Was genau verbirgt sich hinter Office 365?

Was genau verbirgt sich hinter Office 365?

Die Geschichte über Office 365 ist eine Geschichte voller Missverständnisse. Der Hersteller Microsoft hat es in den vergangenen Jahren durch zahlreiche Umstellungen, Veränderungen im Produktportfolio und Lizenzmodell verstanden, eine vollständige Verwirrung bei privaten und geschäftlichen Anwendern zu stiften.

Wir wollen an dieser Stelle versuchen, das Mysterium Office 365 aufzuklären.

Microsoft Office 365 wird häufig als die Cloud-Variante der bewährten Office-Programm angesehen. Doch das gesamte Office 365-Universum ist deutlich umfangreicher und liefert viele Funktionen für die Zusammenarbeit, den Datenaustausch und die Kommunikation.
Mit Werkzeugen wie Delve, Flow, Planner, Sway, Teams, To-Do, SharePoint, dem Cloudspeicher OneDrive for Business und deren Zusammenspiel mit den bekannten Office-Programmen Word, Excel, Powerpoint und Outlook bietet Microsoft eine komplette Business-Ausstattung zum effizienten Arbeiten, auch unterwegs.

In einem Satz könnte man sagen:

Microsoft Office 365 ist ein Paket aus Cloudspeicher (OneDrive for Business), Online-Services für Kommunikation (Mailen und Chatten), Teamzusammenarbeit (Teams) und Dokumentmanagement (SharePoint) sowie Office-Lizenzen (Outlook, Excel, Word, PowerPoint).

Welche Elemente in einem Paket vorhanden sind, ist abhängig vom gewählten Mietmodell (Microsoft nennt die Mietmodelle Pläne).

Office-Online-Apps und Desktop Office-Anwendungen

Microsoft unterscheidet bei Office 365 zwischen Office Online-Apps und Office Desktop-Anwendungen. Im Gegensatz zu den auf einem PC oder Mac installierbaren Office Desktop-Anwendungen können die Office Online-Apps bereits kostenlos mit einem kostenfreien Microsoft-Konto genutzt werden.

Office Online-Apps sind Cloud-Lösungen, die keiner Installation bedürfen, in ihren Funktionen im Vergleich zu den Office-Programmen allerdings stark eingeschränkt sind. Die Online-Apps sind rein browserbasiert und daher auf jeder Plattform (Windows, Mac, Android, iOS, Windows Mobile) und jedem Gerät (PC, Smartphone, Tablet) nutzbar.

Die Office Desktop-Anwendungen hingegen sind als Bestandteil eines Abos (eines Planes) immer kostenpflichtig, können je nach Plan aber pro Benutzer auf mehreren PCs / Mac-Geräten installiert werden. Die Programme haben den gleichen Funktionsumfang wie die Office Versionen, die außerhalb von Office 365 verkauft werden. Wichtig ist noch zu erwähnen, dass die Desktop-Anwendungen auf den eigenen Cloud-Speicher OneDrive und den Cloud-Speicher eines Drittanbieters wie z. B. Dropbox sowie auf lokal bzw. im LAN gespeicherte Daten zugreifen können. Mit den Office Desktop-Anwendungen hat der Nutzer die Funktionsvielfalt der Office Programm, die wir von früher (vor Office 365) her kennen.

Zugriff über mobile Apps

In einer mobilen Kommunikationswelt ist es selbstverständlich, dass Office 365 auf allen Smartphones und Tablets aller gängigen Plattformen genutzt werden kann (Android, iOS und noch Windows mobile).

Die mobilen Apps für iOS (Auswahl)

Die mobilen Apps für Android (Auswahl)

Die Microsoft Pläne

Bei den Plänen für Office 365 unterscheidet Microsoft zwischen Plänen für Privatpersonen und Unternehmen.

Während bei den beiden privaten Plänen Office 365 Home und Office 365 Personal die installierbaren Versionen von Office 365 für PC / Mac stets inbegriffen sind, bieten die Business-Pläne sehr unterschiedliche Ausstattungsvarianten mit oder ohne Office als Desktop-Lösung, mit oder ohne Exchange (E-Mail und Kalender), mit oder ohne Skype for Business (Messaging) und mit oder ohne SharePoint (Dokumentenmanagement). Lediglich der Cloud-Speicher mit 1 TB Größe ist allen Plänen (privat und Business) gemein.

Die Office 365 Pläne für Privatpersonen und Haushalte

Die Office 365 Pläne für Kleinunternehmen

Die Office 365 Pläne für große Unternehmen

Einige Pläne in der Übersicht

Generell gilt: Je umfangreicher die Pläne ausgestattet sind, umso teurer sind sie. Die Ausstattung und Preise der Business-Pläne finden Sie hier https://products.office.com/de-de/business/compare-office-365-for-business-plans

OneDrive, OneDrive for Business und SharePoint

Für viel Verwirrung sorgt bei den Nutzern die Unterscheidung zwischen den Cloud-Speichern, insbesondere bei OneDrive und OneDrive for Business.

OneDrive ist ein Cloud-Speicher-Angebot für Privatpersonen. Das Wolkensymbol wird weiß dargestellt. Zur Nutzung reicht ein kostenloser Microsoft-Account, um kostenfrei 5 GB nutzen zu können. OneDrive kann über einen Client mit dem eigenen PC synchronisiert werden.

OneDrive for Business hingegen ist ein Angebot für Geschäftskunden und als fester Bestandteil eines Office 365 Abos (eines Planes) immer kostenpflichtig. Das Wolkensymbol wird blau dargestellt. Bei dieser Version kann pro Benutzer 1 TB Speicher genutzt werden. Auch OneDrive for Business Daten können über einen Client mit dem PC synchronisiert werden.

Neben OneDrive for Business gibt es bei den Business-Plänen noch Microsoft SharePoint. Hier liegt der Unterschied in der Verwendung der Daten.

SharePoint arbeitet mit sogenannten „Websites“. Das ist ein Speicherort in der Cloud, an dem Benutzer an Dateien, Dokumenten und Ideen zusammenarbeiten können. Personen die zu einer solchen Teamwebsite gehören, haben automatisch Zugriff auf die dort gespeicherten Daten. SharePoint bietet eine vollständige Palette von Dokumentbibliotheken, Aufgabenlisten, Kalendern, Workflows, Wikis und anderen Features, die einem Team bei der Kommunikation und Zusammenarbeit helfen. Wie bei OneDrive for Business können Sie auch SharePoint-Daten auf Ihren Computer synchronisieren.

Sollten der Fokus eher auf die Speicherung von eigenen Daten und die Freigabe einzelner Dateien oder Ordner liegen anstatt auf die Zusammenarbeit in Teams, ist OneDrive for Business der bessere Speicherort. Möchten Sie Berechtigungen nicht für einzelne Personen, sondern auf Ebene der Teamsite vergeben (möglicher Kontext: ein Projekt) und möchten Sie, dass Teammitglieder das Dokument als eine für ein laufendes Projekt relevante Ressource erkennen, dann ist SharePoint die richtige Wahl.

Speicherung und Datenschutz

Für Unternehmen wichtige Fragen sind Verfügbarkeit, Datensicherheit und Datenschutz. Microsoft verspricht eine Verfügbarkeit von 99,9% und bietet Datensicherungen in der Cloud. Was den Datenschutz angeht, so gilt das EU-Recht, weil die Server in Europa in Dublin und Amsterdam stehen. Microsoft gewährleistet in Office 365 für Unternehmen die Richtlinien der DSGVO. Die Einführung einer deutschen Cloud-Variante ist in Planung.