Beiträge

Während Microsoft in diesem Jahr kräftig am neuen Outlook schraubt, fallen die Neuerungen und Änderungen in Teams eher klein aus. Dennoch gibt es immer wieder neue Funktionen, die es wert sind, vorgestellt zu werden. Hier sind einige davon.

Mehr Transparenz durch Teams Kanalkarten

Microsoft führt seit Juli 2024 die neuen Kanalkarten ein, die es Benutzern erleichtern, wichtige Informationen über ihre Kanäle schnell und unkompliziert abzurufen.

Die praktischen Helfer bieten einen schnellen Überblick über:

  • die Kanalbeschreibung
  • den Aktivitätsstatus
  • den Teamnamen
  • die Mitgliedschaftsinformationen

In Zukunft poppt beim Drüberfahren diese Infotafel auf

All diese Informationen werden auf dem Teams-Desktop-Client und im Teams Web-Client angezeigt, indem Sie mit der Maus über Kanalnamen fahren. Außerdem finden Sie hier einen schnellen Zugriff auf alle Einstellungen und Verwaltung zu diesem Kanal.

Der Rollout erfolgt automatisch und soll Ende Juli abgeschlossen sein. Die neue Funktion vereinfacht die Informationsbeschaffung und Verwaltung von Teams-Kanälen erheblich.

Microsoft räumt auf: Teams blendet ungenutzte Kanäle automatisch aus

Unübersichtlichkeit in Teams ist ein bekanntes Thema, das oft auch als Teams- oder Kanal-Wildwuchs bezeichnet wird. Ein Grund dafür ist sicher, dass man inzwischen in jedem Team bis zu 1000 Kanäle anlegen kann. So entstehen in vielen Umgebungen mit der Zeit unzählige kaum oder nicht genutzte Kanäle, für die sich niemand mehr verantwortlich fühlt.

Microsoft führt jetzt einen neuen Mechanismus ein, der automatisch für mehr Übersichtlichkeit sorgt.

Ab Mitte Juli 2024 wird Teams damit beginnen, inaktive Kanäle für Benutzer auszublenden. Die neue Teams-Option identifiziert automatisch ungenutzte Kanäle und blendet diese aus der sichtbaren Kanal-Liste aus. Bisher gibt es von Microsoft keine näheren Informationen darüber, welche Kriterien genau herangezogen werden.

Eine Info-Meldung erklärt, dass inaktive Kanäle unsichtbar geschaltet wurden (Bild: Microsoft)

Zu Anfang wird Teams den Nutzern eine neue Popup-Meldung anzeigen, die über das Ausblenden von nicht mehr aktiven Kanälen informiert. Zur Kontrolle kann der Benutzer die Liste der betroffenen Elemente überprüfen.

Die inaktiven Kanäle können selbstverständlich jederzeit wieder eingeblendet werden, und Benutzer können den automatischen Prozess deaktivieren oder später wieder aktivieren. Das Verhalten der Bereinigungsfunktion kann über die Teams-Einstellungen verwaltet werden. Im Abschnitt Allgemein erscheint neuer Abschnitt mit Schalter und einem Knopf „Jetzt bereinigen“. Ausgeblendete Kanäle verschwinden nicht komplett, sondern lassen sich nachträglich auch wieder sichtbar machen.

In den Teams-Einstellungen können Sie festlegen, dass bereinigt wird oder nicht (Bild: Microsoft)

Microsoft stellt Office-365-Konnektoren für Teams ein

Eine Funktion, die von vielen Unternehmen genutzt wird, ist die Office 365-Konnektoren-Funktion. Damit können etwa Dienste in Microsofts Azure-Cloud, ein RSS-Feed, ein Trello-Board oder ein GitHub-Repository mit MS Teams verbunden werden. Mit selbst entwickelten Webhooks lässt sich beispielsweise eine Verbindung zu einem Monitoring- oder Ticketing-System oder einer CI/CD-Pipeline herstellen.

Nun stellt Microsoft kurzfristig die Microsoft Teams Office 365 Connectors-Funktion ein, und zwar zwischen dem 15. August 2024 und dem 1. Januar 2025. Die Erstellung neuer Konnektoren wird ab dem 15. August 2024 blockiert, und bestehende Konnektoren funktionieren ab dem 1. Oktober 2024 nicht mehr. Unternehmen, die die Konnektoren-Funktion nutzen, wird empfohlen, für ähnliche Funktionen auf das eigene Power-Automate bzw. zur Workflows-App in Teams zu wechseln.

Als Grund für diese Aktion, die vor allem Firmenkunden verärgert, gibt der Konzern diese Erklärung:

„Da wir nach kontinuierlicher Verbesserung streben, stellt die Umstellung auf Power Automate-Workflows unser Engagement für die Bereitstellung skalierbarer, flexibler und sicherer Lösungen dar. Power Automate-Workflows bieten nicht nur erweiterte Funktionen, sondern stellen auch sicher, dass Ihre Integrationen auf einer Plattform basieren, die mit Ihren Geschäftsanforderungen wachsen kann.“

Wenn ein Benutzer mit einem aktiven Office 365-Connector eine Nachricht in Teams postet, wird am Ende der Nachricht eine Warnmeldung über die bevorstehende Einstellung des Connectors eingefügt:

Bild: Microsoft

Wenn Sie mehr über die Einstellung von Microsoft Office 365-Konnektoren und die Migration zu Workflows erfahren wollen, empfehle ich diesen Blogartikel.

Klassisches Microsoft Teams: Deinstallation nur für Windows angehalten

Wie wir alle wissen, wurde das klassische Teams im Frühjahr komplett abgelöst und eingestellt. Microsoft hatte damit begonnen, im Rahmen von Updates das klassische Microsoft Teams für Windows automatisch zu deinstallieren. Diese automatische Deinstallation wird nun aufgrund eines Problems angehalten, das sich auf das Teams-Besprechungs-Add-In in der Microsoft Outlook-Anwendung auswirkt. Dieses Problem kann dazu führen, dass das Microsoft Teams-Besprechungs-Add-In in Outlook aus der Outlook-Anwendung für Windows verschwindet oder zu Fehlern führt, wenn Benutzer versuchen, Teams-Besprechungen zu planen oder daran teilzunehmen.

Wenn dieses Problem bei Ihnen auftritt, besteht eine vorübergehende Problem-Umgehung darin, den Microsoft Teams-Kalender zu verwenden, um Besprechungen zu planen oder daran teilzunehmen. Informationen zum Reparieren von Benutzern, bei denen weiterhin Probleme mit dem Teams-Besprechungs-Add-In in Outlook auftreten, finden Sie unter Teams-Besprechungs-Add-In fehlt in Outlook und im neuen Teams – Microsoft Teams | Microsoft Learn

Die Pause wirkt sich nur auf Kunden aus, die das klassische Teams noch nicht deinstalliert haben.

Es hat mehr als ein Jahr gedauert, aber jetzt ist es endlich da: das einfache und problemlose Umbenennen von Kanalnamen in Teams bei gleichzeitiger und synchroner Umbenennung des dazugehörigen Ordners in SharePoint Online.

Weiterlesen

Microsoft hat für Herbst 2021 ein von Grund auf erneuertes Whiteboard angekündigt. Die Neuerungen konzentrieren sich auf fünf Schlüsselbereiche:

  • neue Benutzeroberfläche,
  • erweiterte Microsoft 365-Integration,
  • geführte Zusammenarbeit,
  • neue Inhaltstypen,
  • einfacheres, effizienteres Arbeiten.

Neue, einheitliche und geräteübergreifende Benutzeroberfläche

Wichtigste Neuerung ist die Vereinheitlichung der neuen Benutzeroberfläche auf allen Geräten und Plattformen (Windows, Mac, iOS, Android). Damit ist es in Zukunft völlig egal, ob Sie mit der Windows 10 App, der Web-App, in Teams, auf einem Surface Hub oder auf einem Smartphone oder Tablet mit dem Whiteboard arbeiten. Die tiefe Integration in Microsoft 365 sorgt für eine Synchronisation Ihrer Arbeiten über alle Geräte und Plattformen. Beginnen Sie auf dem Tablet und setzen Sie Ihre Arbeit am PC oder am Surface Hub fort. Jede Ihrer Änderung sind sofort für alle anderen Personen in Ihrem Team sichtbar.

Hilfreich ist auch, dass das Whiteboard innerhalb von Teams nun nicht mehr nur in Besprechungen, sondern auch in Chats und Kanälen verwendet werden kann.

Neue Funktionen (Auswahl)

Collaboration Cursor

Microsoft bringt mit dem neuen Whiteboard eine Reihe neuer Funktionen an den Start, die die Zusammenarbeit im Team verbessern. Hier ist z. B. der „Collaboration Cursor“ zu nennen. Dieser zeigt an, was und wo andere Mitarbeiter auf dem Whiteboard gerade arbeiten.

Laserpointer

Wer die Aufmerksamkeit seiner Kollegen auf einen bestimmten Inhalt lenken möchte, kann dafür einen neuen virtuellen Laserpointer verwenden.

Neue Vorlagenbibliothek

Ein neues Whiteboard in der App ist immer leer. Elemente müssen von Hand in teilweise mühsamer Kleinarbeit angelegt werden. Microsoft bietet nun eine Reihe von fertigen Vorlagen für die gängigsten Business-Szenarien wie Brainstorming, Problemlösung, Projektplanung mit Kanban, SWOT-Analysen und effiziente Workshops an, um den Einstieg so einfach wie möglich zu machen. Im Endausbau sollen es 30 Vorlagen sein.

Wer nicht gleich eine ganze Vorlage nutzen möchte, kann bereits fertige Listen z. B. für die Aufgabenverteilung im Team nutzen. Microsoft nennt diese Elemente „Fluid Components“.

Integration von Dateien

Demnächst können auch andere Dateien z. B. aus Powerpoint, Word oder PDF-Dateien in ein Whiteboard integriert werden.

Volle Stiftunterstützung

Microsoft Teams bietet im Zusammenspiel mit dem neuen Whiteboard nun volle Stiftunterstützung. Damit lässt sich auf dem Whiteboard per Eingabestift zeichnen. Mittels der Formerkennung werden schnell gezeichnete Formen automatisch gerade gezogen. Auch handschriftliche Notizen werden erkannt, allerdings ist diese Funktion noch ausbaufähig.

Wer keinen Stift zur Hand hat, für den wird Microsoft das Skizzieren per Maus oder Trackpad vereinfachen, indem beispielsweise Formen besser erkannt und auch hier kleine Ausrutscher automatisch korrigiert werden.

Notizen-Raster

Wer bereits mit dem Whiteboard arbeitet, kennt das lästige Problem. Die Sticky Notes (Notizen) wollen einfach nicht eine optisch ansprechende Reihe und Spalte rutschen. Hierfür bietet Microsoft jetzt die Funktion der Auto-Layout-Raster mit Notizen-Raster an.

Start des Fluid Frameworks

Ein weiterer neuer Inhaltstyp sind Komponenten aus dem Fluid Framework. Das neue Fluid-Framework ermöglicht die Zusammenarbeit an dynamischen Inhalten und verbundenen Komponenten, die zur selben Zeit App-übergreifend genutzt werden können. Tabellen, Diagramme und Aufgabenlisten gelangen so auf kürzestem Weg in die Outlook-Webversion, in OneNote Notizbücher oder eben demnächst in ein Whiteboard.

Export-Funktionen

Ein fertiges Whiteboard kann abschließend als einfaches Bild (.png) oder als Bild in hoher Qualität (.svg) exportiert werden. Zudem lassen sich die Inhalte samt Bild in einer E-Mail-Zusammenfassung versenden oder in einem Team veröffentlichen.

Read-Only Modus für Schul-Konten

Lehrer und Trainer können festlegen, dass Schüler und Studenten nur lesend auf ein Whiteboard zugreifen können. Das kann bei bestimmten Unterrichtsformen Sinn machen.

Rollout

Aktuell werden die Web-App und die Applikation in Teams mit neuen Funktionen versorgt. Diese sollen bis Ende September für alle Nutzern automatisch verfügbar sein. Die nativen Apps für Windows 10, Surface Hub, Android und iOS sollen dann im Oktober aktualisiert werden. Einige Funktionen sind als „Vorschau“ bereits jetzt nutzbar.