Praxistipp: E-Mails in einen anderen Bearbeitungszustand überführen

Der heutige Praxistipp steht unter dem auf den ersten Blick sperrigen Titel „E-Mails in einen anderen Bearbeitungszustand überführen“. Gemeint ist damit, E-Mails in Outlook beispielsweise zu Terminen oder Aufgaben zu machen. Sie bekommen einen anderen Bearbeitungszustand.

Wie Sie sicher wissen, ist das zentrale Werkzeug für die Aufgabenverwaltung heute die App To Do. Sie existiert als eigenständige Anwendung für alle gängigen Betriebssysteme, wurde in Teams integriert und wird bald auch ein fester Bestandteil im neuen Outlook Destop-Client sein. Derzeit existiert im Desktop-Client noch die alte Aufgabenverwaltung (oft schon parallel zu To Do), während in Outlook Web-App nur To Do zu finden ist. Das wird sich sehr bald angleichen.

Wichtig zu wissen: Es findet bereits eine Synchronisation zwischen der alten Aufgabenverwaltung in Outlook und To Do statt. Da die alte Aufgabenverwaltung bald komplett aus Outlook verschwinden und durch To Do ersetzt wird, möchte ich diese immer nur kurz erwähnen und die Aufgaben in To Do zeigen.

In der Web-App von Outlook finden Sie nur noch To Do, im Desktop Client teilweise schon To Do, teilweise noch die Aufgabenverwaltung und teilweise beides

E-Mails zu einer Aufgabe machen

Um eine E-Mail in den Bearbeitungszustand einer Aufgabe zu überführen, verschieben oder kopieren Sie die E-Mail in den Aufgaben-Ordner. Dazu wählen mit der Maus die E-Mail aus und öffnen über die rechte Maustaste das Kontextmenü. Klicken Sie auf „Verschieben“.

Nun haben Sie die Wahl, ob Sie die E-Mail dauerhaft in die Aufgaben verschieben oder nur kopieren wollen. Bei letzterer Option verbleibt die E-Mail in Ihrem E-Mail-Ordner. Ich empfehle Ihnen aber dringend, die betreffende E-Mail aus dem Posteingang in einen Unterordner zu verschieben. Nur so können Sie sicher sein, dass keine E-Mail in Ihrem Posteingang noch eine unbearbeitete Aufgabe darstellt. Würde sie im Posteingang verbleiben, würden Sie wahrscheinlich ständig nachschauen, ob es dazu eine Aufgabe gibt (die Sie dann manuell angelegt haben).

Wählen Sie E-Mail aus, öffnen Sie das Kontextmenü und wählen Sie “Verschieben”.

In beiden Fällen (also verschieben oder kopieren) öffnet sich ein neues Fenster mit allen Ordnern von Outlook. Wählen Sie hier den Ordner „Aufgaben“ oder einen Unterordner, falls Sie welche angelegt haben.

Nun öffnet sich in Outlook ein neues Aufgabenfenster, in dem Sie alle notwendigen Einstellungen wie Start- und Fälligkeitsdatum, Status, Priorität etc. eintragen können. Sie kennen diese Parameter aus den Aufgabenkärtchen aus dem Planner.

Legen Sie alle notwendigen Parameter für die neue Aufgabe fest.

Die neue Aufgabe ist nun in der Aufgabenverwaltung und in To Do zu finden, und zwar im Bereich „Aufgaben“.

Übrigens: Das gleiche Ergebnis erhalten Sie, wenn Sie die betreffende E-Mail aus dem Posteingang per drag & Drop in die App „Aufgaben“ ziehen.
Dies funktioniert derzeit jedoch noch nicht mit To Do, was aber kein Problem ist, weil sich die Outlook-Aufgabenverwaltung und To Do automatisch synchronisieren.

Besonderheit: Outlook Web-App

Wie bereits beschrieben, existiert die alte Aufgabenverwaltung in der Web-App von Outlook gar nicht. Hier finden Sie nur noch To Do. Demzufolge ist dort die Verknüpfung bzw. Integration zwischen E-Mail und To Do stärker.

So können Sie über das Kontextmenü direkt aus einer E-Mail eine Aufgabe in To Do anlegen. Im Grunde ist der Prozess der gleich wie das Verschieben oder Kopieren von Aufgaben aus dem vorherigen Abschnitt. Nur schneller, einfach und direkt zwischen den beiden Teilen E-Mail und To Do.

Exkurs: E-Mail mit einer Markierung versehen

In Outlook haben Sie neben der tatsächlichen Überführung einer E-Mail in eine Aufgabe auch die Möglichkeit, die E-Mail mit einer Nachverfolgungs-Markierung zu versehen. Dies erkennen Sie an den roten Fähnchen neben der E-Mail. Sie können hierbei mehrere Datumsoptionen auswählen und eine Erinnerung setzen.

Die E-Mail wird nun entsprechend Ihren Vorgaben in die alte Outlook-Aufgabenverwaltung und zugleich automatisch in das neue To Do im Bereich „gekennzeichnete E-Mails“ überführt.

Wenn Sie die neu entstandene Aufgabe später als erledigt markieren, wird auch das Fähnchen in Outlook zu einem grünen Häkchen. Die Synchronisation zwischen Outlook und To Do funktioniert sehr zuverlässig.

Wichtig: Die gekennzeichnete E-Mail ist KEINE vollständige Aufgabe, sondern eine E-Mail mit Aufgabenfunktionen

E-Mails in einen Termin überführen

Neben der Möglichkeit, eine E-Mail in eine Aufgabe umzuwandeln, haben Sie die Option, die E-Mail in einen Termin zu überführen. Dies gelingt im Outlook Desktop-Client am einfachsten, indem Sie die E-Mail mit der Maus in die Kalender-App ziehen. Es öffnet sich ein Terminfenster, in dem Sie alle notwendigen Daten anpassen. Danach liegt diese E-Mail als Termin in Ihrem Standard-Kalender vor.

Diese einfache Überführung funktioniert in der Outlook Web-App jedoch nicht. Hier müssen Sie derzeit den Weg über das Verschieben oder Kopieren der E-Mail in den Kalender-Ordner gehen.

Zusammenfassung

Mit diesen Methoden können Sie eingehende E-Mails zu Aufgaben oder Terminen machen.

Beachten Sie bitte, dass Microsoft derzeit stark am Outlook Desktop-Client arbeitet, weshalb einige Funktionen sich deutlich verändern werden. Während To Do in Outlook eine größere Rolle spielen wird, wird die Aufgabenverwaltung verschwinden. Die Funktionen des Desktop-Clients und der Web-App werden sich nach und nach angleichen.

Tipp: Sie können sich mit den sogenannten QuickSteps einen Workflow kreieren, der das Verschieben einer E-Mail in einen spezifischen Ordner (hier Aufgaben oder Kalender) auf Knopfdruck ausführt. Mit Power Automate können Sie sich zudem einen Flow bauen, der bestimmte E-Mails automatisch zu einer Aufgaben macht.