Praxistipp: Das Smartphone mit OneNote als Diktafon nutzen

Kennen Sie die Situation? Sie sind unterwegs und müssen schnell einen Gedanken, eine Idee irgendwo festhalten, sodass Sie sie später schnell wiederfinden und weiter bearbeiten können. Ideal hierfür ist OneNote, welches Sie auch auf Ihrem Smartphone nutzen können. Nun kommt es vor, dass Sie keine Zeit oder Lust haben, Ihre Gedanken oder Ideen über die Smartphone-Tastatur einzutippen. Dafür bieten Ihr Smartphone und OneNote zwei pfiffige Alternativen.

Zunächst ein Hinweis vorweg: Alle im Folgenden beschriebenen Funktionen können Sie über die jeweilige App Ihres Betriebssystems (Android oder iOS) nutzen. Beide Betriebssysteme bieten Ihnen aber auch die Möglichkeit, ein sogenanntes Schnellzugriff-Widget auf Ihren Homescreen zu installieren. Darüber sind die wesentlichen Funktionen z. B. von OneNote abrufbar.

Das Widget für Android sieht optisch anders aus als das Widget für iOS, hat aber nahezu ähnliche Funktionen.

Mit dem OneNote-Widget schnell eine Notiz oder eine Sprachnachricht anlegen.

Möglichkeit 1: Sprachnachricht als mp4-Datei

Wenn Sie im Widget auf das Aufnahme-Symbol (Mikrofon) tippen, öffnet sich die OneNote-App und Sie können ein Notizbuch auswählen. Dort wird dann bei der ersten Nutzung ein Ordner „Schnelle Notizen“ angelegt, in dem Ihre Notiz eingefügt wird. Sofort startet die Aufnahme-Funktion Ihres Smartphones. Beginnen Sie mit der Sprachnachricht, klicken Sie auf „Beenden“, wenn Sie fertig sind. Die mp4-Datei ist nun in der OneNote-Notiz hinterlegt und kann später von jedem Gerät aus abgehört werden.

Der Nachteil dieser Variante: Sie können sich zwar Ihre Gedanken und Ideen anhören, sie aber nicht direkt in Dokumenten weiterverarbeiten. Sie müssen sie erst niederschreiben. Besser ist hier Möglichkeit 2.

Möglichkeit 2: Transkribierte Sprachnachricht über Diktierfunktion

Statt die Aufnahmefunktion von OneNote zu nutzen, öffnen Sie einfach eine neue Notiz in OneNote (z. B. über das Widget). Zum Schreiben erscheint sofort die Tastatur Ihres Smartphones. Tippen Sie stattdessen dort in der Tastatur auf die Aufnahmetaste (Mikrofon), können Sie ebenfalls eine Sprachnotiz diktieren. Allerdings wird diese sofort von Ihrem Smartphone transkribiert und als Text abgelegt. Diesen Text können Sie später kopieren, weiterverarbeiten oder ergänzen. Die Inhalte werden zudem in der OneNote Suche indexiert, sodass Sie in jedem OneNote danach suchen können.