Wer jeden Tag mit Microsoft Teams arbeitet, weiß jeden Tipp zu schätzen, der die Arbeit einfacher und effizienter macht. Ich selbst nutze Microsoft Teams seit der Produkteinführung und habe in den letzten Jahren viele dieser Tipps selbst gesammelt. Drei davon möchte ich Ihnen heute vorstellen. Es sind oft Kleinigkeiten, die – wie bereits gesagt – die Arbeit einfacher und effizienter macht.
Kennen Sie das? Sie arbeiten in Teams beispielsweise mit dem Planner und wollen schnell etwas im OneNote-Notizbuch des Kanals nachschauen. Dazu müssen Sie den Reiter in der oberen Navigation wechseln. Oder Sie wollen bei der Arbeit im Planner schnell einer Person im Team eine Nachricht senden. Auch hierfür müssen Sie in den Chat-Bereich in der Bereichsnavigation wechseln. Das geht auch anders. In unserem heutigen Praxistipp zeige ich Ihnen, wie Sie die Funktion der Pop-up-Fenster aktiv für mehr Effizienz bei der Arbeit mit Teams nutzen können.
Apple hat am Mittwochabend den offiziellen Erscheinungstermin für die brandneuen Betriebssysteme iOS 16 und watchOS 9 verkündet. Beide sind ab Montag, 12. September verfügbar.
Für Nutzer von Outlook für iOS, die noch iOS 14 und älter auf ihre iPhone installiert haben, ist dieser Stichtag sehr wichtig. Am Montag, 12. September, wird Microsoft nämlich zeitgleich mit dem Erscheinen von iOS 16 den Support von Outlook für iOS für die älteren Betriebssysteme einstellen und die Mindest-Systemanforderungen auf iOS 15 setzen. Zugleich wird der Support für Outlook auf der Apple Watch mit watchOS 7 und älter eingestellt.
Was bedeutet dies für Nutzer?
Zunächst einmal werden die Geräte mit den älteren Betriebssystemen keine Updates der App mehr erhalten. Zu diesem Zeitpunkt kann sie aber noch auf den Geräten genutzt werden.
Mit der Zeit wird es bei der Nutzung von Outlook auf den älteren Betriebssystemen aber zu Problemen kommen. Laut Microsoft soll die App dann die Synchronisation von E-Mails und Kalendern einstellen.
Nutzer von Outlook auf dem iPad haben übrigens noch etwas Zeit. iPadOS 16 ist nicht fertig geworden und erscheint später.
Microsoft To Do ist das zentrale Werkzeug für das Aufgabenmanagement im Microsoft-Universum. Dort laufen alle Aufgaben ein, die ein Nutzer über Outlook, Teams oder den Microsoft Planner zugewiesen bekommt oder selbst anlegt. Neben der To Do Desktop-App und der App für Mobilgeräte gibt es eine weitere App innerhalb von Teams. Alle Apps synchronisieren sich in Echtzeit automatisch.
Kennen Sie die Situation? Sie sind unterwegs und müssen schnell einen Gedanken, eine Idee irgendwo festhalten, sodass Sie sie später schnell wiederfinden und weiter bearbeiten können. Ideal hierfür ist OneNote, welches Sie auch auf Ihrem Smartphone nutzen können. Nun kommt es vor, dass Sie keine Zeit oder Lust haben, Ihre Gedanken oder Ideen über die Smartphone-Tastatur einzutippen. Dafür bieten Ihr Smartphone und OneNote zwei pfiffige Alternativen.
Wenn Sie eine Word-Datei über OneDrive oder SharePoint Online mit anderen Personen teilen, können Sie die Freigabe auch im sogenannten Überprüfungsmodus erteilen. Der Überprüfungsmodus schränkt die Empfänger darauf ein, im Dokument nur Kommentare zu ergänzen, oder im Nachverfolgungsmodus Anpassungen am Dokument vorzunehmen. Solche Anpassungen muss der Autor genehmigen. Versehentliche oder direkte Änderungen am Text sind für den Empfänger mit dem Modus nicht möglich.
Die Kommentarfunktion in Microsoft Word gibt es schon sehr lange. Ein Nutzer konnte in einem Dokument an einer bestimmten Textstelle einen Kommentar hinterlassen, der später von einer anderen Person, z. B. dem Autor, gelesen, bearbeitet oder gelöscht werden konnte. Mit der Einführung der Online-Zusammenarbeit in der Cloud über Microsoft365 / Office365 wurde diese Kommentarfunktion noch einmal deutlich verbessert. Jetzt konnten mehrere Nutzer zugleich in einem Dokument arbeiten und Kommentare schreiben und darauf antworten. Was viele aber nicht wissen: Man kann sogar innerhalb der Kommentare in einem Dokument live chatten.
Wie alle Collaboration-Plattformen hat auch Microsoft Teams eine Chat-Funktion. Darüber können Sie mit anderen Teams-Mitgliedern einzeln oder in Gruppen-Chats kommunizieren. Über sogenannte Kurzbefehle (Shortcuts) können Sie aber auch System-Funktionen aufrufen. Teilweise sind dies auch automatisierte Prozesse, die Sie normalerweise in mehreren Schritten erledigen müssen. Hierzu zählt z. B. die Änderung Ihres Status in Teams. Zusätzlich zu den Shortcuts bietet Teams Ihnen auch viele Tastenkombinationen, mit denen Sie ähnliche Ergebnisse erzielen. Ich erkläre Ihnen heute, wie Sie die Kurzbefehle finden und welche es gibt. Auf einige dieser Kurzbefehle gehe ich dann genauer ein.
Anfang Juni hatten wir Ihnen gezeigt, wie Sie Microsoft Teams als Schaltzentrale für Ihre tägliche Arbeit nutzen können, indem Sie zusätzliche Apps in die Bereichsnavigation an der linken Fensterseite anheften, um sie für den Direktzugriff verfügbar zu machen.
Jetzt bietet Ihnen Microsoft die Möglichkeit, auch die anderen Office-Apps Word, Excel und Powerpoint zusätzlich zu OneNote in die Bereichsnavigation zu integrieren und dort per Direktzugriff verfügbar zu machen. Diese Maßnahme ist Teil einer ganzen Reihe von Optimierungen der Teams-Benutzeroberfläche.
Praxistipp: Dateimanagement mit SharePoint und OneDrive
Im geschäftlichen Microsoft Office Universum (Office365 /Microsoft 365) gibt es zwei Speicherorte in der Cloud: SharePoint Online für alle Daten, die aus Teams kommen und OneDrive for Business für Ihre persönlichen Daten, d. h. die Dateien, die Sie nicht mit anderen Personen im Unternehmen teilen wollen.
Wir haben dies genauer im Artikel „Einführung in SharePoint Online“ erklärt.
Je nachdem, auf welche Daten Sie zugreifen wollen, müssen Sie Ihre SharePoint Online Websites besuchen oder eben Ihr OneDrive for Business. Der Wechsel ist natürlich lästig.
Mit einem Trick können Sie beiden zusammenlegen, indem Sie Ihre SharePoint Online Dokument mit OneDrive verknüpfen.
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