„Project Moca“ aka Outlook Spaces zieht bei der Outlook Web-App ein

Im vergangenen Jahr probierte sich Microsoft an einem eigenen Projekt-Management-Tool mit Namen “Project Moca” aka Outlook Spaces. Es handelt sich um eine Canva-Oberfläche ähnlich dem Microsoft Whiteboard, nur, dass man nicht darauf schreiben kann. Nutzer können aber Haft-Notizen, Aufgaben aus To-Do, Karten, E-Mails, Termine, OneNote Notizen, OneDrive Dokumente und Orte darauf ablegen und organisieren. Nutzer des Microsoft Planners erkennen sofort die mögliche Verwendung des Kanban-Prinzips, wie es auch im Planner zum Einsatz kommt. Mit Outlook Spaces haben Nutzer alle Elemente eines Arbeitstages oder eines Projekts auf einem Blick auf einer Oberfläche.

Öffnen können Sie “Projekt Moca” übrigens über das Outlook Webmenü oder folgenden Link:
https://outlook.live.com/spaces (Microsoft Konto erforderlich).

Warum wir diesen alten Hut wieder hervorholen? Weil Microsoft das “Projekt Moca” nun in die Outlook Web-App integriert hat.

Wenn Sie nun die Outlook Web-App öffnen und in die Kalender-Ansicht gehen, finden Sie eine Option mit dem Namen „Board“.

Dort findet man ein automatisch erstelltes Board mit dem Standard-Kalender, den Aufgaben und einer leeren Notiz. Auf der linken Seite finden Sie ein Menüband mit den Punkten E-Mail, Kalender, Personen, Dateien, Aufgaben sowie den anderen Microsoft Apps Word, Excel, PowerPoint, OneNote und Yammer.

Man die entsprechenden Elemente im Board per Drag & Drop umsortieren, vergrößern oder verkleinern und neue hinzufügen. Eine feine Sache. Wir dürfen gespannt sein, wie es weiter geht mit „Project Moca“ aka Outlook Spaces und Outlook.

Microsoft startet Live Reactions für PowerPoint Live

Wir kennen sie aus den Live-Übertragungen bei Facebook, Instagram und Co: Die Live Reactions. Dies sind kleine Bildchen wie Herzchen, Daumen hoch oder Klatschen (auch Emojis genannt), die die Zuschauer während einer Präsentation abgeben und damit ihre Meinung äußern oder ein unmittelbares Feedback geben, ohne zu stören.

Jetzt führt Microsoft diese Emojis bei PowerPoint Live Präsentationen ein. Nachdem der Moderator / Veranstalter eine Live-Präsentation über PowerPoint Online gestartet hat und die Teilnehmer sich über den passenden QR-Code eingeloggt haben, können diese von ihrem eigenen Gerät die Emojis – jederzeit und so oft sie wollen – abgeben. Der Moderator sieht diese in seiner Live-Präsentation.

Dies funktioniert übrigens auch in Live-Präsentationen und Live-Meetings in Teams.

Quelle: Microsoft

 

Übrigens: Am Ende Ihrer Präsenation erhalten Sie als Organisator der Präsentation eine E-Mail mit einer Auswertung der Reaktionen.

Neuerscheinung: Effektives Arbeiten mit MS Teams, OneNote, Outlook & Co.

Ende Juni ist mein neues Buch „Effektives Arbeiten mit MS Teams, OneNote, Outlook & Co.“ erschienen. Nach dem Erstlingswerk über Microsoft Teams widme ich mich nun dem gesamten Microsoft 365/Office 365-Universum. In dem neuen Buch erfahren Sie alles Wichtige für eine effiziente Zusammenarbeit und Selbstorganisation mit MS Teams, Outlook, OneNote, OneDrive & Co.

Meiner Erfahrung nach ist Office 365 bzw. Microsoft 365 zwar in vielen Unternehmen Standard, doch häufig wird längst nicht das Potenzial aller Programme voll ausgeschöpft. Das Cloud-Paket bietet insbesondere für die effektive Zusammenarbeit sowie für die Selbstorganisation und das Zeitmanagement enorm viel Unterstützung. In meinem Buch zeige ich Ihnen, welche Programme und Funktionen dafür besonders geeignet sind. Dabei konzentriere ich mich auf den Einsatz von Teams, Outlook, OneNote, Planner, To-do und Lists sowie OneDrive und SharePoint.

Sie erfahren, wie Sie die Programme optimal in Ihren Arbeitsalltag integrieren und bestmöglich miteinander kombinieren. So erhalten Sie effektive Arbeitserleichterungen wie z. B. das Umwandeln von E-Mails in Aufgaben mit To-do, das Teilen von Dateien im Team mit OneDrive oder die Integration von OneNote-Notizbüchern, OneDrive-Dateien und mehr in Teams.

Alle Funktionen werden anhand von Screenshots Schritt für Schritt erklärt. Zahlreiche Tipps für den praktischen Einsatz helfen dabei, typische Fehler zu vermeiden und Microsoft/Office 365 optimal im Berufsalltag einzusetzen.

Zu jedem Programm finden Sie darüber hinaus einen Überblick über die Funktionen der mobilen Variante für Android und iOS. So können Sie auch unterwegs an Ihre gewohnte Arbeitsstruktur anknüpfen und effektiv arbeiten.

Ihr Helmut Gräfen

 

Gewinnspiel

Wir verlosen fünf, von mir signierte Exemplare des neuen Buches unter allen, die uns in einem Kommentar schreiben, welches Tool aus dem Microsoft 365-Werkzeugkasten wir demnächst näher vorstellen sollen. Alternativ: Welches konkrete Problem Sie im Zusammenhang mit Microsoft 365 plagt.
Wichtig: Bitte hinterlassen Sie Ihre E-Mail-Adresse im Kommentar, damit wir Sie im Fall des Gewinns benachrichtigen können.

Das Gewinnspiel läuft bis 31.7.2021. Danach werden unter allen Kommentaren fünf Exemplare des Buches verlost. Bei mehr als fünf Kommentaren entscheidet das Los. Die Zustellung erfolgt auf dem Postweg, nachdem die Gewinner uns Ihre Postadresse mitgeteilt haben.

Texte laut vorlesen lassen funktioniert bald auch in der mobilen Teams-App

Sich Beiträge, Chatnachrichten und Aufgaben laut vorlesen zu lassen, ist eine feine Sache. Microsoft bietet diese Möglichkeit seit einiger Zeit für Beiträge, Chatnachrichten und Aufgaben in der Web-App und Desktop-App von Teams an. Die Funktion heißt in Deutschland „Plastischer Reader“, international heißt die Funktion „Immersive Reader“.

Ursprünglich wurde diese Funktionserweiterung in Teams für Schülerinnen und Schülern eingeführt, die Probleme mit dem Lesen und Erfassen von Texten haben. Der plastische Reader“ bietet ihnen eine angenehmere Darstellungsform und erleichtert das Lesen. Größere Wortabstände, Silbentrennung oder der Zeilenfokus schaffen eine angenehmere Textwahrnehmung. Zudem bietet der plastische Reader die Möglichkeit, einzelne Wörter oder ganze Texte in verschiedene Sprachen zu übersetzen.

Natürlich kann sich damit jeder Nutzer in Microsoft Teams geschriebene Texte laut vorlesen lassen. Der „Plastische Reader“ enthält auch Grammatiktools wie Sprachparts und Bildwörterbuch. Nun kommt der „Plastische Reader“ auch die mobilen Teams-Apps für iOS und Android.

Sie finden den „Plastischen Reader“, indem z. B. in einer Chatnachricht auf die drei Punkte … klicken bzw. tippen.

Es öffnet sich ein Fenster, dort können Sie das Vorlesen starten oder einzelne Wörter auswählen und vorlesen lassen.

Der „Plastischer / Immersive Reader“ wird im Laufe des Monats Juli überall ausgerollt und ist dann auch in deutscher Sprache verfügbar.

Microsoft errichtet eine EU-Datengrenze in der Cloud

Das Thema Datenschutz hat uns bereits mehrfach beschäftigt, weil auch Microsoft als US-Konzern zu denjenigen Anbietern gehört, die von den EU-Datenschützern mächtig unter Druck gesetzt wurden. Zuletzt sorgte das Urteil des Europäische Gerichtshofs (EuGH) von Juli 2020, in dem die Datenschutzvereinbarung „Privacy Shield“ zwischen der EU und den USA für ungültig erklärt wurde, für hohe Wellen.

Schon vergangenes Jahr gab sich Microsoft selbstbewusst, was die Konformität der Microsoft-Clouddienste mit den europäischen Datenschutzregeln betrifft. Man beteuerte stets, alle diese Regeln zu erfüllen. Nun geht der Konzern doch noch einen Schritt weiter und errichtet eine EU-Datengrenze für seine Clouddienste. Alle europäischen Kunden von Azure, Dynamics und Microsoft 365 sollen sich darauf verlassen können, dass ihre Daten auch wirklich in der EU bleiben. Bis Ende 2022 soll der Plan in die Tat umgesetzt sein.

Vor wenigen Wochen veröffentlichte man dieses Statement:

Wir haben heute ein wichtiges Versprechen für unsere Kunden in Europa gegeben. Microsoft wird es in der EU ansässigen Kunden aus dem öffentlichen Sektor und Unternehmenskunden künftig ermöglichen, all ihre Daten innerhalb der EU zu verarbeiten und zu speichern. In anderen Worten: Wir werden keine Daten dieser Kunden aus der EU heraus transferieren müssen. Diese Zusage gilt für alle zentralen Cloud-Dienste von Microsoft – Azure, Microsoft 365 und Dynamics 365. Mit dieser Maßnahme gehen wir über unsere bestehenden Zusagen bei der Datenspeicherung hinaus. Wir sprechen von einer „EU Data Boundary for the Microsoft Cloud“, einer EU-Datengrenze für unsere Cloud-Lösungen.

Während der Umsetzung dieses ehrgeizigen Plans möchte man eng mit Kunden und Datenschützern zusammenarbeiten. So will man verhindern, dass es danach erneut Beschwerden gibt.

Microsoft habe bereits mit den technischen Vorbereitungen begonnen, damit die zentralen Cloud-Services so schnell, wie möglich sämtliche personenbezogenen Daten der Unternehmenskunden und Kunden der öffentlichen Hand nur noch in der EU speichern und verarbeiten können, wenn diese wünschen. Diese Änderungen umfassen alle personenbezogenen Daten in Diagnosedaten sowie in Daten, die von unseren Services automatisch generiert werden. Eingeschlossen sind auch personenbezogene Daten, die wir zur Bereitstellung von technischem Support verwenden.

Um die EU-Datengrenze für die Microsoft-Cloud aufzubauen, werde Microsoft der Meldung nach nochmals erhebliche Investitionen in eine europäische Rechenzentrums-Infrastruktur tätigen. Dazu werden neben bereits vorhandenen Rechenzentren weitere aufgebaut. Am Ende wird es Rechenzentren in diesen 13 EU-Ländern geben: Deutschland, Österreich, Frankreich, Dänemark, Griechenland, Irland, Italien, die Niederlande, Norwegen, Polen, Spanien, Schweden und die Schweiz.

Das gesamte Statement können Sie hier lesen.

Chatten in Teams-Besprechungen wird einfacher mit Chat Bubbles

Bislang war das Chatten während eines Teams-Meetings etwas unpraktisch und brauchte unnötige Interaktionen, weil der Nutzer ein eigenes Chat-Fenster öffnen musste. Microsoft hat dies nun vereinfach und wird bald die sogenannten „Chat Bubbles“ einführen. Damit erscheinen Chat-Nachrichten, die von Teilnehmer*innen an alle anderen Personen während eines Meetings gesendet wurden als Sprechblasen-ähnliche Anzeigen auf dem Bildschirm.

Damit trägt Microsoft dem Trend Rechnung, dass Chats bei Live-Meetings eine immer wichtigere Rolle bekommen, weil die Teilnehmer*innen live Dokumente, Links oder einfach schriftlich ihre Gedanken mitteilen wollen, ohne z. B. eine Präsentation verbal zu unterbrechen. Leider lenkte das Absenden und Lesen von Chat-Nachrichten zu sehr vom eigentlichen Meeting ab. Weil man dazu ein eigenes Fenster öffnen musste. Mit den „Chat Bubbles“ können die Teilnehmer*innen dem Meeting folgen und zugleich in Diskussionen im Chat führen.

WICHTIG: Die Funktion wird nach der Einführung im Juli standardmäßig aktiviert sein. Nutzer*innen können diese aber aktiv deaktivieren und die Chat-Bubbles verschwinden lassen.

Microsoft erlaubt jetzt die Bearbeitung von SharePoint-Seiten in Teams

Microsoft macht einen weiteren großen Schritt, SharePoint Online stärker in Teams zu integrieren.

Bis jetzt konnten Admins, Teambesitzer, Teammitglieder und Teamgäste zwar moderne SharePoint-Seiten in die Teams-App integrieren, die Bearbeitung der Seiten funktionierte aber nur online. Das wird sich jetzt ändern. Dann müssen Admins nicht mehr zu SharePoint Online wechseln, um eine solche Seite zu bearbeiten, sondern können dies in Teams tun. Das macht die Bearbeitung deutlich effizienter.

Für diejenigen, die das Hinzufügen von SharePoint-Seiten in Teams noch nie gemacht haben, folgt hier eine kleine Anleitung.

Hinzufügen von SharePoint-Seiten in Teams

Um eine vorhandene SharePoint-Seite von Ihrer Teamwebsite in Teams zu integrieren, befolgen Sie folgende Schritte:

  1. Wählen Sie den Teams-Kanal aus, in den Sie die vorhandene SharePoint-Seite von integrieren möchten.
  2. Wählen Sie rechts neben dem Kanalnamen das Pluszeichen (+)auf der Registerkartenleiste und dann die Registerkarte SharePoint-Seiten

  1. Wählen Sie aus der Liste der vorhandenen SharePoint-Seiten und Newsbeiträge auf Ihrer Teamwebsite die SharePoint-Seite aus, die Sie als Registerkarte im Kanal sehen und bearbeiten möchten.

Alternativ können Sie eine SharePoint-Seite direkt über eine URL einfügen. Wählen Sie dazu im Fenster die Option „Seite von einer SharePoint-Site hinzufügen“ aus und geben Sie die URL (Webadresse) der betreffenden Seite ein. Die Adresse finden Sie, wenn Sie die entsprechende SharePoint-Seite im Browser über SharePoint-Online aufrufen.

  1. Aktivieren Sie unbedingt das Kontrollkästchen „Über diese Registerkarte im Kanal posten“, um automatisch eine Ankündigung im Teams-Kanal zu generieren und zu veröffentlichen, damit Ihre Kollegen wissen, dass Sie diese Registerkarte hinzugefügt haben.
  2. Wählen Sie Speichern Die SharePoint-Seite wird nun Ihrem Teams hinzugefügt und erscheint als eigene Registrierkarte.

Bitte beachten Sie

  • Jede Seite, Liste oder Dokumentbibliothek muss jeweils als eigene Registerkarte hinzugefügt werden. Wiederholen Sie diesen Vorgang, um weitere Registerkarten zu Ihrem Teams hinzuzufügen.
  • Sie müssen der Websitebesitzer der Website SharePoint, um Websiteinhalte als Registerkarte in der Website Teams.

Jetzt neu: Bearbeiten einer SharePoint oder eines Newsbeitrags in Microsoft Teams

Wenn Sie in einem Microsoft Teams-Kanal eine vorhandene moderne SharePoint-Seite oder einen Newsbeitrag hinzugefügt haben, können Sie die Seite dort bearbeiten, ohne dass Sie Teams verlassen müssen.

Als Seitenautor können Sie:

  • Hinzufügen oder Bearbeiten von Inhalten, Bildern und anderen Webparts
  • Aktualisieren von Webpart-Einstellungen im Eigenschaftenbereich des Web-Abschnitts
  • Speichern und Veröffentlichen einer aktualisierten Seite
  • Bewerben Ihrer Nachrichtenartikel in E-Mails und Yammer

Zeitplan

Die Funktion ist teilweise schon in Teams verfügbar und wird bis Ende Juni komplett ausgerollt sein.

 

PowerPoint in Teams: Live-Folienübersetzung bald möglich

Microsoft kündigte jüngst an, dass Teams (Desktop) eine neue Funktion zur Live-Übersetzung von PowerPoint Präsentationen innerhalb von Teams-Meetings bekommt. Jeder Teilnehmer kann dann für sich privat die Live-Präsentation in eine andere Sprache übersetzen lassen. Insgesamt 19 Sprachen werden zur Verfügung stehen.

Die neuen Funktion wird derzeit ausgerollt und bis Mitte Juni allen Nutzern der Teams Desktop-App zur Verfügung stehen.

Bereits seit längerem ist eine Übersetzungsfunktion innerhalb von PowerPoint Desktop und Online verfügbar. Ebenfalls können Untertitel zu einer Präsentation in andere Sprachen übersetzt werden.

Für PowerPoint Online gibt es zudem die Funktion, sowohl die Folien als auch die Sprache des Referenten in eine andere Sprache übersetzen zu lassen. Dazu muss der Referent nur die Live-Präsentation in PowerPoint Online starten und die Teilnehmer müssen sich per QR-Code anmelden. Ähnlich wird auch die neue Übersetzungsfunktion von Live-Präsentationen in Teams funktionieren.

„Tasks von Planner und To Do“ wird in Teams einfach zu “Tasks”

Im vergangenen Jahr hatte Microsoft in Teams die Planner App und die Aufgabenverwaltung To Do fusioniert und in „Tasks von Planner und To Do“ umbenannt. Dies war der zweite Schritt hin zu einer einheitlichen App-Namensgebung. Nun wird der dritte und letzte Schritt eingeläutet. „Tasks von Planner und To Do“ wird in Teams im Laufe dieses Monats Mai zu „Tasks“ umbenannt. Damit sind die Fusion und die Vereinheitlichung des Namens abgeschlossen. Die App in Teams wird aber weiterhin über die Suchbegriffe “Planner“ und „To Do“ zu finden sein.

Microsoft erlaubt Wechsel des Gerätes während einer Teambesprechung

Es gibt Situationen, in denen man gerne während einer Teambesprechung mit Teams das Gerät wechseln würde oder ein zweites Gerät hinzufügen möchte. Dies kann dann hilfreich sein, wenn Sie auf Ihrem Smartphone in einer Besprechung sind, aber sich auf Ihrem Laptop einige Inhalte befinden, die Sie präsentieren / freigeben möchten.

Microsoft hat jetzt genau diese Funktion für Teams freigeschaltet. Damit können Sie entweder die Besprechung auf das zweite Gerät übertragen oder beide Geräte in der Besprechung behalten.

Das funktioniert so:

Hinzufügen eines zweiten Geräts zu einer Besprechung

Der Einstieg ist derselbe wie zuvor. Öffnen Sie Ihre Teams-Applikation auf dem zweiten Gerät, auf das Sie die Besprechung übertragen möchten. Am oberen Rand des Bildschirms des zweiten Geräts wird die entsprechende Meldung angezeigt.

Wählen Sie auch jetzt Teilnehmen aus.

Es werden dann wieder die beiden Optionen angezeigt: Dieses Gerät hinzufügen und Auf dieses Gerät übertragen.

Jetzt wählen Sie Dieses Gerät hinzufügen aus.

Teams schaltet automatisch das Mikrofon auf dem zweiten Gerät stumm, bevor es in die Besprechung eintritt, um einen Echoeffekt zu verhindern. Nachdem Sie sich angemeldet haben, können Sie das Mikrofon und die Kamera nach Bedarf ein- oder ausschalten.

Mit beiden Geräten in der Besprechung können Sie nun Inhalte von einem der beiden Geräte freigeben.

Übertragen einer Besprechung von einem Gerät auf ein anderes

Wenn Sie sich in einer Besprechung auf einem Gerät befinden, öffnen Sie Teams auf dem zweiten Gerät, auf das Sie die Besprechung übertragen möchten.

Am oberen Rand des Bildschirms des zweiten Geräts wird eine Meldung angezeigt, in der Sie darüber informiert werden, dass Sie sich derzeit auf einem anderen Gerät in einer Besprechung befinden. An dieser Stelle werden Sie auch gefragt, ob Sie an dieser Besprechung mit diesem Gerät teilnehmen möchten.

Wählen Sie Teilnehmen aus.

Teams bietet Ihnen dann zwei Optionen: Dieses Gerät hinzufügen und Auf dieses Gerät übertragen.

Wählen Sie auf dieses Gerät übertragen aus.

Sie haben die Möglichkeit, Ihre Audio- und Videoeinstellungen für die Besprechung auf dem neuen Gerät festzulegen.

Wählen Sie nochmals Teilnehmen aus.

Sobald Sie sich auf dem neuen Gerät in der Besprechung befinden, verlässt ihr erstes Gerät die Besprechung.