Bauen Sie sich in Teams Ihre eigene Chat- und Kanalstruktur

Microsoft Teams war lange Zeit unflexibel, was die Struktur der Chat- und Kanalliste angeht. Die Chats werden alle untereinander aufgelistet. Dabei ist es egal, ob es sich um interne Chats, Chats mit Gästen oder Chats im Rahmen von Teams-Besprechungen handelt. Man verliert sehr schnell den Überblick. Das gleiche gilt für die Kanäle. Hier gruppiert Teams zumindest die verschiedenen Teams untereinander. Lediglich mit der „Favoriten“-Funktion kann man sich als Nutzer wichtige Kanäle ganz oben „anheften“. Die Übersichtlichkeit wird dann perfektioniert durch die neue kombinierte Darstellung von Chats und Kanälen. Hier werden alle Elemente in einer Menüleiste gepackt.

Microsoft hat jetzt auf die Wünsche der Anwender gehört und eine neue Option zur individuellen Strukturierung von Chats und Kanälen eingeführt.

Mit der neuen Funktion können Sie nun über die aktuelle Teams Desktop-App benutzerdefinierte Abschnitte für Chats und Kanäle erstellen und individuell sortieren. So erhält Ihre Menüleiste mehr Übersichtlichkeit. Es handelt sich um eine Erweiterung und Weiterentwicklung der „Favoriten“-Funktion. Sie können dabei jedem Abschnitt einen individuellen Namen geben, auch dem Favoriten-Abschnitt.

Erstellen und Füllen von benutzerdefinierten Abschnitten für Chats

Wir zeigen die neue Funktion der Einfachheit halber in der getrennten Ansicht von Chats und Kanälen. Demzufolge müssen Sie die Abschnitte für Chats und Kanäle jeweils gesondert einrichten. In der kombinierten Ansicht brauchen Sie dies nur einmal zu tun.

Klicken Sie oben auf das entsprechende Symbol und wählen Sie „Neuer Abschnitt“.

Legen Sie sich einen neuen Abschnitt an

Geben Sie dem neuen Abschnitt einen eindeutigen Namen. Er wird sofort erstellt und angezeigt. Diesen Vorgang können Sie nun wiederholen, um weitere Abschnitte zu erstellen. Maximal sind derzeit 50 Abschnitte möglich.

Öffnen Sie anschließend den Standard- Ordner „Chat“ und wählen Sie einen Chat aus. Klicken Sie auf die drei Punkte … Dort finden Sie u. a. die Option „Verschieben nach“. Berühren Sie diese Option, öffnet sich eine Liste mit allen bestehenden Abschnitten. ACHTUNG: Sie sehen auch die Abschnitte aus den Kanälen. Wählen Sie einen der neuern Chat-Abschnitte aus und der Chat wird verschoben. Wiederholen Sie diesen Vorgang mit allen Chats. Sie sortieren Ihre Chats sozusagen in die Abschnitte ein. Jeder Abschnitt kann bis zu 50 Unterhaltungen haben.

Über die drei Punkte können Sie Chats in einen neuen Abschnitt verschieben.

Erstellen und Füllen von benutzerdefinierten Abschnitten für Kanäle

Grundsätzlich ist die Vorgehensweise für Kanäle mit der Erstellung von Chats identisch. Klicken Sie im Bereich Teams oben auf das entsprechende Symbol und wählen Sie „Neuer Abschnitt“.

Legen Sie sich für Kanäle einen neuen Abschnitt (Ordner) an.

Geben Sie dem neuen Abschnitt einen eindeutigen Namen. Er wird sofort erstellt und angezeigt. Diesen Vorgang können Sie nun wiederholen, um weitere Abschnitte zu erstellen. Derzeit sind auch hier maximal 50 Abschnitte möglich. Denken Sie daran, dass auch der Abschnitt „Favoriten“ umbenannt werden kann.

Bauen Sie sich so Ihre eigene Kanal-Struktur, z. B. nach internen und externen Kanälen, nach Abteilungen, nach Aufgabengebieten. Ihrer Fantasie sind keine Grenzen gesetzt.

Wenn Sie mit der Erstellung der Abschnitte fertig sind, fügen Sie aus dem Standard-Abschnitt „Teams und Kanäle“ Ihre vorhandenen Kanäle aus verschiedenen Teams in die neuen Abschnitte. Dazu klicken Sie hinter dem entsprechenden Kanal auf die drei Punkte …  Dort finden Sie u. a. die Option „Anzeigen in“.

Hier liegt der wichtige Unterschied zu den Chats. Während Sie die Chats in die Abschnitte verschieben, kopieren Sie Kanäle nur in andere Abschnitte. Sie werden dort zusätzlich zum Standard-Ordner angezeigt. Wählen Sie einen neuen Chat-Abschnitt aus und der Chat wird dorthin kopiert. Wiederholen Sie diesen Vorgang mit Ihren Kanälen und sortieren Sie diese in die Abschnitte ein.

Über die drei Punkte können Sie Kanäle in einen neuen Abschnitt kopieren.

Sie können Chats und Kanäle auch umsortieren, indem Sie diese mit der Maus festhalten und in den anderen Abschnitt ziehen.

Abschnitte verschieben und neu sortieren

Wenn Sie Abschnitte als Ganzes neu anordnen möchten, markieren Sie diesen mit der Maus und ziehen ihn an eine beliebige Stelle.

Wichtig zu wissen

• Das Neuanordnen von Kanälen ersetzt die Möglichkeit, Teams neu anzuordnen. Wenn Sie Ihre Kanäle nicht neu anordnen können, können Sie das Team neu anordnen und alle seine Kanäle mit verschieben.
• Sie können Chats und Kanäle in einem Abschnitt nicht neu anordnen, wenn sie nach etwas anderem als „Benutzerdefiniert“ sortiert sind.
• Sie können beim Verschieben / Kopieren neue Abschnitte anlegen, wenn Sie keinen passenden finden.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Umsortieren und Reorganisieren Ihrer Chats und Kanäle.