Besprechungsoptionen für eine Online-Besprechung in Teams

Derzeit werden Online-Besprechungen, -Schulungen und -Unterrichtseinheiten via Teams immer beliebter. Ähnlich wie bei anderen Onlinemeeting-Angeboten ist ein Besprechungstermin schnell anberaumt und durchgeführt – geplant oder spontan. Doch Teams bietet eine Menge an Konfigurationsmöglichkeiten für eine Online-Besprechung, die vielen Nutzern noch gar nicht bekannt sind. Das wollen wir heute ändern.

Über diese Optionen für eine Online-Besprechung legen Sie z. B. fest, ob die eingeladenen Personen den Wartebereich selbst umgehen können oder sie nur von Ihnen, der Besprechungsleitung, aus dem Wartebereich in die Besprechung hineingenommen werden können. Möchten Sie, dass nur Sie Inhalte während der Besprechung freigeben können? Auch das können über die Besprechungsoptionen steuern.

Teams oder Outlook

Grundsätzlich stehen Ihnen zwei Wege zur Verfügung, die Optionen einer Online-Besprechung zu definieren: über Outlook oder über Teams.

Besprechungsoptionen für eine Online-Besprechung, die über Outlook geplant wird

Um eine Online-Besprechung über Outlook zu planen, Öffnen Sie Ihrem Kalender das Menü Start. Klicken Sie auf den Button Neue Elemente und anschließend auf den Menüpunkt Besprechung.

An Teams-Besprechung teilnehmen

Sind Office 365 und Teams in Ihrem Unternehmen eingerichtet, so wird diese Kachel automatisch in der Besprechungsanfrage von Outlook anzeigt. Ein Klick auf diese Kachel erzeugt 2.

Klicken Sie hier, um an der Besprechung teilzunehmen

Mit einem Klick auf diesen Link gelangen die eingeladenen Personen in die Online-Besprechung. Die Online-Besprechung ist allerdings keinem Kanal in Teams zugeordnet. Microsoft Teams dient hier lediglich als technische Plattform, um die Online-Besprechung möglich zu machen.

Besprechungsoptionen

Im April 2021 ist dieser Button neu hinzugekommen. Nach dem Klicken müssen Sie leider noch einmal den Menüpunkt Meeting Options anklicken, damit das Optionsfenster angezeigt wird.

Folgendes können Sie hier festlegen:

Wer kann den Wartebereich umgehen?

Eingeladene Besprechungsteilnehmer können schon vor dem eigentlichen Beginn der Besprechung auf den Link klicken. Sie gelangen dann in den Wartebereich. Hier können Sie definieren, wie mit dem Wartebereich umgegangen werden soll. Als Standardwert ist Personen in meiner Organisation und Gäste ausgewählt.   Je nach der Art der Besprechung empfehle ich Ihnen, hier den passenden Umgang mit dem Wartebereich individuell zu steuern. Das bewahrt Sie vor unangenehmen Überraschungen und Sie behalten die Steuerung Ihrer Besprechung in der Hand.

Auswahl Auswirkung Empfohlene Anwendung
Jeder Jede Person, die über den Besprechungslink verfügt, kann sofort in die Besprechung eintreten, auch die Personen, die sich per Telefon einwählen. Definitiv keine sinnvolle Auswahl. Sie geben die Steuerung der Besprechung ohne Not aus der Hand.
Personen in meiner Organisation bzw. vertrauenswürdigen Organisationen und Gäste Nur Personen in Ihrer Organisation und externe Gäste aus vertrauenswürdigen Organisationen umgehen den Wartebereich und treten sofort in die Besprechung ein. Wenn Sie keine Kenntnisse darüber haben, welche Organisationen in Ihrem Unternehmen als vertrauenswürdig eingestuft wurden, hat die Einstellung eher den Charakter einer Wundertüte.
Personen in meiner Organisation und Gäste

(Standardeinstellung)

Nur Personen in Ihrer Organisation umgehen  den Wartebereich und treten sofort in die Besprechung ein. Für eine Besprechung mit kleinem Teilnehmerkreis kann die Einstellung sinnvoll sein. Falls Sie maximale Kontrolle über Ihre Besprechung haben wollen, ist die Auswahl Nur ich besser geeignet.
Nur ich Als Besprechungsorganisator können nur Sie direkt in die Besprechung eintreten. Alle anderen Teilnehmer warten im Wartebereich. Diese Auswahl empfehle ich Ihnen als Standardeinstellung.

Anrufer den Wartebereich immer umgehen lassen

Die Einstellung betrifft nur die Personen, die sich per Telefon in die Besprechung einwählen. Die Standardeinstellung ist Nein.

Ankündigen, wenn Anrufer beitreten oder verlassen

Sie werden darüber informiert, wenn Personen, die sich per Telefon in die Besprechung einwählen, der Besprechung beitreten wollen oder sie verlassen. Die Standardeinstellung ist Ja.

Wer kann präsentieren?

Teams unterscheidet in Online-Besprechungen zwischen zwei Rollen: Referent und Teilnehmer. Wenn Sie mehr zu Rollen in Online-Besprechungen wissen möchte, empfehle ich Ihnen den folgenden Microsoft-Link . Diese Einstellung hier bezieht sich auf dieses Rollenkonzept. Die Standardeinstellung ist Jeder.

Auswahl Auswirkung Empfohlene Anwendung
Jeder Jeder, der Zugriff auf den Besprechungslink hat, wird als Referent an der Besprechung teilnehmen.

 

Definitiv keine sinnvolle Auswahl. Sie geben die Steuerung der Besprechung ohne Not aus der Hand.
Personen in meiner Organisation Nur Personen Ihrer Organisation sind automatische Referenten. Externe Personen haben die Rolle Teilnehmer. Aus meiner Sicht auch keine sinnvolle Auswahl. Im Vorfeld sind Absprachen nötig, damit ein solches Konstrukt störungsfrei und ohne Überraschungen abläuft.
Bestimmte Personen Nur die Personen, denen Sie aus der Liste der eingeladenen Personen die Rolle des Referenten zuweisen. Alle anderen Personen haben die Rolle Teilnehmer. Mit dieser Option können Sie während der Besprechung entscheiden, ob außer Ihnen weitere Personen Referenten werden sollen.
Nur ich Nur der Organisator wird als Referent fungieren. Alle anderen Personen haben die Rolle Teilnehmer. Diese Auswahl empfehle ich Ihnen als Standardeinstellung. In Kombination mit der Funktion Bestimmte Personen sind Sie für alle Anforderungen gut gerüstet.

Teilnehmern das Aufheben der Stummschaltung gestatten

Die Standardeinstellung ist Ja. Auch hier gilt wieder: Falls Sie maximale Kontrolle über Ihre Besprechung haben wollen, setzen Sie die Einstellung auf Nein.

Reaktionen zulassen

Reaktionen sind im Standard immer zugelassen. Mit Reaktionen sind die Livereaktionen in einer Teams-Besprechung gemeint, die nach dem Anklicken für ca. 10 Sekunden auf dem Bildschirm angezeigt werden.

Besprechungsoptionen in der Online-Besprechung selbst in Teams einstellen

Die Optionen, die ich für die Besprechungsplanung in Outlook beschrieben habe, können Sie auch in der Besprechung in Teams selbst einstellen oder die über Outlook definierten Optionen noch einmal verwenden.

 Drei-Punkte-Menü

Hier finden Sie unter anderen Einstellungsmöglichkeiten die Besprechungsoptionen.

Besprechungsoptionen

Die Optionen, die Sie hier für Ihre Besprechung definieren, sind mit denen aus Outlook fast zu 100% identisch.

Mit Hilfe dieser Optionen können Sie genau die Rahmenbedingungen der Online-Besprechung sowie die Rechte der Teilnehmer steuern. Werfen Sie bei der Planung Ihres nächsten Online-Meetings doch mal einen Blick in die Optionen. Es lohnt sich.

Das Microsoft Whiteboard gibt’s nun auch für Android

Die nützliche Microsoft-Anwendung „Whiteboard“ gibt es ab sofort auch für Android. Nach der Einführung für Apple-Geräte (iOS und iPadOS) können nun auch Anwender mit Android-Mobilgeräten Zeichnungen und Notizzettel erstellen und gemeinsam mit anderen Nutzern Ideen sammeln und austauschen. Das Whiteboard ist u.a. in Microsoft Teams oder als Web-App nutzbar. Voraussetzung für die Nutzung ist allerdings ein Microsoft Arbeits- oder Schulkonto mit Office365-Lizenz.

Die Android App ist im Google Play Store verfügbar und benötigt Android 6.0 Marshmallow oder höher.

Neue Funktion für Teams: Meeting mit einer Meeting-ID beitreten

Microsoft wird – ähnlich wie andere Video-Meeting-Plattformen – für Teams endlich die Möglichkeit anbieten, über eine digitale Meeting-ID an einem Video-Meeting teilzunehmen. Bislang benötigte man dazu immer einen Link.

In Zukunft wird in der Einladung zu einem Teams-Meeting unter dem Meeting-Link zusätzlich eine Meeting-ID zu sehen sein. Damit kann der eingeladene Nutzer in Teams Desktop, Mobile und in der Web-Version über den Button „Jetzt besprechen“ und Eingabe der Meeting-ID an der Besprechung teilnehmen.

Die Einführung dieser neuen Funktion startet Anfang Mai 2021 und wird bis Ende Mai allen Nutzern zur Verfügung stehen. Die sonstigen Einstellungen eines Teams-Meetings bleiben dabei unberührt.

“Text Predictions”: Word ergänzt bald Sätze automatisch

Microsoft kündigt eine neue Funktion für Word an. Die Textverarbeitung soll bald bei bestimmten Formulierungen mit Hilfe intelligenter Technologien erraten, was der Nutzer schreiben will. Das Ganze nennt sich „Text Predictions“ („Text-Vorhersagen“) und funktioniert zunächst nur mit englischer Sprache.

Quelle: Microsoft

Word zeigt das vorgeschlagene Word in grauer Farbe an. Will der Benutzer den Ergänzungsvorschlag von Word annehmen, so muss er entweder die Tab-Taste oder die “Pfeil nach rechts”-Taste drücken, wie Microsoft erklärt. Schon übernimmt Word den Vorschlag in den geschriebenen Text. Zum Ablehnen des Vorschlags drückt man dagegen die Escape-Taste. Word soll ständig mitlernen und so immer bessere Vorschläge machen.

„Text Prediction“ wurde bereits im November 2020 bei Outlook eingeführt. Laut Office Insider soll das Feature in den nächsten Wochen zunächst für Word Web-App ausgerollt werden. Es ist ein weiterer Baustein der KI-Strategie von Microsoft.

 

Planner bekommt intelligente Vorschlagsfunktion für Dateianhänge

Microsoft setzt mehr und mehr auf künstliche Intelligenz, um dem Nutzer die tägliche Arbeit zu erleichtern. Ein neues Feature im Planner, das bald kommen wird, schlägt dem Nutzer relevante Dateien vor, die das System aufgrund der Aufgabenstellung und des Nutzerverhaltens ermittelt.

Wenn ein Nutzer im Planner eine neue Aufgabe anlegt und dazu eine Datei anfügen möchte, erscheint eine Liste von sinnvollen Anhängen.

Die neue Funktion sollte bald bei Ihnen im Planner zur Verfügung stehen. Microsoft kündigte die Einführung für Ende März an.

Microsoft erweitert Information Protection und garantiert DSGVO-Konformität

Das Urteil des Europäische Gerichtshofs (EuGH) von Juli 2020 (Rechtssache C-311/18), in dem die Datenschutzvereinbarung „Privacy Shield“ zwischen der EU und den USA für ungültig erklärt wurde, hat große Wellen geschlagen. Sehr viele Nutzer fragen sich seitdem, ob sie Produkte von amerikanischen Herstellern wie z.B. Microsoft bedenkenlos weiternutzen können.

Wir hatten in unserem Blog im September 2020 einige Lösungsmöglichkeiten vorgestellt.

Weil Fragen rund um Datenschutz auch immer wieder in unseren Schulungen und Seminaren zu Microsoft-Produkten wie Teams und Microsoft 365 gestellt werden, möchten wir an dieser Stelle noch einmal auf die Maßnahmen eingehen, die der Konzern im Nachgang zu dem EuGH-Urteil und zu den Handlungsempfehlungen des Europäischen Datenschutzausschusses (EDSA) vom 11. November 2020 ergriffen hat.

Der EDSA stellte in seinen Handlungsempfehlungen nicht nur zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen vor, sondern auch mögliche vertragliche Vereinbarungen. Die möglichen Maßnahmen reichen von wirksamen Verschlüsselungen über eine vertragliche Verstärkung der Betroffenenrechte bis hin zu konzerninternen Richtlinien und der Aufstellung von Spezialistenteams, welche mögliche Behördenzugriffe auf dem Rechtsweg verhindern sollen. Dies hat Microsoft mit einer vertraglichen Verpflichtung umgesetzt.

Bereits im November 2020 kündigte das Unternehmen in einer offiziellen Verlautbarung “neue Schutzmaßnahmen für Kunden an, die ihre Daten aus der Europäischen Union transferieren müssen”. Diese Schutzmaßnahmen beinhalten die vertragliche Verpflichtung, Anfragen von staatlichen Stellen nach Kundendaten anzufechten, sowie eine finanzielle Verpflichtung, um deren Überzeugung in dieser Sache zu unterstreichen. Microsoft war damit das erste Unternehmen, das mit diesen Verpflichtungen auf die EDSA-Handlungsempfehlungen reagiert hatte.

Konkret erklärt das US-Unternehmen (Zitat):

  • Erstens verpflichten wir uns, dass wir jede Anfrage einer staatlichen Stelle – egal von welcher Regierung – nach Daten unserer Unternehmenskunden oder unserer Kunden aus dem öffentlichen Sektor anfechten werden, wenn es dafür eine rechtliche Grundlage gibt. Diese umfassende Verpflichtung geht über die vorgeschlagenen Empfehlungen des Europäischen Datenschutzausschusses hinaus.
  • Zweitens werden wir die Nutzer*innen unserer Kunden finanziell entschädigen, wenn wir ihre Daten aufgrund einer Anfrage einer staatlichen Stelle unter Verletzung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DS-GVO) offenlegen müssen. Diese Verpflichtung geht ebenfalls über die Empfehlungen des Europäischen Datenschutzausschusses hinaus. Damit zeigen wir unsere Zuversicht, dass wir die Daten unserer Unternehmenskunden und unserer Kunden aus dem öffentlichen Sektor schützen können und sie keiner unangemessenen Offenlegung aussetzen werden.

Die gesamte Presseerklärung können Sie hier nachlesen.

Kurze Zeit später kündigte Microsoft unter dem Begriff „Information Protection“ eine Sammlung an Datenschutzlösungen an, die einen sicheren Umgang mit sensiblen Informationen und die Einhaltung von Compliance-Anforderungen unterstützen.

Ein wichtiger Bereich bei den Datenschutzfunktionen ist die Klassifizierung und Auszeichnung (Labeling) von Dokumenten. Hierzu gehören auch Sensitivity Labels (deutsch Vertraulichkeitsbezeichnungen).

Mit Vertraulichkeitsbezeichnungen können Sie die Daten Ihrer Organisation klassifizieren und schützen und gleichzeitig sicherstellen, dass Produktivität und Zusammenarbeit der Benutzer nicht beeinträchtigt werden.

Dazu legen die Administratoren Ihrer Organisation eine Klassifizierungstaxonomie für unterschiedliche Vertraulichkeitsstufen von Inhalten an. Dazu eigenen sich allgemeine Namen oder Ausdrücke, die für Ihre Benutzer leicht verständlich sind. Wenn Sie noch nicht über eine festgelegte Taxonomie verfügen, können Sie mit Bezeichnungen wie “Privat”, “Öffentlich”, “Allgemein”, “Vertraulich” und “Hoch vertraulich” beginnen.

Eine detaillierte Einführung in das Thema Vertraulichkeitsbezeichnungen würde an dieser Stelle zu weit führen.

Wir empfehlen hierzu die Internetseite https://docs.microsoft.com/de-de/microsoft-365/compliance/sensitivity-labels?view=o365-worldwide

Erste Schritte mit Vertraulichkeitsbezeichnungen finden Sie unter https://docs.microsoft.com/de-de/microsoft-365/compliance/get-started-with-sensitivity-labels?view=o365-worldwide

Erstellen und Konfigurieren von Vertraulichkeitsbezeichnungen und deren Richtlinie finden Sie unter https://docs.microsoft.com/de-de/microsoft-365/compliance/create-sensitivity-labels?view=o365-worldwide

Wenn die Vertraulichkeitsbezeichnungen zentral eingerichtet sind, können Anwender in Ihrer Organisation für jedes Dokument die Vertraulichkeitsstufe gemäß Ihrer Taxonomie festlegen. Dies gilt auch für E-Mails in Outlook.

Nachdem eine Vertraulichkeitsbezeichnung auf eine E-Mail oder ein Dokument angewendet wurde, werden alle konfigurierten Schutzeinstellungen für diese Bezeichnung auf den Inhalt erzwungen.

Microsoft Office-Apps bekommen modernere Kommentarfunktion

Microsoft kündigte jetzt eine neue „Kommentarerfahrung“ für alle Office-Apps, insbesondere Word, Excel und PowerPoint, an. Hier sind die wichtigsten Änderungen:

Darstellung von Kommentaren, Ein- und Ausblenden

Wenn Sie in Word, Excel und Co. einen Kommentar hinzufügen, wird dieser am rechten Rand so nah wie möglich an der Einfügemarke im Text angezeigt.

 

In dieser Ansicht sind alle aktiven Kommentare im Kontext sichtbar. Wenn Sie einen Kommentar auswählen, wird um ihn herum ein Rahmen angezeigt, der in Word auf der Seite angezeigt wird.

In dieser Kontextansicht werden alle aufgelösten Kommentare ausgeblendet, sodass Sie sich auf aktive Kommentare konzentrieren können. Um alle Kommentare einschließlich aller aufgelösten Kommentare anzuzeigen, öffnen Sie den Kommentarbereich, indem Sie im Menüband auf “Kommentare” klicken.

Sie können mit Kommentaren im Kommentarbereich genauso interagieren wie in der Kontextansicht. Wenn Sie einen aufgelösten Kommentar erneut öffnen, wird er wieder in der Kontextansicht angezeigt.

Posten von Kommentaren

Besonders sinnvoll ist eine Funktion, mit der ein Kommentar nicht mehr während der Eingabe schon von anderen Nutzern im Dokument zu sehen ist. Mit dem Update muss der kommentierende Nutzer den Kommentar aktiv „absenden“. So können Nutzer ihre Kommentare überprüfen und bearbeiten, bevor sie sie veröffentlichen.

 

Aus dem Kommentarthread beantworten, bearbeiten, löschen, auflösen und erwähnen

In der Grundfunktion funktionieren die modernen Kommentare weiterhin wie die alten Kommentare. Sie können aus dem Thread einen Kommentar beantworten, bearbeiten, löschen oder auflösen.

Neu ist @mention-Funktion. Damit können Sie eine bestimmte Person in einem Kommentar ansprechen.

 

Hinweis: Diese Funktionen sind derzeit u.a. Word Web-App für alle Benutzer verfügbar. Das komplette Rollout für die Office Desktop-Apps erfolg im Laufe des März geplant, die Apps für Mac sind im Mai 2021 an der Reihe.

Das Ende von Skype for Business Online naht

Wie bereits mehrfach angekündigt beendet Microsoft zum 31. Juli 2021 den Dienst Skype for Business Online. Ab diesem Zeitpunkt wird es keinen Zugriff mehr auf den Dienst geben. Hintergrund ist, dass Microsoft Teams zur zentralen Kommunikationslösung für das Microsoft 365 Universum geworden ist.

Skype for Business Online ist der hinter Skype stehende Dienst, über den der Skype for Business-Client zugreift, um direkt Messenger-Dienste wie Telefonie, Videotelefonie etc. abzuwickeln.

Nach den Angaben von Microsoft sind weder der Skype Consumer Service noch Skype für Business Server von dieser Ankündigung betroffen.

Mission Teams-Einführung – vom Verweigerer zum Fan

Es ist oft so, dass man seine Meinung ändert, wenn man sich genauer mit einem Thema beschäftigt. Was nach oberflächlicher Betrachtung zunächst abgelehnt wird, ist bei genauer Begutachtung ziemlich interessant. So ging es auch uns, der Firma conpublica. Wir sind eine kleine PR-Agentur aus Heinsberg. Chef und zwei Mitarbeiterinnen arbeiten täglich für mehr Bekanntheit der mittelständischen Kunden.

Als Teams in Deutschland startet, war bei uns keine Rede von einer Einführung. Zu viele offene Punkte, zu viele Restriktionen, zu viele ungelöste Aufgaben, zu viel Umstellungsarbeit. Wir arbeiteten erfolgreich mit Alternativen wie Slack, Trello, Todoist und Dropbox. Jahrelang. Teams war kein Thema selbst als – bedingt durch die Pandemie, Homeoffice und Homeschooling – um uns herum immer mehr Leute mit Teams arbeiteten. Als die ersten Kunden wünschten, die Video-Meeting mit Teams zu machen, wurde ich hellhörig. Vor allem unser Kunde, die team babel AG in Person von Helmut Gräfen setzte alles daran, mich umzustimmen. Also wagte ich den Schritt, Teams zumindest mal genauer anzuschauen und zu testen.

Kurz vor Weihnachten beschwerten sich meine Mitarbeiterinnen darüber, dass wir zu viele verschiedenen Tools nutzen würden und dies unproduktiv mache. „Ach, das trifft sich gut“, war meine Reaktion. „Ich wollte euch gerade vorschlagen, Teams zu testen“.

Gesagt, getan. Teams war auf allen Rechnern eh installiert, also starteten wir ins neue Jahr mit Teams.

Umstieg innerhalb von sechs Wochen

Woche 1

Am Anfang sollte es ein einziges Team für unser eigenes Marketing sein. Das ist eine abgeschlossene Einheit, keine externen Personen müssen dazu geholt werden, wir können in Ruhe testen, dachte ich.

Woche 2

Nachdem wir in allen Kanälen einen Planner eingerichtet, eine Liste als Mediaplan und sogar erste Automationen mit Power Automate eingerichtet hatten, überkam mich irgendwie die Lust nach mehr. Es funktionierte alles ausgezeichnet und war ganz einfach einzurichten. Also legte ich auch das Team „Kunden“ mit allen Kunden als Kanal an und begann zu testen.

In der Tat stellte sich die Einrichtung selbst als einfach, die strategische Planung von Kanälen und Teams aber als schwierig heraus. Hier unterstütze mich Helmut Gräfen mit vielen Tipps.

Es war klar, dass wir in unser Kunden-Team keine Externen und schon gar keine Kunden als Gäste einladen konnten und wollten. Um aber zukünftig mit Kunden zusammen z.B. auf Dateien zugreifen und in einem Aufgabenplan arbeiten zu können, müssten für diese Kunden eigene Teams angelegt werden. Das wurde dann auch so umgesetzt. Es kamen weitere Teams für interne Angelegenheiten dazu und eben zwei Teams mit und für Kunden.

Woche 3

Nun begann die Experimentier- und Lernphase. Ich testete, probierte und lernte. Was passiert, wenn… Das Experimentierfeld ist riesig: OneNote Notizbücher, Planner, To Do App, Power Automate und zuletzt SharePoint.

Ich entdeckte die vielen verschiedenen Admin Center für Microsoft 365, Teams, OneDrive, SharePoint, Azure usw. Ich lernte, wie man Freigaberechte setzt, welche wichtige Rolle die Gruppen in Teams und SharePoint haben und wie man Automationen nutzt. So habe ich für jeden Plan eine Automation eingerichtet, die eine E-Mail an mich auslöst, wenn eine Aufgabe erledigt wird. So bleibe ich – zumindest am Anfang – auf dem Laufenden, wenn meine Mitarbeiterinnen Aufgaben abhaken. Denn im Planner sieht man das nicht auf den ersten Blick.

Woche 4

Wir begannen nun, statt über Zoom oder Google Meet unsere Team-Meetings mit Teams abzuhalten, und riefen uns gegenseitig spontan per Videocall an. Ein echter Pluspunkt in Zeiten von Homeoffice.

Eigentlich wollten wir zunächst weiter mit der Cloud-Lösung Dropbox weiterarbeiten und diese in die Kanäle einbinden. Allerdings stellte sich ein Umstand heraus, der mich ganz schnell umstimmte.

Wenn man in einem Plan (Planner) eine Aufgabe anlegt und dort einen externen Anhang eben z. B. aus der Dropbox hinzufügt, weiß Teams / SharePoint nicht, wohin dieser Anhang innerhalb des Systems abgelegt werden soll. Die Datei wird dann einfach ins Stammverzeichnis des Teams, also z. B. Kunden abgelegt. Innerhalb weniger Tage war dort ein totaler Wildwuchs entstanden, weil die nicht über den Namen zuzuordnen waren. Das hatten wir nie so gemacht. Ergo: Die Dateien der Kunden mussten schnellstens aus der Dropbox in Teams bzw. SharePoint migriert werden. Dann kann man die Anhänge aus dem richtigen Ordner in eine Aufgabe hängen.

Zum ersten Mal nutzen wir im Rahmen eines Kundenprojekts ein Notizbuch gemeinsam mit dem Kunden. Wir sollten die Texte für die Internetseite schreiben. Die Struktur der Seite wurde in dem Notizbuch abgebildet, sodass jeder von uns Texte für die einzelnen Seiten und Unterseiten bearbeiten konnte. Da das Notizbuch auch ohne Teams zu nutzen ist, konnten wir auch über die OneNote-App unterwegs daran arbeiten.

Mittlerweile wurden die bisherigen Tools Slack und Todoist gar nicht mehr genutzt, was uns bereits Kosten einsparte. Trello wurde nur noch vereinzelt für die Abstimmung mit Kunden genutzt, die kein Teams nutzen oder für die der Aufwand, ein eigenes Team anzulegen, zu groß wäre.

Die Nutzung von To Do klappt prima, weil man alle Aufgaben aus allen Teams und Kanälen auf einen Blick sieht und vielfach filtern kann.

Ich war überrascht, wie viele Kunden und Partner bereits Teams nutzten, sodass immer mehr Video-Meetings inklusive Zusammenarbeit in einem Dokument stattfanden.

Woche 5

Ich wagte mich endlich an die Synchronisation mit den eigenen PCs. Die Installation gestaltet sich teilweise als kompliziert, weil Microsoft bei der ersten Einrichtung ein Update der Software OneDrive verlangte und die Kolleginnen und ich dafür die ältere Version von OneDrive (die offenbar mit Windows bereits installiert wird) deinstallieren sollten. Das geht gar nicht. Es funktionierte aber auch ohne Update. Die Synchronisation mit dem Datei-Manager ist wichtig, um effizient arbeiten zu können. Ansonsten muss jede lokal bearbeitete Datei manuell per Drag & Drop in Teams hochgeladen oder innerhalb von Teams bearbeitet werden. Die dortigen Versionen von Word und Excel sind lange nicht so komfortabel wie die Desktop-Versionen. Das Problem bestand auch darin, dass eine Datei, die nicht aus dem Office-Umfeld kommt, also z. B. eine Adobe Photoshop oder Illustrator Datei innerhalb von Teams nicht geöffnet werden kann. Das funktioniert nur auf dem PC. Perfekt ist allerdings, dass die gespeicherte Datei sofort über den „Sync“ im SharePoint aktualisiert wird.

Nun begann die Mammut-Aufgabe der Migration. Anfangs dachte ich, ich könne einfach per Drag & Drop die Dateien aus den lokalen Ordnern der Dropbox in die lokalen Ordner des SharePoint schieben. Das hatte zwei Nachteile.

  1. Damit die Dateien im Datei-Manager von A nach B kopiert werden müssen, werden die zumeist in der Dropbox-Cloud liegenden Dateien zunächst auf die Festplatte geladen, bevor sie dann in den SharePoint-Ordner auf der Festplatte kopiert werden können.
  2. Auf der Zielseite verbleiben die Dateien auf der Festplatte, auch wenn sie in die Cloud kopiert werden. Um den Vorteil der Cloud-Speicherung zu nutzen, muss erst der Speicher auf der Festplatte manuell wieder freigegeben werden.

Auch die Variante, die Dateien per Drag & Drop aus den Dropbox-Ordnern auf der Festplatte in den Teams-Client zu schieben, bedeutet zumindest Nachteil Nr. 1. Jedoch werden die Dateien nicht in den SharePoint-Ordnern lokal runtergeladen. Nachteil Nr. 2 entfällt.

Zwar gibt es von Microsoft das SharePoint Migration Tool. Dieses arbeitet auch sehr zuverlässig, kann aber in unserem Fall auch nur die Daten der Dropbox lokal von der Festplatte in die Teams migrieren. Damit ist auch hier Nachteil Nr. 1 vorhanden. Die Daten werden zuerst runtergeladen und dann in die Cloud transportiert.

SharePoint Migration Tool

Lösung: Migration von Cloud zu Cloud

Microsoft hat für diesen Fall die Cloud-Software Mover gekauft. Die Migration erfolgt hier von Cloud zu Cloud. Ich habe dieses Tool getestet und festgestellt, dass nicht klar ist, ob man festlegen kann, welche Ordner und Dateien migriert werden sollen. Der Test wurde abgebrochen. Wer mehr zur Mover-Migration wissen möchte, kann hier weiterlesen. Allein die Rechtevergabe über die Azure-Oberfläche ist recht kompliziert.

Eine Drittlösung ist die Cloud-Software Cloudsfer. Damit lassen sich Daten von der Festplatte in die Cloud und von Cloud-Speicher zu Cloud-Speicher transferieren. Zur Auswahl stehen hier neben Dropbox, u. a. Google Drive, Box, OneDrive und OneDrive for Business sowie eben SharePoint Online (Office 365). Die Migration ist einfach und funktioniert einwandfrei. Es besteht lediglich das Problem, dass SharePoint engere Restriktionen bei den Dateinamen hat als Dropbox. Solche Daten werden dann nicht migriert. Dies wird vor jeder Migration dem Nutzer als Warnung mitgeteilt. Mit der Software können auch Daten z. B. aus Instagram, Facebook, Flickr etc. transferiert werden. Die Software ist mit beschränktem Datenvolumen mit bis zu 5 GB kostenlos. 25 GB Migrationsvolumen kosten dann 25 $.

Was man wissen muss: Der Anbieter hat seinen Sitz in den USA, die Daten werden für den kurzen Moment der Migration auf den Server des Anbieters zwischengespeichert und danach sofort gelöscht. Jeder muss selbst entscheiden, welche Daten er darüber migriert.

Eine gute Übersicht zu dem Tool finden Sie hier

 

 

Die Alternative dazu heißt Cloud-HQ und soll das Gleiche können. Dieses Unternehmen sitzt in Kanada, ist datenschutzrechtlich ebenso mit Vorsicht zu genießen wie Cloudsfer.

Eine weitere Möglichkeit wäre, über einen eigenen Server wie z. B. die Synology Disk-Station zu gehen. Dort besteht die Möglichkeit, über den Dienst mehrere Cloud-Dienste an die Synology anzubinden und darüber einen Austausch zu vollziehen.

Wir haben uns für die Lösung mit Cloudsfer entschieden, wobei wir vorher die Ordner in Hinsicht auf die Verarbeitung personenbezogener Daten überprüft haben. Solche Dateien wurden dann manuell transferiert.

Woche 6

Mittlerweile sind über 90 % der Daten migriert. In unserem Modell wird die Dropbox nicht gänzlich abgelöst, sondern parallel für bestimmte Daten weitergenutzt. Diese Daten werden dann nicht in die Teams und SharePoint transferiert.

Wir nutzen mittlerweile kein Slack mehr für Chats, kein Todoist für Aufgabenverwaltung und Trello nur noch in einem Fall.

Stattdessen sind Teams mit To Do im Einsatz, Videocalls werden aktiv genutzt und selbst der Austausch mit Kunden funktioniert immer besser.

Mission Teams-Einführung gelungen!

Was bisher nicht funktioniert

Es gibt noch ein paar Dinge, die für eine optimale Arbeit mit Teams fehlen. Teilweise werden diese Punkte auch nie umgesetzt werden. So wäre eine native Integration von To Do in Outlook wünschenswert. Diese Integration war eine der großen Pluspunkte von Todoist.

Optimal wäre eine Verknüpfung von Planner-Aufgabenplänen in zwei unterschiedlichen Domänen. Hier wäre es wünschenswert, wenn eine Aufgabe mit Zuweisung im Planner Team A der Domäne A automatisch zu einer Aufgabe in Team B der Domäne B führe. Das geht bisher gar nicht.

Announcement – Microsoft vereinheitlicht das Anlegen von Teams auf verschiedenen Plattformen

Bisher waren die automatischen Prozesse, die im Zusammenhang mit dem Anlegen eines Teams ablaufen, unterschiedlich, je nachdem, ob das Team aus dem Teams Desktop-Client oder aus dem Teams Admin Center heraus angelegt wurde. Das will Microsoft nun vereinheitlichen, so eine aktuelle Ankündigung.

Nach dem Update, das Mitte März rauskommen soll, ändert sich Folgendes für Teams, die über das Admin Center angelegt werden.

  • Teams sendet eine Willkommens-E-Mail an neue Mitglieder anstatt Willkommens-E-Mail an die Gruppe
  • Mitglieder des neuen Teams werden keine Updates für Veranstaltungen mehr erhalten, die im Gruppen-Kalender geplant sind
  • Im Gegensatz zu aktuellen Teams, die im Team Admin Center erstellt wurden, werden nach dem Update neue Teams nicht mehr in Outlook zu sehen sein. Zudem werden neue Teams nicht mehr Outlook Adressbuch und Adresslisten gezeigt.

Wenn man nach dem Update dennoch die alte Vorgehensweise für Teams, die über das Admin Center angelegt werden, behalten möchte, so empfiehlt Microsoft, neue Teams über die Gruppen anzulegen.