Praxistipps für die tägliche Arbeit mit Teams

Wer jeden Tag mit Microsoft Teams arbeitet, weiß jeden Tipp zu schätzen, der die Arbeit einfacher und effizienter macht. Ich selbst nutze Microsoft Teams seit der Produkteinführung und habe in den letzten Jahren viele dieser Tipps selbst gesammelt. Drei davon möchte ich Ihnen heute vorstellen. Es sind oft Kleinigkeiten, die – wie bereits gesagt – die Arbeit einfacher und effizienter macht.

Tipp 1: Zeilenumbruch erzwingen

Manchmal ist es einfach notwendig, in einer Chat-Nachricht in Teams einen Zeilenumbruch zu erzwingen. Das kann z. B. sein, wenn Sie dem Text eine Struktur geben wollen, in dem Sie einen Absatz setzen. Von Word und anderen Programmen sind Sie gewohnt, den Zeilenumbruch mit der „Enter“-Taste zu erzwingen. Das geht im Chat-Fenster von Teams leider nicht. Derzeit führt die ENTER-Taste zum Absenden der Nachricht. Das ist übrigens auch in anderen Chat-Programmen wie Slack genauso.

Die Lösung

Einen Zeilenbruch erzwingen Sie durch die Tastenkombination ENTER + Umschalttaste. Die Umschalttaste wird auch als Shift-Taste bezeichnet.

Tipp 2: Schnellsuche in einem Kanal

Sie arbeiten in Teams in einem beliebigen Kanal und suchen einen Eintrag in genau diesem Kanal. Geben Sie im Reiter Beiträge einfach per Tastatur den Befehl STRG + F ein. Im Suchfeld von Teams (ganz oben) erscheint sofort der Name des betreffenden Kanals. Hier können Sie nun sofort Ihren Suchbegriff eingeben. Nach der Eingabebestätigung durch die ENTER-Taste bekommen im linken Bereich die Suchergebnisse angezeigt, die Teams gefunden hat.

Tipp 3: Abwesenheitsnotiz in Teams anlegen, die auch für Outlook gilt

Die Funktion der Abwesenheitsnotiz ist Ihnen aus Outlook sicher bekannt. Wussten Sie, dass Sie genauso in Teams eine solche Abwesenheitsnotiz anlegen können, die dann auch für Outlook gilt?

Zum Einrichten der Abwesenheitsnotiz klicken Sie auf Ihr Profilbild und dann auf Statusmeldung festlegen. Dies ist etwas anderes als der Status in Teams. Nun können Sie festgelegen, was Sie anderen Personen in Ihrem Team wie lange mitteilen möchten.

Setzen Sie das Häkchen bei „Anzeigen, wenn Personen mir eine Nachricht schicken“, dann wird Ihre Statusmeldung bei anderen über dem Feld zum Verfassen einer Nachricht angezeigt.

Wenn Sie nun auf den Text „Planen Sie eine Abwesenheitszeit“ klicken, erscheint ein neues Fenster. Hier richten Sie eine Abwesenheitsnotiz genauso ein, wie Sie diese in Outlook einrichten. Die hier angelegte Info wird auch mit Ihrem Outlook-Kalender synchronisiert. Das bedeutet, dass Sie ihre Abwesenheitsnotiz jetzt auch in Ihrem Outlook sehen und ändern können. Absender von E-Mails an Sie erhalten jetzt ein entspreche Information.