E-Mails in echte Aufgaben im Planner umwandeln

E-Mails mit einem Klick in Aufgaben umwandeln ist grundsätzlich nichts Neues. Bislang war dies aber eine Funktion innerhalb von Outlook. Die E-Mails wurden gekennzeichnet oder direkt per Mausklick in eine Aufgabe überführt, die dann in der Aufgabenliste bei Outlook erschien.

Durch die enge Verzahnung von Outlook mit der Aufgabenverwaltung To Do und dem neuen Microsoft Planner ist daraus nun eine echt coole Funktion geworden. Die gekennzeichneten E-Mails werden nämlich jetzt in den neuen Planner als eigenes Aufgaben-Kärtchen überführt und können dort wie eine richtige Planner-Aufgabe bearbeitet werden.

Ich zeige Ihnen nachfolgend, wie das aussieht und funktioniert.

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Der „New Planner“ – Geniestreich mit Geschmäckle

Er ist monatelang in allen Kommunikationskanälen angekündigt worden als die ultimative Lösung für die Aufgabenverwaltung und das professionelle Projektmanagement in Unternehmen: Der neue Planner (New Planner). Er soll Microsofts Funktionen in den Bereichen Aufgabenmanagement, kollaboratives Arbeitsmanagement und unternehmensweites Projektmanagement in einer einzigen Lösung bündeln, angereichert mit der Microsoft KI Copilot.

Dafür wurden in den vergangenen Monaten die frühere Tasks by Planner- und To Do-App in Microsoft Teams in Planner und Microsoft Project für das Web in Planner Premium umbenannt. Viele Nutzer freuten sich bereits, dass neben den klassischen Planner-Funktionen bald auch Elemente für das Projektmanagement, wie man sie aus Microsoft Project kennt, in den Planner Einzug halten. Tun sie auch, aber leider nicht kostenlos. Mehr dazu später.

Seit April 2024 ist der „New Planner“ nun in den meisten Kundenumgebungen verfügbar. Derzeit nur in Microsoft Teams, bald auch als eigene Planner App. Microsoft hat darin die Funktionen seiner Kollaborationstools To Do, Planner und Project for the web kombiniert.

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Praxisbericht: Automatisierte Synchronisierung zwischen Trello und Planner

Dies ist ein Praxisbericht von Frank Bärmann, Inhaber der Agentur conpublica

Eigentlich hat die Software-Suite von Microsoft alles an Bord, um effizient zusammenzuarbeiten: Teams, Outlook, Planner, Lists und die Office-Tools. Doch immer noch hakt es an der einen oder anderen Stelle. Zum Beispiel für die Arbeit über mehrere Organisationen hinweg. Wer in einer anderen Organisation mitarbeiten möchte, wird dort als Gast geführt, was immer noch deutliche Einschränkungen bedeutet. Microsoft versucht zwar, die Zusammenarbeit über mehrere Organisationen hinweg durch die geteilten Kanäle zu verbessern, das funktioniert aber immer noch nicht optimal. Das größte Problem ist der Planner. Zwar können Gäste im Planner der eigenen Organisation mitwirken. Es wird ihnen aber keine Aufgabe in ihrem To Do angelegt und zugewiesen, wenn ihnen im Planner die Verantwortlichkeit übertragen wird. Die automatische Verbindung zwischen Planner und To Do klappt nur im eigenen Mandanten.

In der Praxis bedeutet dies, dass die Aufgaben des fremden Planners manuell in den eigenen Planner übertragen werden müssen. Eine doppelte Datenhaltung und -pflege ist die Folge. Nervig.

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Microsoft Office 2024: Eigenständige Version bietet Alternative zum Abo-Modell

Seit Jahren versuchen Softwareunternehmen wie Microsoft, ihre Produkte im Abonnementmodell zu etablieren. Doch nicht alle Nutzer bevorzugen diese Art der Lizenzierung. Für diejenigen, die lieber einmal bezahlen und dann über Jahre hinweg ihre Software nutzen möchten, hat Microsoft nun Office 2024 sowohl für Unternehmen als auch für Privatanwender angekündigt – eine eigenständige Version ohne Abo-Zwang. Die Stand-alone-Version wird laut einem Blogbeitrag von Microsoft ab April in einer Vorschau zu sehen sein – als Office LTSC 2024 für Unternehmen und Organisationen.

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Neuigkeiten rund um das neue Outlook – Teil 1

Derzeit ersetzt Microsoft die bisherigen Windows-Apps Mail und Kalender durch den neuen Outlook-Client, der als neues „Outlook für Windows” bekannt ist. Darüber habe ich bereits im Mai und November 2023 berichtet. Für diejenigen von Ihnen, die mit dem klassischen Outlook-Client im Rahmen des Microsoft365-Abos arbeiten, scheint das neue Outlook noch Lichtjahre entfernt zu sein von dem, was man praxistauglich nennen könnte. Zu viele Funktionen fehlen, zu viel funktioniert noch nicht richtig.

Aber immerhin merkt man, dass der Hersteller fast jeden Tag irgendetwas verbessert oder ergänzt am neuen Outlook. Schließlich will man bis 2026 auch den Outlook-Client im Rahmen des Microsoft365-Abos ersetzen.

Ich wäre kein guter Microsoft-Berater, wenn ich die Entwicklung dieses wichtigen Programms nicht permanent im Blick hätte und die Neuerung an Sie weitergeben würde.

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Als wäre man live dabei: So nutzen Sie die Content-Kamera in Microsoft Teams

Seit ein paar Jahren laufen Besprechungen meist nicht mehr im Konferenzraum der Firma ab, sondern in virtuellen Räumen. Trotz aller Komfortfunktionen und Erfahrung mit Online-Meetings greifen wir aber manchmal dennoch auf das gute alte Whiteboard zurück. Oder treffen uns hybrid – einige sind physisch im Konferenzraum anwesend, andere werden über Teams remote zugeschaltet. Hier sind die Online-Teilnehmer des Meetings oft ganz klar im Nachteil, denn sie sitzen eben nicht vor dem Whiteboard oder können mal kurz einen Blick auf die Dokumente des Chefs werfen. Mit der Content-Kamera in Microsoft Teams ist das aber ab sofort kein Problem mehr. In diesem Blogbeitrag zeigen wir, wie Sie die Content-Kamera optimal nutzen und Whiteboards sowie Dokumente in Besprechungen freigeben können.

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Neuigkeiten rund um Teams – Teil 3

Teams ist im Microsoft-Universum wohl die Software mit den meisten Veränderungen, Ergänzungen, Updates. Kein Wunder, es dürfte mit 320 Millionen Teams-Nutzern immer noch der Platzhirsch im Bereich der Collaboration-Lösungen weltweit sein.  Zum einen will Microsoft sicher diesen Platz verteidigen, zum anderen steht der endgültige Wechsel aller Nutzer auf das neue Teams 2.0 Ende März kurz bevor.

Seit unserem letzten Update Mitte Januar hat sich wieder einiges geändert. Einiges davon sind nur Kleinigkeiten, aber mit großer Wirkung. Die für mich wichtigsten Änderungen habe ich nachfolgend zusammengefasst.

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Mit Plus-Adressen in Exchange Online zum übersichtlichen Posteingang

Der Posteingang ist immer chaotisch und etliche unwichtige Mails machen den Überblick unmöglich? Eine Lösung könnte die Plus-Adressierung in Exchange Online sein. Diese Funktion, auch bekannt als Unteradressierung, ist der starken Nachfrage der Nutzer zu verdanken und seit Oktober 2020 in Exchange Online verfügbar. Aber wie genau hilft die Plus-Adressierung bei der Organisation der E-Mail-Flut? Ganz einfach, indem sie es Ihnen ermöglicht, eindeutige E-Mail-Adressen speziell für den Empfang bestimmter Mail-Gruppen zu erstellen. So landen Mails immer genau da, wo sie hingehören. Was Plus-Adressierung also ganz genau ist, wie Sie sie aktivieren und verwenden können, erfahren Sie in diesem Ratgeber.

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Neuigkeiten rund um Teams – Teil 2

Ende März 2024 will Microsoft zwangsweise alle alten Teams-Desktop-Clients auf das neue Teams 2.0 umstellen. Laut einer Mitteilung im Microsoft 365 Admincenter haben bislang 90 Millionen Nutzer den neuen Teams-Client ausgewählt. Im Oktober 2023 hatte Microsoft eine Zahl von 320 Millionen Teams-Nutzern genannt, was darauf hindeutet, dass weniger als ein Drittel der Nutzer bislang auf die neue Version umgestiegen sind. Diese Quote ist nicht gut und könnte dazu führen, dass die Frist verlängert wird.

Wie auch immer, das neue Teams 2.0 wird bald auf Ihren Rechnern zum Einsatz kommen.

Ich beobachte die Entwicklung des neuen Desktop-Clients sehr genau und möchte Ihnen regelmäßig Updates über Veränderungen geben. Das gehören sowohl neue Funktionen als auch weggefallene Funktionen.

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Microsoft Copilot hilft Ihnen mit KI bei der Arbeit

„Ein Copilot ist ein zweiter Pilot an Bord eines Flugzeugs, der dem Kapitän bei der Durchführung von Flügen hilft. Die Hauptaufgabe des Copiloten besteht darin, den Kapitän zu unterstützen und ihm bei allen Aspekten des Fluges zu helfen. Dazu gehört die Überwachung der Navigationssysteme, die Kommunikation mit der Flugsicherung und die Durchführung bestimmter Flugmanöver. Der Copilot ist auch dafür verantwortlich, den Kapitän bei der Überwachung der Instrumente und der Durchführung von Checklisten zu unterstützen. Insgesamt ist der Copilot ein wichtiger Bestandteil des Flugteams und trägt dazu bei, dass Flüge sicher und effizient durchgeführt werden können.“ So lautet die Jobbeschreibung eines Copiloten. Nicht zufällig hat Microsoft seinem KI-gestützten Assistenzsystem genau diesen Namen gegeben.

Weil der Microsoft Copilot massiv an verschiedenen Stellen im Microsoft 365 Universum eingeführt wird, bin ich dem Werkzeug ein wenig intensiver auf den Grund gegangen.

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