Praxistipp Microsoft Word: Live-Chatten in Kommentaren

Die Kommentarfunktion in Microsoft Word gibt es schon sehr lange. Ein Nutzer konnte in einem Dokument an einer bestimmten Textstelle einen Kommentar hinterlassen, der später von einer anderen Person, z. B. dem Autor, gelesen, bearbeitet oder gelöscht werden konnte. Mit der Einführung der Online-Zusammenarbeit in der Cloud über Microsoft365 / Office365 wurde diese Kommentarfunktion noch einmal deutlich verbessert. Jetzt konnten mehrere Nutzer zugleich in einem Dokument arbeiten und Kommentare schreiben und darauf antworten. Was viele aber nicht wissen: Man kann sogar innerhalb der Kommentare in einem Dokument live chatten.

Neue Kommentarfunktion kam 2021

Die große Veränderung der Kommentarfunktion, die übrigens auch für Excel und Powerpoint gilt, kam im vergangenen Jahr. Wichtigste Änderungen war die Tatsache, dass man seitdem aktiv die Senden Taste oder die Tastenkombination STRG+EINGABETASTE (oder COMMAND / CMD + EINGABETASTE in MacOS) betätigen musste.

Die einfache „EINGABETASTE“ reicht nicht mehr so wie früher. Sie wird in den neuen Kommentaren wie sonst zum Zeilenumbruch genutzt. Wichtig zu wissen ist, dass in einer Live-Zusammenarbeit neue Kommentare erst dann für andere zu sehen sind, wenn sie aktiv „abgeschickt“ wurden. Das hat den Vorteil, dass Sie Ihre Kommentare, solange sie nicht „abgeschickt“ wurden, noch ändern oder ergänzen können, ohne dass die anderen Nutzer es sehen können.

Ebenfalls neu ist z. B. die Möglichkeit, Kollegen per „@“ zu erwähnen und sie auf diese Weise zur Mitarbeit am Dokument einzuladen bzw. Fragen zu stellen.

Microsoft hat die Ansicht für Kommentare und Antworten, die zusammengehören, neu angeordnet. Standardmäßig werden Kommentare am rechten Rand so nah wie möglich an der Einfügemarke im Text angezeigt. In dieser Ansicht sind alle aktiven Kommentare im Kontext sichtbar. Wenn Sie einen Kommentar auswählen, wird um ihn herum ein Rahmen angezeigt, dessen Position sich näher an der Seite befindet.

Das Kommentarfeld befindet sich direkt am Text.

In dieser Kontextansicht werden alle aufgelösten Kommentare ausgeblendet, sodass Sie sich auf aktive Kommentare konzentrieren können. Zum Anzeigen aller Kommentare, einschließlich aller aufgelösten Kommentare, öffnen Sie den Bereich „Kommentare“, indem Sie im Menüband auf Kommentare klicken.

Das Kommentarfeld befindet sich am Rand des Bildschirms.

Sie können in beiden Ansichten – ob am Rande des Dokuments oder im neuen Kommentarbereich – Kommentare hinterlassen (abschicken) und darauf antworten. Die Konservation wird wie in einem Chatverlauf angezeigt. Wie bereits beschrieben erscheint ein Kommentar oder eine Antwort aber erst dann, wenn der Absender aktiv veröffentlicht. Das kennen Sie von anderen Chat-Programmen wie WhatsApp oder Messenger.