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Deaktivieren des Chat-Schreibzugriffs für anonyme oder nicht authentifizierte Benutzer

Viele Unternehmen nutzen Teams für Live-Veranstaltungen, an denen auch anonyme oder nicht authentifizierte Benutzer teilnehmen, die über einen Link teilnehmen und nicht mit ihrem Microsoft-Konto oder dem Office365-Konto angemeldet sind. Diese sollen verständlicherweise im Normalfall keinen Zugriff auf die Chat-Funktion bekommen. Die Gefahr von Spam und unerwünschten Kommentaren ist einfach zu groß.

Mit einem bevorstehenden Teams-Update wird es IT-Administratoren möglich sein, auf Richtlinienebene den Chatschreibzugriff für diese nicht authentifizierten Benutzer, die über einen Link an Teams-Besprechungen teilnehmen, auf Unternehmensebene zu deaktivieren.

Dies wird über das Teams-Admin-Portal eingerichtet. Administratoren können im Dropdown-Menü “Chat in Besprechungen” die Option “Für alle außer anonymen Benutzern aktivieren” auswählen und diese Besprechungsrichtlinie auf eine Teilmenge oder alle Mandantenbenutzer anwenden. Sobald diese Besprechungs-Chat-Richtlinie auf Benutzer angewendet wurde, kann ein Organisator diese Richtlinie nicht über Besprechungsoptionen außer Kraft setzen.

Die Einführung des Updates beginnt im Juni und endet Ende September 2022.

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Bald möglich: Chats starten mit Nutzern von privaten Teams-Konten

Microsoft Teams ist seit einigen Jahren eines der weltweit führenden Werkzeuge für die Zusammenarbeit. Teams wird aber nicht nur im beruflichen Umfeld aktiv genutzt, sondern auch im privaten. Denken wir nur an das Homeschooling. Microsoft hat deshalb seit einiger Zeit schon die Möglichkeit geschaffen, berufliche und private Teams-Konten über ein und dieselbe App nutzen zu können.

Jetzt kündigte Microsoft an, dass Teams-Nutzer in einer Organisation auch mit Personen chatten können, die ein privates Konto besitzen. Dazu wird die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer der jeweiligen privaten Teams-Konten benötigt.

Die IT-Admins der Organisation können diese Funktion auf Tenant-Level oder für jeden Nutzer in der Organisation individuell über die PowerShell oder das Teams Admin Center aktivieren oder blockieren. Zudem können sie festlegen, ob die Teams-Nutzer mit einem privaten Konto die Nutzer in der Organisation zum Chat einladen können. Ist dies deaktiviert, können Chats nur aus der Organisation hin zu privaten Konten gestartet werden.

Das Update wird im Laufe des Dezembers 2021 ausgerollt und kann dann in allen Teams-Clients (Web, Desktop und mobil) genutzt werden.

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Chatten in Teams-Besprechungen wird einfacher mit Chat Bubbles

Bislang war das Chatten während eines Teams-Meetings etwas unpraktisch und brauchte unnötige Interaktionen, weil der Nutzer ein eigenes Chat-Fenster öffnen musste. Microsoft hat dies nun vereinfach und wird bald die sogenannten „Chat Bubbles“ einführen. Damit erscheinen Chat-Nachrichten, die von Teilnehmer*innen an alle anderen Personen während eines Meetings gesendet wurden als Sprechblasen-ähnliche Anzeigen auf dem Bildschirm.

Damit trägt Microsoft dem Trend Rechnung, dass Chats bei Live-Meetings eine immer wichtigere Rolle bekommen, weil die Teilnehmer*innen live Dokumente, Links oder einfach schriftlich ihre Gedanken mitteilen wollen, ohne z. B. eine Präsentation verbal zu unterbrechen. Leider lenkte das Absenden und Lesen von Chat-Nachrichten zu sehr vom eigentlichen Meeting ab. Weil man dazu ein eigenes Fenster öffnen musste. Mit den „Chat Bubbles“ können die Teilnehmer*innen dem Meeting folgen und zugleich in Diskussionen im Chat führen.

WICHTIG: Die Funktion wird nach der Einführung im Juli standardmäßig aktiviert sein. Nutzer*innen können diese aber aktiv deaktivieren und die Chat-Bubbles verschwinden lassen.

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