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Microsoft OneNote – Informationen im Unternehmen digital verwalten/managen

Microsoft OneNote ist ein pfiffiges Programm, mit dem man Gedanken, Ideen und andere Notizen schnell und einfach festhalten und verwalten kann. Die Daten werden in einem Notizbuch gespeichert, das in Abschnitte, Seiten und Unterseiten gegliedert werden kann.

Die erste Version von OneNote erschien bereits 2003 und ist damit deutlich älter und länger verfügbar als Office (Microsoft) 365, die Cloud-Suite von Microsoft. OneNote führte lange Zeit einen Dornröschenschlaf und wurde erst mit der Einführung von Office 365 so richtig beliebt – und nützlich.

Verschiedene OneNote-Versionen auf verschiedenen Systemen

Setzt man heute OneNote im Rahmen von Office 365 ein, bedeutet dies, dass die Notizbücher nicht mehr lokal oder auf einem Dateiserver, sondern in der Cloud abgelegt werden. Das hat für Sie als Nutzer den großen Vorteil, mit unterschiedlichen Endgeräten im selben Notizbuch arbeiten zu können. Im Büro mit Ihrem PC, im Homeoffice oder unterwegs mit Ihrem Smartphone oder Tablet. Dafür muss auf jedem Endgerät eine entsprechende Software oder App von OneNote installiert und das entsprechende Notizbuch auf diesem Gerät geöffnet sein.

Ich habe Ihnen die verschiedenen Optionen nachfolgend zusammengestellt:

OneNote auf einem PC/Notebook

Auf Ihrem PC oder Notebook ist OneNote in der Regel als Programm installiert (z.B. OneNote 2016). Das Programm ist optimiert für das Arbeiten an einem stationären PC mit großem Monitor und bietet umfangreiche Funktionalitäten an:

Wenn Sie mit Windows 10 auf Ihrem Gerät arbeiten, wird zusätzlich noch eine weitere Variante von OneNote installiert: die App „OneNote für Windows 10“. Die Windows-App ist für das Arbeiten mit Stift auf einem Tablet optimiert. Der Funktionsumfang in der Menüleiste ist deshalb auch eingeschränkt:

OneNote auf einem Surface

Auf einem Surface oder einem ähnlichen Gerät, auf dem Windows 10 läuft, finden Sie den Funktionsumfang wie beim PC oder Notebook.

OneNote auf einem Nicht-Windows-Tablet und Smartphone (Android oder iOS)

Bei diesen Geräten müssen Sie oder Ihre IT-Abteilung zunächst dafür Sorge tragen, dass die App OneNote installiert ist. Für diese Geräte wird über den jeweiligen App-Store eine OneNote-App installiert, die für das Arbeiten mit dem Smartphone bzw. Tablet optimiert ist.

Darüber hinaus gibt es noch eine Webversion von OneNote, die für das Arbeiten mit einem Webbrowser optimiert wurde. Mit der Webversion kann ein OneNote-Notizbuch selbst dann bearbeitet werden, wenn auf Ihrem Endgerät OneNote weder installiert ist noch die App zur Verfügung steht. Und auch hier sieht das Menü nochmal anders aus:

Welche Vorteile bringt die Nutzung von OneNote?

Schon wenn Sie sich „nur“ für Ihre persönliche Organisation mit OneNote unterstützen lassen, steigert das Ihre Produktivität.

Ein weiterer Vorteil der Speicherung des Notizbuches in Office 365 ist der, dass Sie das Notizbuch auch für andere Personen, z.B. für Ihre Monteure, freigeben können. Dieser Umstand erleichtert die Kommunikation zwischen Innen- und Außendienst enorm. Und wenn Sie vor Ort kein WLAN zur Verfügung haben, können Sie mit dem Notizbuch auch offline arbeiten. Sobald OneNote erkennt, dass das Notizbuch wieder erreichbar ist, wird es automatisch mit der Cloud synchronisiert. So steigern Sie die Produktivität des ganzen Unternehmens.

OneNote und Teams

OneNote ist seit einiger Zeit auch in Microsoft Teams integriert. Sobald ein Team in Microsoft Teams erstellt wird, wird gleichzeitig im Hintergrund ein Notizbuch für das Team angelegt. Mit einem OneNote-Teamnotizbuch zu arbeiten, hat viele Vorteile für das Team: Dort können die unterschiedlichsten Informationen zentral und für alle Mitglieder gut erreichbar abgelegt werden, zum Beispiel:

  • Einsatzpläne
  • Montageanleitungen
  • Abhakbare Checklisten
  • Informationen zum Auftrag
  • Informationen zum Kunden
  • Dokumentationen des Kundenbesuches
  • …

Meine persönlichen Tipps für Ihre Arbeit mit OneNote

  • Sobald Sie in einer OneNote-Seite zu schreiben beginnen, wird automatisch ein Notizencontainer erzeugt, der sich ähnlich wie ein Textfeld in Word verhält. Je nach eingegebenem Text erweitert er sich dynamisch nach rechts und nach unten. Sie können an jede beliebige Stelle in der OneNote-Seite doppelklicken, um dort zu schreiben und einen Notizencontainer zu erstellen. Da OneNote-Seiten keinerlei vorgegebene Struktur haben, können Sie die vorhandenen Notizencontainer beliebig auf der Seite positionieren oder verschieben.
  • Tabellen helfen beim strukturierten Eingeben von Texten in OneNote. Im Nachhinein sind sie in der Regel auch leichter zu ändern und anzupassen als Fließtext. Außerdem lassen sich Tabellen in OneNote sortieren. Sie können aber auch entweder eine vorhandene Excel-Tabelle als Anhang oder eine neue Excel-Tabelle als Objekt in die OneNote-Seite einfügen.
  • Dank der Integration mit Outlook, können Sie sogar Mails an Ihr OneNote senden. Dies hat den Vorteil, dass Sie sich einfach Notizen in dieser jetzt zu einer OneNote-Seite gewordenen ehemaligen E-Mail machen können.
    Beim Senden von Outlook nach OneNote bleiben Links und Anhänge übrigens erhalten und können in OneNote geöffnet werden. Die Mail verbleibt nach dem Senden in Outlook.
  • In Situationen, wo Tippgeräusche stören, so z.B. in einer Besprechung oder bei einem Kundentermin, können Sie sich handschriftliche Notizen in einer OneNote Seite machen, sofern Sie ein Endgerät mit Stifteingabe, z.B. ein Surface, besitzen.
  • Wenn auf Ihrem PC oder Notebook OneNote als Programm installiert ist, wird automatisch ein Druckertreiber mit dem Namen „Send to OneNote 2016“ eingerichtet. Das ermöglicht es Ihnen, aus jeder Anwendung, die auf Ihrem PC installiert ist, einen Ausdruck einer Datei in OneNote zu erzeugen. Der virtuelle Ausdruck wird als Bild in die OneNote-Seite eingefügt. Auch diese Funktion lässt sich sehr gut einsetzen, um zum Beispiel Besprechungen oder Kundentermine smarter vor- und nachzubereiten.
  • Die Funktion „Bildschirmausschnitt einfügen“ gibt es auch in den anderen Office-Programmen, aber in OneNote nutze ich sie besonders häufig. Die Funktion legt den Bereich, den Sie in einem Fenster mit der Maus aufgezogen haben, als Bild in die OneNote-Seite ab. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, schnell bebilderte Anleitungen in OneNote zu erstellen.

Und zum Abschluss noch ein paar Praxisbeispiele zum Nachahmen:

  • Es gehört zu meinem Tagesgeschäft, regelmäßig im Web zu recherchieren. Zur Dokumentation der Rechercheergebnisse nutze ich OneNote. Ich rufe die gewünschte Webseite auf, markiere einen Bereich wie vorhin beschrieben und kopiere diesen in die Zwischenablage. Dann wechsle ich zu einer OneNote-Seite und füge den Bereich ein.
  • Noch eleganter funktioniert das Kopieren aus Webseiten mit einem kleinen Plugin namens OneNote-Clipper, das es mittlerweile für alle gängigen Browser gibt. Dieser erstellt komplette oder partielle Screenshots einer Seite auf Knopfdruck und speichert die Datei als Bild in ein vorher ausgewähltes OneNote Notizbuch. Sie finden den Clipper unter https://www.onenote.com/clipper.

  • OneNote bietet natürlich auch die Möglichkeit, Bilder einzufügen. Auch wenn die Möglichkeiten, das Bild zu bearbeiten, sehr reduziert sind, versteckt sich doch eine fantastische Funktionalität in den eingefügten Bildern: OneNote kann nach Texten im Bild suchen. So können Sie Vorgänge und Abläufe in OneNote mit Fotos und Bildern dokumentieren, ohne diese in einem zusätzlichen Schritt verschlagworten zu müssen.
  • In meinem Alltag arbeite ich konsequent mit Checklisten. In OneNote erstellen Sie sehr schnell abhakbare Checklisten, indem Sie vor einen beliebigen Text in der OneNote-Seite eine klickbare Checkbox setzen. Auch hier können Sie wieder im Fließtext oder in einer Tabelle arbeiten. Tabellen haben den Vorteil, dass Sie die Spalten sortieren können. Auf dem Smartphone und Tablet können Sie die Haken auch mit dem Finger erzeugen.
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Announcement – Microsoft führt Call Merge für Teams ein

Microsoft ist seit Mitte August dabei, das sogenannte Call Merge in Teams auszurollen. Damit können Nutzer aktive 1 zu 1 Gespräche in andere aktive 1 zu 1 Gespräche oder Gruppen-Gespräche zu integrieren. Diese Funktion war schon länger von Nutzer gewünscht.  

Original Microsoft 365 Roadmap ID: 66054 

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Aufgabenmanagement in Microsoft Teams und Office 365

Der Aufgabenbereich in Outlook ermöglicht es uns schon jahrzehntelang Aufgaben digital zu verwalten. Mit den beiden Aufgabenmanagement-Tools Planner und To-Do haben zwei neue Protagonisten in Office 365 die Bühne betreten. Damit existieren nun 3 Aufgabentools, mit denen Sie arbeiten können.

 

 

 

Es ist für den Anwender auf den ersten Blick nicht ganz einfach zu erkennen und zu entscheiden, welches Tool für welchen Zweck sinnvoll eingesetzt werden kann. In diesem Artikel möchte ich Licht ins Dunkle bringen und Ihnen eine Hilfestellung für den effektiven Einsatz dieser Tools geben.

Persönliche Aufgaben versus Teamaufgaben

Microsoft unterscheidet strikt zwischen diesen beiden Anforderungen in einem Unternehmen. Mit dem Tool Planner bilden Sie die Teamaufgaben in einem Team ab. Das Tool To-Do und der Aufgabenbereich von Outlook ist für das Managen der persönlichen Aufgaben optimiert. Spannend ist natürlich die Frage, ob diese Programme sich untereinander unterhalten und abstimmen. Die Antwort lautet: Ja, das tun sie. Jedenfalls in Teilen. Das möchte Ihnen an dem folgenden Schema verdeutlichen.

© Helmut Gräfen, team babel AG

In der Abbildung ist zu erkennen, dass Sie den Planner in ein Team in Microsoft Teams einbinden können. Der Planner kann zusammen mit Teams genutzt werden, muss aber nicht. Selbst wenn Sie sich im Unternehmen noch nicht für den Einsatz von Teams entschieden haben, müssen Sie auf den Planner nicht verzichten.

Der Planner arbeitet mit dem Kanban- oder Scrum-Ansatz. Beide Methoden kommen aus dem agilen Aufgaben- bzw. Projektmanagement und arbeiten mit sogenannten Boards, die die Aufgaben übersichtlich in Spaltenform anzeigen. Auch der Planner stellt die Aufgaben in Spalten dar, die dort Buckets genannten werden. Sie können beliebig viele Buckets erstellen und frei benennen, z.B. nach Sparten, Themen, Projekten, Aufträge etc. Um mit dem Planner arbeiten zu können, müssen Aufgabenpläne angelegt werden. Die Aufgaben, die einer Person im Planner in einem Aufgabenplan zugewiesen wurden, sieht diese Person auch in seiner App To-Do, die in verschiedene Gruppen gegliedert ist. Werden dieser Person nun aus mehreren Aufgabenplänen (mit oder ohne den Einsatz von Teams) Aufgaben zugeordnet, sieht er alle Aufgaben aus allen Aufgabenplänen in To-Do in einer Gruppe namens Ihnen zugewiesen. So hat jede Person sowohl die Ansicht auf alle Teamaufgaben im Planner als auch auf seine persönlichen Aufgaben in To-Do.

Dort kann die Person übrigens auch Aufgaben eintragen, die sie zwar zu erledigen hat, die aber nicht im Kontext von Teamaufgaben stehen. Diese Aufgaben sind in To-Do in der Gruppe Aufgaben zu finden. Alle Aufgaben aus dieser Gruppe sind wiederum im Aufgabenbereich der Person in dessen Outlook zu sehen. Aufgaben, die die Person in ihrem Outlook erstellt, sind wiederum in der Gruppe Aufgaben in To-Do zu sehen. Outlook und To-do gleichen sich ständig und automatisch miteinander ab. Leider sehen Sie die Aufgaben, die Ihnen über Aufgabenpläne im Planner zugewiesen wurden, nur in To-Do und nicht im Aufgabenbereich von Outlook.

Rund um das Thema Aufgabennutzung ist es wichtig zu wissen, dass Microsoft im Laufe des Jahres 2019 den herkömmlichen Aufgabenbereich in der Webversion von Outlook durch die App To-Do ersetzt hat. Im installierten Outlook dagegen wird immer noch mit dem herkömmlichen Aufgabenbereich, den Sie vielleicht kennen und auch schon nutzen, gearbeitet. An der Aufgabenverwaltung im installierten Outlook hat sich seit der Einführung von To-Do nichts geändert.

Ein großer Vorteil der Outlook Aufgaben ist es, dass Sie eine Aufgabe an eine andere Person übertragen können und eine Aufgabe von einer anderen Person übertragen bekommen können. Übertragen Sie eine Aufgabe an eine andere Person, so haben Sie die Möglichkeit, eine Kopie dieser Aufgabe in Ihrem Aufgabenbereich in Outlook zu behalten. Die übertragene Aufgabe und die Kopie sind dynamisch miteinander verbunden. Jede Änderung, die in der übertragenen Aufgabe von der entsprechenden Person vorgenommen wird, wird automatisch und ohne Ihr weiteres Zutun in Ihre Kopie übertragen. Wenn die Aufgabe erledigt wurde, wird auch Ihre Kopie als erledigt dargestellt. Das Verwenden dieser Funktionalität erspart viele Statusnachfragen per Telefon, Mail oder Chat.

Sowohl der Planner als auch To-Do sind als Apps für iPhones/iPads und Android-Handys und -Tablets verfügbar. Das ist enorm hilfreich für das mobile Aufgabenmanagement, wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter auf der Baustelle oder anderweitig unterwegs sind. Für den Aufgabenbereich von Outlook gibt es von Microsoft leider keine mobile App. Wer auch mit dem Outlook-Aufgaben mobil arbeiten möchte, dem sei die Android-App Nine empfohlen. Ich nutze diese App schon seit Jahren. Sie kostet zwar gut 10 €, aber dafür bekommen Sie ein professionelles Tool, dass die Mails, Termine und Aufgaben aus Ihrem Outlook mobil sehr gut dargestellt und mit dem Sie mobil produktiv arbeiten können. Es ist auch ohne Probleme möglich, Nine und To-Do auf dem Handy parallel einzusetzen. Das tue ich zum Beispiel deshalb, weil eine Aufgabe über die mobile App To-Do deutlich schneller angelegt ist als das in anderen Apps der Fall ist.

Stellt sich die nun Frage, wann welches Tool für Sie und Ihre Anforderungen Sinn macht. Um Ihnen diese Entscheidung einfacher zu machen, habe ich die gängigen Anwendungsmöglichkeiten in der folgenden Tabelle dargestellt.

Planner

To-Do

Outlook-Aufgaben
Aufgaben im Team managen

●

 X

●

Als Registerkarte in Teams einbinden

 ● X

X
Abbilden eines agilen Aufgabenmanagements
(Kanban- oder Scrum-Methoden)

●

 X

X
Aufgaben an andere Personen übertragen, ohne automatische Statusverfolgung

●

 X

●
Aufgaben mehreren Personen zuweisen

●

 X

●
Grafische Übersicht der Teamaufgaben auf Knopfdruck (z.B. Status)

●

 X

X
Arbeiten mit dem Planner

●

X
Mails in Aufgaben umwandeln

X

 X

●
Aufgaben an andere Personen übertragen, mit automatischer Statusverfolgung

X

 X

●
Nutzung von Kategorien

X

 X

●
frei gestaltbare Darstellung der Aufgaben

X

 X

●
Serienaufgaben erstellen

X

 ●

●
Aufgabenverwaltung auf dem Handy

●

 ●

X
Arbeiten mit Teilaufgaben
(Schritte in einer Aufgabe)

●

 ●

X
Aufgabenblöcke (Listen) mit mehreren Personen teilen

X

 ●

X

Aus meiner Erfahrung heraus sollten Sie sich unbedingt mit dem Thema des digitalen Aufgabenmanagements in Ihrem Unternehmen beschäftigen und prüfen, welche Tools Sie aus Ihrem Office-365-Paket dafür einsetzen wollen, falls Sie das nicht schon längst getan haben. Auf jeden Fall birgt dieses Thema ein nicht zu unterschätzendes Potential, die Produktivität im Unternehmen zu steigern.

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Effektives Teamwork mit Microsoft Teams

Heute möchte ich Ihnen Microsoft Teams vorstellen. Microsoft bezeichnet Teams als ein Collaboration-Tool und einen chatbasierten Arbeitsraum in der Microsoft-Cloud. Anders formuliert: Teams vereinfacht im Unternehmen das gemeinsame Arbeiten an Dateien mit mehreren Personen sowie das zielgerichtete Kommunizieren zwischen diesen Personen via Chat. Diese Funktionen machen das Tool für viele Unternehmen interessant. Gerade da, wo Mitarbeiter vor Ort beim Kunden arbeiten, aber in Kontakt und Austauschmit mit dem Innendienst bleiben müssen, spielt Microsoft Teams seine Stärken aus. Aber dazu später mehr. Nicht jeder Plan (Abo-Modell), den Sie buchen können, enthält auch Microsoft Teams. Für kleine und mittlere Unternehmen empfehlen sich die Pläne Microsoft 365 Business Basic (früher: Office 365 Business Essentials) oder Microsoft 365 Business Standard (früher: Office 365 Business Premium). Preise und Unterschiede habe ich in der letzten Ausgabe dargestellt.

Wenn Sie Microsoft Teams einsetzen, sind automatisch weitere Programme von Microsoft mit im Boot. Durch die Integration von Outlook, Skype, OneNote, Planner und SharePoint sind verschiedene Anforderungen, die im Unternehmen entstehen, abgedeckt. Dazu gehört die interne und externe Kommunikation, die Datenablage und das Aufgabenmanagement. Die folgende Abbildung zeigt, welche Programme bei der Nutzung von Teams eine Rolle spielen.

Schauen wir uns zunächst die drei Kernfunktionalitäten Chatten, Besprechungen und Dateibearbeitung in Teams an:

Chatten

Die Kommunikation via Chats etabliert sich in Unternehmen zunehmend als Alternative zum Mailen. Teams unterschiedet zwischen zwei Chat-Möglichkeiten:

Teamchat

Im Teamchat chatten nur die zum Team gehörenden Personen untereinander. Und nur diese Personen sehen die gechatteten Informationen und haben Zugriff darauf. Personen, die nicht zum Team gehören, bleiben bei der Kommunikation außen vor. So findet die Kommunikation geschützt in einer geschlossenen Gruppe statt und die gechattete Information steht immer automatisch im richtigen Kontext.

1:1 Chat

Der 1:1 Chat in Teams ist gewissermaßen die geschäftliche Alternative zu WhatsApp und wird auch ähnlich wie in WhatsApp dargestellt. Im 1:1-Chat können Sie auch mit Personen chatten, die nicht zum Team gehören. Auch Gruppenchats und das Chatten mit unternehmensfremden Personen sind hier möglich. Wer schon einmal mit Skype gearbeitet hat, wird sich hier schnell zurechtfinden. Skype ist komplett in Teams integriert worden und taucht als eigenständiger Produktname oder als App in Office 365 nicht mehr auf.  Da Microsoft Teams auch als App auf Android- und Apple-SmartPhones installiert werden kann, ist die mobile Nutzung der Chats einfach und komfortabel möglich.

Video-Chats und Online-Besprechungen

Ein großer Pluspunkt von Teams sind die Video-Chats und Online-Besprechungen, die sowohl über einen PC und ein Notebook als auch über ein Tablet oder ein SmartPhone genutzt werden können. Der Unterschied zwischen Video-Chats und Online-Besprechungen besteht darin, dass sich bei einem Video-Chat alle Teammitglieder in den Chat einklinken können, ohne dafür eingeladen worden zu sein. Bei Online-Besprechungen hingegen kann nur die Person, die die Besprechung einberuft, die Teilnehmenden einladen. Online-Besprechungen können wie herkömmliche Besprechungen geplant werden, sie können allerdings auch ungeplant als sogenannte Sofortbesprechungen aufgerufen werden. Die Einladung zu der Online-Besprechung erfolgt erst beim Aufruf.

Gemeinsame Dateibearbeitung

Jedes Team im Microsoft Teams verfügt über einen eigenen Bereich zum Ablegen der teamrelevanten Dateien. Alle Teammitglieder können auf diesen Datenbereich zugreifen. Die Programmkomponente, die den Datenspeicherort für das Team beherbergt, heißt in Office 365 SharePoint Online. Auf SharePoint Online werde ich in einem späteren Blogartikel näher eingehen. Die Team-Dateien können sowohl mit dem PC als auch mit einem mobilen Windows-Endgerät, wie z.B. einem Surface, abgerufen werden.

Warum ist Microsoft Teams für Sie interessant und wie können sie es in Ihrem Unternehmen produktiv einsetzen?

Szenario 1: Austausch von Informationen und Dateien zwischen Innendienst und Außendienst

Mobilität und Erreichbarkeit werden heute von Kunden immer stärker gefordert. Die zeitnahe Reaktion auf Kundenwünsche und deren zügige Umsetzung ebenfalls. Bisher war es in der Regel so, dass die Kommunikation zwischen dem Innen- und dem Außendienst über Mails, SMS oder in den letzten Jahren auch mehr und mehr über WhatsApp abgewickelt wurden. Mails haben den Nachteil, dass Dateien nur als Kopie an die Mail gehängt werden können, eine Datenübertragung über SMS ist gar nicht möglich. WhatsApp scheint die Lösung zu sein, Kommunikation und Datenübertragung in einem Programm zu vereinen. Dabei wird allerdings zu selten bedacht, dass Daten, die über WhatsApp gesendet werden, problemlos vom Anbieter gelesen werden können und die Inhalte an den Dienstanbieter Facebook weiterleitet werden. Die Sicherheit Ihrer Daten ist definitiv nicht gewährleistet.

Mit Teams haben Sie die Möglichkeit, geschlossene Gruppen für die Kommunikation und den Datenaustauch zu definieren. Entweder nur unternehmenszugehörige Personen oder auch externe Personen, wie Kunden, Lieferanten oder Kooperationspartner. Da sowohl Chats als auch Dateien in der Cloud gespeichert und mobil abgerufen und bearbeitet werden können, sind alle Beteiligten immer auf dem aktuellen Stand des Auftrages bzw. des Projektes. Kopien von Dateien, um sie z.B. per Mail an den Außendienst zu senden, werden damit überflüssig. Versehentliches Arbeiten an falschen Datenbestand ebenfalls.

Szenario 2: Kommunikationsplattform für das Leitungsteam im Unternehmen

In der Regel kommunizieren die Mitglieder des Leitungsteams in Unternehmen über Mails. Spätestens wenn alle beteiligten Personen zusammen an einer Datei arbeiten oder gemeinsam auf Dateien zugreifen müssen, ist das Mailen nicht mehr praktikabel. WhatsApp, wie schon oben geschildert, natürlich auch nicht. Auch hier können die beteiligten Personen in Microsoft Teams einen geschlossenen Bereich anlegen, in dem sie geschützt kommunizieren, gemeinsam an Dateien arbeiten und einen gemeinsamen Speicherort für Dateien festlegen können. Stationär am PC oder mobil mit dem SmartPhone, gerade so, wie es die aktuelle Situation erfordert. Diese Anwendungsmöglichkeit ist definitiv auch Betriebsräte sehr interessant.

Szenario 3: Aufträge (Projekte) mit externen Partnern und oder Lieferanten koordinieren

Unternehmen, die mit mehreren externen Partnern gemeinsam an einem Projekt arbeiten, stehen vor der Herausforderung, sich zeitnah abzusprechen und schnell Dateien austauschen zu können. Da Microsoft Teams es erlaubt, auch externe Personen in ein Team einzubinden, kann das Unternehmen, welches das Projekt federführend betreut, ein Team für einen solchen Zweck anlegen und ist damit eventuell der Konkurrenz auch einen Schritt voraus.

Microsoft Teams kann aber noch mehr. Über frei erstellbare Registerkarten lassen sich in Teams Funktionalitäten, die Teams von Hause aus nicht bietet, leicht einbinden. Das können sowohl Tools von Microsoft als auch microsoftfremde Programme sein. In kommenden Artikel liegt der Fokus auf dem Aufgabenmanagement innerhalb eines Teams und der Aufgabenverteilung an die einzelnen Personen im Unternehmen.

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Ist Office (Microsoft) 365 für Ihr Unternehmen interessant?

Aus meiner Erfahrung kann ich diese Frage mit einem klaren Ja beantworten. Gerade die Möglichkeit, eine einfach zu nutzende Plattform für das mobile Arbeiten zu haben, ist für kleine und mittelständische Unternehmen sicher von ganz besonderem Wert.  Aber der Reihe nach.

Office 365 ist eine Sammlung von Programmen, die im Internet über einen Webbrowser lauffähig sind. Eine Installation dieser Programme auf einem PC oder Notebook ist nicht erforderlich. Außerdem stellt Office 365 Speicherplatz zur Verfügung. Landläufig spricht man dann auch von Cloud-Lösungen.

Die wichtigsten Bestandteile von Office 365 sind:
  • OneDrive for Business – ein Cloudspeicher mit einer Größe von 1 TB für jeden Benutzer
  • Der Exchange-Server und Outlook – Verwaltung der Benutzer-Postfächer mit Mails, Kalender, Aufgaben und Kontakte
  • Teams – Chats, Onlinemeetings und gemeinsames Bearbeiten von Dateien
  • Teamsites und Dokumentenmanagement – Bereitstellung erfolgt über eine Software namens SharePoint Online
  • Die Office-Programme als Webversionen
  • Eine automatische Sicherung der Daten in Office 365 selbst
  • Eine dauerhafte Aktualitätsgarantie der gebuchten Software

In der Regel können Cloud-Lösungen nicht gekauft, sie können nur gemietet werden. Diese Art der Softwarelizensierung bezeichnet man als SaaS (Software as a Service). Office 365 wird ausschließlich als Mietmodell angeboten. Die Mietmodelle werden pro Benutzer und Monat abgerechnet. Es gibt Mietmodelle für private Anwender, für kleine und für große Unternehmen. Microsoft nennt seine Mietmodelle Pläne. Der Plan entscheidet darüber, welche Programme und Funktionalitäten Sie buchen können. Alle Pläne sind untereinander frei kombinierbar und ermöglichen damit eine flexible Skalierung bei den Anforderungen im Unternehmen. Die Lizenzen für die Office-Programme (Word, Excel, PowerPoint, Outlook …) können, müssen aber nicht mit gemietet werden. Selbst wenn Sie Ihre Office-Lizenzen bereits gekauft haben, müssen Sie auf die Vorteile von Office 365 nicht verzichten. Doppelte Kosten entstehen Ihnen also nicht.

Übersicht der Pläne (Abos) für kleine Unternehmen (max. 300 Mitarbeiter):

Office 365 Pläne für KMU (https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/compare-all-microsoft-365-products?activetab=tab%3aprimaryr2)

Microsoft hat am 21.04.2020 die Namen der Pläne zum Teil geändert:
Neuer Name Alter Name
Microsoft 365 Business Basic Office 365 Business Essentials
Microsoft 365 Business Standard Office 365 Business Premium
Microsoft 365 Business Premium Microsoft 365 Business
Microsoft 365 Apps for Business Office 365 Business

Verfügen Sie bereits über Office-Lizenzen, ist der Plan „Microsoft 365 Business Basic“ sicher interessant. Möchten Sie auch die Office-Lizenzen mieten, läuft es eher auf den Plan „Microsoft 365 Business Standard“ hinaus. Den Plan „Microsoft 365 Apps for Business“ kann ich Ihnen nicht empfehlen, da er die Software Microsoft Teams nicht erhält. Gerade Microsoft Teams ist aber eines der interessantesten Tools innerhalb von Office 365. Im kommenden Monat werde ich Ihnen an dieser Stelle Microsoft Teams vorstellen. Die Office-365-Pläne müssen Sie nicht zwangsläufig direkt bei Microsoft buchen. Es gibt mittlerweile eine große Zahl von Distributoren, die die Pläne meistens günstiger anbieten als Microsoft selbst. Dazu gehören z.B. die Deutsche Telekom, die einen guten telefonischen Support anbieten und Senetic in München, die mit zu den günstigsten Anbietern gehören. Bei allen Anbietern haben Sie die Möglichkeit, den gewünschten Plan einen Monat zu testen.

Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, welcher Plan der richtige für Sie ist, habe ich hier einige Pläne tabellarisch dargestellt.

Microsoft 365 Business Basic

(früher Office 365 Business Essentials)

 Microsoft 365 Business Standard

(früher Office 365 Business Premium)

 Microsoft Apps for Business

(früher Office 365 Business)
Office 2019

Webversion

 ο ο ο
Office 2019 Lizenzen für
PC/Phone/Tablet		 x 5/5/5 5/5/5
OneDrive for Business 1 TB / User 1 TB / User 1 TB / User
Skype

(komplett in Teams integriert)

 ο ο x
Exchange Server ο ο x
Teams ο ο x
SharePoint Online

(für Teams erforderlich)

 ο ο x
Max. Nutzer 300 300 300
Preis pro Monat und User
(bei Microsoft)		 4,20 € netto
(im Jahresabo)		 10,50 € netto
(im Jahresabo)		 8,80 € netto
(im Jahresabo)

Einer der großen Vorteile beim Einsatz von Office 365 ist die Auslagerung Ihrer IT-Infrastruktur in die Cloud. Sie selbst müssen keine Server, keine Räumlichkeiten und keine Server-Software mehr vorhalten, um Ihre IT-Anforderungen umzusetzen. Darüber hinaus entfallen die Kosten für Administrations-, Wartungs- und Aktualisierungsaufwand. Außerdem wächst Office 365 mit Ihrem Unternehmen und den Anforderungen an Ihre IT-Landschaft.

Es kommt allerdings selten vor, dass Office 365 die bisherige IT-Landschaft im Unternehmen auf einen Schlag ablöst. Bestimmte IT-Anwendungen können gar nicht so ohne weiteres in die Cloud Office 365 transformiert werden, z.B. spezifische Branchenlösungen. Bei solchen Anforderungen ist ein sogenanntes Hybrid-Szenario die Lösung. Die Hybrid-Lösung bedeutet, dass Sie nur bestimmte Teile Ihrer IT nach Office 365 verlagern. Viele Unternehmen beginnen z.B. damit, ihren Exchange Server, der entweder bei einem Dienstleister gehostet oder in Eigenregie betrieben wird, in die Cloud (sprich Office 365) zu bringen. Ein weiterer Baustein bei einem Hybrid-Szenario ist das Nutzen von Microsoft Teams, um eine Lösung für Chats, Online-Besprechungen, gemeinsame Datenbearbeitung und um eine Plattform für das mobile Arbeiten im Unternehmen zu haben.

Grundsätzlich kann Ihnen Office 365 dabei helfen, diese fünf typischen Anforderungen im Alltag eines jeden Unternehmens zu meistern:

  1. Interne und externe Kommunikation

Die Chats in Microsoft Teams sind ideal für die interne elektronische Kommunikation. Alle Informationen, die ausgetauscht werden, findet jeder Mitarbeiter sofort in dem Kontext, in dem sie entstehen. Mails über Outlook bilden das Rückgrat für die externe Kommunikation zwischen Ihnen, Ihren Kunden und Lieferanten.

  1. Aufgabenmanagement: persönlich und im Team

Mit der App Planner definieren Sie die Aufgaben, die in z.B. in einem bestimmten Projekt oder Auftrag anfallen. Die Aufgaben im Planner können einer oder mehreren Personen zugeordnet werden. Mit der Statusanzeige nach der Scrum-Methode „Nicht begonnen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ behalten alle beteiligten Personen immer den Überblick. Die App To-Do ermöglicht es jedem einzelnen Teammitglied, seine Aufgaben übersichtlich und einfach zu managen. Sie konsolidiert für jede Person alle Aufgaben, die ihr aus welchem Team auch immer zugewiesen wurden und die Aufgaben, die sich die Person als eigene, individuelle Aufgaben notiert hat.

  1. Dokumente gemeinsam bearbeiten

Teams und SharePoint Online schaffen die Möglichkeit, Dokumente gleichzeitig und in Echtzeit mit mehreren Personen zu bearbeiten. Außerdem können Sie Ordner und Dateien auch für unternehmensfremde Personen, wie z.B. Architekten, Statiker, Zulieferer oder auch Kunden freizugeben.

  1. Informationen zusammenhalten und für alle beteiligten Mitarbeiter verfügbar machen

OneNote und Teams bilden hier ein leistungsstarkes Tandem – die anfallenden Informationen eines Projektes oder Auftrages können von allen beteiligten Personen leicht dokumentiert und schnell wiedergefunden werden, z.B. Agenden und Protokolle der Team-Meetings.  

  1. Mobil auf alle relevanten Daten zugreifen: Dokument, Mails, Chats

Da alle Informationen in der Cloud liegen, können alle Beteiligten auch mit mobilen Geräten wie einem SmartPhone oder Tablet Informationen sowohl abrufen als auch vor Ort eingeben. Wenn Sie mit einem Surface oder ähnlichen Gerät unterwegs sind, können Sie auch Ihre Aufmaße digital aufnehmen. Sind die Mitarbeiter mit einem WLAN oder einem Hotspot verbunden, kann der Innendienst auf die vor Ort eingegebenen Informationen fast augenblicklich zugreifen. Steht kein Internet zur Verfügung kann mit den Daten auch offline gearbeitet werden. Sobald sich der Mitarbeiter wieder in einem WLAN befindet, werden die Daten automatisch mit der Cloud synchronisiert.

In den kommenden vier Monaten werde ich folgende Office 365 Programme und Ihre Anwendung detaillierter vorstellen:

  • Im Juli die Collaboration-, Chat- und Online-Meetingsoftware Teams
  • Im August die Aufgabentools Outlook, Planner und To-Do
  • Im September das digitale Notizbuch OneNote
  • Im Oktober das Dokumentenmanagementsystem SharePoint Online
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In der Krise handlungsfähig bleiben

Die Corona-Krise und das damit einhergehende Kontaktverbot trifft uns alle hart. Unternehmen müssen zum einen gewährleisten, dass die Geschäfte weiter laufen und zum anderen dafür Sorge tragen, dass Mitarbeiter sich nicht mit dem Coronavirus anstecken oder andere Mitarbeiter anstecken. Homeoffice und Microsoft Teams sind daher die Schlagworte der Stunde. Ich möchte Sie bei dieser Herausforderung unterstützen. In den Unternehmen sehe ich hier zwei Szenarien:

Dazu bietet Office 365 Tools an, die alle mit einem Webbrowser genutzt werden können: 

  1. Sie haben in Ihrem Unternehmen Office 365 und Teams bereits eingeführt, die Mitarbeiter im Homeoffice schöpfen aber mangels besseren Wissens nicht alle Möglichkeiten von Teams und anderen Tools wie z.B. Planner oder To-Do aus.
  2. Sie möchten Ihren Mitarbeitern ermöglichen, im Homeoffice zu arbeiten, haben aber Office 365 und Teams noch nicht in Ihrem Unternehmen eingeführt oder stecken in der Nutzung von Teams noch in den Kinderschuhen.

In beiden Fällen kann ich Ihnen helfen, Ihr Unternehmen mit Video-Beratungen und Online-Schulungen besser durch diese Krise zu bringen. Dazu bietet Office 365 Tools an, die alle mit einem Webbrowser genutzt werden können: 

  • Teams – unabhängig vom Standort im Team schnell kommunizieren und gemeinsam Daten bearbeiten
  • Planner – die Aufgaben im Team zusammenhalten
  • To-Do – alle Ihnen zugewiesenenTeamaufgaben und Ihre eigenen, teamunabhängigen Aufgaben in einer App sehen
  • OneDrive – alle Dateien in einer Cloud (Office 365) ablegen
  • Outlook – teamübergreifend kommunizieren und Termine handeln
  • OneNote – perfekt sich selbst und das Team organisieren
  • Forms – schnell Umfragen erstellen
  • und die bekannten Office-Programme Excel, PowerPoint und Word (sowohl als installierte Programme als auch als Webversionen nutzbar)

Damit haben Sie eine sehr gute Plattform aus einem Guss, die die Mitarbeiter im Büro und im Homeoffice optimal miteinander verbindet. Wir selbst arbeiten mit diesen Tools schon seit Jahren und unterstützen Sie gerne mit unserer Erfahrung.

Rufen Sie mich an, +49 2407 90899014 oder mailen Sie mir (Mail: helmut.graefen@team-babel.de). Wir finden gemeinsam eine tragfähige Lösung für Sie.

Bleiben Sie gesund

Ihr

Helmut Gräfen

Bild von Markus Winkler auf Pixabay

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Jetzt sind Sie endlich da: Private Kanäle im Microsoft Teams

Von vielen gefordert, immer wieder diskutiert und lange angekündigt- private Kanäle in MS Teams. Jetzt sind Sie endlich da.

Die eigentliche Intension von Microsoft Team war es, eine Möglichkeit für eine gleichberechtigte Zusammenarbeit (Collaboration) mit mehreren Personen in einem Team zu schaffen. Genau so ist Microsoft mit Teams auch gestartet. Allerdings mache ich (und nicht nur ich) in meiner Arbeit als Trainer und Berater in Unternehmen immer wieder die Erfahrung, dass genau diese Gleichberechtigung von vielen Personen in Unternehmen nicht oder nicht ausschließlich gewünscht wird.

Die Frage nach der Möglichkeit, wie ich Daten innerhalb eines Teams in Microsoft Teams vor dem Zugriff bestimmter Teammitglieder schützen kann, taucht in jedem Training und in jeder Beratung auf. Der häufigste Wunsch bezieht sich die auf die Einbindung von organisationsfremden Personen, die nur auf bestimmte Daten im Team zugreifen sollen, ohne andere Teamdaten überhaupt zu sehen. Bisher war diese Möglichkeit nur über die Teamwebsite in SharePoint Online, auf die MS Teams aufsetzt, mit separaten Berechtigungen umzusetzen. Zum Beispiel, indem ich in der SharePoint Teamsite in der Dokumentenbibliothek einen Ordner angelegt, die Berechtigungsvererbung für diesen Ordner unterbrochen und komplett neue Berechtigungen für diesen Ordner vergeben habe. Diese Vorgehensweise setzt allerdings SharePoint Kenntnisse voraus, ist relativ aufwändig umzusetzen und lässt sich eher schlecht dokumentieren.

Microsoft ist nun dem Wunsch der Nutzer gefolgt und stellt private Kanäle in MS Teams bereit.

Nehmen wir an, wir wollen in einem Team in einem Kanal Budgetdaten speichern. Auf diesen Kanal sollen zum Beispiele Externe, die in diesem Team in den anderen Kanälen mitwirken dürfen, keinerlei Zugriff haben. Das lässt sich jetzt einfach mit einem privaten Kanal umsetzen. Beim Erstellen eines neuen Kanals kann ich seit Anfang November 2019 zwischen einem Standard-Kanal und einem privaten Kanal wählen:

Wenn ich Privat – nur für eine bestimmte Personengruppe im Team zugänglich ausgewählt und den Dialog bestätigt habe, kann ich im Gegensatz zu einem Standard-Kanal für den privaten Kanal Mitglieder hinzufügen. Nur die hinzugefügten Personen haben Zugriff auf diesen Kanal und die Daten, die in diesem Kanal liegen:

MS Teams private Kanäle

Der Ersteller des privaten Kanals ist immer der Besitzer des Kanals und kann wie bei Standard-Kanälen auch, weitere Besitzer und Mitglieder hinzufügen.

Im Navigationsbereich der Teams wird dieser Kanal nun mit einem Schlosssymbol angezeigt.

MS Teams private Kanäle

Nur die Besitzer und die Mitglieder des privaten Kanals sehen den Kanal. Für alle anderen ist der Kanal nicht sichtbar. In privaten Kanälen kann ich chatten, habe einen Dateiablagebereich und kann ein OneNote-Notizbuch in einen Tab einbinden. Die App Planner wird derzeit innerhalb der privaten Kanäle leider nicht unterstützt. Es ist aber anzunehmen, dass Microsoft diese Funktionalität in naher Zukunft nachreicht.

Um die gesonderten Berechtigungen für private Kanäle in MS Teams umsetzen zu können, ist Microsoft hingegangen und legt für jeden privaten Kanal, der erstellt wird, automatisch eine eigene Teamwebsite für den privaten Kanal an, zusätzlich zu der bereits vorhandenen Teamwebsite des Teams.

Hier in unserem Beispiel heißt das Team Austausch_Conpublica.

MS Teams private Kanäle

Entsprechend dazu heißt die Teamwebsite in SharePoint auch Austausch_Conpublica.

MS Teams private Kanäle

Die Teamwebsite, die für den privaten Kanal Budget angelegt wird, heißt Austausch_Conpublica – Budget.

MS Teams private Kanäle

Die beiden SharePoint Teamwebsites Austausch_Conpublica und Austausch_Conpublica – Budget sind zwei getrennte Ressourcen in SharePoint. Im Klartext bedeutet das, dass wir künftig für ein Team mehrere Teamwebsites in SharePoint haben werden – eine für das Team selbst plus für jeden privaten Kanal im Team eine weitere Teamwebsite.

Leider gibt es aber, Stand heute, eine Einschränkung: Einem privaten Kanal können nur Personen hinzugefügt werden, die auch Teammitglieder sind. Schöner wäre es natürlich gewesen, auch Personen hinzufügen zu können, die keine Teammitglieder sind. Ich hoffe aber sehr, dass Microsoft hier noch nachlegen wird.

Wer tiefer in die Materie einsteigen möchte, dem sei der dieser Microsoft-Link empfohlen:

https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/private-channels

 

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Was genau verbirgt sich hinter Office 365?

Was genau verbirgt sich hinter Office 365?

Die Geschichte über Office 365 ist eine Geschichte voller Missverständnisse. Der Hersteller Microsoft hat es in den vergangenen Jahren durch zahlreiche Umstellungen, Veränderungen im Produktportfolio und Lizenzmodell verstanden, eine vollständige Verwirrung bei privaten und geschäftlichen Anwendern zu stiften.

Wir wollen an dieser Stelle versuchen, das Mysterium Office 365 aufzuklären.

Microsoft Office 365 wird häufig als die Cloud-Variante der bewährten Office-Programm angesehen. Doch das gesamte Office 365-Universum ist deutlich umfangreicher und liefert viele Funktionen für die Zusammenarbeit, den Datenaustausch und die Kommunikation.
Mit Werkzeugen wie Delve, Flow, Planner, Sway, Teams, To-Do, SharePoint, dem Cloudspeicher OneDrive for Business und deren Zusammenspiel mit den bekannten Office-Programmen Word, Excel, Powerpoint und Outlook bietet Microsoft eine komplette Business-Ausstattung zum effizienten Arbeiten, auch unterwegs.

In einem Satz könnte man sagen:

Microsoft Office 365 ist ein Paket aus Cloudspeicher (OneDrive for Business), Online-Services für Kommunikation (Mailen und Chatten), Teamzusammenarbeit (Teams) und Dokumentmanagement (SharePoint) sowie Office-Lizenzen (Outlook, Excel, Word, PowerPoint).

Welche Elemente in einem Paket vorhanden sind, ist abhängig vom gewählten Mietmodell (Microsoft nennt die Mietmodelle Pläne).

Office-Online-Apps und Desktop Office-Anwendungen

Microsoft unterscheidet bei Office 365 zwischen Office Online-Apps und Office Desktop-Anwendungen. Im Gegensatz zu den auf einem PC oder Mac installierbaren Office Desktop-Anwendungen können die Office Online-Apps bereits kostenlos mit einem kostenfreien Microsoft-Konto genutzt werden.

Office Online-Apps sind Cloud-Lösungen, die keiner Installation bedürfen, in ihren Funktionen im Vergleich zu den Office-Programmen allerdings stark eingeschränkt sind. Die Online-Apps sind rein browserbasiert und daher auf jeder Plattform (Windows, Mac, Android, iOS, Windows Mobile) und jedem Gerät (PC, Smartphone, Tablet) nutzbar.

Die Office Desktop-Anwendungen hingegen sind als Bestandteil eines Abos (eines Planes) immer kostenpflichtig, können je nach Plan aber pro Benutzer auf mehreren PCs / Mac-Geräten installiert werden. Die Programme haben den gleichen Funktionsumfang wie die Office Versionen, die außerhalb von Office 365 verkauft werden. Wichtig ist noch zu erwähnen, dass die Desktop-Anwendungen auf den eigenen Cloud-Speicher OneDrive und den Cloud-Speicher eines Drittanbieters wie z. B. Dropbox sowie auf lokal bzw. im LAN gespeicherte Daten zugreifen können. Mit den Office Desktop-Anwendungen hat der Nutzer die Funktionsvielfalt der Office Programm, die wir von früher (vor Office 365) her kennen.

Zugriff über mobile Apps

In einer mobilen Kommunikationswelt ist es selbstverständlich, dass Office 365 auf allen Smartphones und Tablets aller gängigen Plattformen genutzt werden kann (Android, iOS und noch Windows mobile).

Die mobilen Apps für iOS (Auswahl)

 

Die mobilen Apps für Android (Auswahl)

 

Die Microsoft Pläne

Bei den Plänen für Office 365 unterscheidet Microsoft zwischen Plänen für Privatpersonen und Unternehmen.

Während bei den beiden privaten Plänen Office 365 Home und Office 365 Personal die installierbaren Versionen von Office 365 für PC / Mac stets inbegriffen sind, bieten die Business-Pläne sehr unterschiedliche Ausstattungsvarianten mit oder ohne Office als Desktop-Lösung, mit oder ohne Exchange (E-Mail und Kalender), mit oder ohne Skype for Business (Messaging) und mit oder ohne SharePoint (Dokumentenmanagement). Lediglich der Cloud-Speicher mit 1 TB Größe ist allen Plänen (privat und Business) gemein.

Die Office 365 Pläne für Privatpersonen und Haushalte

 

Die Office 365 Pläne für Kleinunternehmen

 

Die Office 365 Pläne für große Unternehmen

 

Einige Pläne in der Übersicht

Generell gilt: Je umfangreicher die Pläne ausgestattet sind, umso teurer sind sie. Die Ausstattung und Preise der Business-Pläne finden Sie hier https://products.office.com/de-de/business/compare-office-365-for-business-plans

OneDrive, OneDrive for Business und SharePoint

Für viel Verwirrung sorgt bei den Nutzern die Unterscheidung zwischen den Cloud-Speichern, insbesondere bei OneDrive und OneDrive for Business.

OneDrive ist ein Cloud-Speicher-Angebot für Privatpersonen. Das Wolkensymbol wird weiß dargestellt. Zur Nutzung reicht ein kostenloser Microsoft-Account, um kostenfrei 5 GB nutzen zu können. OneDrive kann über einen Client mit dem eigenen PC synchronisiert werden.

OneDrive for Business hingegen ist ein Angebot für Geschäftskunden und als fester Bestandteil eines Office 365 Abos (eines Planes) immer kostenpflichtig. Das Wolkensymbol wird blau dargestellt. Bei dieser Version kann pro Benutzer 1 TB Speicher genutzt werden. Auch OneDrive for Business Daten können über einen Client mit dem PC synchronisiert werden.

Neben OneDrive for Business gibt es bei den Business-Plänen noch Microsoft SharePoint. Hier liegt der Unterschied in der Verwendung der Daten.

SharePoint arbeitet mit sogenannten „Websites“. Das ist ein Speicherort in der Cloud, an dem Benutzer an Dateien, Dokumenten und Ideen zusammenarbeiten können. Personen die zu einer solchen Teamwebsite gehören, haben automatisch Zugriff auf die dort gespeicherten Daten. SharePoint bietet eine vollständige Palette von Dokumentbibliotheken, Aufgabenlisten, Kalendern, Workflows, Wikis und anderen Features, die einem Team bei der Kommunikation und Zusammenarbeit helfen. Wie bei OneDrive for Business können Sie auch SharePoint-Daten auf Ihren Computer synchronisieren.

Sollten der Fokus eher auf die Speicherung von eigenen Daten und die Freigabe einzelner Dateien oder Ordner liegen anstatt auf die Zusammenarbeit in Teams, ist OneDrive for Business der bessere Speicherort. Möchten Sie Berechtigungen nicht für einzelne Personen, sondern auf Ebene der Teamsite vergeben (möglicher Kontext: ein Projekt) und möchten Sie, dass Teammitglieder das Dokument als eine für ein laufendes Projekt relevante Ressource erkennen, dann ist SharePoint die richtige Wahl.

Speicherung und Datenschutz

Für Unternehmen wichtige Fragen sind Verfügbarkeit, Datensicherheit und Datenschutz. Microsoft verspricht eine Verfügbarkeit von 99,9% und bietet Datensicherungen in der Cloud. Was den Datenschutz angeht, so gilt das EU-Recht, weil die Server in Europa in Dublin und Amsterdam stehen. Microsoft gewährleistet in Office 365 für Unternehmen die Richtlinien der DSGVO. Die Einführung einer deutschen Cloud-Variante ist in Planung.

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