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In der Krise handlungsfähig bleiben

Die Corona-Krise und das damit einhergehende Kontaktverbot trifft uns alle hart. Unternehmen müssen zum einen gewährleisten, dass die Geschäfte weiter laufen und zum anderen dafür Sorge tragen, dass Mitarbeiter sich nicht mit dem Coronavirus anstecken oder andere Mitarbeiter anstecken. Homeoffice und Microsoft Teams sind daher die Schlagworte der Stunde. Ich möchte Sie bei dieser Herausforderung unterstützen. In den Unternehmen sehe ich hier zwei Szenarien:

Dazu bietet Office 365 Tools an, die alle mit einem Webbrowser genutzt werden können: 

  1. Sie haben in Ihrem Unternehmen Office 365 und Teams bereits eingeführt, die Mitarbeiter im Homeoffice schöpfen aber mangels besseren Wissens nicht alle Möglichkeiten von Teams und anderen Tools wie z.B. Planner oder To-Do aus.
  2. Sie möchten Ihren Mitarbeitern ermöglichen, im Homeoffice zu arbeiten, haben aber Office 365 und Teams noch nicht in Ihrem Unternehmen eingeführt oder stecken in der Nutzung von Teams noch in den Kinderschuhen.

In beiden Fällen kann ich Ihnen helfen, Ihr Unternehmen mit Video-Beratungen und Online-Schulungen besser durch diese Krise zu bringen. Dazu bietet Office 365 Tools an, die alle mit einem Webbrowser genutzt werden können: 

  • Teams – unabhängig vom Standort im Team schnell kommunizieren und gemeinsam Daten bearbeiten
  • Planner – die Aufgaben im Team zusammenhalten
  • To-Do – alle Ihnen zugewiesenenTeamaufgaben und Ihre eigenen, teamunabhängigen Aufgaben in einer App sehen
  • OneDrive – alle Dateien in einer Cloud (Office 365) ablegen
  • Outlook – teamübergreifend kommunizieren und Termine handeln
  • OneNote – perfekt sich selbst und das Team organisieren
  • Forms – schnell Umfragen erstellen
  • und die bekannten Office-Programme Excel, PowerPoint und Word (sowohl als installierte Programme als auch als Webversionen nutzbar)

Damit haben Sie eine sehr gute Plattform aus einem Guss, die die Mitarbeiter im Büro und im Homeoffice optimal miteinander verbindet. Wir selbst arbeiten mit diesen Tools schon seit Jahren und unterstützen Sie gerne mit unserer Erfahrung.

Rufen Sie mich an, +49 2407 90899014 oder mailen Sie mir (Mail: helmut.graefen@team-babel.de). Wir finden gemeinsam eine tragfähige Lösung für Sie.

Bleiben Sie gesund

Ihr

Helmut Gräfen

Bild von Markus Winkler auf Pixabay

Jetzt sind Sie endlich da: Private Kanäle im Microsoft Teams

Von vielen gefordert, immer wieder diskutiert und lange angekündigt- private Kanäle in MS Teams. Jetzt sind Sie endlich da.

Die eigentliche Intension von Microsoft Team war es, eine Möglichkeit für eine gleichberechtigte Zusammenarbeit (Collaboration) mit mehreren Personen in einem Team zu schaffen. Genau so ist Microsoft mit Teams auch gestartet. Allerdings mache ich (und nicht nur ich) in meiner Arbeit als Trainer und Berater in Unternehmen immer wieder die Erfahrung, dass genau diese Gleichberechtigung von vielen Personen in Unternehmen nicht oder nicht ausschließlich gewünscht wird.

Die Frage nach der Möglichkeit, wie ich Daten innerhalb eines Teams in Microsoft Teams vor dem Zugriff bestimmter Teammitglieder schützen kann, taucht in jedem Training und in jeder Beratung auf. Der häufigste Wunsch bezieht sich die auf die Einbindung von organisationsfremden Personen, die nur auf bestimmte Daten im Team zugreifen sollen, ohne andere Teamdaten überhaupt zu sehen. Bisher war diese Möglichkeit nur über die Teamwebsite in SharePoint Online, auf die MS Teams aufsetzt, mit separaten Berechtigungen umzusetzen. Zum Beispiel, indem ich in der SharePoint Teamsite in der Dokumentenbibliothek einen Ordner angelegt, die Berechtigungsvererbung für diesen Ordner unterbrochen und komplett neue Berechtigungen für diesen Ordner vergeben habe. Diese Vorgehensweise setzt allerdings SharePoint Kenntnisse voraus, ist relativ aufwändig umzusetzen und lässt sich eher schlecht dokumentieren.

Microsoft ist nun dem Wunsch der Nutzer gefolgt und stellt private Kanäle in MS Teams bereit.

Nehmen wir an, wir wollen in einem Team in einem Kanal Budgetdaten speichern. Auf diesen Kanal sollen zum Beispiele Externe, die in diesem Team in den anderen Kanälen mitwirken dürfen, keinerlei Zugriff haben. Das lässt sich jetzt einfach mit einem privaten Kanal umsetzen. Beim Erstellen eines neuen Kanals kann ich seit Anfang November 2019 zwischen einem Standard-Kanal und einem privaten Kanal wählen:

Wenn ich Privat – nur für eine bestimmte Personengruppe im Team zugänglich ausgewählt und den Dialog bestätigt habe, kann ich im Gegensatz zu einem Standard-Kanal für den privaten Kanal Mitglieder hinzufügen. Nur die hinzugefügten Personen haben Zugriff auf diesen Kanal und die Daten, die in diesem Kanal liegen:

MS Teams private Kanäle

Der Ersteller des privaten Kanals ist immer der Besitzer des Kanals und kann wie bei Standard-Kanälen auch, weitere Besitzer und Mitglieder hinzufügen.

Im Navigationsbereich der Teams wird dieser Kanal nun mit einem Schlosssymbol angezeigt.

MS Teams private Kanäle

Nur die Besitzer und die Mitglieder des privaten Kanals sehen den Kanal. Für alle anderen ist der Kanal nicht sichtbar. In privaten Kanälen kann ich chatten, habe einen Dateiablagebereich und kann ein OneNote-Notizbuch in einen Tab einbinden. Die App Planner wird derzeit innerhalb der privaten Kanäle leider nicht unterstützt. Es ist aber anzunehmen, dass Microsoft diese Funktionalität in naher Zukunft nachreicht.

Um die gesonderten Berechtigungen für private Kanäle in MS Teams umsetzen zu können, ist Microsoft hingegangen und legt für jeden privaten Kanal, der erstellt wird, automatisch eine eigene Teamwebsite für den privaten Kanal an, zusätzlich zu der bereits vorhandenen Teamwebsite des Teams.

Hier in unserem Beispiel heißt das Team Austausch_Conpublica.

MS Teams private Kanäle

Entsprechend dazu heißt die Teamwebsite in SharePoint auch Austausch_Conpublica.

MS Teams private Kanäle

Die Teamwebsite, die für den privaten Kanal Budget angelegt wird, heißt Austausch_Conpublica – Budget.

MS Teams private Kanäle

Die beiden SharePoint Teamwebsites Austausch_Conpublica und Austausch_Conpublica – Budget sind zwei getrennte Ressourcen in SharePoint. Im Klartext bedeutet das, dass wir künftig für ein Team mehrere Teamwebsites in SharePoint haben werden – eine für das Team selbst plus für jeden privaten Kanal im Team eine weitere Teamwebsite.

Leider gibt es aber, Stand heute, eine Einschränkung: Einem privaten Kanal können nur Personen hinzugefügt werden, die auch Teammitglieder sind. Schöner wäre es natürlich gewesen, auch Personen hinzufügen zu können, die keine Teammitglieder sind. Ich hoffe aber sehr, dass Microsoft hier noch nachlegen wird.

Wer tiefer in die Materie einsteigen möchte, dem sei der dieser Microsoft-Link empfohlen:

https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/private-channels

 

Was genau verbirgt sich hinter Office 365?

Was genau verbirgt sich hinter Office 365?

Die Geschichte über Office 365 ist eine Geschichte voller Missverständnisse. Der Hersteller Microsoft hat es in den vergangenen Jahren durch zahlreiche Umstellungen, Veränderungen im Produktportfolio und Lizenzmodell verstanden, eine vollständige Verwirrung bei privaten und geschäftlichen Anwendern zu stiften.

Wir wollen an dieser Stelle versuchen, das Mysterium Office 365 aufzuklären.

Microsoft Office 365 wird häufig als die Cloud-Variante der bewährten Office-Programm angesehen. Doch das gesamte Office 365-Universum ist deutlich umfangreicher und liefert viele Funktionen für die Zusammenarbeit, den Datenaustausch und die Kommunikation.
Mit Werkzeugen wie Delve, Flow, Planner, Sway, Teams, To-Do, SharePoint, dem Cloudspeicher OneDrive for Business und deren Zusammenspiel mit den bekannten Office-Programmen Word, Excel, Powerpoint und Outlook bietet Microsoft eine komplette Business-Ausstattung zum effizienten Arbeiten, auch unterwegs.

In einem Satz könnte man sagen:

Microsoft Office 365 ist ein Paket aus Cloudspeicher (OneDrive for Business), Online-Services für Kommunikation (Mailen und Chatten), Teamzusammenarbeit (Teams) und Dokumentmanagement (SharePoint) sowie Office-Lizenzen (Outlook, Excel, Word, PowerPoint).

Welche Elemente in einem Paket vorhanden sind, ist abhängig vom gewählten Mietmodell (Microsoft nennt die Mietmodelle Pläne).

Office-Online-Apps und Desktop Office-Anwendungen

Microsoft unterscheidet bei Office 365 zwischen Office Online-Apps und Office Desktop-Anwendungen. Im Gegensatz zu den auf einem PC oder Mac installierbaren Office Desktop-Anwendungen können die Office Online-Apps bereits kostenlos mit einem kostenfreien Microsoft-Konto genutzt werden.

Office Online-Apps sind Cloud-Lösungen, die keiner Installation bedürfen, in ihren Funktionen im Vergleich zu den Office-Programmen allerdings stark eingeschränkt sind. Die Online-Apps sind rein browserbasiert und daher auf jeder Plattform (Windows, Mac, Android, iOS, Windows Mobile) und jedem Gerät (PC, Smartphone, Tablet) nutzbar.

Die Office Desktop-Anwendungen hingegen sind als Bestandteil eines Abos (eines Planes) immer kostenpflichtig, können je nach Plan aber pro Benutzer auf mehreren PCs / Mac-Geräten installiert werden. Die Programme haben den gleichen Funktionsumfang wie die Office Versionen, die außerhalb von Office 365 verkauft werden. Wichtig ist noch zu erwähnen, dass die Desktop-Anwendungen auf den eigenen Cloud-Speicher OneDrive und den Cloud-Speicher eines Drittanbieters wie z. B. Dropbox sowie auf lokal bzw. im LAN gespeicherte Daten zugreifen können. Mit den Office Desktop-Anwendungen hat der Nutzer die Funktionsvielfalt der Office Programm, die wir von früher (vor Office 365) her kennen.

Zugriff über mobile Apps

In einer mobilen Kommunikationswelt ist es selbstverständlich, dass Office 365 auf allen Smartphones und Tablets aller gängigen Plattformen genutzt werden kann (Android, iOS und noch Windows mobile).

Die mobilen Apps für iOS (Auswahl)

 

Die mobilen Apps für Android (Auswahl)

 

Die Microsoft Pläne

Bei den Plänen für Office 365 unterscheidet Microsoft zwischen Plänen für Privatpersonen und Unternehmen.

Während bei den beiden privaten Plänen Office 365 Home und Office 365 Personal die installierbaren Versionen von Office 365 für PC / Mac stets inbegriffen sind, bieten die Business-Pläne sehr unterschiedliche Ausstattungsvarianten mit oder ohne Office als Desktop-Lösung, mit oder ohne Exchange (E-Mail und Kalender), mit oder ohne Skype for Business (Messaging) und mit oder ohne SharePoint (Dokumentenmanagement). Lediglich der Cloud-Speicher mit 1 TB Größe ist allen Plänen (privat und Business) gemein.

Die Office 365 Pläne für Privatpersonen und Haushalte

 

Die Office 365 Pläne für Kleinunternehmen

 

Die Office 365 Pläne für große Unternehmen

 

Einige Pläne in der Übersicht

Generell gilt: Je umfangreicher die Pläne ausgestattet sind, umso teurer sind sie. Die Ausstattung und Preise der Business-Pläne finden Sie hier https://products.office.com/de-de/business/compare-office-365-for-business-plans

OneDrive, OneDrive for Business und SharePoint

Für viel Verwirrung sorgt bei den Nutzern die Unterscheidung zwischen den Cloud-Speichern, insbesondere bei OneDrive und OneDrive for Business.

OneDrive ist ein Cloud-Speicher-Angebot für Privatpersonen. Das Wolkensymbol wird weiß dargestellt. Zur Nutzung reicht ein kostenloser Microsoft-Account, um kostenfrei 5 GB nutzen zu können. OneDrive kann über einen Client mit dem eigenen PC synchronisiert werden.

OneDrive for Business hingegen ist ein Angebot für Geschäftskunden und als fester Bestandteil eines Office 365 Abos (eines Planes) immer kostenpflichtig. Das Wolkensymbol wird blau dargestellt. Bei dieser Version kann pro Benutzer 1 TB Speicher genutzt werden. Auch OneDrive for Business Daten können über einen Client mit dem PC synchronisiert werden.

Neben OneDrive for Business gibt es bei den Business-Plänen noch Microsoft SharePoint. Hier liegt der Unterschied in der Verwendung der Daten.

SharePoint arbeitet mit sogenannten „Websites“. Das ist ein Speicherort in der Cloud, an dem Benutzer an Dateien, Dokumenten und Ideen zusammenarbeiten können. Personen die zu einer solchen Teamwebsite gehören, haben automatisch Zugriff auf die dort gespeicherten Daten. SharePoint bietet eine vollständige Palette von Dokumentbibliotheken, Aufgabenlisten, Kalendern, Workflows, Wikis und anderen Features, die einem Team bei der Kommunikation und Zusammenarbeit helfen. Wie bei OneDrive for Business können Sie auch SharePoint-Daten auf Ihren Computer synchronisieren.

Sollten der Fokus eher auf die Speicherung von eigenen Daten und die Freigabe einzelner Dateien oder Ordner liegen anstatt auf die Zusammenarbeit in Teams, ist OneDrive for Business der bessere Speicherort. Möchten Sie Berechtigungen nicht für einzelne Personen, sondern auf Ebene der Teamsite vergeben (möglicher Kontext: ein Projekt) und möchten Sie, dass Teammitglieder das Dokument als eine für ein laufendes Projekt relevante Ressource erkennen, dann ist SharePoint die richtige Wahl.

Speicherung und Datenschutz

Für Unternehmen wichtige Fragen sind Verfügbarkeit, Datensicherheit und Datenschutz. Microsoft verspricht eine Verfügbarkeit von 99,9% und bietet Datensicherungen in der Cloud. Was den Datenschutz angeht, so gilt das EU-Recht, weil die Server in Europa in Dublin und Amsterdam stehen. Microsoft gewährleistet in Office 365 für Unternehmen die Richtlinien der DSGVO. Die Einführung einer deutschen Cloud-Variante ist in Planung.