Announcement – Microsoft Outlook bekommt Teilen-in-Teams-Funktion

Die Integration der Microsoft Produkte untereinander schreitet weiter voran. Microsoft kündige jüngst an, eine Teilen-in-Teams-Funktion (Share to Teams) in Outlook einzubinden. Diese Funktion erlaubt es Nutzern, E-Mails inklusive Anhängen aus Outlook in jeden Chat oder Kanal eines Teams zu teilen, in dem der Nutzer Mitglied ist.

Die Funktion steht ab Mitte März für Outlook für Windows, Outlook Web-App und Outlook für Mac zur Verfügung. Die mobilen Apps von Outlook werden die Funktion vorerst nicht erhalten.

Wenn der Nutzer diese Funktion in einer Outlook Desktop-Version oder Web-Version nutzt, öffnet sich ein Fenster im Teams-Client, wenn dieser installiert ist. Dort sehen die Empfänger eine Vorschau der geteilten E-Mail. Diese kann mit einem Klick geöffnet und dann komplett gelesen werden.

Ist der Teams-Desktop-Client nicht installiert, öffnet sich ein neues Fenster in Outlook.

Technisch notwendig ist ein kleines Add-In für Outlook, dass nach der Einführung der Funktion automatisch beim nächsten Start des Teams-Client installiert wird.

Mit Outlook teilen

Übrigens: Wenn Sie eine Unterhaltung in Teams mit einer E-Mail in Outlook teilen wollen, geht das jetzt schon, ohne dafür Teams verlassen zu müssen. Dieses Feature ist praktisch, wenn Benutzer Unterhaltungen oder Statusaktualisierungen mit Benutzern außerhalb ihres unmittelbaren Teams oder sogar außerhalb Ihrer Organisation teilen müssen. Wechseln Sie in Teams zum Anfang der Unterhaltung, wählen Sie ˙˙˙ und dann Mit Outlook teilen aus.

Wie Sie Benachrichtigungen in Teams richtig einstellen

Es gibt nicht wenige Benutzer, die der Kommunikation via Chat eher skeptisch gegenüberstehen. Zum einen liegt das an der oft nicht vorhandenen Abgrenzung, welche Informationen gechattet und welche gemailt werden sollen. Zum anderen liegt das an den vielen Benachrichtigungen, die den Benutzer über Teams erreichen.

Eine davon ist das Benachrichtigen über einen Banner, das von rechts in den Bildschirm eingeblendet wird, wenn Sie eine neue Nachricht erhalten haben.

Banner haben aber den großen Nachteil, dass sie Ihre Aufmerksamkeit zu sehr in Anspruch nehmen und Sie von der Tätigkeit, die Sie gerade ausführen, zu sehr ablenken. Passen Sie die Benachrichtigungen in Teams an

Sie sind gut beraten, wenn Sie die Benachrichtigungen in Teams auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Möglichst so, dass Sie durch die Benachrichtigungen von Ihrer momentanen Tätigkeit nicht abgelenkt werden, aber trotzdem keine neuen Nachrichten oder Aktivitäten verpassen.

Dazu haben Sie in Teams zwei Steuerungsmöglichkeiten:

1.    Benachrichtigungen für den Kanal einstellen

Sie können für jeden Kanal einzeln definieren, ob und wie Sie über Nachrichten in diesem Kanal benachrichtigt werden wollen.

Klicken Sie auf die drei Punkte  auf der rechten Seite eines Kanals [1] und wählen anschließend aus dem Menü den Punkt Kanalberechtigungen [2] . Entscheiden Sie sich für die benutzerdefinierte Variante [3], um Ihre individuellen Einstellungen vorzunehmen.

Hier steuern Sie die Benachrichtigungen für Alle neuen Beiträge und für die Kanalerwähnungen. Kanalerwähnung bedeutet, dass Sie einem Post @Kanalname voraus stellen können. Damit wird der Post in dem erwähnten Kanal veröffentlicht. Für beide stehen die gleichen Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung.

Banner und Feed

Von dieser Einstellung rate ich Ihnen ab, da das Banner, das rechts unten im Monitor eingeblendet wird, Ihre Aufmerksamkeit zu sehr in Anspruch nimmt.

Nur in Feed anzeigen

Ich empfehle Ihnen diese Einstellung. Einerseits verpassen Sie nichts, andererseits entscheiden Sie, wann Sie sich die neuen Nachrichten anschauen möchten. Die Auflistung der Feeds finden Sie in der linken Navigationsleiste unter Aktivität.

Aus

Möchten Sie in keiner Weise über neue Nachrichten in einem Kanal informiert werden, so wählen Sie die Auswahl Aus. Sie erhalten nun keinerlei Benachrichtigungen aus diesem Kanal.

Wählen Sie die Einstellung Aus für die Kanäle des Teams, die nicht zu Ihren Kernteams gehören. Erstellen Sie sich eine Regelaufgabe, etwa für jeden Freitag, die Sie daran erinnert, in die Chats dieser Kanäle hineinzuschauen.

Der Aktivitäten-Feed in Teams

Der Aktivitäten-Feed in Teams ist sozusagen das Protokoll aller Aktivitäten. Dort wird alles festgehalten, was in einer Organisation geschieht – und zwar über Alle Teams hinweg, in denen Sie Mitglied sind. Sie können innerhalb des Eintrags sehen, in welchem Team und Kanal eine Aktivität erfolgt ist.

Mit einem Klick auf den gewünschten Eintrag gelangen Sie sofort in den Post, in dem Kanal, in dem er erstellt wurde. Haben Sie sich für  Einstellung Nur in Feed anzeigen entschieden, so wird die Anzahl der neuen Nachrichten in einem roten Kreis bei den Aktivitäten angezeigt.

Neue Nachrichten aus dem 1:1-Chats oder dem Gruppenchat werden immer im Navigationsicon Chat angezeigt.

 

 

 

2.    Benachrichtigungen über Ihr Profil einstellen

Rufen Sie dazu Ihr Profil auf (oben recht auf Ihr Bild klicken) und wählen Sie den Punkt Einstellungen aus. In dem daraufhin erscheinenden Fenster wählen Sie Benachrichtigungen.

E-Mails zu verpassten Aktivitäten

Legen Sie hier fest, in welchem Intervall Sie eine E-Mail über verpasste Aktivitäten erhalten wollen. Die Standardeinstellung ist Täglich. Sie können diese Art der Benachrichtigung aber auch ausschalten.

Teams und Kanäle

Mit einem Klick auf die Kachel Benutzerdefiniert wird Ihnen das folgende Fenster angezeigt.

Wie Sie sehen, habe ich alle Benachrichtigungen für die Kanalchats auf Nur in Feed anzeigen gesetzt. Meiner Erfahrung nach ist es die Einstellung, bei der die Benachrichtigungen über neue Nachrichten nicht nerven.

Chat

Benachrichtigungen über neue Nachrichten, die aus dem 1:1-Chat oder Gruppenchat kommen, stellen Sie hier ein. Unter anderem, wie Sie bei @Erwähnungen informiert werden wollen. Mit @Erwähnungen sind die Namenserwähnungen gemeint, wie Sie sie auch aus WhatsApp kennen.

Besprechungen

Hier können Sie z.B. definieren, ob Sie mit einem Banner benachrichtigt werden wollen, wenn eine Besprechung gestartet ist oder ob Sie nicht darüber informiert werden.

Personen

Tragen Sie hier die Personen ein, über deren Statusänderung Sie benachrichtigt werden wollen. Sie werden benachrichtigt, sobald diese Personen als verfügbar oder offline angezeigt werden. Dies Funktion ist gerade in Homeoffice-Zeiten sehr praktisch. Sie werden informiert, wenn eine andere Person aus dem Team online ist.

Sonstiges

Unter Sonstiges können Sie einstellen, ob jemand, den Sie kennen, dem Team beigetreten ist.

Fazit

Über die Benachrichtigungen bleiben Sie auf dem Laufenden, was in Ihren Teams passiert. Je nachdem, wie viele Teams und Teammitglieder es gibt, können die Benachrichtigungen aber „ziemlich heftig“ werden und sie von Ihrer eigentlichen Arbeit ablenken. Hier ist ratsam, die Banner abzuschalten und nur den Feed zu nutzen. Dadurch bleiben Sie einerseits mit einem Blick auf dem Laufenden, können andererseits aber selbst den Zeitpunkt bestimmen, wann Sie informiert werden wollen.

Microsoft OneNote – Informationen im Unternehmen digital verwalten/managen

Microsoft OneNote ist ein pfiffiges Programm, mit dem man Gedanken, Ideen und andere Notizen schnell und einfach festhalten und verwalten kann. Die Daten werden in einem Notizbuch gespeichert, das in Abschnitte, Seiten und Unterseiten gegliedert werden kann.

Die erste Version von OneNote erschien bereits 2003 und ist damit deutlich älter und länger verfügbar als Office (Microsoft) 365, die Cloud-Suite von Microsoft. OneNote führte lange Zeit einen Dornröschenschlaf und wurde erst mit der Einführung von Office 365 so richtig beliebt – und nützlich.

Verschiedene OneNote-Versionen auf verschiedenen Systemen

Setzt man heute OneNote im Rahmen von Office 365 ein, bedeutet dies, dass die Notizbücher nicht mehr lokal oder auf einem Dateiserver, sondern in der Cloud abgelegt werden. Das hat für Sie als Nutzer den großen Vorteil, mit unterschiedlichen Endgeräten im selben Notizbuch arbeiten zu können. Im Büro mit Ihrem PC, im Homeoffice oder unterwegs mit Ihrem Smartphone oder Tablet. Dafür muss auf jedem Endgerät eine entsprechende Software oder App von OneNote installiert und das entsprechende Notizbuch auf diesem Gerät geöffnet sein.

Ich habe Ihnen die verschiedenen Optionen nachfolgend zusammengestellt:

OneNote auf einem PC/Notebook

Auf Ihrem PC oder Notebook ist OneNote in der Regel als Programm installiert (z.B. OneNote 2016). Das Programm ist optimiert für das Arbeiten an einem stationären PC mit großem Monitor und bietet umfangreiche Funktionalitäten an:

Wenn Sie mit Windows 10 auf Ihrem Gerät arbeiten, wird zusätzlich noch eine weitere Variante von OneNote installiert: die App „OneNote für Windows 10“. Die Windows-App ist für das Arbeiten mit Stift auf einem Tablet optimiert. Der Funktionsumfang in der Menüleiste ist deshalb auch eingeschränkt:

OneNote auf einem Surface

Auf einem Surface oder einem ähnlichen Gerät, auf dem Windows 10 läuft, finden Sie den Funktionsumfang wie beim PC oder Notebook.

OneNote auf einem Nicht-Windows-Tablet und Smartphone (Android oder iOS)

Bei diesen Geräten müssen Sie oder Ihre IT-Abteilung zunächst dafür Sorge tragen, dass die App OneNote installiert ist. Für diese Geräte wird über den jeweiligen App-Store eine OneNote-App installiert, die für das Arbeiten mit dem Smartphone bzw. Tablet optimiert ist.

Darüber hinaus gibt es noch eine Webversion von OneNote, die für das Arbeiten mit einem Webbrowser optimiert wurde. Mit der Webversion kann ein OneNote-Notizbuch selbst dann bearbeitet werden, wenn auf Ihrem Endgerät OneNote weder installiert ist noch die App zur Verfügung steht. Und auch hier sieht das Menü nochmal anders aus:

Welche Vorteile bringt die Nutzung von OneNote?

Schon wenn Sie sich „nur“ für Ihre persönliche Organisation mit OneNote unterstützen lassen, steigert das Ihre Produktivität.

Ein weiterer Vorteil der Speicherung des Notizbuches in Office 365 ist der, dass Sie das Notizbuch auch für andere Personen, z.B. für Ihre Monteure, freigeben können. Dieser Umstand erleichtert die Kommunikation zwischen Innen- und Außendienst enorm. Und wenn Sie vor Ort kein WLAN zur Verfügung haben, können Sie mit dem Notizbuch auch offline arbeiten. Sobald OneNote erkennt, dass das Notizbuch wieder erreichbar ist, wird es automatisch mit der Cloud synchronisiert. So steigern Sie die Produktivität des ganzen Unternehmens.

OneNote und Teams

OneNote ist seit einiger Zeit auch in Microsoft Teams integriert. Sobald ein Team in Microsoft Teams erstellt wird, wird gleichzeitig im Hintergrund ein Notizbuch für das Team angelegt. Mit einem OneNote-Teamnotizbuch zu arbeiten, hat viele Vorteile für das Team: Dort können die unterschiedlichsten Informationen zentral und für alle Mitglieder gut erreichbar abgelegt werden, zum Beispiel:

  • Einsatzpläne
  • Montageanleitungen
  • Abhakbare Checklisten
  • Informationen zum Auftrag
  • Informationen zum Kunden
  • Dokumentationen des Kundenbesuches

Meine persönlichen Tipps für Ihre Arbeit mit OneNote

  • Sobald Sie in einer OneNote-Seite zu schreiben beginnen, wird automatisch ein Notizencontainer erzeugt, der sich ähnlich wie ein Textfeld in Word verhält. Je nach eingegebenem Text erweitert er sich dynamisch nach rechts und nach unten. Sie können an jede beliebige Stelle in der OneNote-Seite doppelklicken, um dort zu schreiben und einen Notizencontainer zu erstellen. Da OneNote-Seiten keinerlei vorgegebene Struktur haben, können Sie die vorhandenen Notizencontainer beliebig auf der Seite positionieren oder verschieben.
  • Tabellen helfen beim strukturierten Eingeben von Texten in OneNote. Im Nachhinein sind sie in der Regel auch leichter zu ändern und anzupassen als Fließtext. Außerdem lassen sich Tabellen in OneNote sortieren. Sie können aber auch entweder eine vorhandene Excel-Tabelle als Anhang oder eine neue Excel-Tabelle als Objekt in die OneNote-Seite einfügen.
  • Dank der Integration mit Outlook, können Sie sogar Mails an Ihr OneNote senden. Dies hat den Vorteil, dass Sie sich einfach Notizen in dieser jetzt zu einer OneNote-Seite gewordenen ehemaligen E-Mail machen können.
    Beim Senden von Outlook nach OneNote bleiben Links und Anhänge übrigens erhalten und können in OneNote geöffnet werden. Die Mail verbleibt nach dem Senden in Outlook.
  • In Situationen, wo Tippgeräusche stören, so z.B. in einer Besprechung oder bei einem Kundentermin, können Sie sich handschriftliche Notizen in einer OneNote Seite machen, sofern Sie ein Endgerät mit Stifteingabe, z.B. ein Surface, besitzen.
  • Wenn auf Ihrem PC oder Notebook OneNote als Programm installiert ist, wird automatisch ein Druckertreiber mit dem Namen „Send to OneNote 2016“ eingerichtet. Das ermöglicht es Ihnen, aus jeder Anwendung, die auf Ihrem PC installiert ist, einen Ausdruck einer Datei in OneNote zu erzeugen. Der virtuelle Ausdruck wird als Bild in die OneNote-Seite eingefügt. Auch diese Funktion lässt sich sehr gut einsetzen, um zum Beispiel Besprechungen oder Kundentermine smarter vor- und nachzubereiten.
  • Die Funktion „Bildschirmausschnitt einfügen“ gibt es auch in den anderen Office-Programmen, aber in OneNote nutze ich sie besonders häufig. Die Funktion legt den Bereich, den Sie in einem Fenster mit der Maus aufgezogen haben, als Bild in die OneNote-Seite ab. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, schnell bebilderte Anleitungen in OneNote zu erstellen.

Und zum Abschluss noch ein paar Praxisbeispiele zum Nachahmen:

  • Es gehört zu meinem Tagesgeschäft, regelmäßig im Web zu recherchieren. Zur Dokumentation der Rechercheergebnisse nutze ich OneNote. Ich rufe die gewünschte Webseite auf, markiere einen Bereich wie vorhin beschrieben und kopiere diesen in die Zwischenablage. Dann wechsle ich zu einer OneNote-Seite und füge den Bereich ein.
  • Noch eleganter funktioniert das Kopieren aus Webseiten mit einem kleinen Plugin namens OneNote-Clipper, das es mittlerweile für alle gängigen Browser gibt. Dieser erstellt komplette oder partielle Screenshots einer Seite auf Knopfdruck und speichert die Datei als Bild in ein vorher ausgewähltes OneNote Notizbuch. Sie finden den Clipper unter https://www.onenote.com/clipper.

  • OneNote bietet natürlich auch die Möglichkeit, Bilder einzufügen. Auch wenn die Möglichkeiten, das Bild zu bearbeiten, sehr reduziert sind, versteckt sich doch eine fantastische Funktionalität in den eingefügten Bildern: OneNote kann nach Texten im Bild suchen. So können Sie Vorgänge und Abläufe in OneNote mit Fotos und Bildern dokumentieren, ohne diese in einem zusätzlichen Schritt verschlagworten zu müssen.
  • In meinem Alltag arbeite ich konsequent mit Checklisten. In OneNote erstellen Sie sehr schnell abhakbare Checklisten, indem Sie vor einen beliebigen Text in der OneNote-Seite eine klickbare Checkbox setzen. Auch hier können Sie wieder im Fließtext oder in einer Tabelle arbeiten. Tabellen haben den Vorteil, dass Sie die Spalten sortieren können. Auf dem Smartphone und Tablet können Sie die Haken auch mit dem Finger erzeugen.

Das Ende des Privacy Shield – das ist zu tun

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat in seinem Urteil im Juli 2020 (Rechtssache C-311/18) die Datenschutzvereinbarung „Privacy Shield“ zwischen der EU und den USA für ungültig erklärt. Die Richter meinten, dass dieses “Datenschutzschild” nicht (mehr) ausreicht, um personenbezogene Daten rechtskonform in die USA zu übertragen. Eine Alternative ist bislang nicht in Sicht. Das Urteil hat weitreichende Folgen für alle Unternehmen und andere Anbieter, die personenbezogene Daten aus der EU in Drittstaaten wie die USA übertragen.

Betroffen hiervon sind nicht nur die Nutzer verschiedener Social-Media-Plattformen wie Facebook, Twitter und Instagram, sondern auch Nutzer der Cloud-Anbieter wie Microsoft, Amazon und Google sowie Webseitenbetreiber, die entsprechende Daten in die USA oder ein anderes unsicheres Drittland weiterreichen. Deutsche Unternehmen finden sich plötzlich in einer rechtlich schwierigen Lage wieder und müssen nun unmittelbar tätig werden.

Was ist zu empfehlen?

Als Erstes empfehlen die Juristen und Datenschutzexperten, alle Hinweise auf das Privacy Shield aus Ihren Datenschutzerklärungen entfernen. Diese Hinweise berufen sich auf eine Vereinbarung, die für ungültig erklärt wurde.

Dann sind folgende Punkte zu prüfen:

  1. Klären Sie zuerst, ob Sie überhaupt personenbezogene Daten in die USA (oder ein anderes Drittland) übertragen. Diese Frage ist beispielsweise von all denjenigen zu bejahen, die eine Facebook-Seite, ein Twitter- oder Instagram-Profil oder einen YouTube-Kanal betreiben, Clouddienste wie Amazon Web Services (AWS), Dropbox, Google Cloud, Microsoft OneDrive und Office 365 nutzen oder eine Webseite bei wordpress.com betreiben.
  2. Falls Sie personenbezogene Daten in die USA (oder ein anderes Drittland) übertragen, lassen Sie durch einen Juristen und Datenschutzexperten klären, ob der 49 der DSGVO (Ausnahmen für bestimmte Fälle) für Ihren Fall eine Lösung darstellen kann, zumindest so lange, bis es wieder eine rechtsgültige EU-Richtlinie gibt.
  3. Prüfen Sie, ob bereits sog. Standardvertragsklauseln mit den einzelnen Anbietern vorliegen oder ob Sie solche individuell abschließen können.
    Sollten US-Unternehmen wie Microsoft, Google oder Facebook solche Standardvertragsklauseln bereits anbieten, können Sie sich darauf berufen, dass diese konkret vereinbarten Standardvertragsklauseln noch in Kraft sind, bis ein Gericht sie für unwirksam erklärt. Sie müssen aber mit jedem einzelnen Anbieter abklären, ob er eine solche Standardvertragsklausel anbietet oder abschließt.Die Lösung über die Standardvertragsklauseln ist allerdings zum jetzigen Zeitpunkt unsicher und eher eine Übergangslösung. Denn der EuGH fordert, dass solche Standardvertragsklauseln nur dann als Rechtsgrundlage für Datentransfers in Drittländer dienen können, wenn das Datenschutzniveau auch tatsächlich gewahrt wird. Und das ist in jeder Hinsicht sehr fraglich.

Was Sie sonst tun können

  1. Bei Anbietern den Datenschutz abfragen
    Einige Juristen empfehlen, den US-Unternehmen, deren Dienste Sie nutzen, diesen Fragebogenzukommen zu lassen. Damit wird überprüft, inwieweit die diese Unternehmen zumindest bestätigen, die europäischen Datenschutzanforderungen zu erfüllen. Wenn Sie irgendwann in die Verpflichtung eines Nachweises kommen, dann können Sie im Falle einer Bejahung der Fragen zumindest nachweisen, dass Sie aktiv auf die Unwirksamkeit des Privacy Shields reagiert zu haben.
  2. Nach europäischen Servern fragen
    Viele Anbieter, wie z. B. Amazon, Google oder Microsoft bieten die Möglichkeit an, dass Daten auf EU-Servern gespeichert werden. Ob dennoch personenbezogene Daten über den Atlantik wandern ist ungewiss, aber zu vermuten. Diese Vorgehensweise ist zumindest etwas sicherer.
  3. Keine US-Dienstleister einsetzen
    Setzen Sie keine Dienstleister ein, die Daten in den USA verarbeiten. Das ist oft leichter gesagt als getan. Alternativen zu Facebook, Instagram & Co. gibt es nicht. Hier kann man nur ganz aussteigen. Im Bereich Newsletter- und E-Mail Marketing gibt es deutsche Anbieter. Bei der Nutzung von Office-Software wird die Sache ebenfalls schwierig.

Was sagt Microsoft?

In einer Stellungnahme von Microsoft vom 20. Juli 2020 stellt der Konzern klar: „Gewerbliche Kunden können unsere Dienste weiterhin in Übereinstimmung mit dem europäischen Recht nutzen. Das Urteil des EuGH nimmt ihnen nicht die Möglichkeit, heute Daten zwischen der EU und den USA über die Microsoft Cloud zu übertragen.

„Wir bieten unseren Kunden bereits seit einigen Jahren überlappende Schutzmaßnahmen für den Datentransfer in Drittstaaten an, sowohl mit dem Abschluss der Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses, SCC) als auch mit dem EU-US-Privacy-Shield. Auch wenn mit der Entscheidung des EuGH die weitere Verwendung des Privacy Shield für ungültig erklärt wurde, bleiben die SCC weiterhin gültig. Unsere gewerblichen Kunden sind bereits durch die SCC geschützt.“

 

Microsoft habe seine vorhandenen Standardvertragsklauseln der Artikel-29-Datenschutzgruppe der EU zur Prüfung und Genehmigung vorgelegt. Die Artikel-29-Datenschutzgruppe hat demnach festgestellt, dass die Implementierung der Bestimmungen in den Vereinbarungen von Microsoft ihre strengen Anforderungen erfüllt. Microsoft erhielt als erster Clouddienstanbieter ein Bestätigungs- und Genehmigungsschreiben seitens der Datenschutzgruppe. Die Genehmigung bezog sich auf die in den Standardvertragsklauseln 2010/87/EU dargelegten Vereinbarungen, jedoch nicht auf die Anhänge, die die Übertragung von Daten und die vom Datenimporteur implementierten Sicherheitsmaßnahmen beschreiben. Die Anhänge können von der Datenschutzbehörde separat analysiert werden.

Weitere Infos zu den Microsoft-Standardvertragsklauseln stehen unter https://docs.microsoft.com/de-de/microsoft-365/compliance/offering-eu-model-clauses?view=o365-worldwide zur Verfügung.

Fazit

Die Ausgangslage ist einerseits klar und deutlich, anderseits auch rechtlich schwierig. Durch das Urteil des EuGH sind im Grunde fast alle US-Anbieter für deutsche und europäische Unternehmen tabu. Denn die amerikanischen Datenschutzbestimmungen sind keinesfalls ausreichend für die europäischen Behörden. Da man von heute auf morgen aber nicht erwarten kann, dass alle europäischen Unternehmen auf europäische Anbieter wechseln (die oft gar nicht gibt), sind Übergangslösungen wie zuvor beschrieben sinnvoll. Was in Zukunft passiert, weiß niemand. So sehr sich die US-Unternehmen auch anstrengen, solange die Regierung und die Behörden nicht ein grundsätzliches Umdenken einläuten, haben wir in Europa das Nachsehen.

Anmerkung: Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung und auch nicht als solche zu verstehen. Es handelt sich um eine Zusammenstellung von Hinweisen und Ratschlägen erfahrener Juristen.

Aufgabenmanagement in Microsoft Teams und Office 365

Der Aufgabenbereich in Outlook ermöglicht es uns schon jahrzehntelang Aufgaben digital zu verwalten. Mit den beiden Aufgabenmanagement-Tools Planner und To-Do haben zwei neue Protagonisten in Office 365 die Bühne betreten. Damit existieren nun 3 Aufgabentools, mit denen Sie arbeiten können.

 

 

 

Es ist für den Anwender auf den ersten Blick nicht ganz einfach zu erkennen und zu entscheiden, welches Tool für welchen Zweck sinnvoll eingesetzt werden kann. In diesem Artikel möchte ich Licht ins Dunkle bringen und Ihnen eine Hilfestellung für den effektiven Einsatz dieser Tools geben.

Persönliche Aufgaben versus Teamaufgaben

Microsoft unterscheidet strikt zwischen diesen beiden Anforderungen in einem Unternehmen. Mit dem Tool Planner bilden Sie die Teamaufgaben in einem Team ab. Das Tool To-Do und der Aufgabenbereich von Outlook ist für das Managen der persönlichen Aufgaben optimiert. Spannend ist natürlich die Frage, ob diese Programme sich untereinander unterhalten und abstimmen. Die Antwort lautet: Ja, das tun sie. Jedenfalls in Teilen. Das möchte Ihnen an dem folgenden Schema verdeutlichen.

© Helmut Gräfen, team babel AG

In der Abbildung ist zu erkennen, dass Sie den Planner in ein Team in Microsoft Teams einbinden können. Der Planner kann zusammen mit Teams genutzt werden, muss aber nicht. Selbst wenn Sie sich im Unternehmen noch nicht für den Einsatz von Teams entschieden haben, müssen Sie auf den Planner nicht verzichten.

Der Planner arbeitet mit dem Kanban- oder Scrum-Ansatz. Beide Methoden kommen aus dem agilen Aufgaben- bzw. Projektmanagement und arbeiten mit sogenannten Boards, die die Aufgaben übersichtlich in Spaltenform anzeigen. Auch der Planner stellt die Aufgaben in Spalten dar, die dort Buckets genannten werden. Sie können beliebig viele Buckets erstellen und frei benennen, z.B. nach Sparten, Themen, Projekten, Aufträge etc. Um mit dem Planner arbeiten zu können, müssen Aufgabenpläne angelegt werden. Die Aufgaben, die einer Person im Planner in einem Aufgabenplan zugewiesen wurden, sieht diese Person auch in seiner App To-Do, die in verschiedene Gruppen gegliedert ist. Werden dieser Person nun aus mehreren Aufgabenplänen (mit oder ohne den Einsatz von Teams) Aufgaben zugeordnet, sieht er alle Aufgaben aus allen Aufgabenplänen in To-Do in einer Gruppe namens Ihnen zugewiesen. So hat jede Person sowohl die Ansicht auf alle Teamaufgaben im Planner als auch auf seine persönlichen Aufgaben in To-Do.

Dort kann die Person übrigens auch Aufgaben eintragen, die sie zwar zu erledigen hat, die aber nicht im Kontext von Teamaufgaben stehen. Diese Aufgaben sind in To-Do in der Gruppe Aufgaben zu finden. Alle Aufgaben aus dieser Gruppe sind wiederum im Aufgabenbereich der Person in dessen Outlook zu sehen. Aufgaben, die die Person in ihrem Outlook erstellt, sind wiederum in der Gruppe Aufgaben in To-Do zu sehen. Outlook und To-do gleichen sich ständig und automatisch miteinander ab. Leider sehen Sie die Aufgaben, die Ihnen über Aufgabenpläne im Planner zugewiesen wurden, nur in To-Do und nicht im Aufgabenbereich von Outlook.

Rund um das Thema Aufgabennutzung ist es wichtig zu wissen, dass Microsoft im Laufe des Jahres 2019 den herkömmlichen Aufgabenbereich in der Webversion von Outlook durch die App To-Do ersetzt hat. Im installierten Outlook dagegen wird immer noch mit dem herkömmlichen Aufgabenbereich, den Sie vielleicht kennen und auch schon nutzen, gearbeitet. An der Aufgabenverwaltung im installierten Outlook hat sich seit der Einführung von To-Do nichts geändert.

Ein großer Vorteil der Outlook Aufgaben ist es, dass Sie eine Aufgabe an eine andere Person übertragen können und eine Aufgabe von einer anderen Person übertragen bekommen können. Übertragen Sie eine Aufgabe an eine andere Person, so haben Sie die Möglichkeit, eine Kopie dieser Aufgabe in Ihrem Aufgabenbereich in Outlook zu behalten. Die übertragene Aufgabe und die Kopie sind dynamisch miteinander verbunden. Jede Änderung, die in der übertragenen Aufgabe von der entsprechenden Person vorgenommen wird, wird automatisch und ohne Ihr weiteres Zutun in Ihre Kopie übertragen. Wenn die Aufgabe erledigt wurde, wird auch Ihre Kopie als erledigt dargestellt. Das Verwenden dieser Funktionalität erspart viele Statusnachfragen per Telefon, Mail oder Chat.

Sowohl der Planner als auch To-Do sind als Apps für iPhones/iPads und Android-Handys und -Tablets verfügbar. Das ist enorm hilfreich für das mobile Aufgabenmanagement, wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter auf der Baustelle oder anderweitig unterwegs sind. Für den Aufgabenbereich von Outlook gibt es von Microsoft leider keine mobile App. Wer auch mit dem Outlook-Aufgaben mobil arbeiten möchte, dem sei die Android-App Nine empfohlen. Ich nutze diese App schon seit Jahren. Sie kostet zwar gut 10 €, aber dafür bekommen Sie ein professionelles Tool, dass die Mails, Termine und Aufgaben aus Ihrem Outlook mobil sehr gut dargestellt und mit dem Sie mobil produktiv arbeiten können. Es ist auch ohne Probleme möglich, Nine und To-Do auf dem Handy parallel einzusetzen. Das tue ich zum Beispiel deshalb, weil eine Aufgabe über die mobile App To-Do deutlich schneller angelegt ist als das in anderen Apps der Fall ist.

Stellt sich die nun Frage, wann welches Tool für Sie und Ihre Anforderungen Sinn macht. Um Ihnen diese Entscheidung einfacher zu machen, habe ich die gängigen Anwendungsmöglichkeiten in der folgenden Tabelle dargestellt.

Planner

To-Do

Outlook-Aufgaben

Aufgaben im Team managen

X

Als Registerkarte in Teams einbinden

X

X

Abbilden eines agilen Aufgabenmanagements
(Kanban- oder Scrum-Methoden)

X

X

Aufgaben an andere Personen übertragen, ohne automatische Statusverfolgung

X

Aufgaben mehreren Personen zuweisen

X

Grafische Übersicht der Teamaufgaben auf Knopfdruck (z.B. Status)

X

X

Arbeiten mit dem Planner

X

Mails in Aufgaben umwandeln

X

X

Aufgaben an andere Personen übertragen, mit automatischer Statusverfolgung

X

X

Nutzung von Kategorien

X

X

frei gestaltbare Darstellung der Aufgaben

X

X

Serienaufgaben erstellen

X

Aufgabenverwaltung auf dem Handy

X

Arbeiten mit Teilaufgaben
(Schritte in einer Aufgabe)

X

Aufgabenblöcke (Listen) mit mehreren Personen teilen

X

X

Aus meiner Erfahrung heraus sollten Sie sich unbedingt mit dem Thema des digitalen Aufgabenmanagements in Ihrem Unternehmen beschäftigen und prüfen, welche Tools Sie aus Ihrem Office-365-Paket dafür einsetzen wollen, falls Sie das nicht schon längst getan haben. Auf jeden Fall birgt dieses Thema ein nicht zu unterschätzendes Potential, die Produktivität im Unternehmen zu steigern.

Effektives Teamwork mit Microsoft Teams

Heute möchte ich Ihnen Microsoft Teams vorstellen. Microsoft bezeichnet Teams als ein Collaboration-Tool und einen chatbasierten Arbeitsraum in der Microsoft-Cloud. Anders formuliert: Teams vereinfacht im Unternehmen das gemeinsame Arbeiten an Dateien mit mehreren Personen sowie das zielgerichtete Kommunizieren zwischen diesen Personen via Chat. Diese Funktionen machen das Tool für viele Unternehmen interessant. Gerade da, wo Mitarbeiter vor Ort beim Kunden arbeiten, aber in Kontakt und Austauschmit mit dem Innendienst bleiben müssen, spielt Microsoft Teams seine Stärken aus. Aber dazu später mehr. Nicht jeder Plan (Abo-Modell), den Sie buchen können, enthält auch Microsoft Teams. Für kleine und mittlere Unternehmen empfehlen sich die Pläne Microsoft 365 Business Basic (früher: Office 365 Business Essentials) oder Microsoft 365 Business Standard (früher: Office 365 Business Premium). Preise und Unterschiede habe ich in der letzten Ausgabe dargestellt.

Wenn Sie Microsoft Teams einsetzen, sind automatisch weitere Programme von Microsoft mit im Boot. Durch die Integration von Outlook, Skype, OneNote, Planner und SharePoint sind verschiedene Anforderungen, die im Unternehmen entstehen, abgedeckt. Dazu gehört die interne und externe Kommunikation, die Datenablage und das Aufgabenmanagement. Die folgende Abbildung zeigt, welche Programme bei der Nutzung von Teams eine Rolle spielen.

Schauen wir uns zunächst die drei Kernfunktionalitäten Chatten, Besprechungen und Dateibearbeitung in Teams an:

Chatten

Die Kommunikation via Chats etabliert sich in Unternehmen zunehmend als Alternative zum Mailen. Teams unterschiedet zwischen zwei Chat-Möglichkeiten:

Teamchat

Im Teamchat chatten nur die zum Team gehörenden Personen untereinander. Und nur diese Personen sehen die gechatteten Informationen und haben Zugriff darauf. Personen, die nicht zum Team gehören, bleiben bei der Kommunikation außen vor. So findet die Kommunikation geschützt in einer geschlossenen Gruppe statt und die gechattete Information steht immer automatisch im richtigen Kontext.

1:1 Chat

Der 1:1 Chat in Teams ist gewissermaßen die geschäftliche Alternative zu WhatsApp und wird auch ähnlich wie in WhatsApp dargestellt. Im 1:1-Chat können Sie auch mit Personen chatten, die nicht zum Team gehören. Auch Gruppenchats und das Chatten mit unternehmensfremden Personen sind hier möglich. Wer schon einmal mit Skype gearbeitet hat, wird sich hier schnell zurechtfinden. Skype ist komplett in Teams integriert worden und taucht als eigenständiger Produktname oder als App in Office 365 nicht mehr auf.  Da Microsoft Teams auch als App auf Android- und Apple-SmartPhones installiert werden kann, ist die mobile Nutzung der Chats einfach und komfortabel möglich.

Video-Chats und Online-Besprechungen

Ein großer Pluspunkt von Teams sind die Video-Chats und Online-Besprechungen, die sowohl über einen PC und ein Notebook als auch über ein Tablet oder ein SmartPhone genutzt werden können. Der Unterschied zwischen Video-Chats und Online-Besprechungen besteht darin, dass sich bei einem Video-Chat alle Teammitglieder in den Chat einklinken können, ohne dafür eingeladen worden zu sein. Bei Online-Besprechungen hingegen kann nur die Person, die die Besprechung einberuft, die Teilnehmenden einladen. Online-Besprechungen können wie herkömmliche Besprechungen geplant werden, sie können allerdings auch ungeplant als sogenannte Sofortbesprechungen aufgerufen werden. Die Einladung zu der Online-Besprechung erfolgt erst beim Aufruf.

Gemeinsame Dateibearbeitung

Jedes Team im Microsoft Teams verfügt über einen eigenen Bereich zum Ablegen der teamrelevanten Dateien. Alle Teammitglieder können auf diesen Datenbereich zugreifen. Die Programmkomponente, die den Datenspeicherort für das Team beherbergt, heißt in Office 365 SharePoint Online. Auf SharePoint Online werde ich in einem späteren Blogartikel näher eingehen. Die Team-Dateien können sowohl mit dem PC als auch mit einem mobilen Windows-Endgerät, wie z.B. einem Surface, abgerufen werden.

Warum ist Microsoft Teams für Sie interessant und wie können sie es in Ihrem Unternehmen produktiv einsetzen?

Szenario 1: Austausch von Informationen und Dateien zwischen Innendienst und Außendienst

Mobilität und Erreichbarkeit werden heute von Kunden immer stärker gefordert. Die zeitnahe Reaktion auf Kundenwünsche und deren zügige Umsetzung ebenfalls. Bisher war es in der Regel so, dass die Kommunikation zwischen dem Innen- und dem Außendienst über Mails, SMS oder in den letzten Jahren auch mehr und mehr über WhatsApp abgewickelt wurden. Mails haben den Nachteil, dass Dateien nur als Kopie an die Mail gehängt werden können, eine Datenübertragung über SMS ist gar nicht möglich. WhatsApp scheint die Lösung zu sein, Kommunikation und Datenübertragung in einem Programm zu vereinen. Dabei wird allerdings zu selten bedacht, dass Daten, die über WhatsApp gesendet werden, problemlos vom Anbieter gelesen werden können und die Inhalte an den Dienstanbieter Facebook weiterleitet werden. Die Sicherheit Ihrer Daten ist definitiv nicht gewährleistet.

Mit Teams haben Sie die Möglichkeit, geschlossene Gruppen für die Kommunikation und den Datenaustauch zu definieren. Entweder nur unternehmenszugehörige Personen oder auch externe Personen, wie Kunden, Lieferanten oder Kooperationspartner. Da sowohl Chats als auch Dateien in der Cloud gespeichert und mobil abgerufen und bearbeitet werden können, sind alle Beteiligten immer auf dem aktuellen Stand des Auftrages bzw. des Projektes. Kopien von Dateien, um sie z.B. per Mail an den Außendienst zu senden, werden damit überflüssig. Versehentliches Arbeiten an falschen Datenbestand ebenfalls.

Szenario 2: Kommunikationsplattform für das Leitungsteam im Unternehmen

In der Regel kommunizieren die Mitglieder des Leitungsteams in Unternehmen über Mails. Spätestens wenn alle beteiligten Personen zusammen an einer Datei arbeiten oder gemeinsam auf Dateien zugreifen müssen, ist das Mailen nicht mehr praktikabel. WhatsApp, wie schon oben geschildert, natürlich auch nicht. Auch hier können die beteiligten Personen in Microsoft Teams einen geschlossenen Bereich anlegen, in dem sie geschützt kommunizieren, gemeinsam an Dateien arbeiten und einen gemeinsamen Speicherort für Dateien festlegen können. Stationär am PC oder mobil mit dem SmartPhone, gerade so, wie es die aktuelle Situation erfordert. Diese Anwendungsmöglichkeit ist definitiv auch Betriebsräte sehr interessant.

Szenario 3: Aufträge (Projekte) mit externen Partnern und oder Lieferanten koordinieren

Unternehmen, die mit mehreren externen Partnern gemeinsam an einem Projekt arbeiten, stehen vor der Herausforderung, sich zeitnah abzusprechen und schnell Dateien austauschen zu können. Da Microsoft Teams es erlaubt, auch externe Personen in ein Team einzubinden, kann das Unternehmen, welches das Projekt federführend betreut, ein Team für einen solchen Zweck anlegen und ist damit eventuell der Konkurrenz auch einen Schritt voraus.

Microsoft Teams kann aber noch mehr. Über frei erstellbare Registerkarten lassen sich in Teams Funktionalitäten, die Teams von Hause aus nicht bietet, leicht einbinden. Das können sowohl Tools von Microsoft als auch microsoftfremde Programme sein. In kommenden Artikel liegt der Fokus auf dem Aufgabenmanagement innerhalb eines Teams und der Aufgabenverteilung an die einzelnen Personen im Unternehmen.

Ist Office (Microsoft) 365 für Ihr Unternehmen interessant?

Aus meiner Erfahrung kann ich diese Frage mit einem klaren Ja beantworten. Gerade die Möglichkeit, eine einfach zu nutzende Plattform für das mobile Arbeiten zu haben, ist für kleine und mittelständische Unternehmen sicher von ganz besonderem Wert.  Aber der Reihe nach.

Office 365 ist eine Sammlung von Programmen, die im Internet über einen Webbrowser lauffähig sind. Eine Installation dieser Programme auf einem PC oder Notebook ist nicht erforderlich. Außerdem stellt Office 365 Speicherplatz zur Verfügung. Landläufig spricht man dann auch von Cloud-Lösungen.

Die wichtigsten Bestandteile von Office 365 sind:
  • OneDrive for Business – ein Cloudspeicher mit einer Größe von 1 TB für jeden Benutzer
  • Der Exchange-Server und Outlook – Verwaltung der Benutzer-Postfächer mit Mails, Kalender, Aufgaben und Kontakte
  • Teams – Chats, Onlinemeetings und gemeinsames Bearbeiten von Dateien
  • Teamsites und Dokumentenmanagement – Bereitstellung erfolgt über eine Software namens SharePoint Online
  • Die Office-Programme als Webversionen
  • Eine automatische Sicherung der Daten in Office 365 selbst
  • Eine dauerhafte Aktualitätsgarantie der gebuchten Software

In der Regel können Cloud-Lösungen nicht gekauft, sie können nur gemietet werden. Diese Art der Softwarelizensierung bezeichnet man als SaaS (Software as a Service). Office 365 wird ausschließlich als Mietmodell angeboten. Die Mietmodelle werden pro Benutzer und Monat abgerechnet. Es gibt Mietmodelle für private Anwender, für kleine und für große Unternehmen. Microsoft nennt seine Mietmodelle Pläne. Der Plan entscheidet darüber, welche Programme und Funktionalitäten Sie buchen können. Alle Pläne sind untereinander frei kombinierbar und ermöglichen damit eine flexible Skalierung bei den Anforderungen im Unternehmen. Die Lizenzen für die Office-Programme (Word, Excel, PowerPoint, Outlook …) können, müssen aber nicht mit gemietet werden. Selbst wenn Sie Ihre Office-Lizenzen bereits gekauft haben, müssen Sie auf die Vorteile von Office 365 nicht verzichten. Doppelte Kosten entstehen Ihnen also nicht.

Übersicht der Pläne (Abos) für kleine Unternehmen (max. 300 Mitarbeiter):

Office 365 Pläne für KMU (https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/compare-all-microsoft-365-products?activetab=tab%3aprimaryr2)

Microsoft hat am 21.04.2020 die Namen der Pläne zum Teil geändert:
Neuer Name Alter Name
Microsoft 365 Business Basic Office 365 Business Essentials
Microsoft 365 Business Standard Office 365 Business Premium
Microsoft 365 Business Premium Microsoft 365 Business
Microsoft 365 Apps for Business Office 365 Business

Verfügen Sie bereits über Office-Lizenzen, ist der Plan „Microsoft 365 Business Basic“ sicher interessant. Möchten Sie auch die Office-Lizenzen mieten, läuft es eher auf den Plan „Microsoft 365 Business Standard“ hinaus. Den Plan „Microsoft 365 Apps for Business“ kann ich Ihnen nicht empfehlen, da er die Software Microsoft Teams nicht erhält. Gerade Microsoft Teams ist aber eines der interessantesten Tools innerhalb von Office 365. Im kommenden Monat werde ich Ihnen an dieser Stelle Microsoft Teams vorstellen. Die Office-365-Pläne müssen Sie nicht zwangsläufig direkt bei Microsoft buchen. Es gibt mittlerweile eine große Zahl von Distributoren, die die Pläne meistens günstiger anbieten als Microsoft selbst. Dazu gehören z.B. die Deutsche Telekom, die einen guten telefonischen Support anbieten und Senetic in München, die mit zu den günstigsten Anbietern gehören. Bei allen Anbietern haben Sie die Möglichkeit, den gewünschten Plan einen Monat zu testen.

Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, welcher Plan der richtige für Sie ist, habe ich hier einige Pläne tabellarisch dargestellt.

Microsoft 365 Business Basic

(früher Office 365 Business Essentials)

Microsoft 365 Business Standard

(früher Office 365 Business Premium)

Microsoft Apps for Business

(früher Office 365 Business)

Office 2019

Webversion

ο ο ο
Office 2019 Lizenzen für
PC/Phone/Tablet
x 5/5/5 5/5/5
OneDrive for Business 1 TB / User 1 TB / User 1 TB / User
Skype

(komplett in Teams integriert)

ο ο x
Exchange Server ο ο x
Teams ο ο x
SharePoint Online

(für Teams erforderlich)

ο ο x
Max. Nutzer 300 300 300
Preis pro Monat und User
(bei Microsoft)
4,20 € netto
(im Jahresabo)
10,50 € netto
(im Jahresabo)
8,80 € netto
(im Jahresabo)

Einer der großen Vorteile beim Einsatz von Office 365 ist die Auslagerung Ihrer IT-Infrastruktur in die Cloud. Sie selbst müssen keine Server, keine Räumlichkeiten und keine Server-Software mehr vorhalten, um Ihre IT-Anforderungen umzusetzen. Darüber hinaus entfallen die Kosten für Administrations-, Wartungs- und Aktualisierungsaufwand. Außerdem wächst Office 365 mit Ihrem Unternehmen und den Anforderungen an Ihre IT-Landschaft.

Es kommt allerdings selten vor, dass Office 365 die bisherige IT-Landschaft im Unternehmen auf einen Schlag ablöst. Bestimmte IT-Anwendungen können gar nicht so ohne weiteres in die Cloud Office 365 transformiert werden, z.B. spezifische Branchenlösungen. Bei solchen Anforderungen ist ein sogenanntes Hybrid-Szenario die Lösung. Die Hybrid-Lösung bedeutet, dass Sie nur bestimmte Teile Ihrer IT nach Office 365 verlagern. Viele Unternehmen beginnen z.B. damit, ihren Exchange Server, der entweder bei einem Dienstleister gehostet oder in Eigenregie betrieben wird, in die Cloud (sprich Office 365) zu bringen. Ein weiterer Baustein bei einem Hybrid-Szenario ist das Nutzen von Microsoft Teams, um eine Lösung für Chats, Online-Besprechungen, gemeinsame Datenbearbeitung und um eine Plattform für das mobile Arbeiten im Unternehmen zu haben.

Grundsätzlich kann Ihnen Office 365 dabei helfen, diese fünf typischen Anforderungen im Alltag eines jeden Unternehmens zu meistern:

  1. Interne und externe Kommunikation

Die Chats in Microsoft Teams sind ideal für die interne elektronische Kommunikation. Alle Informationen, die ausgetauscht werden, findet jeder Mitarbeiter sofort in dem Kontext, in dem sie entstehen. Mails über Outlook bilden das Rückgrat für die externe Kommunikation zwischen Ihnen, Ihren Kunden und Lieferanten.

  1. Aufgabenmanagement: persönlich und im Team

Mit der App Planner definieren Sie die Aufgaben, die in z.B. in einem bestimmten Projekt oder Auftrag anfallen. Die Aufgaben im Planner können einer oder mehreren Personen zugeordnet werden. Mit der Statusanzeige nach der Scrum-Methode „Nicht begonnen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ behalten alle beteiligten Personen immer den Überblick. Die App To-Do ermöglicht es jedem einzelnen Teammitglied, seine Aufgaben übersichtlich und einfach zu managen. Sie konsolidiert für jede Person alle Aufgaben, die ihr aus welchem Team auch immer zugewiesen wurden und die Aufgaben, die sich die Person als eigene, individuelle Aufgaben notiert hat.

  1. Dokumente gemeinsam bearbeiten

Teams und SharePoint Online schaffen die Möglichkeit, Dokumente gleichzeitig und in Echtzeit mit mehreren Personen zu bearbeiten. Außerdem können Sie Ordner und Dateien auch für unternehmensfremde Personen, wie z.B. Architekten, Statiker, Zulieferer oder auch Kunden freizugeben.

  1. Informationen zusammenhalten und für alle beteiligten Mitarbeiter verfügbar machen

OneNote und Teams bilden hier ein leistungsstarkes Tandem – die anfallenden Informationen eines Projektes oder Auftrages können von allen beteiligten Personen leicht dokumentiert und schnell wiedergefunden werden, z.B. Agenden und Protokolle der Team-Meetings.  

  1. Mobil auf alle relevanten Daten zugreifen: Dokument, Mails, Chats

Da alle Informationen in der Cloud liegen, können alle Beteiligten auch mit mobilen Geräten wie einem SmartPhone oder Tablet Informationen sowohl abrufen als auch vor Ort eingeben. Wenn Sie mit einem Surface oder ähnlichen Gerät unterwegs sind, können Sie auch Ihre Aufmaße digital aufnehmen. Sind die Mitarbeiter mit einem WLAN oder einem Hotspot verbunden, kann der Innendienst auf die vor Ort eingegebenen Informationen fast augenblicklich zugreifen. Steht kein Internet zur Verfügung kann mit den Daten auch offline gearbeitet werden. Sobald sich der Mitarbeiter wieder in einem WLAN befindet, werden die Daten automatisch mit der Cloud synchronisiert.

In den kommenden vier Monaten werde ich folgende Office 365 Programme und Ihre Anwendung detaillierter vorstellen:

  • Im Juli die Collaboration-, Chat- und Online-Meetingsoftware Teams
  • Im August die Aufgabentools Outlook, Planner und To-Do
  • Im September das digitale Notizbuch OneNote
  • Im Oktober das Dokumentenmanagementsystem SharePoint Online

Jetzt sind Sie endlich da: Private Kanäle im Microsoft Teams

Von vielen gefordert, immer wieder diskutiert und lange angekündigt- private Kanäle in MS Teams. Jetzt sind Sie endlich da.

Die eigentliche Intension von Microsoft Team war es, eine Möglichkeit für eine gleichberechtigte Zusammenarbeit (Collaboration) mit mehreren Personen in einem Team zu schaffen. Genau so ist Microsoft mit Teams auch gestartet. Allerdings mache ich (und nicht nur ich) in meiner Arbeit als Trainer und Berater in Unternehmen immer wieder die Erfahrung, dass genau diese Gleichberechtigung von vielen Personen in Unternehmen nicht oder nicht ausschließlich gewünscht wird.

Die Frage nach der Möglichkeit, wie ich Daten innerhalb eines Teams in Microsoft Teams vor dem Zugriff bestimmter Teammitglieder schützen kann, taucht in jedem Training und in jeder Beratung auf. Der häufigste Wunsch bezieht sich die auf die Einbindung von organisationsfremden Personen, die nur auf bestimmte Daten im Team zugreifen sollen, ohne andere Teamdaten überhaupt zu sehen. Bisher war diese Möglichkeit nur über die Teamwebsite in SharePoint Online, auf die MS Teams aufsetzt, mit separaten Berechtigungen umzusetzen. Zum Beispiel, indem ich in der SharePoint Teamsite in der Dokumentenbibliothek einen Ordner angelegt, die Berechtigungsvererbung für diesen Ordner unterbrochen und komplett neue Berechtigungen für diesen Ordner vergeben habe. Diese Vorgehensweise setzt allerdings SharePoint Kenntnisse voraus, ist relativ aufwändig umzusetzen und lässt sich eher schlecht dokumentieren.

Microsoft ist nun dem Wunsch der Nutzer gefolgt und stellt private Kanäle in MS Teams bereit.

Nehmen wir an, wir wollen in einem Team in einem Kanal Budgetdaten speichern. Auf diesen Kanal sollen zum Beispiele Externe, die in diesem Team in den anderen Kanälen mitwirken dürfen, keinerlei Zugriff haben. Das lässt sich jetzt einfach mit einem privaten Kanal umsetzen. Beim Erstellen eines neuen Kanals kann ich seit Anfang November 2019 zwischen einem Standard-Kanal und einem privaten Kanal wählen:

Wenn ich Privat – nur für eine bestimmte Personengruppe im Team zugänglich ausgewählt und den Dialog bestätigt habe, kann ich im Gegensatz zu einem Standard-Kanal für den privaten Kanal Mitglieder hinzufügen. Nur die hinzugefügten Personen haben Zugriff auf diesen Kanal und die Daten, die in diesem Kanal liegen:

MS Teams private Kanäle

Der Ersteller des privaten Kanals ist immer der Besitzer des Kanals und kann wie bei Standard-Kanälen auch, weitere Besitzer und Mitglieder hinzufügen.

Im Navigationsbereich der Teams wird dieser Kanal nun mit einem Schlosssymbol angezeigt.

MS Teams private Kanäle

Nur die Besitzer und die Mitglieder des privaten Kanals sehen den Kanal. Für alle anderen ist der Kanal nicht sichtbar. In privaten Kanälen kann ich chatten, habe einen Dateiablagebereich und kann ein OneNote-Notizbuch in einen Tab einbinden. Die App Planner wird derzeit innerhalb der privaten Kanäle leider nicht unterstützt. Es ist aber anzunehmen, dass Microsoft diese Funktionalität in naher Zukunft nachreicht.

Um die gesonderten Berechtigungen für private Kanäle in MS Teams umsetzen zu können, ist Microsoft hingegangen und legt für jeden privaten Kanal, der erstellt wird, automatisch eine eigene Teamwebsite für den privaten Kanal an, zusätzlich zu der bereits vorhandenen Teamwebsite des Teams.

Hier in unserem Beispiel heißt das Team Austausch_Conpublica.

MS Teams private Kanäle

Entsprechend dazu heißt die Teamwebsite in SharePoint auch Austausch_Conpublica.

MS Teams private Kanäle

Die Teamwebsite, die für den privaten Kanal Budget angelegt wird, heißt Austausch_Conpublica – Budget.

MS Teams private Kanäle

Die beiden SharePoint Teamwebsites Austausch_Conpublica und Austausch_Conpublica – Budget sind zwei getrennte Ressourcen in SharePoint. Im Klartext bedeutet das, dass wir künftig für ein Team mehrere Teamwebsites in SharePoint haben werden – eine für das Team selbst plus für jeden privaten Kanal im Team eine weitere Teamwebsite.

Leider gibt es aber, Stand heute, eine Einschränkung: Einem privaten Kanal können nur Personen hinzugefügt werden, die auch Teammitglieder sind. Schöner wäre es natürlich gewesen, auch Personen hinzufügen zu können, die keine Teammitglieder sind. Ich hoffe aber sehr, dass Microsoft hier noch nachlegen wird.

Wer tiefer in die Materie einsteigen möchte, dem sei der dieser Microsoft-Link empfohlen:

https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/private-channels

 

Artikelserie: Tools für automatisierte Workflows – heute: Microsoft Flow

Nachdem wir vor einigen Wochen IFTTT und Automat.io als zwei der führendenTools zur Automatisierung von Aufgaben und Webanwendungen vorgestellt haben, wollen wir heute das dritte und letzte Tool vorstellen: Microsoft Flow.

Wer die Webseite von Flow besucht, dem springt sofort der Slogan „Be more producitve. Automatically.“ entgegen. Ich glaube, das beschreibt ziemlich treffend, was das Ziel von Flow und den anderen Tools IFTTT und Automat.io ist: Effizienter arbeiten durch automatisierte Workflows. Deshalb stellen wir diese Tools auch hier im Effizienz-Blog vor.

Auch Flow soll unseren Arbeitsalltag verschlanken, uns lästige Routineaufgaben abnehmen, uns helfen Zeit einzusparen. Im Grunde funktioniert es genau wie die anderen beiden nach dem „Wenn-Dann“ Prinzip.

Wie könnte es anders sein, Flow ist tief in die Microsoft-Welt integriert und bietet vor allen Dingen eine Automatisierung von Aufgaben in den verschiedenen Office-Anwendungen.  Microsoft Programme, wie z.B. Excel, Outlook, OneNote, Teams, OneDrive, SharePoint und Dynamics 365 sind hier standardmäßig integriert. Das ist auch ein deutlicher Unterschied zu IFTTT. Dort findest du nur Services für Office365 Mail (Exchange), OneNote und Cortana. Bei Automat.io gibt es zumindest Apps zu Excel, SharePoint und Teams. Dynamics und Microsoft SQL-Server sind geplant.

Natürlich bietet auch Flow die Anbindung von Fremd-Applikationen wie Dropbox, Google Drive, Google Tabellen und Aufgaben, Salesforce, Twitter, Facebook, RSS, Adobe Creative Suite, Asana, Basecamp, Buffer, Slack, Mailchimp, Trello, WordPress etc.

Diese Anwendungen heißen bei Flow „Connectors“ bzw. “Connectoren”. Zu Erinnerung: Bei IFTTT hießen sie „Services“ und bei Automat.io „Apps“.

Was mir bei Flow gefällt: Die Auswahl der Vorlagen, also fertiger Workflows, ist riesig und wird gut nach Anwendungsbereiche strukturiert. Hier kannst du in Kategorien nach Vorlagen für Produktivität, Benachrichtigungen, Soziale Medien, Synchronisieren, Datensammlung, Ereignisse und Kalender usw. suchen. Das hilft enorm.

Flow ist nicht kostenlos

Im Unterschied zu den anderen Tools ist Microsoft Flow nicht dauerhaft kostenlos. Du kannst Flow für 90 Tage kostenlos testen. Danach kostet es in der Einzellizenz (Pro Benutzer-Plan) 13 € pro Monat (mit einer unbegrenzten Anzahl aktiver Flows pro Benutzer und 5.000 Workflow-Ausführungen pro Tag) und in einer Mengenlizenz (Pro Flow-Plan) ab 421 € pro Monat (für 5 Flows und 15.000 Workflow-Ausführungen pro Tag und Flow). Die Flows können dabei von einer unbegrenzten Benutzeranzahl in einer Organisation genutzt werden. Für 85 €/Monat/Flow können zusätzliche Flows erworben werden.

Besitzer von Office 365 & Dynamics 365 Lizenzen kommen kostenlos in den Genuss des sogenannten «Flow for Office/Dynamics 365 Plan». Da die Office 365 Business Essentials Lizenz gerade mal 4,20 € pro Monat kostet, wäre das eine günstige Alternative, zumal diese Lizenz z.B. Microsoft Exchange beinhaltet. Allerdings beinhaltet diese Lizenz nur 2.000 Workflow-Ausführungen täglich und schließt die Nutzung von Premium Connectoren (z. B. Salesforce oder Oracle) aus.

Die Lizenzierung und die verschiedenen Begrenzung je nach Lizenz sind leider etwas verwirrend. Hier könnte Microsoft noch vereinfachen. Weitere Informationen zu den Lizenzen und Grenzen findest du hier https://flow.microsoft.com/de-de/pricing/?currency=EUR und hier https://docs.microsoft.com/de-de/power-platform/admin/pricing-billing-skus.

Flow erstellen

Nach der Anmeldung kannst du dir selbst ein neues „Flow“ erstellen oder eben eine der zahlreichen Vorlagen nutzen. Das Erstellen funktioniert wie bei den anderen Tools relativ einfach, auf eine Erklärung verzichte ich an dieser Stelle. Man wählt den Trigger aus, legt die Werte für den Auslöser fest und definiert anschließend, was passieren soll.

Spannend ist an dieser Stelle, dass man neben Triggern und Aktionen auch weitere Bedingungen und Schleifen in einen Flow einfügen kann.

Beispiel: Kalender Synchronisierung

Bekanntlich vertragen sich die Kalender von Office 365 / Outlook und Google nicht besonders. Eine Synchronisierung ist nicht so einfach möglich. Microsoft Flow bietet einen einfachen Weg, neue Ereignisse in Office 365 automatisch einen in Google Kalender zu kopieren.

Ich habe diesen „Flow“ aus einer Vorlage erstellt.

Flows im Microsoft-Raum

Seine Stärken spielt Flow beim Heimspiel im Microsoft-Lebensraum aus. Die automatische Verarbeitung von Aufgaben zwischen Microsoft Produkten wie Teams, Planner, SharePoint, OneDrive und Office kann kein anderes Tool so perfekt.

Sogar die Automatisierung von komplexeren Geschäftsprozessen und Flows in Teams (hier ist das personelle Team gemeint, nicht die Software) ist möglich.

Beispiel: Erstellen von parallelen Genehmigungs-Workflows

Man könnte Microsoft Flow beispielsweise dazu verwenden, um einen Flow zu erstellen, der einen parallelen Genehmigungs-Workflow automatisiert. Dieser Flow automatisiert den Urlaubsantragsprozess für Mitarbeiter, der eine Genehmigung von allen Personen (oder Teams) erfordert, für die der entsprechende Mitarbeiter regelmäßig arbeitet.

Voraussetzung ist die Nutzung einer SharePoint-Liste, um Urlaub zu beantragen.

In dem Beispiel muss ein Urlaubsantrag vom direkten Vorgesetzten des Mitarbeiters, dem Vertriebsteam und der Personalabteilung genehmigt werden. Jeder Urlaubsantrag wird an jede genehmigende Person zur Entscheidung weitergeleitet. Der Flow sendet eine E-Mail mit Statusänderungen und aktualisiert dann SharePoint mit den Entscheidungen.

Natürlich kann man statt einer parallelen Genehmigung auch einen sequenziellen Genehmigungs-Workflow anlegen, z. B. für Budget-Freigaben. Das Beispiel findest du hier.

Begrenzungen und Konfigurationsdetails von Microsoft Flow

  • Maximal 5.000 Workflow-Ausführungen pro Tag: Du kannst im Pro Benutzer-Plan maximal 5.000 Workflows pro Tag ausführen.
  • Maximal 50 Schleifen parallel: Standardmäßig werden Schleifen nacheinander ausgeführt (im Grunde ist Parallelität 1).Du kannst bis zu 50 Schleifen parallel konfigurieren.
  • Maximal 250 Aktionen pro Workflow:Es können maximal 250 Aktionen pro Workflow ausgeführt werden. Falls du weitere Aktionen hinzufügen möchtest, besteht die Möglichkeit, Flows zu schachteln.
  • Maximal 5 Schachtelungen:Schachtelungen ermöglichen es Ihnen, die Anzahl der Aktionen pro Flow zu erhöhen. Hier sind jedoch maximal 5 Schachtelungen zulässig.
  • Maximal 30 Tage Ausführungsdauer:Die Ausführungsdauer eines Flows kann maximal 30 Tage betragen.
  • Maximal 30 Tage Speicherzeit:Workflows werden maximal 30 Tage lang gespeichert. Die Zählung beginnt ab der Startzeit der Ausführung.
  • Maximal 4 Wiederholungsversuche in den Standardeinstellungen:Standardmäßig sind nur 4 Wiederholungsversuche eines Flows möglich, bevor eine Fehlermeldung zurückgegeben wird. Die Anzahl lässt sich aber in den Einstellungen auf 90 Versuche hochschrauben.

Weitere Limits findest du unter https://docs.microsoft.com/de-de/flow/limits-and-config

Microsoft Flow Admin Center

Microsoft wäre nicht Microsoft, wenn es nicht die Nutzung und Berechtigung innerhalb einer Organisation über ein Admin Center abwickeln würde. In diesem können Administratoren definieren, welche Benutzer eine Lizenz für Flow bekommen, sodass sie diesen Service aktiv nutzen können. Der Dienst lässt sich für das gesamte Unternehmen per Richtlinie auch wieder deaktivieren.

Fazit

Microsoft Flow ist vom Ansatz her ähnlich zu IFTTT und Automat.io. Flow zielt aber deutlicher als die anderen auf die Unternehmenswelt und die Geschäftsprozesse ab und ist viel tiefer als die anderen in die Microsoft Biosphäre integriert. Wer viel mit Office 365 arbeitet, sollte sich Flow unbedingt ansehen.

8 goldene Tipps für den zeitsparenden Umgang mit E-Mails

Das E-Mail-Volumen in Deutschland erreichte im Jahr 2018 einen Rekordwert von rund 848,1 Milliarden (privat und beruflich). Pro Tag werden 2019 weltweit mehr als 293 Mrd. E-Mails täglich versendet und empfangene. Dieser Wert wird bis 2023 auf fast 350 Mrd. E-Mails steigen.

Infografik: Die Deutschen verschicken immer mehr Mails | Statista Mehr Infografiken finden Sie bei Statista

Mehr Infografiken finden Sie bei Statista

Auch wenn die elektronische Post immer noch beliebt und auch praktisch zum Versenden von Dateien, Informationen, Links etc. ist, so hat sich die E-Mail als einer der größten Produktivitätskiller im Büroalltag herauskristallisiert. Warum? Wir haben häufig den E-Mail-Client den ganzen Tag offen, schauen sofort nach, wenn eine neue E-Mail eintrifft und verbringen viel Zeit mit Suchen alter E-Mails.

Als Effizienz-Experte erlebe ich diese Szenarien in den Büros immer wieder.

Im Folgenden habe ich acht Tipps für Sie für den zeitsparenden Umgang mit E-Mails:

  1. Schalten Sie die Desktopbenachrichtigung ab

Damit ist die Meldung gemeint, die am Rechner aufpoppt, wenn eine neue E-Mail eintrifft. Besser ist es, Ihre E-Mails in Intervallen abzuarbeiten.

  1. Bearbeiten Sie Ihre Mails nur alle 2 Stunden, immer im Block und planen Sie dafür die Zeit ein

Ein Tipp, den Sie von jedem Zeitmanagement-Experten zu hören bekommen: Bearbeiten Sie E-Mails immer nur im Block. Ein Intervall von 2 Stunden hat sich an vielen Arbeitsplätzen bewährt. Ich bin auf dieses Thema schon in meinen „8 goldene Tipps für die Zeitplanung“ eingegangen (Punkt 2).

  1. Formulieren Sie den Mailbetreff kurz und prägnant

Denken Sie daran, dass der / die Empfänger Ihrer E-Mail auch täglich bis zu mehreren Hundert E-Mails bekommt. Ein kurzer und prägnanter Betreff erleichtert das schnelle Beurteilen von Mails und spart Zeit.

Ein Beispiel: Organisation Leiterbesprechung ist besser als „Info an alle betreffend unserer Besprechung“, oder?

  1. Schreiben Sie einen kurzen Mailtext in klaren Worten

Auch hier gilt: In der Kürze liegt die Würze. Wir haben uns angewöhnt, in E-Mails halbe Romane zu schreiben, Details zu erklären. Die E-Mail ist eigentlich ein Kommunikationsmedium für die schnelle und kurze Korrespondenz. Ich rate Ihnen, längere Erklärungen in eine Datei oder in eine OneNote Seite zu packen und einen Link zu der Information in die Mail zu legen.

Hinweis: Das geschriebene Wort hat manchmal den Nachteil, dass man Gefühle, Humor und Ironie nicht transportieren kann. Ein ironisch gemeintes Wort kann auch falsch verstanden werden. Das gesprochene Wort ist hier viel effektiver.

  1. Behandeln Sie immer nur ein Thema in einer Mail

Ein typischer Fehler. Jemand will effizienter sein als andere und behandelt gleich drei Themen in einer E-Mail. Wird diese E-Mail dann nur zu einem Punkt beantwortet, kann die Korrespondenz schnell verwirrend werden.

Nehmen Sie sich die beliebten Chat- und Messenger-Programme wie WhatsApp, Skype, Slack & Co. zum Vorbild. Hier bilden einzelne Themen immer auch einzelne Kommunikationstränge.

  1. Strukturieren Sie Ihre Mails mit Kategorien

Dies ist ein Tipp für die Organisation der E-Mail in Ihrem E-Mail-Programm, z. B. Outlook. Durch Kategorien wird Ihr Posteingang deutlich übersichtlicher als in der zeitlichen Sortierung.

Neuerdings kann Outlook E-Mails auch zu Kommunikationssträngen gruppieren. So man erkennt, in welcher zeitlichen Reihenfolge E-Mails versendet und Empfangen wurden. Das wäre eine alternative Ordnung.

  1. Nutzen Sie CC bewusster als bisher

CC (wörtlich Carbon Copy, in Deutsch Kohlepapier-Durchschlag) ist im E-Mail-Verkehr für weitere Empfänger von Kopien einer E-Mail vorgesehen. Die Mail ist nicht direkt an die Personen gerichtet, sondern soll nur zur Information oder zur Kenntnisnahme dienen. Leider meinen einige Zeitgenossen, jede E-Mail an viele Empfänger in Kopie senden zu müssen, obwohl sie damit gar nichts anfangen können. Das kann für diese Personen schnell lästig werden. Deshalb: Nutzen Sie CC bewusster als bisher. Überlegen Sie sich, wer wirklich über eine E-Mail informiert werden muss.

Dieser Tipp führt mich zum letzten Tipp

  1. Senden Sie eine Mail nur an die Empfänger, die die Mail wirklich benötigen

Selbst, wenn Sie nicht das CC Feld nutzen, versenden viele eine E-Mail stets an einen großen Verteiler. Der Grund dafür kann vielfältig sein. Die einen erhoffen sich, viel Feedback zu bekommen, die anderen wollen sich bei den Kollegen hervortun (alle sollen es wissen). Gehören Sie auch dazu, dann sei Ihnen gesagt: Das nervt!

Deshalb: Senden Sie eine Mail nur an die Empfänger, die die Mail wirklich benötigen.

Ich wünsche Ihnen viel neu gewonnene Zeit durch eine effizientere und bewusstere E-Mail Nutzung.

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