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Endlich: Microsoft behebt das Problem mit dem Umbenennen von Teams-Kanälen

Auf diese Nachricht haben viele gewartet. Denn wer irgendwann mal versucht hat, einen Kanal in Teams umzubenennen, hat bemerkt, dass der dazu gehörige Ordner in SharePoint Online nicht (korrekt) umbenannt wurde. Das war und ist ein echtes Ärgernis. Microsoft hat die Bitten und Wünsche der vielen frustrierten Nutzer erhört und sorgt in den nächsten vier bis sechs Wochen dafür, dass sich bei Änderung eines Kanalnamens auch automatisch der Name des Ordners in SharePoint Online korrekt ändert.

Diese gravierende Verbesserung wird laut Microsoft zwischen Mitte September und Mitte Oktober auf Tenant-Ebene und für die Teams Desktop-App und Web-App erfolgen. Sie gilt für alle Öffentlichen und Privaten Kanäle, die NACH dem Update umbenannt werden.

Wichtige Hinweise

Für bestehende Kanäle, die vor der Änderung bereits umbenannt wurden, ist diese einfache synchrone Namensänderung des Kanalnamens und des Ordners in SharePoint Online rückwirkend nicht möglich. Werden bestehende Kanäle nach der Änderung umbenannt, erhalten die Ordner in SharePoint Online auch diese Namensänderung.

Der neue Name des Ordners erscheint im OneDrive Sync Client nur dann, wenn die gesamte Dokumentenbibliothek des Teams synchronisiert wird. Wenn nur der bisherige Ordner synchronisiert wird, ändert sich der Ordnername im OneDrive Sync Client nicht.

 

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Wichtige Updates für Microsoft To Do Apps: Ältere Version werden ab November nicht mehr unterstützt

Microsoft hat heute alle Nutzer der Aufgabenverwaltung To Do aufgefordert, bis spätestens 31. Oktober 2021 sämtliche genutzten mobilen und Desktop-To Do-Apps auf Version 2.49 oder höher zu aktualisieren. Hintergrund sind einige große Änderungen bei To Do, die mit älteren Versionen ab 2.48 und tiefer nicht mehr funktionieren.

Nutzer dieser älteren Versionen können die Apps nach dem 31. Oktober 2021 zwar noch im Offlinemodus verwenden, die Aufgaben werden dann nicht mehr geräteübergreifend synchronisiert. Eine Abmeldung führt ab November zum Verlust aller nicht-synchronisierten Daten.

Die Update-Aufforderung gilt für alle Desktop-Apps für Windows und Mac sowie alle mobilen Versionen für iOS und Android.

Sofern auf Ihren Geräten keine automatisches Updates eingerichtet sind, führen Sie diese Updates bitte manuell aus über den entsprechenden App-Store. Die Links dorthin finden Sie hier

Möglicherweise müssen Sie sich für die Updates an Ihren IT-Administrator wenden, um Hilfe bei diesem Update zu erhalten.

Diese Aufforderung zur Aktualisierung gilt nicht für  Online-App von To Do, die wird automatisch aktualisiert.

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Wichtige Änderungen für OneDrive Sync-Client und Outlook für iOS und Android

Microsoft räumt auf. In den letzten Tagen wurden einige Nachrichten und Updates bzgl. der Beendigung diverser Services bekanntgegeben. Wir fassen zusammen:

  • Die Unterstützung und Pflege des OneDrive Desktop-Sync-Clients (OneDrive for Business) endet am 10. September für macOS Sierra 10.12 and macOS High Sierra 10.13. Damit werden nur noch die drei letzten Versionen von macOS unterstützt und mit Updates versorgt. Nutzer, die den OneDrive Desktop Sync-Client auf macOS nutzen, müssen also mindestens macOS Mojave 10.14 oder höher verwenden.
  • Outlook für iOS und Android wird ab 13. September nicht mehr mit Kalendern von Facebook, Meetup und Evernote synchronisiert.
  • Ab 20. August wird der OneDrive Desktop-Sync-Client (OneDrive for Business) nicht mehr auf Windows Server 2008 R2 unterstützt.

Nutzer, die diese Anwendungen einsetzen, müssen bis zum jeweils genannten Datum reagieren.

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Änderungen bei der Aufzeichnungsfunktion für Teams-Besprechungen

Microsoft werkelt kräftig an neuen Funktionen für Online-Meetings / Online-Besprechungen in Teams. Im ersten Schritt kam die große Umstellung der Speicherorte von Aufnahmen der Besprechungen. Früher wurden diese in Microsoft Stream gespeichert, seit Januar 2021 werden die Aufnahmen standardmäßig entweder in OneDrive oder SharePoint (ODSP) gespeichert. Der Ort hängt davon ab, ob es sich um Besprechungen handelt, die aus einem Kanal gestartet wurden oder nicht. Bei ersterem werden die Aufnahmen in einem Ordner „Aufnahmen“ in SharePoint gespeichert. Bei letzterem werden die Aufnahmen hingegen im OneDrive derjenigen Person gespeichert, die den Aufnahme-Button geklickt hat, dort ebenfalls in einem Ordner „Aufnahmen“. Der alte Speicherort konnte bisher nur durch eine Einstellung des Admins überschrieben werden. Seit August ist auch diese Option nicht mehr verfügbar. Alle Aufnahmen werden nun in ODSP gespeichert.

Damit werden auch einige neue Funktionen im Zusammenhang mit den Aufnahmen von Teams-Besprechungen freigeschaltet. So können die Aufnahmen allen Gästen und externen Teilnehmern der Besprechung zur Verfügung gestellt werden.

Dabei bekommen alle Besprechungsteilnehmer außerhalb eines Kanals automatisch einen Link zur Aufnahme – ausgenommen sind nur die externen Teilnehmer. Diese müssen explizit vom Organisator der Besprechung oder vom Initiator der Aufnahme zur Verteilerliste hinzugefügt werden.

Bei Besprechungen innerhalb eines Kanals wird der Zugriff über die Mitgliederliste des Kanals gesteuert. Ganz frisch ist die Funktion, den Download einer Aufnahme zu blockieren. Wenn der Download der Aufnahme gesperrt wurde, haben nur die Besitzer eines Kanals volle Zugriffsrechte auf die Aufnahmen, alle Mitglieder besitzen nur Leserechte.

Neu ist auch die Funktion der Live-Transkription von Besprechungen in Echtzeit via künstliche Intelligenz. Die Dateien können dann ebenfalls später runtergeladen werden – entsprechende Einstellungen der Teams-Admins vorausgesetzt.

Damit die Aufnahmen nicht ewig in OneDrive oder SharePoint verweilen, führt Microsoft für Aufzeichnungen und Live-Transkriptionen ein Ablaufdatum zum automatischen Löschen einführen. Dabei werden die Besprechungsaufzeichnungen auf Wunsch direkt ab Werk mit einem Ablaufdatum versehen, dessen Frist standardmäßig bei 60 Tagen liegt. Laut aktuellen FAQ-Dokumenten ist es Microsofts Hauptintention, den Speicherplatz in der Cloud (z.B. OneDrive) zu bereinigen. Etwa 400 MB pro Stunde werden von einer solchen Aufzeichnung in Anspruch genommen.

Administratoren und mit entsprechenden Rechten ausgestattete Nutzer können das Ablaufdatum von Meeting-Aufzeichnungen vorab und nachträglich verändern, gelöschte Sitzungen aus dem Papierkorb wiederherstellen oder auch das Ablaufdatum entfernen. Die Einführung dieses neuen Features wird im Laufe des Septembers erwartet.

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Perfekt für Musiklehrer, Musiker und Komponisten: Teams kann bald auch HiFi

Die COVID-19 Pandemie hat die meisten von uns zur Remote-Arbeit gezwungen. Besonders im Bereich des E-Learnings und „Home-Schoolings“ hat sich Teams hier durchgesetzt. Auch Musiklehrer mussten Online-Musikunterricht geben, Musiker, Komponisten und andere Musik-Schaffende mussten virtuell (zusammen)arbeiten. Dies alles gestaltete sich allerdings teilweise schwierig, weil die Tonqualität via Internet nicht immer perfekt war. Das hat ein Ende, denn Teams kann bald auch Musik in High Fidelity (HiFi) Qualität übertragen.

Mit diesem Update, das Microsoft jüngst ankündigte, unterstützt Teams 32-KHz-Samplingrate bei 128 KBit/s, wenn die Netzwerkbandbreite dies zulässt. Die interne Audioverarbeitung ist für die Wiedergabe von Musik mit hoher Wiedergabetreue (High Fidelity) optimiert. Wenn die Netzwerkbandbreite nicht ausreicht, kann die Bitrate auf bis zu 48 Kbit/s reduziert werden, wobei die Audioqualität immer noch gut ist.

Nutzern werden außerdem die Optionen zum Deaktivieren von Echounterdrückung, Rauschunterdrückung und anderen Kontrollmechanismen zur Verfügung stehen. Microsoft empfiehlt, keine Bluetooth Geräte, sondern hochwertige externe Lautsprecher oder professionelle Mikrofone und Headsets zu verwenden.

Aktivieren des Musikmodus mit hoher Wiedergabetreue

Hinweis: Da die Funktion in Deutschland noch nicht überall eingeführt ist, nutzen wir die englischen Begriffe und Screenshots.

  1. Bevor Sie einer Besprechung beitreten oder eine starten, wechseln Sie in die Teams-Einstellungen (die drei Punkte oben rechts neben Ihrem Namen und Bild) und dann zu Geräten. Wenn die neue Funktion verfügbar ist, sehen Sie die Option „High fidelity music mode“, die Sie aktivieren. Darunter befindet sich ein Kontrollkästchen für die Echounterdrückung, das standardmäßig aktiviert ist.Wichtig ist, dass Sie diese Einstellung immer VOR dem Start der Besprechung aktiveren, während der Besprechung ist die Einstellung nicht mehr aktivierbar. 
  2. Sobald die Besprechung begonnen hat, erscheint oben in der Verwaltungsleiste zusätzlich ein „High Fidelity Audio Icon“, das Sie aktivieren. Jetzt können Sie Musik in HiFi-Qualität übertragen.
  3. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie erneut auf das Icon, um den Musikmodus mit hoher Wiedergabetreue zu deaktivieren.

Diese Einstellung wird am besten zum Teilen von Musikinhalten und nicht von Sprache verwendet.

Die Einführung dieser Funktion ist aktuell im Gange und wird laut Microsoft bis Mitte Oktober abgeschlossen sein,

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„Project Moca“ aka Outlook Spaces zieht bei der Outlook Web-App ein

Im vergangenen Jahr probierte sich Microsoft an einem eigenen Projekt-Management-Tool mit Namen “Project Moca” aka Outlook Spaces. Es handelt sich um eine Canva-Oberfläche ähnlich dem Microsoft Whiteboard, nur, dass man nicht darauf schreiben kann. Nutzer können aber Haft-Notizen, Aufgaben aus To-Do, Karten, E-Mails, Termine, OneNote Notizen, OneDrive Dokumente und Orte darauf ablegen und organisieren. Nutzer des Microsoft Planners erkennen sofort die mögliche Verwendung des Kanban-Prinzips, wie es auch im Planner zum Einsatz kommt. Mit Outlook Spaces haben Nutzer alle Elemente eines Arbeitstages oder eines Projekts auf einem Blick auf einer Oberfläche.

Öffnen können Sie “Projekt Moca” übrigens über das Outlook Webmenü oder folgenden Link:
https://outlook.live.com/spaces (Microsoft Konto erforderlich).

Warum wir diesen alten Hut wieder hervorholen? Weil Microsoft das “Projekt Moca” nun in die Outlook Web-App integriert hat.

Wenn Sie nun die Outlook Web-App öffnen und in die Kalender-Ansicht gehen, finden Sie eine Option mit dem Namen „Board“.

Dort findet man ein automatisch erstelltes Board mit dem Standard-Kalender, den Aufgaben und einer leeren Notiz. Auf der linken Seite finden Sie ein Menüband mit den Punkten E-Mail, Kalender, Personen, Dateien, Aufgaben sowie den anderen Microsoft Apps Word, Excel, PowerPoint, OneNote und Yammer.

Man die entsprechenden Elemente im Board per Drag & Drop umsortieren, vergrößern oder verkleinern und neue hinzufügen. Eine feine Sache. Wir dürfen gespannt sein, wie es weiter geht mit „Project Moca“ aka Outlook Spaces und Outlook.

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Microsoft startet Live Reactions für PowerPoint Live

Wir kennen sie aus den Live-Übertragungen bei Facebook, Instagram und Co: Die Live Reactions. Dies sind kleine Bildchen wie Herzchen, Daumen hoch oder Klatschen (auch Emojis genannt), die die Zuschauer während einer Präsentation abgeben und damit ihre Meinung äußern oder ein unmittelbares Feedback geben, ohne zu stören.

Jetzt führt Microsoft diese Emojis bei PowerPoint Live Präsentationen ein. Nachdem der Moderator / Veranstalter eine Live-Präsentation über PowerPoint Online gestartet hat und die Teilnehmer sich über den passenden QR-Code eingeloggt haben, können diese von ihrem eigenen Gerät die Emojis – jederzeit und so oft sie wollen – abgeben. Der Moderator sieht diese in seiner Live-Präsentation.

Dies funktioniert übrigens auch in Live-Präsentationen und Live-Meetings in Teams.

Quelle: Microsoft

 

Übrigens: Am Ende Ihrer Präsenation erhalten Sie als Organisator der Präsentation eine E-Mail mit einer Auswertung der Reaktionen.

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Neuerscheinung: Effektives Arbeiten mit MS Teams, OneNote, Outlook & Co.

Ende Juni ist mein neues Buch „Effektives Arbeiten mit MS Teams, OneNote, Outlook & Co.“ erschienen. Nach dem Erstlingswerk über Microsoft Teams widme ich mich nun dem gesamten Microsoft 365/Office 365-Universum. In dem neuen Buch erfahren Sie alles Wichtige für eine effiziente Zusammenarbeit und Selbstorganisation mit MS Teams, Outlook, OneNote, OneDrive & Co.

Meiner Erfahrung nach ist Office 365 bzw. Microsoft 365 zwar in vielen Unternehmen Standard, doch häufig wird längst nicht das Potenzial aller Programme voll ausgeschöpft. Das Cloud-Paket bietet insbesondere für die effektive Zusammenarbeit sowie für die Selbstorganisation und das Zeitmanagement enorm viel Unterstützung. In meinem Buch zeige ich Ihnen, welche Programme und Funktionen dafür besonders geeignet sind. Dabei konzentriere ich mich auf den Einsatz von Teams, Outlook, OneNote, Planner, To-do und Lists sowie OneDrive und SharePoint.

Sie erfahren, wie Sie die Programme optimal in Ihren Arbeitsalltag integrieren und bestmöglich miteinander kombinieren. So erhalten Sie effektive Arbeitserleichterungen wie z. B. das Umwandeln von E-Mails in Aufgaben mit To-do, das Teilen von Dateien im Team mit OneDrive oder die Integration von OneNote-Notizbüchern, OneDrive-Dateien und mehr in Teams.

Alle Funktionen werden anhand von Screenshots Schritt für Schritt erklärt. Zahlreiche Tipps für den praktischen Einsatz helfen dabei, typische Fehler zu vermeiden und Microsoft/Office 365 optimal im Berufsalltag einzusetzen.

Zu jedem Programm finden Sie darüber hinaus einen Überblick über die Funktionen der mobilen Variante für Android und iOS. So können Sie auch unterwegs an Ihre gewohnte Arbeitsstruktur anknüpfen und effektiv arbeiten.

Ihr Helmut Gräfen

 

Gewinnspiel

Wir verlosen fünf, von mir signierte Exemplare des neuen Buches unter allen, die uns in einem Kommentar schreiben, welches Tool aus dem Microsoft 365-Werkzeugkasten wir demnächst näher vorstellen sollen. Alternativ: Welches konkrete Problem Sie im Zusammenhang mit Microsoft 365 plagt.
Wichtig: Bitte hinterlassen Sie Ihre E-Mail-Adresse im Kommentar, damit wir Sie im Fall des Gewinns benachrichtigen können.

Das Gewinnspiel läuft bis 31.7.2021. Danach werden unter allen Kommentaren fünf Exemplare des Buches verlost. Bei mehr als fünf Kommentaren entscheidet das Los. Die Zustellung erfolgt auf dem Postweg, nachdem die Gewinner uns Ihre Postadresse mitgeteilt haben.

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Texte laut vorlesen lassen funktioniert bald auch in der mobilen Teams-App

Sich Beiträge, Chatnachrichten und Aufgaben laut vorlesen zu lassen, ist eine feine Sache. Microsoft bietet diese Möglichkeit seit einiger Zeit für Beiträge, Chatnachrichten und Aufgaben in der Web-App und Desktop-App von Teams an. Die Funktion heißt in Deutschland „Plastischer Reader“, international heißt die Funktion „Immersive Reader“.

Ursprünglich wurde diese Funktionserweiterung in Teams für Schülerinnen und Schülern eingeführt, die Probleme mit dem Lesen und Erfassen von Texten haben. Der plastische Reader“ bietet ihnen eine angenehmere Darstellungsform und erleichtert das Lesen. Größere Wortabstände, Silbentrennung oder der Zeilenfokus schaffen eine angenehmere Textwahrnehmung. Zudem bietet der plastische Reader die Möglichkeit, einzelne Wörter oder ganze Texte in verschiedene Sprachen zu übersetzen.

Natürlich kann sich damit jeder Nutzer in Microsoft Teams geschriebene Texte laut vorlesen lassen. Der „Plastische Reader“ enthält auch Grammatiktools wie Sprachparts und Bildwörterbuch. Nun kommt der „Plastische Reader“ auch die mobilen Teams-Apps für iOS und Android.

Sie finden den „Plastischen Reader“, indem z. B. in einer Chatnachricht auf die drei Punkte … klicken bzw. tippen.

Es öffnet sich ein Fenster, dort können Sie das Vorlesen starten oder einzelne Wörter auswählen und vorlesen lassen.

Der „Plastischer / Immersive Reader“ wird im Laufe des Monats Juli überall ausgerollt und ist dann auch in deutscher Sprache verfügbar.

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Microsoft errichtet eine EU-Datengrenze in der Cloud

Das Thema Datenschutz hat uns bereits mehrfach beschäftigt, weil auch Microsoft als US-Konzern zu denjenigen Anbietern gehört, die von den EU-Datenschützern mächtig unter Druck gesetzt wurden. Zuletzt sorgte das Urteil des Europäische Gerichtshofs (EuGH) von Juli 2020, in dem die Datenschutzvereinbarung „Privacy Shield“ zwischen der EU und den USA für ungültig erklärt wurde, für hohe Wellen.

Schon vergangenes Jahr gab sich Microsoft selbstbewusst, was die Konformität der Microsoft-Clouddienste mit den europäischen Datenschutzregeln betrifft. Man beteuerte stets, alle diese Regeln zu erfüllen. Nun geht der Konzern doch noch einen Schritt weiter und errichtet eine EU-Datengrenze für seine Clouddienste. Alle europäischen Kunden von Azure, Dynamics und Microsoft 365 sollen sich darauf verlassen können, dass ihre Daten auch wirklich in der EU bleiben. Bis Ende 2022 soll der Plan in die Tat umgesetzt sein.

Vor wenigen Wochen veröffentlichte man dieses Statement:

Wir haben heute ein wichtiges Versprechen für unsere Kunden in Europa gegeben. Microsoft wird es in der EU ansässigen Kunden aus dem öffentlichen Sektor und Unternehmenskunden künftig ermöglichen, all ihre Daten innerhalb der EU zu verarbeiten und zu speichern. In anderen Worten: Wir werden keine Daten dieser Kunden aus der EU heraus transferieren müssen. Diese Zusage gilt für alle zentralen Cloud-Dienste von Microsoft – Azure, Microsoft 365 und Dynamics 365. Mit dieser Maßnahme gehen wir über unsere bestehenden Zusagen bei der Datenspeicherung hinaus. Wir sprechen von einer „EU Data Boundary for the Microsoft Cloud“, einer EU-Datengrenze für unsere Cloud-Lösungen.

Während der Umsetzung dieses ehrgeizigen Plans möchte man eng mit Kunden und Datenschützern zusammenarbeiten. So will man verhindern, dass es danach erneut Beschwerden gibt.

Microsoft habe bereits mit den technischen Vorbereitungen begonnen, damit die zentralen Cloud-Services so schnell, wie möglich sämtliche personenbezogenen Daten der Unternehmenskunden und Kunden der öffentlichen Hand nur noch in der EU speichern und verarbeiten können, wenn diese wünschen. Diese Änderungen umfassen alle personenbezogenen Daten in Diagnosedaten sowie in Daten, die von unseren Services automatisch generiert werden. Eingeschlossen sind auch personenbezogene Daten, die wir zur Bereitstellung von technischem Support verwenden.

Um die EU-Datengrenze für die Microsoft-Cloud aufzubauen, werde Microsoft der Meldung nach nochmals erhebliche Investitionen in eine europäische Rechenzentrums-Infrastruktur tätigen. Dazu werden neben bereits vorhandenen Rechenzentren weitere aufgebaut. Am Ende wird es Rechenzentren in diesen 13 EU-Ländern geben: Deutschland, Österreich, Frankreich, Dänemark, Griechenland, Irland, Italien, die Niederlande, Norwegen, Polen, Spanien, Schweden und die Schweiz.

Das gesamte Statement können Sie hier lesen.

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