten

  1. Wählen Sie aus der Liste der vorhandenen SharePoint-Seiten und Newsbeiträge auf Ihrer Teamwebsite die SharePoint-Seite aus, die Sie als Registerkarte im Kanal sehen und bearbeiten möchten.

Alternativ können Sie eine SharePoint-Seite direkt über eine URL einfügen. Wählen Sie dazu im Fenster die Option „Seite von einer SharePoint-Site hinzufügen“ aus und geben Sie die URL (Webadresse) der betreffenden Seite ein. Die Adresse finden Sie, wenn Sie die entsprechende SharePoint-Seite im Browser über SharePoint-Online aufrufen.

  1. Aktivieren Sie unbedingt das Kontrollkästchen „Über diese Registerkarte im Kanal posten“, um automatisch eine Ankündigung im Teams-Kanal zu generieren und zu veröffentlichen, damit Ihre Kollegen wissen, dass Sie diese Registerkarte hinzugefügt haben.
  2. Wählen Sie Speichern Die SharePoint-Seite wird nun Ihrem Teams hinzugefügt und erscheint als eigene Registrierkarte.

Bitte beachten Sie

  • Jede Seite, Liste oder Dokumentbibliothek muss jeweils als eigene Registerkarte hinzugefügt werden. Wiederholen Sie diesen Vorgang, um weitere Registerkarten zu Ihrem Teams hinzuzufügen.
  • Sie müssen der Websitebesitzer der Website SharePoint, um Websiteinhalte als Registerkarte in der Website Teams.

Jetzt neu: Bearbeiten einer SharePoint oder eines Newsbeitrags in Microsoft Teams

Wenn Sie in einem Microsoft Teams-Kanal eine vorhandene moderne SharePoint-Seite oder einen Newsbeitrag hinzugefügt haben, können Sie die Seite dort bearbeiten, ohne dass Sie Teams verlassen müssen.

Als Seitenautor können Sie:

  • Hinzufügen oder Bearbeiten von Inhalten, Bildern und anderen Webparts
  • Aktualisieren von Webpart-Einstellungen im Eigenschaftenbereich des Web-Abschnitts
  • Speichern und Veröffentlichen einer aktualisierten Seite
  • Bewerben Ihrer Nachrichtenartikel in E-Mails und Yammer

Zeitplan

Die Funktion ist teilweise schon in Teams verfügbar und wird bis Ende Juni komplett ausgerollt sein.

 

Mission Teams-Einführung – vom Verweigerer zum Fan

Es ist oft so, dass man seine Meinung ändert, wenn man sich genauer mit einem Thema beschäftigt. Was nach oberflächlicher Betrachtung zunächst abgelehnt wird, ist bei genauer Begutachtung ziemlich interessant. So ging es auch uns, der Firma conpublica. Wir sind eine kleine PR-Agentur aus Heinsberg. Chef und zwei Mitarbeiterinnen arbeiten täglich für mehr Bekanntheit der mittelständischen Kunden.

Als Teams in Deutschland startet, war bei uns keine Rede von einer Einführung. Zu viele offene Punkte, zu viele Restriktionen, zu viele ungelöste Aufgaben, zu viel Umstellungsarbeit. Wir arbeiteten erfolgreich mit Alternativen wie Slack, Trello, Todoist und Dropbox. Jahrelang. Teams war kein Thema selbst als – bedingt durch die Pandemie, Homeoffice und Homeschooling – um uns herum immer mehr Leute mit Teams arbeiteten. Als die ersten Kunden wünschten, die Video-Meeting mit Teams zu machen, wurde ich hellhörig. Vor allem unser Kunde, die team babel AG in Person von Helmut Gräfen setzte alles daran, mich umzustimmen. Also wagte ich den Schritt, Teams zumindest mal genauer anzuschauen und zu testen.

Kurz vor Weihnachten beschwerten sich meine Mitarbeiterinnen darüber, dass wir zu viele verschiedenen Tools nutzen würden und dies unproduktiv mache. „Ach, das trifft sich gut“, war meine Reaktion. „Ich wollte euch gerade vorschlagen, Teams zu testen“.

Gesagt, getan. Teams war auf allen Rechnern eh installiert, also starteten wir ins neue Jahr mit Teams.

Umstieg innerhalb von sechs Wochen

Woche 1

Am Anfang sollte es ein einziges Team für unser eigenes Marketing sein. Das ist eine abgeschlossene Einheit, keine externen Personen müssen dazu geholt werden, wir können in Ruhe testen, dachte ich.

Woche 2

Nachdem wir in allen Kanälen einen Planner eingerichtet, eine Liste als Mediaplan und sogar erste Automationen mit Power Automate eingerichtet hatten, überkam mich irgendwie die Lust nach mehr. Es funktionierte alles ausgezeichnet und war ganz einfach einzurichten. Also legte ich auch das Team „Kunden“ mit allen Kunden als Kanal an und begann zu testen.

In der Tat stellte sich die Einrichtung selbst als einfach, die strategische Planung von Kanälen und Teams aber als schwierig heraus. Hier unterstütze mich Helmut Gräfen mit vielen Tipps.

Es war klar, dass wir in unser Kunden-Team keine Externen und schon gar keine Kunden als Gäste einladen konnten und wollten. Um aber zukünftig mit Kunden zusammen z.B. auf Dateien zugreifen und in einem Aufgabenplan arbeiten zu können, müssten für diese Kunden eigene Teams angelegt werden. Das wurde dann auch so umgesetzt. Es kamen weitere Teams für interne Angelegenheiten dazu und eben zwei Teams mit und für Kunden.

Woche 3

Nun begann die Experimentier- und Lernphase. Ich testete, probierte und lernte. Was passiert, wenn… Das Experimentierfeld ist riesig: OneNote Notizbücher, Planner, To Do App, Power Automate und zuletzt SharePoint.

Ich entdeckte die vielen verschiedenen Admin Center für Microsoft 365, Teams, OneDrive, SharePoint, Azure usw. Ich lernte, wie man Freigaberechte setzt, welche wichtige Rolle die Gruppen in Teams und SharePoint haben und wie man Automationen nutzt. So habe ich für jeden Plan eine Automation eingerichtet, die eine E-Mail an mich auslöst, wenn eine Aufgabe erledigt wird. So bleibe ich – zumindest am Anfang – auf dem Laufenden, wenn meine Mitarbeiterinnen Aufgaben abhaken. Denn im Planner sieht man das nicht auf den ersten Blick.

Woche 4

Wir begannen nun, statt über Zoom oder Google Meet unsere Team-Meetings mit Teams abzuhalten, und riefen uns gegenseitig spontan per Videocall an. Ein echter Pluspunkt in Zeiten von Homeoffice.

Eigentlich wollten wir zunächst weiter mit der Cloud-Lösung Dropbox weiterarbeiten und diese in die Kanäle einbinden. Allerdings stellte sich ein Umstand heraus, der mich ganz schnell umstimmte.

Wenn man in einem Plan (Planner) eine Aufgabe anlegt und dort einen externen Anhang eben z. B. aus der Dropbox hinzufügt, weiß Teams / SharePoint nicht, wohin dieser Anhang innerhalb des Systems abgelegt werden soll. Die Datei wird dann einfach ins Stammverzeichnis des Teams, also z. B. Kunden abgelegt. Innerhalb weniger Tage war dort ein totaler Wildwuchs entstanden, weil die nicht über den Namen zuzuordnen waren. Das hatten wir nie so gemacht. Ergo: Die Dateien der Kunden mussten schnellstens aus der Dropbox in Teams bzw. SharePoint migriert werden. Dann kann man die Anhänge aus dem richtigen Ordner in eine Aufgabe hängen.

Zum ersten Mal nutzen wir im Rahmen eines Kundenprojekts ein Notizbuch gemeinsam mit dem Kunden. Wir sollten die Texte für die Internetseite schreiben. Die Struktur der Seite wurde in dem Notizbuch abgebildet, sodass jeder von uns Texte für die einzelnen Seiten und Unterseiten bearbeiten konnte. Da das Notizbuch auch ohne Teams zu nutzen ist, konnten wir auch über die OneNote-App unterwegs daran arbeiten.

Mittlerweile wurden die bisherigen Tools Slack und Todoist gar nicht mehr genutzt, was uns bereits Kosten einsparte. Trello wurde nur noch vereinzelt für die Abstimmung mit Kunden genutzt, die kein Teams nutzen oder für die der Aufwand, ein eigenes Team anzulegen, zu groß wäre.

Die Nutzung von To Do klappt prima, weil man alle Aufgaben aus allen Teams und Kanälen auf einen Blick sieht und vielfach filtern kann.

Ich war überrascht, wie viele Kunden und Partner bereits Teams nutzten, sodass immer mehr Video-Meetings inklusive Zusammenarbeit in einem Dokument stattfanden.

Woche 5

Ich wagte mich endlich an die Synchronisation mit den eigenen PCs. Die Installation gestaltet sich teilweise als kompliziert, weil Microsoft bei der ersten Einrichtung ein Update der Software OneDrive verlangte und die Kolleginnen und ich dafür die ältere Version von OneDrive (die offenbar mit Windows bereits installiert wird) deinstallieren sollten. Das geht gar nicht. Es funktionierte aber auch ohne Update. Die Synchronisation mit dem Datei-Manager ist wichtig, um effizient arbeiten zu können. Ansonsten muss jede lokal bearbeitete Datei manuell per Drag & Drop in Teams hochgeladen oder innerhalb von Teams bearbeitet werden. Die dortigen Versionen von Word und Excel sind lange nicht so komfortabel wie die Desktop-Versionen. Das Problem bestand auch darin, dass eine Datei, die nicht aus dem Office-Umfeld kommt, also z. B. eine Adobe Photoshop oder Illustrator Datei innerhalb von Teams nicht geöffnet werden kann. Das funktioniert nur auf dem PC. Perfekt ist allerdings, dass die gespeicherte Datei sofort über den „Sync“ im SharePoint aktualisiert wird.

Nun begann die Mammut-Aufgabe der Migration. Anfangs dachte ich, ich könne einfach per Drag & Drop die Dateien aus den lokalen Ordnern der Dropbox in die lokalen Ordner des SharePoint schieben. Das hatte zwei Nachteile.

  1. Damit die Dateien im Datei-Manager von A nach B kopiert werden müssen, werden die zumeist in der Dropbox-Cloud liegenden Dateien zunächst auf die Festplatte geladen, bevor sie dann in den SharePoint-Ordner auf der Festplatte kopiert werden können.
  2. Auf der Zielseite verbleiben die Dateien auf der Festplatte, auch wenn sie in die Cloud kopiert werden. Um den Vorteil der Cloud-Speicherung zu nutzen, muss erst der Speicher auf der Festplatte manuell wieder freigegeben werden.

Auch die Variante, die Dateien per Drag & Drop aus den Dropbox-Ordnern auf der Festplatte in den Teams-Client zu schieben, bedeutet zumindest Nachteil Nr. 1. Jedoch werden die Dateien nicht in den SharePoint-Ordnern lokal runtergeladen. Nachteil Nr. 2 entfällt.

Zwar gibt es von Microsoft das SharePoint Migration Tool. Dieses arbeitet auch sehr zuverlässig, kann aber in unserem Fall auch nur die Daten der Dropbox lokal von der Festplatte in die Teams migrieren. Damit ist auch hier Nachteil Nr. 1 vorhanden. Die Daten werden zuerst runtergeladen und dann in die Cloud transportiert.

SharePoint Migration Tool

Lösung: Migration von Cloud zu Cloud

Microsoft hat für diesen Fall die Cloud-Software Mover gekauft. Die Migration erfolgt hier von Cloud zu Cloud. Ich habe dieses Tool getestet und festgestellt, dass nicht klar ist, ob man festlegen kann, welche Ordner und Dateien migriert werden sollen. Der Test wurde abgebrochen. Wer mehr zur Mover-Migration wissen möchte, kann hier weiterlesen. Allein die Rechtevergabe über die Azure-Oberfläche ist recht kompliziert.

Eine Drittlösung ist die Cloud-Software Cloudsfer. Damit lassen sich Daten von der Festplatte in die Cloud und von Cloud-Speicher zu Cloud-Speicher transferieren. Zur Auswahl stehen hier neben Dropbox, u. a. Google Drive, Box, OneDrive und OneDrive for Business sowie eben SharePoint Online (Office 365). Die Migration ist einfach und funktioniert einwandfrei. Es besteht lediglich das Problem, dass SharePoint engere Restriktionen bei den Dateinamen hat als Dropbox. Solche Daten werden dann nicht migriert. Dies wird vor jeder Migration dem Nutzer als Warnung mitgeteilt. Mit der Software können auch Daten z. B. aus Instagram, Facebook, Flickr etc. transferiert werden. Die Software ist mit beschränktem Datenvolumen mit bis zu 5 GB kostenlos. 25 GB Migrationsvolumen kosten dann 25 $.

Was man wissen muss: Der Anbieter hat seinen Sitz in den USA, die Daten werden für den kurzen Moment der Migration auf den Server des Anbieters zwischengespeichert und danach sofort gelöscht. Jeder muss selbst entscheiden, welche Daten er darüber migriert.

Eine gute Übersicht zu dem Tool finden Sie hier

 

 

Die Alternative dazu heißt Cloud-HQ und soll das Gleiche können. Dieses Unternehmen sitzt in Kanada, ist datenschutzrechtlich ebenso mit Vorsicht zu genießen wie Cloudsfer.

Eine weitere Möglichkeit wäre, über einen eigenen Server wie z. B. die Synology Disk-Station zu gehen. Dort besteht die Möglichkeit, über den Dienst mehrere Cloud-Dienste an die Synology anzubinden und darüber einen Austausch zu vollziehen.

Wir haben uns für die Lösung mit Cloudsfer entschieden, wobei wir vorher die Ordner in Hinsicht auf die Verarbeitung personenbezogener Daten überprüft haben. Solche Dateien wurden dann manuell transferiert.

Woche 6

Mittlerweile sind über 90 % der Daten migriert. In unserem Modell wird die Dropbox nicht gänzlich abgelöst, sondern parallel für bestimmte Daten weitergenutzt. Diese Daten werden dann nicht in die Teams und SharePoint transferiert.

Wir nutzen mittlerweile kein Slack mehr für Chats, kein Todoist für Aufgabenverwaltung und Trello nur noch in einem Fall.

Stattdessen sind Teams mit To Do im Einsatz, Videocalls werden aktiv genutzt und selbst der Austausch mit Kunden funktioniert immer besser.

Mission Teams-Einführung gelungen!

Was bisher nicht funktioniert

Es gibt noch ein paar Dinge, die für eine optimale Arbeit mit Teams fehlen. Teilweise werden diese Punkte auch nie umgesetzt werden. So wäre eine native Integration von To Do in Outlook wünschenswert. Diese Integration war eine der großen Pluspunkte von Todoist.

Optimal wäre eine Verknüpfung von Planner-Aufgabenplänen in zwei unterschiedlichen Domänen. Hier wäre es wünschenswert, wenn eine Aufgabe mit Zuweisung im Planner Team A der Domäne A automatisch zu einer Aufgabe in Team B der Domäne B führe. Das geht bisher gar nicht.

Microsoft Lists: iOS-Version ab sofort verfügbar

Über die Vorteile von Listen in SharePoint haben wir bereits berichtet. Microsoft hatte Anfang September 2020 eine neue App in Office/Microsoft 365 veröffentlicht: Microsoft Lists (Listen) mit der sich Listen kinderleicht z.B. in Teams anlegen und verwalten lassen.

Jetzt legt Microsoft endlich die mobile App zumindest für iOS nach. Nutzer können damit auch auf dem iPhone die vorhandene Listen bearbeiten und verwalten sowie neue Listen auf Basis von Vorlagen erstellen. Auch das Filtern und Sortieren von Daten innerhalb einer List ist unterwegs nun möglich. Und selbstverständlich auch das Einfügen neuer Daten und das Teilen der Liste mit anderen Personen.

 

Die Listen App ist im Apple Store bereits verfügbar, allerdings zunächst nur für das iPhone. Die iPad Version, die sicher noch viel mehr Komfort bei der mobilen Arbeit bringen wird, lässt auf sich warten. Mindestvoraussetzung ist iOS 13.0. Die App gibt es in 28 Sprachen.

Auch die Android Version soll zeitnah veröffentlicht werden.

Hier erfahren Sie mehr über die List App für iOS (englisch).

Einführung in SharePoint Online

Immer wieder wird mir die Frage gestellt, wo Daten landen, die man in Teams hochlädt. Die Antwort lautet: Office365 /Microsoft 365 bietet zwei Ablageorte, um Ordner und Dateien zu speichern: OneDrive for Business und SharePoint Online. Daneben gibt es noch das OneDrive für Privatpersonen, über das wir hier nicht reden.

OneDrive for Business

OneDrive for Business wird durch eine blaue Wolke dargestellt. Er enthält Ordner und Datei. Die Darstellung der Ordner und Dateien ist der auf einem Dateiserver sehr ähnlich. Hier legen Sie Ihre persönlichen Daten ab, d. h. die Dateien, die Sie nicht mit anderen Personen im Unternehmen teilen wollen.

 

 

 

SharePoint Online

SharePoint Online wird durch ein weißes „S“ auf türkisem Grund dargestellt. Er ist webbasiert aufgebaut und arbeitet mit sogenannten Websites. Stellen Sie sich eine Website im SharePoint wie einen Container vor, den Sie mit Inhalt füllen können. Die SharePoint-Website kann sehr unterschiedliche Objekte aufnehmen.

 

 

 

Ich habe bereits in früheren Artikeln auf den Unterschied zwischen OneDrive, OneDrive for Business und SharePoint Online hingewiesen.

Heute konzentriere ich mich auf den Ablageort SharePoint Online bzw. die SharePoint-Website. Die SharePoint-Website kann sehr unterschiedliche Objekte aufnehmen. Schauen wir uns die wichtigsten Objektarten an:

Dokumente (Ordner und Dateien)

Sobald Dateien mit mehreren Personen über einen längeren Zeitpunkt oder dauerhaft genutzt werden sollen, verwenden Sie in der Cloud als Ablageort SharePoint Online. Vereinfacht gesprochen übernimmt der SharePoint dann die Funktionen eines Dateiservers. Im Gegensatz zum Dateiserver verwaltet der SharePoint die Objekte (z.B. Ordner und Dateien) in Webseiten.

Für eine Website legen Sie die Personen (Mitglieder) fest, die lesend oder schreibend darauf zugreifen sollen. Alle Ordner und Dateien, die Sie anschließend in dieser Website speichern, bekommen die eingetragenen Zugriffberechtigungen der Website. Natürlich können die Inhalte dieser Website auch mobil mit einem Handy oder einem Tablet abgerufen und vor Ort, z.B. beim Kunden, bearbeitet werden. Die automatische Synchronisation sorgt zuverlässig dafür, dass der aktuelle Stand der Daten sowohl den Mitarbeiten im Außendienst oder im Homeoffice als auch den Mitarbeitern im Büro innerhalb kürzester Zeit (in aller Regel innerhalb einer Minute) zur Verfügung steht. Voraussetzung dafür ist auf beiden Seiten eine Anbindung an das Internet. Sowohl SharePoint Online als auch OneDrive erstellen automatisch Versionen der geänderten Dateien, die im Bedarfsfall auch wiederhergestellt werden können.

Wenn Sie mit Microsoft Teams arbeiten und ein neues Team erstellen, wird automatisch im Hintergrund eine Website für das neue Team angelegt. Diese Website wird als Teamwebsite bezeichnet. Der Ablageort für ihre Team-Dateien ist also immer der SharePoint, die Bearbeitung der Dateien selbst nehmen sie aber in der Regel in ihrer Teams Oberfläche vor.

Benötigen Sie keine Teams-Funktionen wie das Chatten und die Onlinebesprechungen, wollen aber die Möglichkeit nutzen, Dateien mit anderen Personen (auch Externen) zu teilen, können Sie für diese Anforderung in SharePoint eine Teamwebsite erstellen. Sollten Sie zu einem späteren Zeitpunkt feststellen, dass Sie doch mit den Personen chatten oder sich online besprechen wollen, können Sie jederzeit ein Team auf Basis dieser vorhandenen Website erstellen.

OneNote Notizbuch

Die Website kann auch als Speicherort für ein OneNote-Notizbuch dienen, auf das alle Mitglieder der Website Zugriff haben. Wurde die Website durch die Erstellung eines neuen Teams angelegt, wird automatisch ein OneNote-Notizbuch für das Team angelegt und in diese Teamwebsite gespeichert.

Das Team-Notizbuch lässt sich einfach in Microsoft Teams an eine Registerkarte anbinden.

Kalender

Besonders interessant ist die Möglichkeit, in einer Website einen Kalender zu hinterlegen. Diesen Kalender können Sie unproblematisch in Ihr Outlook einbinden und dort bearbeiten. Egal, ob Sie den Kalender in SharePoint oder in Outlook pflegen, der aktuelle Stand ist in beiden Anwendungen zu sehen. Mit einem Kalender in einer Website lässt sich z.B. ein Einsatzkalender für den Außendienst umsetzen. Als Disponent füllen Sie den Kalender in Ihrem Outlook und alle Mitarbeiter, die Zugriff auf diesen Kalender haben, sehen sofort, wann sie zu welchem Kunden fahren müssen. Die Informationen sind einfach über ein Handy oder ein Tablet abzurufen und werden bei Veränderungen automatisch synchronisiert.

Listen (Lists)

Listen in SharePoint ähneln Excel-Listen, mit denen Sie vielleicht schon gearbeitet haben. In einer Liste definieren Sie für einen bestimmten Bereich (z.B. Ressourcenverwaltung) Spalten, die Sie Informationen füllen. Die Informationen in den Spalten können sortiert, gefiltert und gruppiert werden. Die gefilterten und gruppierten Darstellungen können Sie als Ansicht speichern, am besten mit einem sprechenden Namen.

Mögliche Anwendungsbereiche für Listen:

  • Problemnachverfolgung
  • Ereignisablaufplan
  • Ressourcenverwaltung
  • Arbeitsstatus-Tracker
  • Inhaltsplaner
  • Projektauflistungen
  • Mediapläne
  • Abrechnungsdaten

Die erstellen Listen können auch einfach in ein vorhandenes Team eingebunden werden.

Ich habe mich in diesem Artikel bewusst auf diese vier Objektarten beschränkt. Natürlich kann SharePoint Online noch deutlich mehr als in diesem Artikel beschrieben.

Für diesen Artikel soll das erstmal reichen. Wenn Sie mehr zu den SharePoint-Websites und den Objektarten in Teams erfahren wollen, empfehle ich Ihnen mein Fachbuch über MS Teams.

 

 

 

Announcement – Neuer Speicherort für Meeting-Aufnahmen in Microsoft Teams

Microsoft gab jüngst bekannt, dass ab die Aufnahmen von Team-Meetings in Teams ab sofort in OneDrive und SharePoint (ODSP) anstatt bei Microsoft Stream gespeichert werden. Dabei wird diese Änderung schrittweise bis ins 1. Quartal 2021 ausgerollt.

Bisher werden solche Aufnahmen über den Enterprise-Videodienst Microsoft Stream abgespeichert. Seit dieser Woche können Admins die Speicherung der Aufnahmen in OneDrive und SharePoint anstatt bei Microsoft Stream aktivieren. Ende Oktober erhalten Meeting-Aufnahmen in OneDrive und SharePoint die Funktion, englische Untertitel über ein eigenes Transkriptions-Werkzeug anzeigen zu lassen. In der ersten November-Hälfte werden dann alle neuen Meeting-Aufnahmen in Teams automatisch in OneDrive und SharePoint gespeichert. Ab diesem Zeitpunkt müssen Admins die Speicherung in Stream aktiv einschalten.

Ab Januar 2021 können dann keine Aufnahmen mehr in Stream gespeichert werden. Alle Anwender müssen dann die Aufnahmen in OneDrive und SharePoint speichern.

Der Umzug von Stream zu ODSP erfüllt einen vielfachen Wunsch der Nutzer, Videoaufnahmen z.B. mit Dritten zu teilen. Zudem wird die Qualität der Transkription von Aufnahmen damit verbessert.

Ob eine Aufnahme in OneDrive oder SharePoint gespeichert wird, hängt davon ab, ob es sich um ein Meeting innerhalb eines Kanals handelt oder nicht. Kanal-Meetings werden in einem Ordner mit dem Namen „Aufnahmen“ innerhalb eines Ordners mit dem Namen des Kanals in der Teams Dokumenten-Bibliothek gespeichert.

Meetings außerhalb eines Kanals werden im OneDrive der Person abgespeichert, die den „Aufnahme“-Button gedrückt hat. Alle Teilnehmer eines Meetings außerhalb eines Kanals (außer externe Personen) erhalten dann automatisch einen Link zu der Aufnahme in OneDrive. Externe Personen müssen explizit zu der „Teilen-Liste“ hinzu gefügt werden.

Für Meeting innerhalb von Kanälen werden die Zugriffsberechtigungen über die Mitgliederliste und den Eigentümer des Kanals geregelt.