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Microsoft führt Teams Connect-Kanäle ein

Eine der größten Ankündigungen, die Microsoft in diesem Jahr für Microsoft Teams gemacht hat, ist das kommende Microsoft Teams Connect, auch bekannt als Shared Channels.

Shared Channels (gemeinsame Kanäle) ist ein neuer Kanaltyp innerhalb von Teams, der zusätzlich zu den vorhandenen Standardkanälen und privaten Kanälen innerhalb eines Teams angeboten wird.

Quelle: Microsoft

Damit wird es Nutzern möglich, mit Personen innerhalb und außerhalb der eigenen Organisation in einem gemeinsamen Kanal zu arbeiten. Das Besondere daran: Externe Benutzer sehen diesen Kanal in ihrem eigenen Home-Tenant, sie müssen nicht mehr den Tenant wechseln oder mit einem Gastkonto hinzugefügt werden.

Mit dieser Funktion, die die Zusammenarbeit über Tenants hinaus stark vereinfacht, folgt Microsoft einem vielfachen Wunsch vieler Teams-Nutzer.

Shared Channels revolutionieren die Zusammenarbeit in Microsoft Teams

Welche Auswirkungen diese Neuerung hat, zeigt dieses Praxisbeispiel.

Sie wollen mit Kunden, Partner oder anderen Personen in einem Kanal zusammenarbeiten. Bisher ist für dieses Szenario die Eröffnung eines eigenen Teams notwendig, in das die externen Teilnehmer anderer Organisationen eingeladen werden müssen. Dieser Schritt ist notwendig, weil bisher alle Teilnehmer eines Teams allen Kanälen in diesem Team beitreten und die Dokumente und Apps sehen und nutzen können. Das ist nicht für alle Anforderungen gewünscht. Die externen Personen müssen zur Nutzung des neuen Teams zudem immer vom eigenen Home-Tenant zum neuen Team einer anderen Organisation wechseln.

Mit den neuen Shared Channels von Microsoft Teams Connect wird das einfacher. Diese Kanäle verhalten sich im Grunde wie ein privater Kanal in einem Team. Man kann nur durch Einladung beitreten. Wie bei einem privaten Kanal wird jeder freigegebene Kanal durch eine dedizierte SharePoint-Teamwebsite abgebildet. Sie können Einzelpersonen oder ganze Teams zu einem freigegebenen Kanal einladen. Diese können entweder von Ihrer Organisation oder von einer externen Azure AD-Organisation stammen. Diese Art der Zusammenarbeit in freigegebenen Kanälen basiert auf Azure AD B2B Direct Connect, einer neuen Möglichkeit der Zusammenarbeit mit anderen Azure AD-Organisationen. Mit B2B Direct Connect müssen Sie den externen Benutzer nicht als Gast in Ihrer Organisation hinzufügen.

Quelle: Microsoft

Nach dem Hinzufügen zu einem freigegebenen Kanal können externe Benutzer direkt von ihrem Teams-Konto aus auf den Kanal zugreifen, ohne die Organisation wechseln zu müssen.  Die neuen freigegebenen / gemeinsamen Kanäle werden in allen Tenants durch eine Art Kettensymbol gekennzeichnet.

Quelle: Microsoft

Die neuen gemeinsamen Kanäle unterstützen sowohl Meetings, Registerkarten und Konnektoren sowie Libary Sync mit OneDrive.

Die Unterstützung für Bots, Nachrichtenerweiterungen und Drittanbieter-Apps-Unterstützung ist in Arbeit.

Wichtig zu wissen:

Wie bei privaten Kanälen können auch Shared Channels nicht aus „normalen“ offenen Kanälen umgewandelt werden.

Wurde ein Team vom Administrator für Dritte komplett gesperrt, können natürlich auch keine externen Benutzer in einen gemeinsamen Kanal eingeladen werden.

Freigegebene Kanäle werden derzeit im Rahmen des öffentlichen Vorschauprogramms von Teams eingeführt. Teambesitzer, die im öffentlichen Vorschauprogramm von Teams registriert sind, sehen beim Erstellen eines Kanals freigegebene Kanäle als zusätzlichen Kanaltyp. Laut der Roadmap von Microsoft ist der Roll-out für März 2022 vorgesehen:

Fazit

Mit Microsoft Teams Connect bzw. den Shared Channels läutet Microsoft endlich eine neue Ära der Zusammenarbeit in Teams ein. Mit dem neuen Kanal-Typ wird es einfacher werden, mit internen und externen Benutzern in einem Kanal innerhalb des eigenen Tenants zusammenzuarbeiten.

Weitere Informationen zu freigegebenen Kanälen finden Sie unter Nahtlose externe Zusammenarbeit mit freigegebenen Teams Connect-Kanälen

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Teams Essentials: Das günstigere „Stand-alone“-Teams für kleine Unternehmen

Die weltweite Pandemie in den vergangenen 2 Jahren hat dazu geführt, dass Lösungen wir Zoom und Teams einen unglaublichen Zuwachs an Nutzern erhalten haben. Während vor allem größere Unternehmen im Rahmen ihrer Microsoft 365-Lizenzen bereits das darin enthaltene Teams vollumfänglich nutzen konnten, wichen viele Freelancer und Kleinunternehmen aller Branchen auf kostenlose Werkzeuge aus, um ihre eh schon angespannte Finanzsituation nicht weiter zu belasten. Auch Microsoft spielt in diesem Orchester der Gratis-Lösungen mit dem kostenlosen Teams ein gewichtige Rolle.

Der Wermutstropfen: Im Unterschied zu den bezahlten Microsoft 365-Abonnements Business Basic und Business Standard sind die wichtigen Grundfunktionen wie Videokonferenzen, Gruppenchats, Cloud-Speicher in dem kostenlosen Teams zwar vorhanden, aber stark begrenzt. So können nur maximal 100 Teilnehmer an einer Besprechung teilnehmen, die Gruppenbesprechungen dürfen maximal 60 Minuten dauern und der Cloud-Speicher pro Nutzer ist auf 5 GB begrenzt. Dieser limitierte Funktionsumfang macht eine professionelle Zusammenarbeit im Business-Kontext schwierig.

Jetzt hat Microsoft Teams Essentials nachgeschoben, das erste „Stand-alone“-Angebot von Microsoft Teams. „Stand-alone“ bedeutet hier, dass kein Microsoft 365-Abonnement notwendig ist. Für 3,40 € pro Nutzer/Monat (im Jahresabonnement) erhalten kleine Unternehmen eine Teams-Lizenz mit weitreichenden Funktionen. In Teams Essentials sind Gruppenbesprechungen bis zu 30 Stunden und bis zu 300 Teilnehmer pro Besprechung möglich, was auch in teureren Abonnements für den KMU-Bereich die Obergrenze ist. Der Cloud-Speicher pro Nutzer wurde auf 10 GB verdoppelt. Zudem besteht für die Nutzer die Möglichkeit, jederzeit auf einen Telefon- und Websupport von Microsoft zurückzugreifen.

Weitere Funktionen wie unbegrenzt chatten mit Kollegen und Kunden, Dateifreigabe, Aufgaben und Abstimmungen sowie Datenverschlüsselung für Besprechungen, Chats, Anrufe und Dateien, die bereits in der kostenlosen Version vorhanden sind, bleiben unverändert bestehen.

Wer noch mehr Funktionen benötigt, investiert 80 Cent mehr und abonniert gleich die Microsoft 365 Business Basic Lizenz. Dann gibt es zusätzlich zu den Funktionen von Teams Essentials auch die Möglichkeit, Teambesprechungen aufzuzeichnen und zu transkribieren, E-Mail Accounts mit Exchange online und 1 TB erweiterter Cloud-Speicher pro Nutzer. Zudem – und das ist das eigentliche Hauptargument für diese Lizenz – kann jeder Nutzer die Office-Apps im Web (nicht Desktop) und auf dem Mobilgerät nutzen.

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Integration von Drittlösungen am Beispiel von Asana

Wenn es um die Zusammenarbeit in Teams und Gruppen geht, sind in den vergangenen Jahren etliche Lösungen und Plattformen entstanden. Sogenannte Kollaboration-Lösungen (auch Collaboration-Software) erlebten während der Corona-Pandemie einen wahren Boom. Mit ihnen ließ sich die Teamarbeit in Projekten, die Koordination und Kommunikation untereinander auch ortsunabhängig realisieren. Ein Gewinner dieser Entwicklung war und ist hier Microsoft Teams. Einst als besseres Slack und aufgebohrtes Skype for Business erfunden, entwickelte sich Teams in den vergangenen 24 Monaten zu einer professionellen Lösung für die Teamarbeit im Office365-Universum.

Doch es gibt viele Funktionen und Bereiche, die Teams (noch) nicht beherrscht. Zudem gab es bereits lange vor dem Erscheinen von Teams im Jahr 2017 etliche andere gute Lösungen, sodass viele Unternehmen, die schon früh auf Kollaboration gesetzt haben, jetzt nicht einfach auf Teams umschwenken können, wollen und vielleicht auch gar nicht sollten.

Einer der weltweit führenden Arbeits- und Projektmanagement-Lösungen ist Asana, das vom gleichnamigen US-amerikanischen Softwareunternehmen bereits im Jahr 2012 kommerziell eingeführt wurde.

Für diejenigen unter Ihnen, die noch nie von Asana gehört haben, möchte ich eines gleich vorwegnehmen: Asana ist an einigen Stellen Teams sehr ähnlich, bietet aber viel mehr und andere Funktionalitäten als Teams. Das liegt an der Ausrichtung von Asana. Bei dem Werkzeug geht es nicht nur um die Teamarbeit, die zentrale Datenablage, um Chats oder Aufgabenverwaltung. Asana ist projektkonzentrierter. Hier können einzelne Projekte und Unterprojekte in Abhängigkeit zueinander gesetzt, Prioritäten vergeben, der Projektfortschritt in Echtzeit überwacht und Prozesse automatisiert werden.

In dem folgenden Artikel geht es nicht darum, Teams und Asana zu vergleichen und deren Vor- und Nachteile aufzuzeigen (wobei das sicher interessant wäre), sondern darum, wie Nutzer von Teams und Asana zusammenarbeiten können. Denn im Grunde sind Asana und Teams keine Konkurrenten, sondern ergänzen sich zu einem mächtigen Tool. Insofern kann es Sinn machen, Teams und Asana in einem Unternehmen zu nutzen.

Deshalb zeigen wir, wie man Asana schnell und geschickt in Teams integriert.

  1. Die Asana-Integration für Teams

Asana hat vergangenes Jahr die App Asana Connect für Microsoft Teams veröffentlicht, mit der sich die Oberfläche gut in Teams integrieren lässt. Damit arbeitet ein Team zusammen an Asana-Projekten, ohne Microsoft Teams verlassen zu müssen.
Man kann diese App in Teams zentral über das App-Verzeichnis oder über einen bestimmten Kanal als neue Registrierkarte installieren.

Asana Connect ist über das App-Verzeichnis zu finden.

Es ist eine einmalige Anmeldung bei Asana (über die App) und Genehmigung der Zugriffsrechte erforderlich. Jeder Teams-Nutzer muss für sich selbst diesen Schritt erledigen, benötigt als ein eignes Teams- und Asana-Konto.

Teams braucht einmalig die Zugriffsrechte auf Ihr Asana-Konto

Danach installiert sich ein Asana-Bot in Teams, der Sie bei Ihrer Arbeit mit Asana innerhalb von Teams berät und unterstützt.

Über einen neuen Asana-Reiter im Kanal, den Sie wie immer beliebig benennen können, lassen sich nun bequem neue Aufgaben mit Verantwortlichkeiten, Projektzuweisung, Fälligkeiten und Aufgabendetails für Asana erstellen.

Über die Asana-App lassen sich in Teams Aufgaben für Asana erstellen.

Neue Asana-Aufgaben können Sie zudem direkt aus Teams-Chats heraus erstellen.

Durch die tiefe Integration in Teams können Aufgaben für Asana auch aus einem Chat heraus erstellt werden.

Schließlich lassen sich im Chatfenster eines Kanals Asana-Aufgaben, Projekte oder Portfolios einbinden und in Teams diskutieren.

Auch praktisch: Wenn Sie ein Asana-Projekt mit einem Gespräch im Asana-Kanal verknüpfen, werden Benachrichtigungen über Aktivitäten in Asana an diesen Kanal gesendet.

Wer will, kann sich in Teams über Änderungen bei Asana benachrichtigen lassen.

  1. Einbindung der Asana-Oberfläche in Teams

Wer lieber gleich die gesamte Asana-Oberfläche in Teams sehen möchte, wählt statt der Asana-App die Integration einer externen Webseite in Teams. Dort tragen Sie dann die Adresse ihres Asana-Profils ein.

Über die App “Website” wird die gesamte Asana-Oberfläche eingebunden.

Nach einer einmaligen Anmeldung in diesem Fenster sehen Sie die komplette Asana-Oberfläche innerhalb von Teams und können dort genauso arbeiten, als ob Sie in Teams arbeiten.

  1. Automatisierung mit Microsoft Power Automate

Auch wenn diese beiden Wege der Integration bereits ein smartes Zusammenwirken von Asana und Teams bereitstellen, so gibt es noch eine Steigerung: Die Automatisierung von Prozessen und Workflows mit Hilfe von Microsoft Power Automate.

Der Hintergrund: Wer mit Teams arbeitet, nutzt in der Regel auch den Microsoft Planner. Mit Hilfe des Planners lassen sich Projekte visualisieren, Aufgaben erstellen, verteilen und zuweisen. Wenn man solche Aufgaben in Teams anlegen und in Asana weiterverarbeiten möchte, muss man diese zwangsläufig in beiden Systemen als Aufgabe anlegen. Es sei denn, man erstellt sich eine Automation, die nach dem Anlegen einer Aufgabe im Planner sofort eine Aufgabe im Asana-Board erstellt.

Dazu besuchen Sie Ihre Oberfläche von Power Automate. Klicken Sie auf das „+ Erstellen“ in der linken Leiste und wählen Sie „Automatisierter Cloud-Flow“.

Geben Sie dem Flow einen Namen und in der Suche „Planner“ ein. Als Trigger wählen Sie „Beim Erstellen einer neuen Aufgabe“.

Legen Sie zuerst den Trigger aus dem Planner fest.

Sie werden nun nach der Gruppen-ID und dem dazugehörigen Plan-ID (von Planner) gefragt. Die Gruppen-ID ist der Name Ihres Teams, die Plan-ID der Plan in diesem Team, den Sie nutzen möchten.

Klicken Sie nun „Neuer Schritt“. Jetzt geht an die Verknüpfung mit Asana.

Geben Sie dazu im Feld „Connectors“ Asana ein. Sie sehen nun alle möglichen Aktionen. Wir wollen, dass eine neue Aufgabe erstellt wird.

Nun folgt die Reaktion in Asana.

Auch hier wählen Sie den Arbeitsbereich und das Projekt in Asana aus, in das die neue Aufgabe erstellt werden soll. Der Name des Tasks ist ein dynamischer Inhalt. Es handelt sich um den Titel aus der Planner-Aufgabe.

Sie können nun die Person definieren, der die Aufgabe in Asana zugewiesen wird. Bleibt das Feld leer, wird dem aktuellen Benutzer (also Ihnen) die Aufgabe zugewiesen.

Im Feld „Beschreibung“ könnten Sie eine Beschreibung festlegen. Hier würde der Text der Aufgabe aus dem Planner hingehören. Leider gibt es derzeit keinen dynamischen Inhalt hierfür. Die weiteren Felder können Sie leer lassen.

Im Feld „Fälligkeitsdatum“ kann der dynamische Inhalt aus dem Planner „Datum und Uhrzeit der Fälligkeit“ eingetragen werden.

Am Ende speichern nicht vergessen und den Flow prüfen.

Von jetzt an wird jede Aufgabe, die in Ihrem Planner erstellt wurde, automatisch in Ihrem Asana-Projektboard erstellt und Ihnen zugewiesen.

Fazit

Teams und Asana sind zwei Werkzeuge, die beide ihre Existenzberechtigung haben und die nebeneinander genutzt werden können. Um die Arbeit zu erleichtern, gibt es eine gute Integration und erste Automatisierungsmöglichkeiten. Die Spielwiese für diese Tools ist aber gerade erst eröffnet.

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