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Neuigkeiten (und Ausblicke) rund um das neue Outlook – Teil 2

Kein anderes Microsoft-Programm hat in den vergangenen Jahren für mehr Aufmerksamkeit und Diskussionsstoff gesorgt als das neue Outlook. Das neue Outlook hat die in Windows 10 und 11 vorinstallierten Mail- und Kalender-Clients bereits abgelöst. Lediglich die Nutzer des klassischen Outlook-Clients im Rahmen des Microsoft365-Abos können noch mit dem gewohnten und liebgewonnen Programm arbeiten.

Microsoft ist aber kräftig dabei, den neuen Client auch für die Business-Kunden attraktiv zu machen, damit ein Umstieg in den kommenden Jahren leicht fällt. Bis mindestens 2029 werden vorhandene Installationen des klassischen Outlook durch unbefristete Lizenzierung weiterhin unterstützt.

Ich habe mir vorgenommen, die Entwicklung des neuen Outlook-Clients für Windows zu verfolgen und regelmäßig über Neuerungen zu berichten. Denn beinahe wöchentlich werden neue geplante Funktionen in die Roadmap eingestellt.

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Neuigkeiten rund um Teams – Teil 4

Während Microsoft in diesem Jahr kräftig am neuen Outlook schraubt, fallen die Neuerungen und Änderungen in Teams eher klein aus. Dennoch gibt es immer wieder neue Funktionen, die es wert sind, vorgestellt zu werden. Hier sind einige davon.

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Warum einfach, wenn’s auch kompliziert geht? Erstellen einer E-Mail-Signatur aus einer Vorlage

Warum einfach, wenn’s auch kompliziert geht? Erstellen einer E-Mail-Signatur aus einer Vorlage
Keine Frage – die meisten Lösungen aus der Office365-Schmiede sind sehr durchdacht und nutzerfreundlich. Aber bei manchen Anwendungen fragt man sich dann doch, wer sich was dabei gedacht hat.
Einer dieser absoluten „Fails“ mit viel Verbesserungspotenzial ist das „Erstellen einer E-Mail-Signatur aus einer Vorlage“ in Outlook. Hier macht Microsoft es dem User unnötig schwer und hinkt unserer Meinung nach den aktuellen Möglichkeiten sehr hinterher. Denn E-Mail-Signaturen müssen immer noch von jedem einzelnen Nutzer kompliziert erstellt, reinkopiert, bearbeitet und abgespeichert werden. Sie können weder unternehmensweit generiert werden noch an zentraler Stelle upgedatet werden, wenn sich etwas ändert. Immer noch muss der Anwender bei der kleinsten Änderung selbst Hand anlegen. Liebes Microsoft-Team: Das muss doch besser gehen!

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E-Mails in echte Aufgaben im Planner umwandeln

E-Mails mit einem Klick in Aufgaben umwandeln ist grundsätzlich nichts Neues. Bislang war dies aber eine Funktion innerhalb von Outlook. Die E-Mails wurden gekennzeichnet oder direkt per Mausklick in eine Aufgabe überführt, die dann in der Aufgabenliste bei Outlook erschien.

Durch die enge Verzahnung von Outlook mit der Aufgabenverwaltung To Do und dem neuen Microsoft Planner ist daraus nun eine echt coole Funktion geworden. Die gekennzeichneten E-Mails werden nämlich jetzt in den neuen Planner als eigenes Aufgaben-Kärtchen überführt und können dort wie eine richtige Planner-Aufgabe bearbeitet werden.

Ich zeige Ihnen nachfolgend, wie das aussieht und funktioniert.

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Der „New Planner“ – Geniestreich mit Geschmäckle

Er ist monatelang in allen Kommunikationskanälen angekündigt worden als die ultimative Lösung für die Aufgabenverwaltung und das professionelle Projektmanagement in Unternehmen: Der neue Planner (New Planner). Er soll Microsofts Funktionen in den Bereichen Aufgabenmanagement, kollaboratives Arbeitsmanagement und unternehmensweites Projektmanagement in einer einzigen Lösung bündeln, angereichert mit der Microsoft KI Copilot.

Dafür wurden in den vergangenen Monaten die frühere Tasks by Planner- und To Do-App in Microsoft Teams in Planner und Microsoft Project für das Web in Planner Premium umbenannt. Viele Nutzer freuten sich bereits, dass neben den klassischen Planner-Funktionen bald auch Elemente für das Projektmanagement, wie man sie aus Microsoft Project kennt, in den Planner Einzug halten. Tun sie auch, aber leider nicht kostenlos. Mehr dazu später.

Seit April 2024 ist der „New Planner“ nun in den meisten Kundenumgebungen verfügbar. Derzeit nur in Microsoft Teams, bald auch als eigene Planner App. Microsoft hat darin die Funktionen seiner Kollaborationstools To Do, Planner und Project for the web kombiniert.

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Praxisbericht: Automatisierte Synchronisierung zwischen Trello und Planner

Dies ist ein Praxisbericht von Frank Bärmann, Inhaber der Agentur conpublica

Eigentlich hat die Software-Suite von Microsoft alles an Bord, um effizient zusammenzuarbeiten: Teams, Outlook, Planner, Lists und die Office-Tools. Doch immer noch hakt es an der einen oder anderen Stelle. Zum Beispiel für die Arbeit über mehrere Organisationen hinweg. Wer in einer anderen Organisation mitarbeiten möchte, wird dort als Gast geführt, was immer noch deutliche Einschränkungen bedeutet. Microsoft versucht zwar, die Zusammenarbeit über mehrere Organisationen hinweg durch die geteilten Kanäle zu verbessern, das funktioniert aber immer noch nicht optimal. Das größte Problem ist der Planner. Zwar können Gäste im Planner der eigenen Organisation mitwirken. Es wird ihnen aber keine Aufgabe in ihrem To Do angelegt und zugewiesen, wenn ihnen im Planner die Verantwortlichkeit übertragen wird. Die automatische Verbindung zwischen Planner und To Do klappt nur im eigenen Mandanten.

In der Praxis bedeutet dies, dass die Aufgaben des fremden Planners manuell in den eigenen Planner übertragen werden müssen. Eine doppelte Datenhaltung und -pflege ist die Folge. Nervig.

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Microsoft Office 2024: Eigenständige Version bietet Alternative zum Abo-Modell

Seit Jahren versuchen Softwareunternehmen wie Microsoft, ihre Produkte im Abonnementmodell zu etablieren. Doch nicht alle Nutzer bevorzugen diese Art der Lizenzierung. Für diejenigen, die lieber einmal bezahlen und dann über Jahre hinweg ihre Software nutzen möchten, hat Microsoft nun Office 2024 sowohl für Unternehmen als auch für Privatanwender angekündigt – eine eigenständige Version ohne Abo-Zwang. Die Stand-alone-Version wird laut einem Blogbeitrag von Microsoft ab April in einer Vorschau zu sehen sein – als Office LTSC 2024 für Unternehmen und Organisationen.

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Neuigkeiten rund um das neue Outlook – Teil 1

Derzeit ersetzt Microsoft die bisherigen Windows-Apps Mail und Kalender durch den neuen Outlook-Client, der als neues „Outlook für Windows” bekannt ist. Darüber habe ich bereits im Mai und November 2023 berichtet. Für diejenigen von Ihnen, die mit dem klassischen Outlook-Client im Rahmen des Microsoft365-Abos arbeiten, scheint das neue Outlook noch Lichtjahre entfernt zu sein von dem, was man praxistauglich nennen könnte. Zu viele Funktionen fehlen, zu viel funktioniert noch nicht richtig.

Aber immerhin merkt man, dass der Hersteller fast jeden Tag irgendetwas verbessert oder ergänzt am neuen Outlook. Schließlich will man bis 2026 auch den Outlook-Client im Rahmen des Microsoft365-Abos ersetzen.

Ich wäre kein guter Microsoft-Berater, wenn ich die Entwicklung dieses wichtigen Programms nicht permanent im Blick hätte und die Neuerung an Sie weitergeben würde.

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Als wäre man live dabei: So nutzen Sie die Content-Kamera in Microsoft Teams

Seit ein paar Jahren laufen Besprechungen meist nicht mehr im Konferenzraum der Firma ab, sondern in virtuellen Räumen. Trotz aller Komfortfunktionen und Erfahrung mit Online-Meetings greifen wir aber manchmal dennoch auf das gute alte Whiteboard zurück. Oder treffen uns hybrid – einige sind physisch im Konferenzraum anwesend, andere werden über Teams remote zugeschaltet. Hier sind die Online-Teilnehmer des Meetings oft ganz klar im Nachteil, denn sie sitzen eben nicht vor dem Whiteboard oder können mal kurz einen Blick auf die Dokumente des Chefs werfen. Mit der Content-Kamera in Microsoft Teams ist das aber ab sofort kein Problem mehr. In diesem Blogbeitrag zeigen wir, wie Sie die Content-Kamera optimal nutzen und Whiteboards sowie Dokumente in Besprechungen freigeben können.

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Neuigkeiten rund um Teams – Teil 3

Teams ist im Microsoft-Universum wohl die Software mit den meisten Veränderungen, Ergänzungen, Updates. Kein Wunder, es dürfte mit 320 Millionen Teams-Nutzern immer noch der Platzhirsch im Bereich der Collaboration-Lösungen weltweit sein.  Zum einen will Microsoft sicher diesen Platz verteidigen, zum anderen steht der endgültige Wechsel aller Nutzer auf das neue Teams 2.0 Ende März kurz bevor.

Seit unserem letzten Update Mitte Januar hat sich wieder einiges geändert. Einiges davon sind nur Kleinigkeiten, aber mit großer Wirkung. Die für mich wichtigsten Änderungen habe ich nachfolgend zusammengefasst.

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